Formalien in Arbeitszeugnissen: Bedeutung und Umsetzung

Welche äußere Form muss ein Arbeitszeugnis aufweisen?

Ein Arbeitszeugnis muss stets die Schriftform erfüllen und auch im Original ausgehändigt werden. Ein Arbeitszeugnis, welches elektronisch übermittelt wird oder lediglich in eine E-Mail eingefügt wurde, ist nicht zulässig. Das Arbeitszeugnis kann in Form eines einfachen oder aber qualifizierten Arbeitszeugnisses erstellt werden.

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, sich bei der Fertigstellung von Arbeitszeugnissen an spezielle DIN-Normen zu halten. Allerdings sollte ein Arbeitszeugnis professionell aufgebaut sein. Seine äußere Form sollte seriös wirken und das ausstellende Unternehmen positiv repräsentieren. Dazu gehört, dass ein hochwertiges Papier verwendet wird, das Arbeitszeugnis in DIN A4 verfasst wird und dass ein Datum eingedruckt wird. In Bezug auf den Inhalt und die äußere Form gibt der § 109 der Gewerbeordnung (GewO) Arbeitgebern zusätzlich vor:

Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

Beispiel: Ein inhaltlich sehr gutes Arbeitszeugnis für einen Arbeitnehmer auf einem knittrigen, beschmutzten und vergilbten Papier und gespickt mit Rechtschreibfehlern würden bei potenziellen Arbeitgebern Fragen aufwerfen. Neben dem Ruf des ausstellenden Unternehmens würde ein solches in seiner Form unprofessionelles Zeugnis die Reputation des Bewerbers ebenfalls negativ beeinflussen.

In der Folge werden die wichtigsten Fragen rund um die äußere Form, den Anspruch, den Aufbau, die Formulierungen und Inhalte eines Arbeitszeugnisses aufgegriffen.

Welche Schriftart ist für ein Arbeitszeugnis angemessen?

Klassischerweise wird eine gut lesbare Schrift wie Arial oder Times New Roman in der Schriftgröße 12 benutzt. Moderne Unternehmen verwenden häufig Schriftarten, die keine Serifen enthalten, beispielsweise Arial oder Calibri. Als Serifen in einer Schriftart bezeichnet man kleine Linien oder Verzierungen, die am Ende der Striche einer Schriftart hinzugefügt werden.

Wichtig: Wählen Sie eine Schriftart und bleiben Sie auch bei dieser. Es wirkt unprofessionell, wenn mehrere Schriftarten im Rahmen eines einzelnen Arbeitszeugnisses verwendet werden.

Welche Schriftgröße empfiehlt sich für Arbeitszeugnisse?

Es gibt keine konkrete Vorgabe zur Schriftgröße. Wichtig ist lediglich, dass die Schrift sehr gut lesbar ist. In der Regel wird eine Schriftgröße von 12 benutzt – zum Beispiel ist die Größe 12 bei der Schriftart Times New Roman üblich. Ebenfalls relevant ist, dass die Schriftgröße nicht im Dokument variieren sollte. Eine einheitliche Größe wirkt professionell und ist damit klar zu bevorzugen.

Ist Blocksatz Standard oder nutzt man eine linksbündige Ausrichtung?

Arbeitszeugnisse werden in der Regel linksbündig formatiert. Viele Unternehmen nutzen einen Zeilenabstand von 1,5 Zeilen, um die Informationen lesbar darzustellen. Es gibt jedoch keine Vorgabe, dass kein Blocksatz benutzt werden darf, der vom Schriftbild ebenfalls professionell aussieht. Entscheidend ist, dass man einen einheitlichen Einzug verwendet. Abkürzungen oder Umgangssprache sollte im Zeugnis nicht verwendet werden.

Sind Anführungszeichen, fette oder kursive Formatierungen erlaubt?

In den meisten Fällen wird die Verwendung von Anführungsstrichen oder besonderen Formatierungen wie Fett- oder Kursiv-Schrift im Text eines Arbeitszeugnisses nicht empfohlen. Dies liegt unter anderem daran, dass Anführungszeichen oder zusätzliche Formatierungen den Sinn einer Formulierung verfälschen könnten.

Dennoch findet man heutzutage immer mehr Arbeitszeugnisse bei denen Anführungszeichen und fette sowie kursive Formatierungen eingesetzt werden. Der Grund: Anführungszeichen, Fettschrift und Unterstreichungen, insbesondere bei langen und komplexen Stellenbezeichnungen und Abteilungsnamen werden mehrheitlich akzeptiert. Entscheidend ist daher, dass Anführungsstriche, Fettschrift oder eine kursive Formatierung der Lesbarkeit dienen und nicht den Sinn des Arbeitszeugnisses verfälschen.

Sind Aufzählungen oder Auflistungen erlaubt?

Aufzählungen und Auflistungen sind im Arbeitszeugnis erlaubt. Im Besonderen bei der Nennung der verschiedenen Tätigkeiten im Zeugnis macht es Sinn, Bullet Points zu verwenden und die Aufgaben in Listenform darzustellen. Auf diese Weise wird die Tätigkeitsbeschreibung aufgelockert. In der eigentlichen Bewertung im Zeugnis sollte auf Aufzählungen oder Auflistungen verzichtet werden. Die Beurteilung erfolgt in spezifischer Zeugnissprache und in einem Fließtext.

Nutzt man Ausrufe- oder Fragezeichen in einem Arbeitszeugnis?

Ausrufezeichen oder Fragezeichen gehören zu den sogenannten Geheimcodes in Arbeitszeugnissen und sollten nicht genutzt werden. Werden derartige Satzzeichen im Arbeitszeugnis hinterlegt, ist es vor einem Arbeitsgericht anfechtbar, da diese Interpunktionen die Aussagen und den Inhalt verfälschen. Mit einem Fragezeichen oder Ausrufezeichen könnte beispielsweise suggeriert werden, dass das Gegenteil gemeint ist.

Schreibt man ein Arbeitszeugnis im Präsenz oder Perfekt?

Zwischenzeugnisse werden grundsätzlich im Präsens, der sogenannten Gegenwartsform formuliert. Dies liegt daran, dass das Arbeitsverhältnis nicht beendet ist und ein Zwischenfazit über den Mitarbeiter und sein Verhalten erstellt wird.

Arbeitszeugnisse, bei denen das Arbeitsverhältnis in der Regel beendet ist, werden im Perfekt oder Präteritum verfasst, den üblichen Vergangenheitsformen. Das Perfekt wird häufig als abgeschlossene Gegenwartsform betrachtet. Andererseits stellt das Präteritum ein Ereignis oder einen Zustand dar, der vollständig vorbei ist und keinen Bezug zur Gegenwart hat. Das Präteritum ist auch als Imperfekt bekannt.

Auf welchem Papier sollte das Arbeitszeugnis ausgestellt werden?

In der Regel werden Arbeitszeugnisse auf dem üblicherweise verwendeten Geschäftspapier ausgedruckt. Wichtig ist, dass der Name und die Adresse des Arbeitgebers auf dem Dokument angegebenen sind, damit die Echtheit geprüft werden kann. Zeugnisse auf weißem, neutralem Papier könnten gefälscht sein, sodass potenzielle Arbeitgeber im Zweifelsfall die Echtheit der Formulierungen und Informationen überprüfen müssten.

Wie lang sollte ein Arbeitszeugnis sein?

Ein gutes Arbeitszeugnis ist in der Regel nicht länger als zwei Seiten, es sei denn, die Dauer der Beschäftigung und die Vielfalt der Aufgaben rechtfertigen einen größeren Umfang. Einfache Arbeitszeugnisse, die keine Beurteilung oder Angaben über das Verhalten und die Arbeitsleistung enthalten, können kürzer ausfallen. Sie sollten trotzdem alle relevanten Informationen beinhalten, die einem Arbeitnehmer nach einer Kündigung auf Grundlage von § 109 der Gewerbeordnung zustehen.

Besteht bei Rechtschreibfehlern im Arbeitszeugnis ein Anspruch auf Korrektur?

Bei erheblichen Rechtschreibfehlern im Arbeitszeugnis hat der Arbeitnehmer das Recht auf eine Berichtigung. Der Arbeitgeber ist generell dazu verpflichtet, solche Fehler zu korrigieren. Andernfalls könnte der Eindruck entstehen, dass sich der Arbeitgeber durch absichtliche Nachlässigkeit vom Inhalt des Zeugnisses distanziert. Ein Arbeitszeugnis, das nicht den Regeln der deutschen Sprache entspricht, erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen für ein Zeugnis.

Das Landesarbeitsgericht Mecklenburg-Vorpommern führte in seinem Urteil (2 Sa 187/18) vom 02.04.2019 zu dieser Frage aus:

Schreibfehler im Zeugnistext sind grundsätzlich vom Arbeitgeber zu berichtigen, denn nur ein Zeugnis, das nach den Regeln der deutschen Sprache zu Papier gebracht ist, kann den gesetzlichen Zeugnisanspruch erfüllen. Denn Rechtschreibfehler geben Anlass zu der negativen Vermutung, der Aussteller des Zeugnisses könnte sich – durch bewusst mangelnde Sorgfalt – vom Inhalt des Zeugnisses distanzieren. (vgl. Hessisches Landesarbeitsgericht 21. Oktober 2014 – 12 Ta 375/14). Enthält der Zeugnistext nicht hinnehmbare Rechtschreibfehler, kann deren Beseitigung verlangt werden, nicht jedoch eine vom gegebenen Text abweichende andere Formulierung.

Darf das Arbeitszeugnis geknickt werden und ist Lochen oder Zusammentackern erlaubt?

Das Bundesarbeitsgericht entschied in seinem Urteil vom 21.09.1999 (9 AZR 893/98), dass das Knicken eines Arbeitszeugnisses für den postalischen Versand möglich ist. Der Arbeitgeber erfüllt trotzdem den Anspruch des Arbeitnehmers auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses.

Ähnliches gilt beim Lochen der Zusammentackern eines Zeugnisses. Da ein Arbeitszeugnis gleichzeitig ein offizielles Dokument ist, gehört es zur allgemeinen Professionalität und zum Anspruch des Unternehmens, dieses pfleglich zu behandeln, in einer Folie zu versenden und darauf zu achten, dass es beim Versand mit der Post nicht verknickt wird.

Warum sollte auf ein Anschriftenfeld beim Arbeitszeugnis verzichtet werden?

Arbeitszeugnisse werden in den meisten Fällen dem Mitarbeiter persönlich übergeben. Erscheint in einem Zeugnis ein Anschriftenfeld, könnte der Eindruck aufkommen, dass es mit dem ehemaligen Arbeitnehmer erhebliche Streitigkeiten gab, die dazu führten, dass das Zeugnis ausschließlich per Post übersendet werden konnte. Um diesem negativen Eindruck entgegenzuwirken, sollten das Adressfeld bei einem Arbeitszeugnis frei bleiben und nicht die Wohnanschrift des Mitarbeiters enthalten.

Wie ist der Briefkopf beim Arbeitszeugnis zu gestalten?

Ein Arbeitszeugnis sollte im Briefkopf die vollständige Adresse des Unternehmens aufweisen, allerdings keine Anschrift des Empfängers enthalten (siehe oben). Die Adresse des Arbeitgebers sind jedoch essenziell im Briefkopf, da eine einfache Unterschrift oder der Firmenstempel hier als unzureichend gilt.

Wichtig: Das Ausstellungsdatum sollte zudem nicht in großer zeitlicher Entfernung zum letzten Arbeitstag des Arbeitnehmers liegen. Andernfalls könnte ebenso suggeriert werden entstehen, dass es zu einer anwaltlichen oder rechtlichen Auseinandersetzung kam, infolgedessen das Zeugnis umgeschrieben werden musste.

Sind eine eingescannte Unterschrift oder ein Firmenstempel als Unterzeichnung ausreichend?

Der § 109 der Gewerbeordnung schreibt vor: „Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“ Aus diesem Grundsatz lässt sich ableiten, dass eine elektronische Unterschrift oder eine Signatur nicht zulässig sind. Ebenso reicht der Firmenstempel nach der Schlussformel im Arbeitszeugnis nicht aus, um den Inhalt des Zeugnisses rechtskonform zu beglaubigen.

Ein Arbeitszeugnis sollte die Unterschrift einer Person tragen, die in der Lage ist, die Leistung des Arbeitnehmers zu beurteilen. Daher ist es am besten, wenn der direkte Vorgesetzte oder der nächsthöhere Vorgesetzte das Zeugnis die Formulierungen prüft und unterschreibt. Alternativ kann auch die Personalleitung das Zeugnis unterzeichnen, vorausgesetzt sie steht hierarchisch über dem Mitarbeiter, der das Zeugnis beantragt hat.

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Checkliste für eine professionelle äußere Form vom Arbeitszeugnis

Damit Sie keine der eben genannten Formalien bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses vergessen, habe ich Ihnen im Folgenden noch eine umfassende Checkliste zusammengestellt: