Zwischenzeugnis – Wann haben Ihre Mitarbeiter Anspruch darauf?

Was ist ein Zwischenzeugnis?

Das Zwischenzeugnis ist ein Arbeitszeugnis, das im Gegensatz zum Endzeugnis während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses oder kurz vor Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird. Wie das Abschlusszeugnis auch, kann das Zwischenzeugnis in einfacher oder in qualifizierter Form ausgestellt werden. Im Gegensatz zum Endzeugnis wird es jedoch in der Gegenwartsform statt in der Vergangenheit geschrieben, weil das Arbeitsverhältnis noch nicht beendet ist.

Ein Zwischenzeugnis ersetzt damit nicht das klassische qualifizierte Arbeitszeugnis am Ende eines Arbeitsverhältnisses, kommt jedoch beispielsweise bei einem Wechsel des Vorgesetzten, oder einer internen Bewerbung innerhalb des Unternehmens zum Einsatz.

Häufig bitten Arbeitnehmer um die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses, um sich bereits vor der Kündigung um eine andere Stelle zu bewerben. Gerade deshalb kann die Frage nach dem Dokument allerdings für beide Seiten heikel sein. Denn geht der Arbeitnehmer mit der Forderung auf Vorgesetzte zu, steht schnell die Vermutung im Raum, dass er das Unternehmen verlassen möchte. 

Die Motivation hinter der Frage nach dem Zwischenzeugnis muss aber nicht in jedem Fall eine geplante Bewerbung bedeuten: Auch bei einschneidenden Veränderungen im Betrieb, beispielsweise einem Vorgesetztenwechsel oder wenn der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens in eine andere Abteilung umsteigt, möchten sich viele Angestellte mit einem Zwischenzeugnis für die Zukunft absichern.

Aber haben Arbeitnehmer laut Arbeitsrecht auf das Zwischenzeugnis überhaupt Anspruch?

Anspruch auf ein Zwischenzeugnis: Was das Gesetz vorsieht

Das Recht des Arbeitnehmers auf ein abschließendes Arbeitszeugnis nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses ist aus gesetzlicher Sicht klar definiert: Seit 2003 regelt § 109 der Gewerbeordnung (GewO), dass Angestellte „bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis“ haben. Der § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sichert selbiges freien Mitarbeitern, Handelsvertretern und Geschäftsführern zu.

Im Gegensatz dazu ist der Anspruch im Arbeitsrecht beim Zwischenzeugnis nicht so eindeutig festgelegt. Denn rein formal ist das Recht aufs Zwischenzeugnis im Gesetz nicht geregelt. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben damit keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, außer es gibt entsprechende Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag. Somit ist ein Arbeitgeber nicht verpflichtet, seinem Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis auszustellen. Theoretisch kann er sich sogar weigern.

Generell handelt es sich aber bei der Erstellung eines Zwischenzeugnisses um eine Nebenpflicht des Arbeitgebers, die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergibt. In einigen Tarifverträgen, aber auch in manchen Arbeitsverträgen, ist deshalb vorab festgelegt, wann Arbeitnehmern ein Zwischenzeugnis zusteht.

Da kein grundsätzliches Recht auf ein Zwischenzeugnis besteht, müssen Mitarbeiter in der Regel immer genau begründen, warum sie ein solches Zeugnis wünschen. Dieser sogenannte „triftige Grund“, der u.a. auch im Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) in Paragraph 35 aufgeführt wird, kann z.B. in der Suche nach einer neuen Stelle bestehen.

Zwischenzeugnis: Rechtsanspruch nur bei „berechtigtem Interesse“

Auch wenn der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis nicht im Gesetz niedergeschrieben ist, können Arbeitnehmer diesen trotzdem geltend machen. Dazu muss allerdings ein triftiger Grund oder ein sogenanntes „berechtigtes Interesse“ vorliegen. 

Einen wesentlichen und praxisrelevanten Anlass stellt ein Vorgesetztenwechsel dar. Ändert sich der direkte Vorgesetzte, darf der Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis anfordern, um seine bisherige Leistung und sein Verhalten in einem Zeugnis abbilden zu lassen. Das Zwischenzeugnis gilt als Zwischenbescheid zu den Gesamtergebnissen des Betriebsangehörigen und als Information an den neuen Vorgesetzten. Gleiches gilt, wenn ein Arbeitnehmer durch eine Beförderung versetzt wird. In diesem Fall enthält das Zwischenzeugnis ebenfalls detaillierte Informationen zur aktuellen Tätigkeit und einen Passus, der die Impulse für die Beförderung beschreibt.  Bei einem Betriebsübergang, bei dem ein Unternehmen durch Fusion aufgelöst und in einen anderen Betrieb integriert wird, haben Arbeitnehmer desgleichen einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis.

Weitere Gründe, die den Anspruch auf ein Zwischenzeugnis rechtfertigen, sind zum Beispiel:

• Versetzung des Arbeitnehmers auf eine andere Position
• Wechsel des Mitarbeiters in eine andere Abteilung, eine andere Filiale oder an einen anderen Unternehmensstandort
• Beförderung des Arbeitnehmers
• Wechsel des Vorgesetzten
• mehrere Jahre bestehendes Arbeitsverhältnis ohne turnusmäßige Beurteilung
• längerfristige Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses (Elternzeit, Sabbatical, Wehrdienst, etc.)
• teilweiser oder vollständiger Inhaberwechsel im Unternehmen
• Insolvenz oder Schließung des Betriebs
• Teilnahme des Mitarbeiters an einer Weiterbildungsmaßnahme, die ein Zeugnis erfordert
• kurz bevorstehendes Ende des befristeten Arbeitsverhältnisses 
• bevorstehende Entlassung bzw. Abschluss eines Aufhebungsvertrags

Die oben aufgeführte Liste zeigt: Offiziell besteht zwar kein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis per Gesetz, die Rechtsprechung fällt in der Praxis allerdings sehr arbeitnehmerfreundlich aus. Denn diese möglichen Gründe für eine außerordentliche Beurteilung der Arbeitsleistung leiten sich vor allem aus Entscheidungen des Arbeitsgerichts ab. Sofern der Arbeitnehmer also eine plausible Erklärung für seinen Wunsch nach einem Zwischenzeugnis liefern kann, ist der Anspruch tendenziell auch als gerechtfertigt zu betrachten. 

Warum Arbeitgeber das Zwischenzeugnis besser nicht verweigern sollten

In den meisten Fällen erkennt die Rechtsprechung bereits die Vorbereitung eines beruflichen Wechsels als berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an. Aus dieser Perspektive betrachtet, ist das Zwischenzeugnis lediglich eine „Vorab-Version“ des ohnehin notwendigen Abschlusszeugnisses. Da Mitarbeiter aber nicht zum Nachweis einer Bewerbung verpflichtet sind, können Angestellte dadurch de facto stets und ohne Weiteres ein Zwischenzeugnis verlangen.

Auch wenn das für Vorgesetzte viel Arbeit bedeutet – ein Rechtsstreit steht in keinem Verhältnis zum Aufwand, den die Zeugniserstellung verursacht. Sofern in irgendeiner Weise begründet, sollten Arbeitgeber dem Wunsch nach einem Zwischenzeugnis deshalb generell nachkommen. Zudem ist nicht immer eine geplante Kündigung der Grund für die Forderung nach der außerordentlichen Beurteilung. 

Arbeitgeber tun deshalb gut daran, die Bitte um ein Zwischenzeugnis vor allem als Signal für eine Reflektion der bisherigen Zusammenarbeit zu begreifen: Fühlt sich der Arbeitnehmer unwohl im Betrieb? Plagen ihn angesichts eines Vorgesetztenwechsels oder ähnlicher Änderungen im Unternehmen möglicherweise Zukunftsängste? Bevor Sie als Arbeitgeber vorschnell von einer Kündigung ausgehen, suchen Sie zunächst das Gespräch mit Ihren Angestellten. So können Sie nicht nur frühzeitig eingreifen, um qualifizierte Mitarbeiter im Unternehmen zu halten, sondern erfahren auch, was Ihre Belegschaft während der Arbeit beschäftigt.

Wichtiger Hinweis: Die Verweigerung des Zeugnisses kann hingegen ein eigentlich gutes Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nachhaltig schädigen. Das ist insbesondere dann fatal, wenn es eben nicht Absicht des Mitarbeiters ist, das Unternehmen zu wechseln.

Zwischenzeugnis ausstellen: Das sollten Arbeitgeber beachten

Prinzipiell unterliegt das Zwischenzeugnis denselben Vorgaben wie das Arbeitszeugnis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Allerdings ist natürlich die Zeitform bei der Formulierung zu berücksichtigen: Da der Arbeitnehmer noch im Unternehmen arbeitet, muss das Zwischenzeugnis in der Gegenwart und nicht in der Vergangenheit verfasst werden.

In der Folge kann auch die Schlussformel variieren. Statt des gängigen Bedauerns über das Ausscheiden aus dem Betrieb und der guten Wünsche für die Zukunft sollte auch hier zum Ausdruck kommen, dass eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht unmittelbar bevorsteht – auch wenn die Entscheidung zur Kündigung möglicherweise intern bereits gefallen ist. Als Schlussformel bietet sich deshalb der Dank für die erbrachten Leistungen des Mitarbeiters und der Wunsch nach einer weiterhin guten Zusammenarbeit an. 

Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitnehmer wahrheitsgemäß und zugleich wohlwollend zu beurteilen. Deshalb sollte die Bewertung immer so formuliert werden, dass auch die Schwächen des Arbeitnehmers in möglichst positiven Ausführungen aufgeführt werden.

Aus diesen Vorgaben heraus hat sich bis heute eine Art „Zeugniscode“ entwickelt. Dieser Code zeigt sich in Formulierungen, die sich auf den ersten Blick freundlich anhören, aber letztlich ganz klaren Leistungs- oder Verhaltensbewertungen zuordnen lassen.

Ein Beispiel: Die Diskrepanz zwischen einer Formulierung wie „Herr/Frau xy hat jederzeit mit überragenden Leistungen überzeugt“ und „Herr/Frau xy überzeugt größtenteils mit seinen/ihren Leistungen“ ist sehr groß. Die erste Formulierung entspricht z.B. einem „Sehr gut“, die zweite einer mangelhaften Bewertung.

Darüber hinaus müssen wie bei jedem Arbeitszeugnis die Formalien beachtet werden. Das heißt, auch das Zwischenzeugnis muss in der Schriftform erstellt werden.

Wie erstellen Sie ein einfaches Zwischenzeugnis?

Das einfache Zeugnis ist in 2 Minuten erstellt. Das einfache Zwischenzeugnis enthält in der Regel nur:

• die persönlichen Daten des Arbeitnehmers (Stammdaten),
• die Art der ausgeübten Tätigkeit (Bezeichnung der Position oder Aufgabe im Unternehmen) 
• das Eintrittsdatum in den Betrieb

Da im einfachen Zeugnis keine Leistungsbeurteilung – auch nicht in Bezug auf das Sozialverhalten –stattfindet, wird dieses meist dann angefertigt, wenn es lediglich als Nachweis der Beschäftigung für die Vorlage bei Behörden oder Fortbildungen dient. Es kommt aber auch bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses im Rahmen der Probezeit zu Einsatz, wenn noch keine genaue Beurteilung der Arbeitsleistung möglich ist.

Wie erstellen Sie ein qualifiziertes Zwischenzeugnis?

Das qualifizierte Zwischenzeugnis hingegen enthält neben einer detaillierteren Tätigkeitsbeschreibung auch die sogenannte tätigkeitsbezogene Leistungsbeurteilung des Arbeitnehmers. Bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis beurteilen Sie also zusätzlich die Leistung und Führung Ihres Arbeitnehmers. Neben Aspekten wie Effektivität und Produktivität gehören beispielsweise auch Freundlichkeit, Loyalität, Motivation und Zuverlässigkeit, also Angaben über das Sozialverhalten, zum Inhalt dieser Variante.

Der Inhalt konkret:

• Persönliche Angaben
• Stellenbezeichnung und Start des Beschäftigungsverhältnisses
• Beschreibung der Tätigkeit und der damit verbundenen Aufgabenbereiche
• Leistungsbeurteilung
• Beurteilung des Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen
• Grund für die Ausstellung des Zwischenzeugnisses
• Unterschrift des Vorgesetzten mit Datum

Da eine Beurteilung dieser Fähigkeiten in der Regel erst nach einer Betriebszugehörigkeit von mehreren Monaten möglich ist, kommt ein qualifiziertes Zwischenzeugnis erst nach der Probezeit in Frage.

Wie lange ist ein Zwischenzeugnis gültig?

Ein einmal erteiltes Zwischenzeugnis ist ab dem Ausstellungszeitpunkt dauerhaft gültig und wird durch die Übergabe Eigentum des Arbeitnehmers. Bei Erhalt des späteren Endzeugnisses muss es nicht zurückgegeben werden. Auch wenn sich die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters nach Ausstellung des Zwischenzeugnisses verschlechtern, behält es – zumindest für den Zeitraum bis zum Ausstellungsdatum – dennoch seine Gültigkeit.

Achtung: Nur in wenigen Ausnahmefällen kann ein Zwischenzeugnis durch den Arbeitgeber widerrufen werden. Nur wenn dem Vorgesetzten bzw. der Personalabteilung schwerwiegende Vertrauensbrüche, z. B. Unterschlagung, oder ähnliches Fehlverhalten seitens des Arbeitnehmers zum Zeitpunkt der Ausstellung noch nicht bekannt waren, kann ein Zwischenzeugnis unter Umständen korrigiert werden.

Bis wann muss ein Zwischenzeugnis ausgestellt werden?

Eine feste Frist, innerhalb derer ein Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis ausstellen muss gibt es nicht. Liegt jedoch ein triftiger Grund vor, sollte der Arbeitgeber das Zeugnis so schnell wie möglich fertigstellen.

In der Praxis stellen Arbeitnehmer eine Frist von zwei bis drei Wochen für die Erstellung des Zwischenzeugnisses.

Bindungswirkung: So kann ein Zwischenzeugnis das Abschlusszeugnis beeinflussen

Das Zwischenzeugnis hat eine sogenannte Bindungswirkung – das heißt, dass Formulierungen und Beurteilungen, die dort einmal festgehalten wurden, auch später für das Endzeugnis bindende Aussagen darstellen. Dies gilt vor allem dann, wenn das Abschlusszeugnis kurz nach dem Zwischenzeugnis ausgestellt wird.

Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2007 besagt ausdrücklich:  

Hat der Arbeitgeber zuvor ein Zwischenzeugnis erteilt, ist er regelmäßig an den Inhalt des Zwischenzeugnisses gebunden, wenn er ein Endzeugnis erteilt.Bundesarbeitsgericht

Der Richterspruch stellt klar, dass ein Zwischenzeugnis und ein späteres Arbeitszeugnis in gleichbleibendem Charakter erstellt werden müssen. Abweichende Beurteilungen von Leistung und Verhalten, vor allem zu Ungunsten des Arbeitnehmers, können deshalb nur dann erfolgen, wenn ein triftiger Grund vorliegt – zum Beispiel ein schweres Fehlverhalten des Angestellten nach der Erteilung des Zwischenzeugnisses. Hierbei liegt die Beweispflicht in der Regel beim Arbeitgeber.

Wichtiger Hinweis: Mitarbeiter mit einem guten bis sehr guten Zwischenzeugnis können sich nicht nur für das Endzeugnis auf diese Beurteilungen berufen – in gewissem Maße sind sie dadurch auch zukünftig vor einer personen- oder verhaltensbedingten Kündigung geschützt.

Nicht nur in Art und Umfang, sondern auch hinsichtlich seiner Rechtsverbindlichkeit unterscheidet sich das Zwischenzeugnis nur geringfügig vom endgültigen Arbeitszeugnis. Aus diesem Grund sollen Arbeitgeber die zwischenzeitliche Beurteilung auch nicht unterschätzen – und das Zeugnis genauso sorgfältig wie gewissenhaft ausstellen. Dabei bietet das Zwischenzeugnis für Vorgesetzte auch eine Chance, die Zusammenarbeit mit dem Arbeitnehmer noch einmal bewusst zu reflektieren. So lassen sich möglicherweise nicht nur qualifizierte Mitarbeiter zum Bleiben bewegen, sondern auch das Vertrauensverhältnis nach vielen Jahren der gemeinsamen Tätigkeit untermauern.

Was sind die Alternativen zu einem Zwischenzeugnis?

Zwischenzeugnisse bestehen häufig aus einer Masse an verklausulierten Bewertungen und Beurteilungen. Die inhaltliche Aussagekraft ist für ungeübte Leser deshalb schwer zu erfassen.

Mögliche Alternativen sind deshalb:

• Tätigkeitsbeschreibung: In einer Aufgaben-, Arbeits- oder Tätigkeitsbeschreibung hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, genau zu skizzieren, was der Arbeitnehmer bei ihm tut. Auf dieser Basis lassen sich z.B. besonders die Stärken im Tätigkeitsprofil hervorheben und genau erläutern.
• Referenzen: Für die Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlung sind Referenzen von Mitarbeitern oder langjährigen Kunden meist mehr wert als ein Zwischenzeugnis.
• Mitarbeiterbeurteilung: Wer sich als Führungskraft auf eine neue Position bewirbt, profitiert auch von Bewertungen durch Mitarbeiter. Diese erweisen sich häufig aus aussagekräftiger als ein Zwischenzeugnis.

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Wie man ein Zwischenzeugnis korrekt anfordert?

Arbeitnehmer, die ein Zwischenzeugnis anfordern möchten, handeln zielführend, wenn sie ihren Arbeitgeber schriftlich informieren. In diesem Fall ist für beide Vertragsseiten klar, dass gehandelt werden muss. Das folgende, einfache Anforderungsmuster kann verwandt werden, um ein Zwischenzeugnis per Post oder E-Mail anzufordern: 

Muster Anforderung Zwischenzeugnis

Sehr geehrte Damen und Herren, 

ich beziehe mich auf den zwischen mir und Ihnen geschlossenen Arbeitsvertrag vom (Datum einfügen) und bitte Sie um Ausstellung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses. Für Rückfragen stehe ich jederzeit gern zur Verfügung. 

Mit freundlichen Grüßen 

(Mitarbeitername) 

Mündliche Anforderung eines Zwischenzeugnisses 

Es ist zu jeder Zeit möglich, ein Zwischenzeugnis mündlich anzufordern. Ein Halbjahres- oder Jahresgespräch mit dem direkten Vorgesetzten oder ein erfolgreicher Projektabschluss stellen nachvollziehbare Gründe dar, um ein Zwischenzeugnis zu erbitten. Im Rahmen einer mündlichen Kündigung kann der Chef ebenfalls persönlich über den Zeugniswunsch in Kenntnis gesetzt werden.  

Häufig gestellte Fragen zum Zwischenzeugnis