Das Arbeitszeugnis: Inhalt, Arten und Formulierungen
- Arbeitszeugnis – Definition
- Was sind die Zwecke von einem Arbeitszeugnis?
- Welchen Anspruch haben Arbeitnehmer auf Ausstellung eines Zeugnissen?
- Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es?
- Wie wird ein Arbeitszeugnis erstellt?
- Aufbau eines professionellen Arbeitszeugnisses
- Wie wird ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aufgebaut?
- Welche Inhalte umfasst ein einfaches Arbeitszeugnis?
- Welche Pflichten muss der Arbeitgeber bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen erfüllen?
- Welche Inhalte dürfen keinesfalls in ein Arbeitszeugnis?
- Welche Geheimcodes enthalten Zeugnisse?
- Wie kann man die Zeugnissprache im Arbeitszeugnis entschlüsseln?
- Woran erkennen Personaler hervorragende Zeugnisse im Bewerbungsprozess?
- Worin unterscheiden sich Zeugnisse von Führungskräften und Managern?
- Welche formalen Anforderungen muss ein Zeugnis erfüllen?
- Wann verjährt der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
- Bis wann muss das Arbeitszeugnis ausgestellt sein?
- Ist ein Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein Arbeitszeugnis zu korrigieren?
- Wann dürfen Arbeitnehmer Zwischenzeugnis anfordern?
- Fazit zur Erstellung von Arbeitszeugnissen
- FAQ: Häufige Fragen zum Thema Arbeitszeugnis
Um das Arbeitszeugnis ranken sich viele Spekulationen. Während die einen Geheimcodes in Arbeitszeugnissen vermuten oder meinen, das Zeugnisse entscheidende Dokumente im Bewerbungsprozess sind, denken andere, dass Arbeitszeugnisse in einer digitalisierten und globalisierten Welt keine Bedeutung mehr haben.
Tatsächlich sind Arbeitszeugnisse auch im 21. Jahrhundert in Deutschland wichtig und haben für viele Unternehmen eine hohe Aussagekraft. Liest man Arbeitszeugnisse im Detail, fällt auf, dass sie in einer speziellen Zeugnissprache erstellt werden und aus diesem Grund Interpretationsspielräume zulassen. Unternehmen sind ebenso verpflichtet, ausgeschiedenen Mitarbeitern ein Arbeitszeugnis auszustellen und diesen in Bezug auf seine Tätigkeit im Unternehmen und seine soziale Kompetenz zu bewerten.
Dieser Artikel geht darauf ein, welche Unterschiede es zwischen dem einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnis gibt, welche Anforderungen an Unternehmen und das Personalmanagement bei der Konzeption von Arbeitszeugnissen gestellt werden und welche formalen Anforderungen beachtet werden müssen.
Arbeitszeugnis – Definition
Arbeitszeugnisse sind offizielle Dokumente, die von Arbeitgebern ausgestellt werden, um die Arbeitsleistung eines Angestellten zu bescheinigen. Zeugnisse beinhalten stets die Beschäftigungsform und -dauer, je nach Art des Arbeitszeugnisses allerdings auch eine Beurteilung der Arbeitnehmer-Leistungen. In Deutschland sind Arbeitszeugnisse für Arbeitnehmer eine wichtige Urkunde, da dieses Zeugnis bei Bewerbungen für neue Stellen verlangt wird.
Was sind die Zwecke von einem Arbeitszeugnis?
Arbeitnehmer implizieren mit einem Zeugnis einen fachgerechten Nachweis über ihre Leistung und eine Beurteilung ihrer individuellen Arbeitsqualität. Während es in anderen Ländern nicht üblich ist, ein schriftliches Arbeitszeugnis auszustellen, haben in Deutschland Mitarbeiter ein gesetzliches Anrecht auf Ausstellung eines Zeugnisses.
Unternehmen sind im Umkehrschluss darauf angewiesen, von Bewerbern vollständige Bewerbungsunterlagen zu erhalten, um sich ein umfangreiches Bild über einen Kandidaten zu machen.
Neben den originären Bewerbungsdokumenten, wie dem tabellarischen Lebenslauf oder einem Anschreiben sind vor allem die chronologisch geordneten Arbeitszeugnisse relevant. Sie geben einen Einblick in die Tätigkeit, die Aufgaben und das Sozialverhalten des Bewerbers. In vielen Fällen entscheidet ein qualifiziertes Arbeitszeugnis über eine Ablehnung oder Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.
Welchen Anspruch haben Arbeitnehmer auf Ausstellung eines Zeugnissen?
Mitarbeiter in Deutschland kennen in der Regel die Ansprüche von Unternehmen an Bewerbungsunterlagen. Eine wesentliche Voraussetzung für Erfolg im Bewerbungsprozess ist die Übermittlung der chronologisch geordneten Arbeitszeugnisse. Eine komplette Bewerbungsmappe, die den Kandidaten vorstellt und von Mitbewerbern abgrenzt, stellt für jeden Bewerber die Eintrittskarte in ein neues Unternehmen dar. Um jedem Arbeitnehmer die Möglichkeit zu geben, sich qualifiziert darzustellen, hat der Gesetzgeber Betrieben die Verpflichtung auferlegt, Arbeitnehmern bei einem Austritt auf Verlagen ein Arbeitszeugnis auszustellen.
Die gesetzliche Grundlage und die fachlichen und formellen Rahmenbedingungen für Arbeitszeugnisse finden Personaler und Betriebe in der Gewerbeordnung (GewO) und korrespondierend im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 630 BGB). Der § 109 der GewO macht eindeutige Angaben zum Anspruch und zur Ausgestaltung eines Arbeitszeugnisses.
Gesetzlicher Anspruch des Arbeitnehmers
- Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis
- Das Zeugnis muss im Mindestfall Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten.
- Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.
Wichtig: Auch Minijobber haben einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.
Gesetzlicher Anspruch für Auszubildende
Auszubildende haben ebenfalls einen rechtlich verbrieften Anspruch auf Ausstellung eines Ausbildungszeugnisses. Dieser Rechtsanspruch leitet sich aus § 16 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) ab und enthält ähnliche Aussagen, wie die Vorgaben der Gewerbeordnung.
Diese besagen:
- Ausbildende haben den Auszubildenden bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses ein schriftliches Zeugnis auszustellen.
- Das Zeugnis muss Angaben enthalten über Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie über die erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten der Auszubildenden.
- Auf Verlangen Auszubildender sind ebenfalls Angaben über Verhalten und Leistung aufzuführen.
Wer aus gesetzlicher Sicht Anspruch auf Ausstellung eines Arbeitszeugnisses hat
Zusammengefasst haben alle Betriebsangehörigen auf Grundlage des § 5 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) ein Anrecht auf Ausstellung eines schriftlichen Arbeitszeugnisses.
Neben festangestellten Mitarbeitern, Führungskräften und Auszubildenden erwähnt der Gesetzgeber ebenfalls:
- Heimarbeiter,
- Beamtinnen und Beamte,
- Soldatinnen und Soldaten sowie
- Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst.
Darüber hinaus müssen Unternehmen gewährleisten, dass die Formulierungen im Zeugnis keine Interpretationen zulassen. Unrichtige oder nicht exakt gefasste Informationen über den Mitarbeiter oder seine Leistung sind nicht zulässig. Ein Arbeitszeugnis muss zwingend schriftlich in Papierform ausgestellt werden. Ein ausschließlicher Versand in elektronischer Form ist nicht gestattet, da ein Arbeitszeugnis als bedeutendes, persönliches Dokument und als Urkunde betrachtet wird.
Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es?
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Zeugnisarten:
- Einfaches Arbeitszeugnis: Ein einfaches Standardzeugnis enthält ausschließlich Angaben zum Arbeitnehmer sowie zur Art und Dauer seiner Tätigkeit im Unternehmen. Im Zeugnis wird auf Formulierungen verzichtet, die Rückschlüsse auf die Leistung, das Verhalten oder die Zufriedenheit des Betriebs zulassen. Informationen, die die Güte des Arbeitsverhältnisses beschreiben, werden negiert. Aus diesem Grund kann ein einfaches Arbeitszeugnis als solider schriftlicher Arbeitsnachweis ohne Bewertung angesehen werden.
- Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält im Gegensatz zum einfachen Zeugnis Komponenten, die die Leistung des Mitarbeiters und sein Sozialverhalten im Unternehmen darstellen. Die meisten Angestellten verlangen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, um ihre Tätigkeit, Leistung und eine Beurteilung ihrer Arbeitsleistung nachweisen zu können. Viele Unternehmen erstellen aus diesem Grund standardmäßig ausschließlich qualifizierte Arbeitszeugnisse.
Gemäß § 109 GewO, kann der Arbeitnehmer verlangen, dass das Zeugnis ebenfalls Informationen über die Leistung und das Verhalten am Arbeitsplatz enthält. Ein solch qualifiziertes Arbeitszeugnis fokussiert sich auf das Sozialverhalten, die Leistungsbereitschaft und Arbeitsqualität sowie auf das Fachwissen und die Belastungsfähigkeit. Das einfache Arbeitszeugnis beschränkt sich im Gegensatz zum qualifizierten Arbeitszeugnis auf die geleisteten Aufgaben im Unternehmen.
Neben dem einfachen Arbeitszeugnis und dem qualifizierten Arbeitszeugnis gibt es weitere Zeugnisarten, unter anderem:
- Das Zwischenzeugnis: Das Zwischenzeugnis ist ein Arbeitszeugnis, welches der Arbeitnehmer bei seinem aktuellen Arbeitgeber im Rahmen eines fortbestehenden Arbeitsverhältnisses beantragt. Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht in der Regel, wenn ein triftiger Grund, also ein berechtigtes Interesse seitens des Arbeitnehmers vorliegt. Das Zwischenzeugnis kann zum Beispiel bei einem Vorgesetztenwechsel während eines laufenden Anstellungsverhältnisses ausgestellt werden.
- Das Ausbildungszeugnis: Das Ausbildungszeugnis ist ein offizielles Arbeitszeugnis, auf das Auszubildende nach Beendigung ihrer Berufsausbildung einen Anspruch haben.
- Das Praktikumszeugnis: Bei dem Praktikumszeugnis handelt es sich um eine offizielle Urkunde, auf das Praktikanten einen Rechtsanspruch haben, um ihre Praktika nachweisen zu können.
Wie wird ein Arbeitszeugnis erstellt?
Die Konzeption eines Arbeitszeugnisses ist für Firmen mit Aufwand verbunden. Eine Erstellung muss innerbetrieblich methodisch geplant werden und unterliegt einer vorab definierten Systematik. Dabei müssen Personalverantwortliche neben den gesetzlichen Vorgaben ebenfalls Fachurteile des Bundesarbeitsgerichts kennen und einbeziehen.
Darüber hinaus sollten sie die besondere Zeugnissprache verstehen und interpretieren können. In diesem Fall ist es ihnen möglich, juristisch professionelle und wohlwollende Arbeitszeugnisse zu entwickeln.
Ein Arbeitszeugnis wird in den meisten Unternehmen in der HR-Abteilung erstellt. Spezialisierte Personalverantwortliche achten bei der Konzeption darauf, die Vorgaben der aktuellen Rechtsprechung, die gesetzlichen Bestimmungen und interne Direktiven einzuhalten.
Welche Fakten in ein Arbeitszeugnis gehören und welche nicht
Wichtige Informationen im Arbeitszeugnis | Was nicht dargestellt werden darf |
---|---|
Fehltage dürfen aufgeführt werden, wenn sie mindestens die Hälfte der Beschäftigungsdauer ausmachen (Urteil Landesarbeitsgericht Sachsen) | Einmalige Vorfälle oder Umstände, die für den Arbeitnehmer, seine Führung und Leistung nicht charakteristisch sind – seien sie für ihn vorteilhaft oder nachteilig – gehören nicht in das Zeugnis. (Urteil Bundesarbeitsgericht) |
Elternzeit, wenn diese eine wesentliche Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses darstellt (Urteil Arbeitsgericht Köln) | Mehrdeutige Formulierungen, die keinen wohlwollenden Charakter haben oder widersprüchliche Aussagen |
Informationen zu den Aufgaben und Tätigkeiten | Eine Abmahnung oder Ermahnung |
Bewertung zum Fachwissen und zum Können und zur Belastbarkeit | |
Bewertung der Leistungsbereitschaft | |
Arbeitsweise und Arbeitsergebnisse | |
Führungsverhalten (bei Führungskräften) | |
Sozialverhalten (Soft Skills) |
Ablauf der Zeugnis-Erstellung – 5 Schritte
Die Erstellung des Arbeitszeugnisses erfolgt in den meisten Unternehmen auf Basis eines stringenten Prozesses. Dieser besteht aus mindestens fünf, aufeinander abgestimmten Schritten:
Schritt 1: Eingang der Zeugnisanforderung über eine Führungskraft oder direkt durch den Angestellten.
Schritt 2: Prüfen des Rechtsanspruches auf Ausstellung eines Zeugnisses. Entscheidung, ob ein Zeugnis oder Zwischenzeugnis aus Kulanz ausgestellt werden kann, wenn keine rechtliche Notwendigkeit vorliegt.
Schritt 3: Übersendung eines vorgefertigten Beurteilungsbogens an den direkten Vorgesetzten des anspruchsberechtigten Angestellten. Für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält der Beurteilungsbogen Ankreuz-Optionen, die in Schulnoten abgefragt werden.
Die Personalabteilung benötigt vom Vorgesetzten eine objektive Einschätzung zu den folgenden Spezifikationen:
- Fachwissen und Können des Mitarbeiters.
- Leistungsbereitschaft und genereller Einsatz des Angestellten.
- Belastbarkeit und Flexibilität.
- Arbeitsweise des Angestellten, inklusive Systematik und Zuverlässigkeit.
- Arbeitsergebnisse: Einschätzung der qualitativen und quantitativen Ergebnisse.
- Gesamtbeurteilung der Leistung: Text sollte die Keywords „stets“ und „voll“ enthalten, z. B.: „Die ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“
- Sozialverhalten des Betriebsangehörigen.
- Weitere Informationen zum Mitarbeiter, seinen Leistungen oder dem Austrittsgrund.
- Freifelder, für persönliche Formulierungen des Vorgesetzten.
- Fachwissen und Können des Mitarbeiters.
- Leistungsbereitschaft und genereller Einsatz des Angestellten.
- Belastbarkeit und Flexibilität.
Der Beurteilungsbogen kann der verantwortlichen Führungskraft entweder schriftlich, per E-Mail oder als Online-Umfrage übersandt werden. Der Vorgesetzte erhält eine Frist zur Bearbeitung. Seine Beurteilung wird im weiteren Verlauf in der Personalakte gespeichert und archiviert.
Schritt 4: Auf Grundlage des vom Vorgesetzten übersandten Beurteilungsbogens erstellt die HR-Abteilung ein professionelles und rechtskonformes Zeugnis. Der Entwurf des Zeugnisses wird nach interner Kontrolle dem Vorgesetzten des Mitarbeiters für einen letzten Abgleich vorgelegt. Die interne Revision in der HR-Abteilung findet vorab in vielen Fällen im 6-Augen-Prinzip statt.
Bei sehr wichtigen Arbeitszeugnissen mit hoher Relevanz wird zusätzlich die Rechtsabteilung oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzugezogen. Erst nachdem das Zeugnis formell und inhaltlich umfangreich begutachtet wurde, wird es verbindlich auf Firmenpapier gedruckt. Ein bevollmächtigter Manager der HR-Abteilung mit Prokura oder der Geschäftsführer unterschreiben das erstellte Arbeitszeugnis offiziell.
Schritt 5: Im letzten Schritt wird das Arbeitszeugnis ebenfalls vom Vorgesetzten des Mitarbeiters unterzeichnet. Es wird in der Folge entweder persönlich mit Übergabebestätigung übergeben oder von der HR-Abteilung per Einschreiben versandt.
Basierend auf internen Bestimmungen können weitere Schritte im Prozess notwendig sein. Kleinere Unternehmen und Betriebe ohne HR-Abteilung beauftragen abweichend einen externen Dienstleister mit der Erstellung des rechtskonformen Zeugnisses.
Personaler sind im Prozess gesamtverantwortlich, dass neben den gesetzlichen Vorgaben ebenfalls die internen Richtlinien eingehalten werden. Dies betrifft vor allem die mehrfache Kontrolle des Zeugnisentwurfes durch unterschiedliche Mitarbeiter und Führungskräfte. Durch dieses Vorgehen sollen Redundanzen und Fehler im Arbeitszeugnis ausgeschlossen werden.
Wie Arbeitszeugnisse individuell konzipiert werden können
Die allgemein bekannten Formulierungen in Zeugnissprache oder der Einsatz von Geheimcodes und Floskeln gehört zum Standardrepertoire bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses. In der Praxis ist es ausreichend, ein Arbeitszeugnis nach einem Unternehmensstandard zu erstellen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie kein Einheitszeugnis verwenden. Jeder Arbeitnehmer hat das Anrecht, individuell beurteilt zu werden. Er erwartet, ein Zeugnis zu erhalten, das spezifisch auf seine Leistung und sein Sozialverhalten eingeht.
Um ein Arbeitszeugnis, abseits der bekannten Formulierungen und Floskeln zu individualisieren, können HR-Abteilungen und Personaler persönliche Formulierungen einfügen. Vor allem wenn der ehemalige Mitarbeiter aufgrund seines Sachverstandes oder seines Verhaltens bei Vorgesetzten beliebt war, sollte dies im Arbeitszeugnis ausgedrückt werden.Gleiches gilt für besondere Leistungen und Auszeichnungen, die erwähnenswert sind.
Nutzen Unternehmen Zeugnisgeneratoren oder Vorlagen für Arbeitszeugnisse, empfiehlt sich eine konstruktive Überarbeitung des Textes. Durch das Hinzufügen von persönlichen Formulierungen der Wertschätzung und des Wohlwollens wird ein Arbeitszeugnis unique und professionell.
Auf diese Weise kommt zwischen den Zeilen zum Ausdruck, ob ein Unternehmen seinen Arbeitnehmer und das Arbeitsverhältnis geschätzt hat. Anders ausgedrückt stellt ein Standardzeugnis die Pflicht dar, individuelle Formulierungen können im Gegensatz dazu als Kür bezeichnet werden. Unternehmen sind nicht verpflichtet ein Arbeitszeugnis zu individualisieren.
Es wirkt professionell und wertschätzend, wenn verdiente, geachtete und erfolgreiche Angestellte ein Zeugnis erhalten, dass ihren besonderen Wert für das Unternehmen ausdrückt. Hierfür eignen sich wohlwollenden, würdigende und honorierende Formulierungen im Besonderen.
Aufbau eines professionellen Arbeitszeugnisses
Bei der Konzeption von qualifizierten Arbeitszeugnissen hat sich im Laufe der Zeit ein pauschaliertes Muster herauskristallisiert. Eine Vereinheitlichung ist zweckmäßig, da Personaler und Führungskräfte im Bewerbungsprozess ein allgemeingültiges, qualifiziertes Arbeitszeugnis objektiver und schneller bewerten können.
Wäre jedes Arbeitszeugnis in Bezug auf seinen Aufbau individuell, wäre es schwieriger vergleichbar. Abseits vom Aufbau wirkt es professionell, wenn ein Arbeitszeugnis durch individuelle Formulierungen professionalisiert wird.
Das folgende Aufbauschema gilt allgemein als konventionell und wird von Unternehmen aller Größenordnungen in Deutschland eingesetzt:
Zeugnisaufbau | Inhalte im Zeugnis |
Überschrift | Arbeitszeugnis, alternativ Zeugnis, Zwischenzeugnis oder Ausbildungszeugnis |
Einleitung | Personenbezogene Daten des Angestellten Einstellungsdatum Austrittsdatum Spezifische Tätigkeit des Angestellten |
Beschreibung der Tätigkeit | Einleitender Satz gefolgt von den aus der Aufgabenbeschreibung übernommenen Tätigkeiten des Mitarbeiters |
Leistungsbeurteilung und Können | Fachwissen und Qualifikation des Betriebsangehörigen |
Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit | Umgang mit Stress sowie Flexibilität im Arbeitsalltag |
Leistungsbereitschaft | Einarbeitung in die spezifische AufgabeZielorientierung des Mitarbeiters |
Arbeitsweise | Information, wie systematisch und zuverlässig der Angestellte in seinem Arbeitsbereich tätig war |
Ergebnisse der Tätigkeit | Auflistung der qualitativen und quantitativen Ergebnisse des Mitarbeiters. Hier können besondere Ergebnisse und Erfolge detailliert dargestellt werden |
Führungsstil (bei Führungspositionen) | Angabe über die individuellen Führungsskills, z. B. Delegationsfähigkeit, Coaching und Mitarbeiterförderung sowie Aufbau von erfolgreichen Teamstrukturen |
Gesamtbeurteilung | Wichtigster Teil des Arbeitszeugnisses. Abstufung nach folgendem Muster: Stets zur vollsten Zufriedenheit (sehr gut) Stets zur vollen Zufriedenheit (gut) Zur vollen Zufriedenheit (befriedigend) Zur Zufriedenheit (ausreichend) |
Sozialverhalten | Verhalten gegenüber Kunden, Vorgesetzten und Kollegen |
Austrittsgrund (optional) | Angabe, ob die Kündigung arbeitsgeberseitig, arbeitnehmerseitig oder in beiderseitigem Einvernehmen erfolgte. Ebenso als Austrittsgrund möglich ist die betriebsbedinge Kündigung |
Schlussformel | Ein Zeugnis ohne Schlussformel wirkt negativ. Ein Abschiedssatz muss aus rechtlicher Sicht nicht eingefügt werden. Kann Bedauern über den Verlust des Mitarbeiters ausdrücken. Ebenfalls wird dem Angestellten mit der Schlussformel persönlich und beruflich viel Erfolg und alles Gute gewünscht. Die Satzstellung und Intensität der Formulierungen zeigt an, wie positiv der Angestellte im Unternehmen gesehen wurde |
Wie wird ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aufgebaut?
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte wie folgt aufgebaut sein:
- Überschrift
- Einleitung und Angaben zur Position und Person
- Firmenbeschreibung
- Tätigkeitsbeschreibung
- Leistungsbeurteilung
- Beurteilung des Sozialverhaltens
- Austrittsgrund
- Schlussformel
- Datum, Ort und Unterschrift
Die einzelnen Inhalte erkläre ich Ihnen nachfolgend genauer:
Überschrift
In der Überschrift des Zeugnisses muss deutlich werden, was für eine Zeugnisart dieses Dokument abbildet. Potenzielle Überschriften, die vom Gesetzgeber als zulässig betrachtet werden, sind unter anderem:
- Arbeitszeugnis
- Zwischenzeugnis
- Praktikumszeugnis
Einleitung und Angaben zur Person und Position
Die Einleitung eines Arbeitszeugnisses beinhaltet die sogenannten Stammdaten eines Arbeitnehmers. Dazu zählen:
- Personenbezogene Angaben zum Mitarbeiter wie Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort und Titel,
- letzte Position des Mitarbeiters im Unternehmen mit dem Unternehmensbereich,
- Eintrittsdatum,
- Austrittsdatum.
Alle Angaben werden in einem spezifischen Einleitungssatz zusammengefasst. wie folgendes Formulierungs-Beispiel zeigt:
„Herr Michael Müller, geboren am 27.09.1978 in Rostock, hat vom 01.01.2020 bis 31.12.2021 als Mitarbeiter in der Abteilung Controlling für unser Unternehmen gearbeitet.“
Firmenbeschreibung
In der Firmenbeschreibung hat das Unternehmen die Möglichkeit, das Unternehmen, die Firmenhistorie, wichtige Erfolge und die Ausrichtung darzustellen. Angaben über die Größe des Unternehmens und seine Stellung am Markt geben Aufschluss über die Bedeutung der innegehabten Position und über die Berufserfahrung des Arbeitnehmers.
Tätigkeiten des Mitarbeiters
Im dritten Abschnitt des qualifizierten Arbeitszeugnisses werden die vom Mitarbeiter ausgeführten Haupttätigkeiten mit Bullet Points untereinander gelistet (Tätigkeitsbeschreibung) . Es erfolgt häufig eine Abstufung, sodass die Hauptaufgaben des Arbeitnehmers oben erscheinen und weniger wichtige Tätigkeiten am Ende platziert werden. Aus Unternehmenssicht bietet es sich an, die Aufgaben der Stellenbeschreibung in diesem Absatz einzufügen und individuell weitere Punkte hinzuzufügen.
Tipp: Integrieren Sie in die Aufgabenbeschreibung die Darstellung der Kompetenzen des Mitarbeiters und seine Vollmachten im Betrieb.
Leistungsbeurteilung
Bei der Leistungsbeurteilung wird nach folgenden Bereichen unterschieden:
Kriterium | Beispiele für Formulierungen |
Fachwissen | Er verfügt über ein umfassendes und gutes Fachwissen, das er zur Bewältigung seiner Aufgaben sehr sicher und erfolgreich einsetzte. (gut) |
Leistungsbereitschaft | Herr Müller war motiviert und zeigte auch bei schwierigen Aufgaben Initiative und Engagement. (befriedigend) |
Arbeitsweise | Er arbeitete sehr effizient, zielstrebig und sorgfältig und bewies ein gutes Organisationsgeschick. (gut) |
Arbeitsqualität | Er war ein leistungsfähiger Mitarbeiter, der stets überdurchschnittliche Arbeitsergebnisse erzielte. (gut) |
Belastungsfähigkeit | Bei üblichem Arbeitsanfall erwies sich Herr Muster als zuverlässiger Mitarbeiter. (ausreichend) |
Gesamturteil | Herr Müller hat unsere Erwartungen stets gut erfüllt. Wir waren mit seinen Leistungen jederzeit zufrieden. (gut) |
Wichtig: Das kleine Wort „stets“ erfüllt eine wichtige Funktion im Arbeitszeugnis.
Beurteilung des sozialen Verhaltens
Nach der Leistungsbeurteilung folgt eine Beurteilung über das Sozialverhalten des Arbeitnehmers. Berücksichtigt wird dabei vor allem das Verhalten gegenüber
- internen Kollegen, Vorgesetzten und Führungskräften und
- externen Geschäftspartnern sowie natürlich Kunden.
Hinzu kommt eine Beurteilung der sozialen Kompetenzen des Arbeitnehmers. Dafür verweisen Arbeitgeber in der Regel auf besonders stark auftretende soziale Fähigkeiten des Mitarbeiters wie zum Beispiel auf:
- seine Teamfähigkeit,
- seine ausgeprägte Empathie,
- seine gute Kommunikationsfähigkeit oder
- seine Integrität.
Austrittsgrund
Abhängig vom Austrittsgrund variieren die Formulierungen im Arbeitszeugnis. Ein Austrittsgrund muss nicht grundsätzlich eingefügt werden. Typische Austrittsgründe können sein:
- Die arbeitnehmerseitige Kündigung,
- Die ordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber,
- Die betriebsbedingte Kündigung,
- Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch einen Aufhebungsvertrag oder
- Eine fristgerechte Kündigung des Arbeitsvertrages (befristetes Arbeitsverhältnis).
Schlussformel
Das qualifizierte Arbeitszeugnis wird mit einer Abschiedsformel in Zeugnissprache beendet. Eine mit der Zeugnisnote gut bewertete Abschiedsformel könnte lauten:
„Wir danken Herrn Müller für seine wertvolle Mitarbeit und bedauern es, ihn als Mitarbeiter zu verlieren. Für seinen weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihm alles Gute und auch weiterhin viel Erfolg.“
Wichtig: Zu jedem qualifizierten Arbeitszeugnis gehört eine Schlussformel, die darauf eingeht, wie wertvoll der Mitarbeiter war und mit der dem Mitarbeiter alles Gute gewünscht wird. Fehlen in der Schlussformel Floskeln, wertet dies das gesamte Arbeitszeugnis ab. Gleichwohl besteht kein Anspruch auf die Aufnahme von Schlusssätzen (BAG, Urteil vom 20.02.2001, Az.: 9 AZR 44/00).
Zum Schluss endet das Arbeitszeugnis mit Datum und Unterschrift.
Welche Inhalte umfasst ein einfaches Arbeitszeugnis?
Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält die Einleitung, in seltenen Fällen eine Firmenbeschreibung sowie eine Auflistung der Tätigkeiten des Mitarbeiters. Auf jegliche Bewertung wird verzichtet. Eine Schlussformel gehört ebenfalls in ein einfaches Arbeitszeugnis.
Welche Pflichten muss der Arbeitgeber bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen erfüllen?
Der § 109 der Gewerbeordnung formuliert verschiedene Anforderungen beziehungsweise Pflichten, die Arbeitgeber bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen erfüllen müssen:
- „Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein.
- Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.“
Arbeitgeber sind somit verpflichtet, in Arbeitszeugnissen, Zwischenzeugnissen oder anderen Zeugnissen wertschätzend und wohlwollend zu formulieren. Inhaltlich muss ein Zeugnis nachvollziehbar sein und keine Fakten in Bezug auf die Anstellungszeit, Arbeitszeiten, die Aufgaben oder die Leistung überhöhen oder auslassen. Arbeitgeber sind zur Wahrheitstreue verpflichtet. Zum Beispiel müssen Arbeitgeber bei einem Arbeitszeugnis bei einer fristlosen Kündigung wegen Diebstahl auch die schwere Pflichtverletzung benennen.
Wichtig: Stellen Sie Ihren ehemaligen Mitarbeiter zu positiv dar, machen Sie sich unter Umständen schadensersatzpflichtig gegenüber einem neuen Arbeitgeber.
Darüber hinaus müssen Arbeitszeugnisse grundsätzlich klassisch auf dem Briefpapier des Unternehmens ausgegeben und von berechtigten Personen im Unternehmen wie dem Geschäftsführer oder dem Prokuristen unterschrieben werden. Eine Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form, beispielsweise als PDF oder über WhatsApp ist vom Gesetzgeber ausgeschlossen, da es sich um ein offizielles Firmendokument handelt. Dies bedeutet für Unternehmen, dass Arbeitszeugnisse zwingend in Papierform und mit rechtsgültigen Unterschriften erstellt werden müssen. Ein elektronisches Arbeitszeugnis ist aus rechtlicher Sicht wertlos und anfechtbar.
Da mit dem Zeugnis das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers gefördert werden soll, muss das Zeugnis in seiner äußeren Form den im Geschäftsverkehr üblichen und von Dritten erwarteten Gepflogenheiten entsprechen.
Aus Unternehmenssicht sind qualifizierte Arbeitszeugnisse ebenfalls für die Außendarstellung wichtig, da ihre Qualität ein positives oder negatives Licht auf die Corporate Identity des Unternehmens wirft. Aus diesem Grund entsprechen Pauschalzeugnisse, bei denen Sie ausschließlich den Namen des Mitarbeiters ändern, nicht den gesetzlichen Anforderungen (vgl. Arbeitsgericht Berlin, Urteil vom 04.11.2003, Az.; 84 Ca 1749/04).
Welche Inhalte dürfen keinesfalls in ein Arbeitszeugnis?
Es gibt eine Vielzahl von Informationen, die nicht im Arbeitszeugnis erscheinen sollten. Hierzu gehören:
- Betriebsratstätigkeit (bei BR-Mitgliedern mit weniger als 1 Jahr Freistellung),
- Ehrenamtliche Tätigkeiten,
- Verhalten außerhalb der Arbeitstätigkeit und private Informationen,
- Grad der Schwerbehinderung,
- Mitgliedschaft in einer politischen Partei,
- Religionszugehörigkeit,
- Abmahnungen,
- Anzahl der Krankentage (Ausmaß der Arbeitsunfähigkeit),
- Straftaten oder Verdacht auf strafbare Handlungen,
- Informationen zu Schwangerschaft, Mutterschutz und Elternzeit im Arbeitszeugnis
- Wettbewerbsverbote
Zusätzlich sollten das Zeugnis und seine Zeugnissprache inhaltlich nachvollziehbar und nicht widersprüchlich sein. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn das Sozialverhalten im Zeugnis mit „sehr gut“ bewertet würde und gleichzeitig in der Schlussformel der Dank für die geleistete Arbeit im Unternehmen fehlt. Derartige Fehler im Arbeitszeugnis können vom Arbeitnehmer oder von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beanstandet werden.
Welche Geheimcodes enthalten Zeugnisse?
Bei genauer Betrachtung der aufgeführten Beispielzeugnisse ist erkennbar, dass die Standardformulierungen in einem Arbeitszeugnis ein eindeutiges Muster verfolgen. Die sogenannte Zeugnissprache fokussiert sich auf das Ziel, jede Leistung eines Mitarbeiters wohlwollend und in einem positiven Sprachstil darzustellen. Anhand der Formulierungen können Personaler die Zeugnissprache dechiffrieren und die Noten für jeden bewerteten Bereich herauslesen. Für den ungeübten Betrachter liest sich ausreichendes Zeugnis positiv, selbst wenn es Passagen und Formulierungen enthält, die Personaler alarmieren.
Die Gewerbeordnung verfügt, dass jedes Arbeitszeugnis wohlwollend und wahrheitsgetreu erstellt werden muss. Es ist aus Sicht des Gesetzgebers nachvollziehbar, dass eine Diskriminierung oder Falschdarstellung von Mitarbeitern durch ein Arbeitszeugnis verhindert werden muss. Auf der anderen Seite besteht ein Ungleichgewicht, wenn Arbeitnehmer ein Fehlverhalten zu verantworten haben und dieses nicht im Zeugnis benannt werden darf.
Im Laufe der letzten Jahre haben sich aus diesem Grund Formulierungen in Arbeitszeugnissen durchgesetzt, die als Geheimcodes beschrieben werden. Diese rechtlich nicht konforme Art, verklausulierte Informationen ins Zeugnis einfließen zu lassen, ist bei Personalern und Führungskräften umstritten. Gleichzeitig kann sie Unternehmen im Laufe des Bewerbungsvorganges eine Entscheidung für oder gegen einen Mitarbeiter erleichtern.
Aus juristischer Sicht muss sich jede Aussage oder Formulierung mit der gesetzlichen Maßgabe aus § 109 GewO messen lassen:
Das Arbeitszeugnis darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.
Die folgenden Geheimcodes werden oder wurden verwandt, um Informationen in einer Weise zu formulieren, die ausschließlich Personaler und Führungskräfte entschlüsseln können:
Beispielhafte Aussage | Bedeutung |
Er hat mit seiner geselligen Art zur Verbesserung des Betriebsklimas beigetragen | Hinweis auf ein Alkoholproblem oder Auffälligkeiten im Sozialverhalten auf Firmenfeiern oder Incentives |
Er verstand es, alle Aufgaben mit Erfolg zu delegieren | Fingerzeig auf einen Mitarbeiter, der wenig arbeitet und Aufgaben ohne Rücksprache an Kollegen delegiert |
Er hatte Gelegenheit, die ihm übertragenen Aufgaben zu erledigen | Anzeichen, dass ein Mitarbeiter erfolglos arbeitete und die gebotenen betrieblichen Möglichkeiten nicht nutzte, seine Aufgaben mit Erfolg zu erledigen. |
Er gab viele Anregungen, die geprüft wurden | Hinweis auf einen Arbeitnehmer, der sich unangebracht in den betrieblichen Ablauf einmischt und durch versuchte, Änderungen zu erwirken, die keine Bestandskraft hatten |
Wir wünschen alles Gute, insbesondere auch Erfolg | Ironische Schlussfloskel, die darauf schließen lässt, dass der Mitarbeiter im Betrieb erfolglos arbeitete |
Die Verwendung ironischer, abwertender oder unrichtiger Formulierungen ist bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses nicht erlaubt. Arbeitgeber handeln zielführend, Geheimcodes dosiert zu verwenden. Die Aussagen sollten wahrheitsgemäß sein und einer Klage vor einem Arbeitsgericht standhalten.
Juristische Hilfe durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht kann ebenfalls bedeutend sein. Er kann ein Arbeitszeugnis, das aufgrund negativen Sozialverhaltens oder Low-Performance gekündigt wurde, umfassend überprüfen. Hierbei wird er mögliche strittige Aussagen verändern oder abmildern.
Wie kann man die Zeugnissprache im Arbeitszeugnis entschlüsseln?
Die sogenannte Zeugnissprache ist in der Regel förmlich und positiv formuliert und enthält typische Verbalisierungen wie „ausgezeichnete Leistungen“ oder „stets zuverlässig“. Die Zeugnissprache soll dem Leser einen sehr positiven Eindruck von der beschriebenen Person vermitteln, selbst wenn die Leistung befriedigend oder ausreichend war. Für Personaler und Führungskräfte ist es wichtig, die verschiedenen Nuancen der Zeugnissprache zu kennen, um trotz der wertschätzenden Formulierungen die wahre Leistung der bewerteten Person ableiten zu können.
Mit den folgenden typischen Formulierungen im Arbeitszeugnis fällt es leicht, die Zeugnissprache zu entschlüsseln und die Fakten hinter den teilweise blumigen Formulierungen zu verstehen:
Beurteilung der… | Note | Formulierung im Arbeitszeugnis |
---|---|---|
Leistungsbereitschaft | 1 | Ausgesprochen initiativ Ergreift selbstständig Maßnahmen und übernimmt volle Verantwortung |
2 | Selbstständig im Handeln Ergreift Initiative Übernimmt Aufgaben tatkräftig und übernimmt Verantwortung | |
3 | Willig im Handeln Zufriedenstellende Initiative | |
Arbeitsbefähigung | 1 | Hervorragende und vollkommene Beherrschung seines Fachgebiets Löst schwierigste Aufgaben Fachlich sehr souverän |
2 | Abgesichertes und erprobtes Wissen, das er sicher anzuwenden weiß Hat gründliches Fachwissen Wechselnden Beanspruchungen gut gewachsen | |
3 | Zufrieden stellendes Wissen beherrscht sein Fach zufriedenstellend | |
Arbeitsweise | 1 | Arbeitet stets außerordentlich zuverlässig, gewissenhaft und mit großer Sorgfalt und Umsicht |
2 | Arbeitet stets zuverlässig und gewissenhaft | |
3 | Arbeitet zuverlässig, gewissenhaft, mit Umsicht und Sorgfalt | |
Arbeitserfolg | 1 | Er fand stets verwendbare und kostengünstige Lösungen |
2 | Sein gründliches Fachwissen vermochte er sicher anzuwenden und in der Praxis zu guten Ergebnissen zu führen. | |
3 | Sein zufriedenstellendes Fachwissen vermochte er in der Praxis gut umzusetzen | |
Zusammenfassende Leistungsbeurteilung | 1 | Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit |
2 | Stets zu unserer vollen Zufriedenheit | |
3 | Zu unserer vollen Zufriedenheit | |
Führungsbeurteilung | 1 | Von Vorgesetzten und Kollegen wie auch von Kunden war er wegen seiner immer freundlichen, zuvorkommenden Art und seiner kompetenten Arbeitsweise außerordentlich geschätzt. Sein Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich. |
2 | Sein Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war vorbildlich. | |
3 | Sein Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets einwandfrei. |
Woran erkennen Personaler hervorragende Zeugnisse im Bewerbungsprozess?
Personaler können aufgrund ihrer Erfahrung und ihres Sachverstandes schnell interpretieren, welche Güte ein Arbeitszeugnis besitzt. Sie wissen die Formulierungen zum Sozialverhalten und die Beurteilung der Leistung einzuschätzen. Im Bewerbungsprozess achten sie im Besonderen darauf, dass die Aussagen des Arbeitszeugnisses zu allen weiteren eingereichten Bewerbungsdokumenten passen. Sind erkennbare Abweichungen in Bezug auf die Benotung oder die Tätigkeitsbereiche zu erkennen, ist Vorsicht geboten.
Im Vorstellungsgespräch sprechen Personalverantwortliche vor allem Punkte an, in denen der Kandidat seine Tätigkeit beschreiben soll. Die verbalen Informationen sollten ebenfalls zu den Inhalten des Arbeitszeugnisses passen.
Personaler und Führungskräfte entscheiden sich vor allem dann für das Onboarding eines Bewerbers:
- wenn dieser authentisch kommuniziert und
- die Fakten und Aussagen des Arbeitszeugnisses im Interview bestätigt.
Gleichzeitig fokussieren sich Führungskräfte und Personaler auf die Gestaltung des Arbeitszeugnisses. Eine fehlende Unterschrift wirkt unprofessionell. Ein Standardzeugnis ohne persönliche Worte der Wertschätzung implizieren Nachfragen. Bewerber mit einem negativen oder neutralen Zeugnis haben wenig Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Ein professionelles Arbeitszeugnis, das das Verhalten und die Arbeitsleistung des Mitarbeiters würdigt und wohlwollend und individuell erstellt wird, sollte darüber hinaus zwei DIN A4-Seiten nicht übersteigen.
Erfahrene Personaler stellen sich bei der Betrachtung des Arbeitszeugnisses vor allem die folgenden Fragen:
Fragen | |
Formalitäten | Wirkt das Zeugnis professionell und authentisch?Wurde Firmenbriefpapier benutzt? Wurden alle formalen Vorgaben, wie korrekte Anschriften und die Unterschriften beachtet? |
Authentizität | Passen die Angaben und Aussagen im Arbeitszeugnis zum Lebenslaufes. Korrespondieren die Dokumente mit den im Interview besprochenen Fakten? |
Zeugnissprache und Geheimcodes | Enthält das Arbeitszeugnis verklausulierte Aussagen über die Arbeitsleistung und das Sozialverhalten? |
Matching | Inwiefern passen die Formulierungen und die Bewertung des Arbeitszeugnisses zu den geforderten Kenntnissen und Fähigkeiten des Stellenprofils? |
Aussagen aller vorliegenden Arbeitszeugnisse | Wie wirkt das Profil des Bewerbers nach Durchsicht aller Arbeitszeugnisse? Wie hat sich die Beurteilung des Sozialverhaltens und der Arbeitsleistung im Laufe von Jahren verändert? Passen die Zwischenzeugnisse zum Abschlusszeugnis des Arbeitnehmers? Gab es in verschiedenen Unternehmen Auffälligkeiten in den Formulierungen, entsteht bei Durchsicht der Zeugnisse ein Gesamtbild über den Bewerber. Passt der Kandidat zu den Werten und zum bestehenden Team? |
Die Formulierungen, Aussagen und die Beurteilung im Arbeitszeugnis sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutend. Bei einer eingehenden Betrachtung der Zeugnisse und weiterer offizieller Dokumente sollte ein authentisches Gesamtbild über den Kandidaten entstehen. Gemeinsam mit den Eindrücken aus dem Interview ist es Personalern möglich, einen Bewerber in Bezug auf seine Leistung und sein Sozialverhalten zu hinterfragen. Eine zukunftsorientierte Betrachtung der Gesamtleistung eines Bewerbers unterstützt in diesem Fall die Entscheider im Betrieb. Sie können faktenorientiert nachzuvollziehen, ob ein Kandidat zum Unternehmen und seinen Werten passt.
Unternehmen, die jeden Kandidaten vor einer Einstellung strukturiert und kompetent überprüfen, finden aus zahlreichen Bewerbern die besten Kandidaten. Durch ein professionelles Recruiting steigt die Wahrscheinlichkeit auf eine langfristige, erfolgreiche Zusammenarbeit.
Worin unterscheiden sich Zeugnisse von Führungskräften und Managern?
Die Zeugnisse von Führungskräften, Managern oder Geschäftsführern werden generell in ähnlicher Weise aufgebaut, wie jedes andere Arbeitszeugnis. Entscheidend bei der Konzipierung eines Arbeitszeugnisses für eine Führungskraft ist der spezifische Aussagewert des Dokumentes.
Das Zeugnis sollte eindeutig darstellen, wie ein Mitarbeiter in Leitungsfunktion in den folgenden Bereichen als Impulsgeber und Motivator tätig war:
- Das persönliche Führungsverhalten (Führungsstil) und dessen Verhältnis zu Mitarbeitern und höherrangigen Führungskräften.
- Bewertung der Qualifikation und des Sachverstandes als Unternehmer und Stratege.
Neben diesen beiden Punkten sollte es zum Standard eines Zeugnisses für eine Führungskraft gehören, den Wechselgrund nachvollziehbar darzustellen.
Dies ist insofern wichtig, da es für mögliche neue Arbeitgeber einen Unterschied macht:
- ob ein Manager das Unternehmen aus persönlichen Gründen ausgeschieden ist oder
- ob er unternehmensseitig gekündigt wurde.
Bei einer Arbeitgeberkündigung könnten Personaler implizieren, dass triftige Gründe im Sozialverhalten oder in der Qualität der Ergebnisse vorlagen, die einer Weiterbeschäftigung im Wege standen.
Zusammenfassend ist es bedeutend
- das Führungsverhalten,
- die persönlichen verkäuferischen und strategischen Kompetenzen sowie
- den wahrheitsgemäßen Austrittsgrund
mit eindeutigen, wohlwollenden Formulierungen im Arbeitszeugnis darzustellen.
Welche formalen Anforderungen muss ein Zeugnis erfüllen?
Da es sich bei einem Arbeitszeugnis um ein offizielles Firmendokument handelt, muss das Arbeitszeugnis ein bestimmte Form aufweisen. Die folgenden sieben formalen Anforderungen gilt es zu berücksichtigen:
- Firmenbriefbogen: Originalbriefbogen mit hochwertigem Papier (denken Sie auch an den richtigen Briefkopf für das Arbeitszeugnis)
- Ausstellungsdatum: Das Ausstellungsdatum sollte mit dem letzten Tagen des Arbeitsverhältnisses identisch sein.
- Rechtschreibung und Zeichensetzung: Ein Arbeitszeugnis sollte in Bezug auf die Rechtschreibung und Zeichensetzung fehlerfrei sein. Alles andere wirkt unprofessionell.
- Eintrittsdatum und Austrittsdatum: Sowohl das Eintritts- wie das Austrittsdatum müssen zwingend im Arbeitszeugnis festgehalten werden.
- Personenbezogene Daten: Alle persönlichen Angaben zum Mitarbeiter müssen korrekt sein,
- Unterschrift: Eine Unterschrift ist unverzichtbar. Jedes Arbeitszeugnis muss persönlich von Unternehmensverantwortlichen unterschrieben werden. Zusätzlich wird die maschinenschriftliche Angabe der Unterzeichner unter der Überschrift eingefügt.
- Äußere Form: Das Arbeitszeugnis sollte nicht gefaltet werden. Knicke oder Risse dürfen ebenso wenig sichtbar sein, wie Tintenflecke der andere Verfärbungen.
Wann verjährt der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Für Arbeitszeugnisse beträgt die regelmäßige Verjährungszeit gemäß § 195 BGB drei Jahre. Das bedeutet für die Praxis, dass ein Arbeitnehmer nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen drei Jahre Zeit hat, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis einzufordern. Nach dieser Zeit kann der ehemalige Arbeitgeber die Anforderung mit Verweis auf die Verjährungsfrist ablehnen.
Bis wann muss das Arbeitszeugnis ausgestellt sein?
In den meisten Fällen erstellen Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Arbeitsverhältnis. Die Frist zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses liegt bei spätestens 14 Tage nach Beendigung des Geschäftsverhältnisses.
Dem Arbeitnehmer obliegt die Empfangsverpflichtung. Er muss das Arbeitszeugnis beim ehemaligen Arbeitgeber anfordern und abholen. Bis zur regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren muss der vorherige Arbeitgeber das Arbeitszeugnis verwahren und dem Mitarbeiter auf Anforderung aushändigen – gegebenenfalls sogar mit einem Begleitschreiben zum Arbeitszeugnis.
Ist ein Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein Arbeitszeugnis zu korrigieren?
Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Arbeitszeugnisse korrekt und vollständig auszustellen. Dies gilt sowohl für positive wie negative Aussagen im Arbeitszeugnis. Sobald der Arbeitgeber Kenntnis von Fehlern oder Unvollständigkeiten im Arbeitszeugnis hat, ist er verpflichtet, diese zu korrigieren.
Allerdings gibt es eindeutige Ausnahmen von dieser Regel. So ist zum Beispiel keine Korrektur des Arbeitszeugnisses notwendig, wenn der Arbeitnehmer den Fehler persönlich verursacht hat oder die Unvollständigkeit des Arbeitszeugnisses auf eine unzureichende Mitarbeiterinformation zurückzuführen ist. Eine Korrektur muss ebenso nicht erfolgen, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass die korrigierte Fassung des Arbeitszeugnisses den Arbeitnehmer in seiner beruflichen Entwicklung beeinträchtigen würde.
Arbeitszeugnisse müssen basierend auf der aktuellen Rechtsprechung mit der Durchschnittsnote befriedigend ausgestellt werden. Haben Sie als Arbeitgeber ein Zeugnis mit der Note „befriedigend“ erteilt und will Ihr Mitarbeiter nun „mehr“, können Sie sich beruhigt zurücklehnen. Denn eine überdurchschnittliche Leistung muss Ihr Mitarbeiter im Prozess darlegen und beweisen. Kann der Nachweis vom Mitarbeiter vor Gericht erbracht werden, muss das Zeugnis geändert werden (BAG, Urteil vom 14.10.2003, Az.: 9 AZR 12/03).
Wann dürfen Arbeitnehmer Zwischenzeugnis anfordern?
Führungskräfte werden regelmäßig mit dem Wunsch von Arbeitnehmern konfrontiert, ein qualifiziertes Zwischenzeugnis zu erhalten. Die Konzeption eines Zwischenzeugnisses unterscheidet sich nicht wesentlich vom Aufbau eines Arbeitszeugnisses.
Der wesentliche Unterschied zwischen Arbeitszeugnis und Zwischenzeugnis ist:
- Die Schlussformel, die den Wunsch nach einer weiterhin sehr guten Zusammenarbeit betont.
Es gibt keinen expliziten, gesetzliche geregelten Anspruch für Arbeitnehmer auf ein Zwischenzeugnis. Angestellte, in tarifvertraglich gebundenen Firmen, finden in vielen Fällen Anhaltspunkte im Tarifvertrag, wann und in welcher Häufigkeit ein Zwischenzeugnis angefordert werden darf. Zwischenzeugnisse gelten ebenso wie ein Arbeitszeugnis als offizielle Urkunde. Sie müssen aus diesem Grund den Maßgaben der Gewerbeordnung entsprechen.
Moderne Unternehmen nutzen das Zwischenzeugnis als Möglichkeit, gezeigte Leistungen zu würdigen und die gemeinsame Zusammenarbeit zu stärken. Generell sollte ein nachvollziehbarer und plausibler Grund erkennbar sein, bevor die Personalabteilung im Betrieb ein Zwischenzeugnis erstellt.
Folgende Gründe implizieren die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses:
- Ein Vorgesetztenwechsel.
- Verhandelt ein Arbeitnehmer mit seinem Arbeitgeber über einen Aufhebungsvertrag, wird er gleichzeitig ein Zwischenzeugnis anfordern.
- Hat ein Arbeitnehmer seit vielen Jahren kein Zwischenzeugnis erhalten, kann die Ausstellung die Arbeitsleistung und das Sozialverhalten der vergangenen Tätigkeit bescheinigen.
Geschäftsübergang eines Unternehmens
Ein wesentlicher rechtlicher Grund zur Ausstellung eines Zwischenzeugnisses stellt der Geschäftsübergang eines Unternehmens dar.
Grundlage hierfür ist § 613 BGB, in dem die Verpflichtung des neuen Arbeitgebers erklärt wird:
„Geht ein Betrieb oder Betriebsteil durch Rechtsgeschäft auf einen anderen Inhaber über, so tritt dieser in die Rechte und Pflichten aus den im Zeitpunkt des Übergangs bestehenden Arbeitsverhältnissen ein.“
Um die bisherige Zufriedenheit darzustellen und die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers zu würdigen, erhalten Arbeitnehmer bei einem Betriebsübergang in der Regel ein Zwischenzeugnis. Dieses könnte nach erfolgtem Verkauf der Firma nicht mehr sach- und fachgerecht erstellt werden. Das Zwischenzeugnis wird auf dem Firmenbriefpapier des Betriebes verfasst, der veräußert wird. Auf diese Weise wird ein offizieller Endpunkt in der Beschäftigung des Mitarbeiters gezogen, der im Anschluss zum Rechtsnachfolger wechselt.
Wenn Zwischenzeugnisse zu oft beantragt werden
Beantragt ein Mitarbeiter Zwischenzeugnisse inflationär und in jedem Jahr turnusmäßig, sollte seinem Wunsch nicht stattgegeben werden. Die Konzeption von Zeugnissen bindet Zeit und Kosten. Führungskräfte sollten bei wiederholten Anfragen in einem persönlichen Gespräch eruieren, wo das Motiv für die fortgesetzte Bitte um Beurteilung liegt. Erwartet der Arbeitnehmer eine Leistungsbeurteilung, kann hierzu auf das jährliche Personalentwicklungsgespräch verwiesen werden. In diesen kann der Mitarbeiter kompetent in Bezug auf seine Ziele, seine Tätigkeit und seine Leistung beurteilt werden.
Liegt ein berechtigter Grund vor, haben Betriebe, Personaler und Führungskräfte die Verpflichtung, ein wohlwollendes, qualifiziertes Zwischenzeugnis anzufertigen. Eine Ausnahme tritt ein, wenn der Arbeitnehmer erst seit Kurzem im Betrieb beschäftigt ist. Kann keine abschließende Beurteilung über sein Sozialverhalten oder seine Tätigkeit abgegeben werden, wird mangels Fakten ein einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt.
Fazit zur Erstellung von Arbeitszeugnissen
Ein professionell erstelltes Arbeitszeugnis ist sowohl für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber bedeutend. Arbeitnehmer nutzen ein Zeugnis im Bewerbungsprozess, um ihre Leistung und das Arbeitsverhältnis nachzuweisen. Arbeitgeber fokussieren sich vor allem auf Detailinformationen, wie das Sozialverhalten oder auf die zusammenfassende Beurteilung. Arbeitszeugnisse können sowohl in einer einfachen und ebenfalls in einer qualifizierten Form konzipiert werden.
Ein einfaches Zeugnis listet die Informationen und die Aufgabenbereiche eines Arbeitnehmers auf, ohne eine Bewertung abzugeben. In einem qualifizierten Arbeitszeugnis wird im Gegensatz dazu eine Leistung evaluiert. Es wird festgehalten, wie der Arbeitnehmer in Bezug auf sein Verhalten, seinen Umgang mit Kollegen oder seine allgemeine Leistung eingeschätzt wird.
Jeder Mitarbeiter in Deutschland, der sich in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis befindet, hat ein gesetzliches Anrecht auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Gleiches gilt für Auszubildende am Ende ihrer Berufsausbildung. Die gesetzliche Grundlage für die Ausstellung von Arbeitszeugnissen finden Arbeitnehmer und Personalverantwortliche in der Gewerbeordnung.
In ihr hat der Gesetzgeber eindeutig festgehalten, dass ein Arbeitszeugnis wahrheitsgetreu, wohlwollend und authentisch verfasst werden muss. Formulierungen, die einen ehemaligen Angestellten diskreditieren oder missverstanden werden können, dürfen nicht verwandt werden.
Hierbei kann es sich zum Beispiel um Auffälligkeiten im persönlichen Verhalten oder um die Einstellung zur beruflichen Tätigkeit handeln. Die erstellten Verbalisierungen sehen auf den ersten Blick positiv aus, haben jedoch abweichende Bedeutungen. Werden Geheimcodes bei der Anfertigung eines Arbeitszeugnisses benutzt, sollten diese zu jeder Zeit den gesetzlichen Vorgaben standhalten.
Arbeitnehmer können beim Arbeitgeber während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ebenfalls ein Zeugnis anfordern. Ein Zwischenzeugnis wird vor allem dann ausgestellt, wenn ein aus Sicht des Unternehmens oder des Arbeitnehmers bedeutender Grund vorliegt. Neben einem Vorgesetztenwechsel kann ein Betriebsübergang ein wichtiger Anlass sein, ein Zwischenzeugnis zu erarbeiten.
Einem Arbeitszeugnis kommt im betrieblichen Umfeld eine hohe Relevanz zu. Arbeitgeber handeln zielführend, die Erstellung von Arbeitszeugnissen zu priorisieren. Neben Standardformulierungen in Zeugnissprache und Geheimcodes wirkt es authentisch und wertschätzend, die Leistung des Arbeitnehmers durch individuelle Formulierungen zu würdigen.
Ein solches Zeugnis schätzen Unternehmen im Besonderen, wenn sie neue Mitarbeiter für eine vakante Position suchen. Wohlwollen, eine faktenorientierte Beurteilung und die sach- und fachgerechte Konzeption machen ein Arbeitszeugnis professionell. Dies lässt sowohl das ausstellende Unternehmen wie den bewerteten Arbeitnehmer in einem positiven Licht erscheinen.