Beitragsbild zum Artikel "Anschreiben zum Arbeitszeugnis". Links ist zusätzlich der Schriftzug "Formulierungen, Beispiele, Muster für ein professionelles Begleitschreiben. Rechts ist eine Grafik zu sehen, die einen Mann im grünen Tshirt zeigt, der am Schreibtisch sitzt und an seinem Laptop tippt. Rechts und links vom Laptop liegen sein Handy und ein Notizblock.

Anschreiben zum Arbeitszeugnis: Formulierungen, Beispiele, Muster

Bei der Übersendung des Arbeitszeugnisses ist das zugehörige Anschreiben von großer Bedeutung. Genauso wie das Arbeitszeugnis handelt es sich bei diesem Begleitschreiben um ein offizielles Dokument Ihres Unternehmens. Deshalb müssen Sie auf die richtige Wortwahl achten, um ein professionelles Begleitschreiben zu verfassen. Welche Formulierungen Sie in Ihrem Anschreiben zum Arbeitszeugnis vermeiden sollten, erklären wir Ihnen nachfolgend anhand von Beispielen und einem Musteranschreiben.
Inhaltsverzeichnis

Wann braucht ein Arbeitszeugnis ein Anschreiben?

Ein Begleitschreiben zum Arbeitszeugnis wird dann nötig, wenn Sie Ihrem ehemaligen Mitarbeiter das Arbeitszeugnis nicht persönlich übergeben, sondern per Post versenden. Das Begleitschreiben ersetzt den Informationsaustausch, der im Gespräch stattfinden würde und fungiert daher so gesehen als Mittelsmann.

Was muss ein Anschreiben zum Arbeitszeugnis enthalten?

Das Anschreiben zum Arbeitszeugnis muss dem ehemaligen Mitarbeiter daher folgende Informationen vermitteln:

  • dass es sich um ein wichtiges Dokument handelt,
  • dass dieses Dokument sich an ihn persönlich richtet,
  • wer dieses Zeugnis ausgestellt hat,
  • aus welchem Anlass es geschrieben wurde,
  • an wen sich der Empfänger bei Fragen wenden kann.

Zu Ihrem Anspruch beim Verfassen eines Anschreibens sollte aber auch gehören, keine allgemeingültige Vorlage zu verwenden und diese nur durch die Angaben Ihres ehemaligen Arbeitnehmers zu ergänzen, sondern ein personalisiertes Anschreiben zu erstellen.

Ein zusätzliches persönliches Wort ist nicht verboten, sondern gewünscht! Diese persönlichen Anmerkungen sollten einen Dank für die Mitarbeit im Unternehmen, vor allem aber gute Wünsche für die Zukunft enthalten.

Was ist die Bedeutung eines professionellen Anschreibens zum Arbeitszeugnis?

Wenn es sich nicht um ein Zwischenzeugnis handelt, steht das Arbeitszeugnis immer am Ende einer Beschäftigung. Die Ursachen dafür können verschieden sein. Das Ausscheiden des Arbeitnehmers, ob durch eigene Kündigung oder durch Kündigung durch den Arbeitgeber, kann sowohl einvernehmlich und friedlich vonstattengehen, aber auch unter Streit passieren.

Im Sozialstaat trägt der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer eine soziale Verantwortung, auch nach Kündigung der Beschäftigung. Dies äußert sich nicht zuletzt durch das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses, das dem Arbeitnehmer den Weg für seinen weiteren beruflichen Erfolg ebnet.

Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet, bis zum Ende Professionalität zu wahren und, trotz mangelnder Leistungen des Mitarbeiters oder zwischenmenschlichen Differenzen, in seiner Beurteilung wohlwollend zu bleiben.

Diese Professionalität sollte auch beim Verfassen des Begleitschreibens Anwendung finden, sodass jedwede negative Formulierung zu vermeiden ist.

Welche gesetzlichen Anforderungen werden an das Anschreiben zum Arbeitszeugnis gestellt?

Da das Anschreiben und das Arbeitszeugnis zusammengehören, müssen sie als Einheit verstanden werden, sodass das Begleitschreiben nicht separat und für sich selber stehen kann.

Aus diesem Grund lässt sich schlussfolgern, dass die selben gesetzlichen Anforderungen, die an das Arbeitszeugnis gestellt werden, auch für Begleitschreiben gelten. Daher handelt es sich sowohl bei dem Arbeitszeugnis als auch dem Anschreiben um offizielle Dokumente Ihres Unternehmens und ihre Inhalte können vor dem Arbeitsgericht eine Rolle spielen.

Nutzen Sie das Begleitschreiben demnach in keinem Falle für negative Aussagen und Kommentare, die Sie im Zeugnis nicht unterbringen konnten. Das Anschreiben zum Arbeitszeugnis ist nicht zum „Dampfablassen“ gedacht.

Die gesetzlichen Anforderungen an das Arbeitszeugnis

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihm ein Zeugnis ausstellt, das über die Art seiner Tätigkeit und die Dauer seiner Beschäftigung informiert.

Als Arbeitgeber sind Sie daher dazu verpflichtet, dem scheidenden Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis auszustellen, das einerseits der Wahrheit entspricht und andererseits mit “verständigem Wohlwollen” verfasst worden ist. Das Arbeitszeugnis soll dem scheidenden Arbeitnehmer das berufliche Fortkommen auf keinen Fall erschweren. Im Gegenteil, das Zeugnis soll dem scheidenden Mitarbeiter dabei helfen, ein neues Arbeitsverhältnis zu finden.

Gesetzliche Grundlage für das verpflichtende Ausstellen eines Arbeitszeugnisses durch den Arbeitgeber, zu dem das Anschreiben dazugehört, bilden § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und § 109 der Gewerbeordnung (GewO).

Aus § 630 BGB und § 109 GewO lässt sich ableiten, dass das Arbeitszeugnis in seinen Formulierungen klar und verständlich sein muss, und daher wahrheitsgemäß und mit Wohlwollen zu verfassen ist.

Was ist bei der Anfertigung eines Anschreibens zum Arbeitszeugnis zu vermeiden?

Bei der Anfertigung eines Begleitschreibens zum Arbeitszeugnis sollten Sie drei wesentliche Punkte vermeiden:

  1. Kein zweites Arbeitszeugnis: Wie im betrieblichen Schriftverkehr üblich, werden Dokumente nie ohne ein kurzes Anschreiben versendet. Die Bezeichnung “Begleitschreiben” macht deutlich, dass das Anschreiben begleitend zum Arbeitszeugnis versendet wird. Daher sind Beurteilungen und wertende Kommentare im Anschreiben fehl am Platz; das Begleitschreiben soll schließlich kein zweites Arbeitszeugnis sein.
  2. Keine Rechtfertigungen: Kommentare und Anmerkungen zu Ihrer Beurteilung, oder gar Rechtfertigungen, sollten Sie unter allen Umständen vermeiden! Ein solches Schreiben könnte bei einem Rechtsstreit zu einer Trumpfkarte gegen Ihr Unternehmen werden.
  3. Nicht zu kurz und nicht zu lang: Grundsätzlich sollte das Anschreiben nicht zu umfangreich sein. Beachten Sie aber, dass es keine zu große Diskrepanz zwischen Begleitschreiben und Zeugnis geben darf: ein zu kurzes Anschreiben bei einem sehr ausführlichem Arbeitszeugnis kann schnell Fragen beim ehemaligen Arbeitnehmer aufwerfen.

Welche Formulierungen sind im Anschreiben zum Arbeitszeugnis angebracht?

Entsprechend der oben genannten Dos-and-Don’ts gibt es einige Formulierungen, die Sie vermeiden sollten:

  • strahlen Sie mit Ihren Formulierungen Optimismus aus, dies unterstreicht Ihr Wohlwollen gegenüber Ihrem ehemaligen Arbeitnehmer aus
  • vermeiden Sie daher jegliche pessimistisch wirkende Formulierungen, in denen Sie sich rechtfertigen oder wehmütig in die Vergangenheit schauen
  • haben Sie die Zukunft (Ihres ehemaligen Mitarbeiters) im Blick, indem Sie den Fokus Ihrer Formulierungen auf Dank und Glückwünsche legen, dabei aber auf nichtssagende Floskeln verzichten

Beispiele:

❌ Leider konnten wir Ihre Leistungen nicht besser bewerten.

✅ Mit diesem Arbeitszeugnis senden wir Ihnen unsere guten Wünsche für Ihre Zukunft.

❌ Ich weiß gar nicht, wie unsere Abteilung ohne Sie ihre Aufgaben bewältigen kann.

✅ Sie werden ganz sicher schon bald wieder eine wichtige Rolle in einem anderen Unternehmen spielen.

Muster: Anschreiben zum Arbeitszeugnis

Den oben genannten Tipps zur Formulierung Ihres Anschreibens zum Arbeitszeugnis folgend, finden Sie hier ein Muster für ein solches Anschreiben:

Betreff: Übersendung Ihres Arbeitszeugnisses

Sehr geehrte/r [Name des ehemaligen Mitarbeiters],

im Anhang dieses Schreibens finden Sie Ihr Arbeitszeugnis. Es handelt sich hierbei um ein wichtiges Dokument, das speziell für Sie persönlich ausgestellt wurde, und wir bitten Sie, es entsprechend zu bewahren.

Dieses Zeugnis wurde von [Name des Ausstellers], [Position des Ausstellers] in unserer Organisation, persönlich verfasst. Es dient als Anerkennung Ihrer Leistungen und wurde anlässlich Ihres Ausscheidens aus unserem Unternehmen erstellt.

Sollten Sie Fragen zum Inhalt des Zeugnisses haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, sich direkt an [Kontaktperson], [Position der Kontaktperson], unter der Telefonnummer [Telefonnummer] oder per E-Mail an [E-Mail-Adresse] zu wenden.

Lassen Sie mich abschließend sagen, dass wir Ihnen nur das Beste für Ihre neue Position wünschen und zuversichtlich sind, dass Sie auch dort Erfolge erzielen werden.

[Schlussformel] Mit besten Wünschen für eine erfolgreiche Zukunft,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Ihr Unternehmen]

[Unternehmensadresse]

[Telefonnummer]

[E-Mail-Adresse]