Vorlage für Ihre nächste Telefonnotiz

Was ist eine Telefonnotiz?

Eine Telefonnotiz brauchen Sie häufig in der Geschäftskommunikation, damit Sie wichtige Inhalte aus dem Telefongespräch festhalten können. Im Grunde genommen fertigen Sie während des Gesprächs Notizen an, welche typischerweise Angaben wie das Datum, den Namen des Gesprächspartners und den Inhalt des Gesprächs beinhalten. Mithilfe der Telefonnotiz können Sie Informationen schnell zusammentragen und für einen späteren Zeitpunkt referenzieren, weswegen Sie so wichtig ist.

Was muss alles in eine Telefonnotiz rein?

Viele Punkte sind in einer Telefonnotiz unerlässlich. Welche das sind, zeigen wir Ihnen hier:

• Datum und Uhrzeit: In einer Telefonnotiz sollte immer das genaue Datum und die Uhrzeit des Anrufs vermerkt werden. Dies ermöglicht eine zeitliche Einordnung und Nachverfolgung der Gespräche.
• Name und Firma des Anrufers: Der Name und die Firma des Anrufers sollten in der Notiz aufgeführt werden, um die Identifizierung zu erleichtern und die Kontaktaufnahme in Zukunft zu ermöglichen.
• Kontaktierungsmöglichkeiten: Für auftretende Rückfragen und zukünftige Termine ist es essenziell, Kontaktierungsmöglichkeiten des Gesprächspartners zu notieren. Neben der Telefonnummer kann das auch die E-Mail-Adresse der Person sein.
• Anlass: Wenn Sie Ihre Telefonnotiz einem Kollegen weiterleiten, sollten Sie den Anlass des Anrufs nennen. So weiß Ihr Kollege sofort, worüber das Telefonat handelt.
• Gesprächsnotizen: Im Hauptteil Ihrer Telefonnotiz machen Sie sich stichpunktartig Notizen zum Inhalt des Gesprächs. Achten Sie dabei aber darauf, dass Sie sich nur die wichtigsten Informationen notieren und nicht zu sehr ins Detail verfallen.
• Nächste Schritte: Es ist hilfreich, in der Telefonnotiz festzuhalten, welche Schritte als nächstes unternommen werden müssen und wer dafür verantwortlich ist. Dies stellt sicher, dass die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden.

Vorlage für Ihre nächste Telefonnotiz

Sie suchen nach einer simplen Vorlage für eine Telefonnotiz, die alle nötigen Elemente enthält? Dann laden Sie hier mit einem Klick unsere Vorlage herunter:

3 Tipps für das Telefonat und die Dokumentation

Eine Telefonnotiz zu erstellen, kann einige Schwierigkeiten mit sich bringen. Damit Ihr nächstes Telefonat reibungslos verläuft, stellen wir Ihnen hier 3 Tipps vor, an die Sie sich halten sollten:

Tipp 1: Gehen Sie vorbereitet in das Telefonat

Es ist von entscheidender Bedeutung, gut vorbereitet in ein Telefonat zu gehen. Sammeln Sie daher vorher relevante Informationen und Unterlagen, die Ihnen je nach Anlass des Telefonats weiterhelfen werden. Haben Sie zudem Ihre Telefonnotiz bereit liegen, damit Sie dem Anrufer ungestört zuhören können, ohne nebenbei noch die Vorlage heraussuchen zu müssen.

Tipp 2: Notieren Sie sich nur die wichtigsten Inhalte

Nicht jeder Mensch ist geübt im Multitasking. Während eines Gesprächs Notizen anzufertigen, kann anstrengend sein. Darüber hinaus fällt es Ihrem Gegenüber auf, wenn Sie ihm nicht richtig zuhören, weil Sie sich zu sehr darauf konzentrieren, jedes winzige Detail aufzuschreiben. Fokussieren Sie sich daher drauf nur die wichtigsten Details aus dem Telefonat auf Ihre Gesprächsnotiz zu übertragen.

Tipp 3: Fragen Sie bei Unklarheiten stets nach

Es kann beim Namen, der Telefonnummer oder der E-Mail-Adresse des Anrufers passieren. Sie haben etwas nicht genau verstanden und wissen jetzt nicht, was Sie hinschreiben sollen. Dies führt früher oder später nur zu unangenehmen und vermeidbaren Missverständnissen. Fragen Sie deswegen bei aufkommenden Unklarheiten stets sofort nach, damit Sie dies vermeiden.