DIN 5008 Regeln: Alle Gestaltungsregeln auf einen Blick

Was ist die DIN 5008?

Die DIN 5008 ist eine deutsche Norm für das formale Layout von Geschäftsdokumenten. Sie wurde vom Deutschen Institut für Normung (DIN) herausgegeben, einer führenden Organisation für die Festlegung von Normen in vielen Branchen, darunter auch im Bau- und Ingenieurwesen. Entstanden sind die professionellen Schreib- und Gestaltungsregeln aus langjährigen Erfahrungswerten im Office und wissenschaftlichen Erkenntnissen der Rationalisierung.

Die Normung legt Regeln für die Formatierung, Typografie und Struktur von Dokumenten fest. Die typische geschäftliche Kommunikation besteht aus Briefen, offiziellen Formularen, Faxnachrichten, E-Mails, Verträgen und Berichten sowie Präsentationen. 

Welche Regeln gibt die DIN 5008 vor? 

Die DIN 5008 stellt ein umfassendes Kompendium mit Gestaltungsregeln zu Zeilenlänge, Schriftgröße, Absatzabstand, Großbuchstabenregeln und anderen Themen im Zusammenhang mit dem Textlayout dar. Unter anderem werden Regeln für die folgenden wichtigen Bereiche der Textverarbeitung in der DIN 5008 behandelt:

• Worttrennungen und Nutzung des Trennstrichs,
• Wortzusammensetzungen und – Aneinanderreihungen mit dem Bindestrich,
• Wortergänzungen und Wortauslassungen,
• Umgang mit Abkürzungen und Währungsbezeichnungen,
• Umgang mit Zwischenräumen in schriftlicher Korrespondenz,
• Umgang mit den folgenden Satzzeichen: Punkt, Komma, Semikolon, Fragezeichen, Ausrufezeichen, Klammern und Doppelpunkt,
• Nutzung von Gedankenstrichen und Anführungszeichen in Texten,
• Gebrauch des Auslassungszeichens (Apostroph)
• Verwendung von Schriftzeichen an Stelle von Wörtern,
• Gebrauch von Rechenzeichen wie Additions- und Subtraktionszeichen Bruchstrichen oder Zeichen für „kleiner und größer,“
• Gliederung von Zahlen und Nummern und Nutzung von Maßangaben und Formeln,
• Hervorhebungen von Text durch Einrücken und Zentrieren sowie durch Zeichenformatierung,
• Regeln für Zahlentabellen und Texte in Tabellenform,
• Regel-gerechte Einarbeitung von Diagrammen und Abbildungen in Texten,
• Regeln für die Gliederung und Kennzeichnung von Texten,
• Regeln für die Konzeption von langen Texten,
• Aufbau, Gestaltung und Nutzung von Briefvordrucken und Briefvorlagen,
• Regeln zum Schreiben von E-Mails und elektronischem Schriftverkehr
• Fachgerechter Aufbau von Präsentationen,
• Regeln zum Schreiben von Protokollen inklusive Protokollrahmen,
• Vorgaben zur Dateiablage, zur Ordnerstruktur und zur Dateibenennung. 

DIN 5008 ist eine Norm, die sich an einen breiten Anwenderkreis richtet und in vielen Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen beachtet wird. Die Normung wird fortlaufend weiterentwickelt und enthält seit wenigen Jahren ebenfalls Vorgaben und Empfehlungen für den elektronischen Schriftverkehr und für den Aufbau von Präsentationen. 

Wie wird das Anschriftfeld nach DIN 5008 gestaltet?

Das Anschriftfeld nach DIN 5008 sollte so gestaltet werden, dass die Adresse des Empfängers im Fenster des Briefumschlages (45 * 85 Millimeter) erscheint. Das Anschriftfeld beginnt mit einem Abstand von 44,7 mm zur oberen Blattkante. Bei Fensterbriefumschlägen beginnt es alternativ bei 62,7 mm. Im gesamten Anschriftfeld sind keine Leerzeichen erlaubt. Es sollte mindestens eine Schriftgröße von 8 Punkten verwendet werden. Eine serifenlose Schriftart wird empfohlen. Die Anschrift kann bis zu 6 Zeilen umfassen, wobei die Beschriftung von oben nach unten erfolgt: 

1 Meier&Sohn GmbH

2 Herrn Hartmut Müller

3 Gebäude 5/1

4 Abteilung HR Services

5 Bahnhofstraße 23

6 12345 Musterstadt 

In Sonderfällen kann die gedachte Linie zum oberen Blattrand überschritten werden. 

Wie wird die Betreffzeile gestaltet? 

Die Betreffzeile ist als Inhaltsangabe für jeden Brief essenziell. Sie wird nach DIN 5008 zwei Zeilen unterhalb des Anschriftfeldes platziert. Beträgt die tatsächliche Anschrift weniger als 6 Zeilen, rückt die Betreffzeile entsprechend den Zeilen nach unten. Nach DIN 5008 sind einleitende Wörter wie Betreff oder Abkürzungen wie „Betr.“ Nicht erlaubt. 

Eine Betreffzeile wird ohne Punkt dargestellt, werbliche Interpunktionen sind im Einzelfall erlaubt. Aus optischen Gründen kann die Betreffzeilen in Fettschrift oder einer anderen Farbe dargestellt werden. Die Anrede folgt zwei Zeilen nach dem Betreff. Der Betreff sollte von außen in einem Fensterumschlag nicht sichtbar sein. Beispiel:

1 Meier&Sohn GmbH

2 Herrn Hartmut Müller

3 Gebäude 5/1

4 Abteilung HR Services

5 Bahnhofstraße 23

6 12345 Musterstadt 

1

2

3 Ihr Angebot vom 23.05.2022

Wie werden Abkürzungen nach DIN 5008 geschrieben? 

Nach DIN 5008 werden die folgenden Wörter wie folgt korrekt abgekürzt:

Wie erfolgt die Abkürzung von akademischen Graden?

Akademische Grade werden abgekürzt unmittelbar vor dem Namen dargestellt, zum Beispiel schreiben Sie:

• Herrn Prof. Dr. Martin Müller

Bachelor- und Mastergrade stehen hinter dem Namen, zum Beispiel:

• Herrn Sebastian Klarhäuser B. Sc.

Wie werden Aufzählungen nach DIN 5008 gestaltet? 

Aufzählungen machen einen Text lebendiger und erhöhen die Lesbarkeit eines Geschäftsbriefes. Grundsätzlich gilt in der DIN 5008, dass Aufzählungen mit einer Leerzeile vom übrigen Text abgetrennt werden. Eine Aufzählung in einem Brief könnte beispielsweise wie folgt aussehen: 

Allen unseren Kunden bieten wir die folgenden Serviceleistungen an:

(Leerzeile)

1. Webdesign,
2. Programmieren von Apps,
3. Texterstellung,
4. Fachliche Beratung zu digitalen Medien.

(Leerzeile)

Melden Sie sich jederzeit gern bei uns. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme

Wie werden Telefonnummern nach der DIN 5008 geschrieben?

In Geschäftsbriefen, Zeitschriften, auf Internetseiten oder in den Signaturen von E-Mails findet man häufig die unterschiedlichsten Schreibweisen von Telefonnummern. 

Die DIN 5008 empfiehlt, Telefonnummern grundsätzlich mit einem Leerschritt von der restlichen Telefonnummer zu trennen. Durchwahlen werden zusätzlich mit einem Bindestrich gekennzeichnet. Die international bekannten kostenlosen oder kostenpflichtigen Sondernummern werden ebenfalls mit einem Leerzeichen von der übrigen Telefonnummer getrennt. Bei ausländischen Telefonnummern wird statt einer „Doppel-Null“ das Pluszeichen mit der Landesvorwahl vor die Telefonnummer gesetzt. Aus werblichen Gründen ist es in der DIN 5008 erlaubt, Telefonnummern zu gliedern. 

Beispiele: 

0521 203787

0521 2037-350

0800 5 44444444

+49 521 203787

0800 5 444 444

Wie werden Uhrzeiten nach der DIN 5008 geschrieben?

Nach DIN 5008 werden Uhrzeiten nach folgendem Schema angegeben: (HH:MM:SS Uhr). Bei vollen Uhrzeiten kann die Minutenangabe eingespart werden. Die Zeitdauer in Stunden und Minuten wird mit einem Doppelpunkt getrennt. Müssen Zehntel-Sekunden dargestellt werden, geschieht dies durch ein Komma. 

Beispiele: 

17:00 Uhr oder 17 Uhr

17:30 Uhr

17:30:33 Uhr

1:31,78 Minuten

2:45 Stunden

Wie wird das Datum nach DIN 5008 formuliert?

Nach DIN 5008 werden Daten nach dem folgenden Schema der internationalen Schreibweise dargestellt: (Jahr-Monat-Tag). Neben der internationalen Schreibweise darf ein Datum in einem deutschen Geschäftsbrief alternativ wie gewohnt in der Reihenfolge Tag, Monat, Jahr geschrieben werden. Monatsnamen dürfen außerhalb des Fließtextes 4-stellig abgekürzt werden (statt August, Aug.), während Jahreszahlen grundsätzlich vierstellig abgedruckt werden sollten. 

Beispiele: 

2023-02-25

25.02.2023

25. Februar 2023

25. Feb. 2023

Wie wird die Anrede nach DIN 5008 gestaltet?

Die Anrede folgt grundsätzlich zwei Zeilen nach dem Betreff und beginnt an der sogenannten Fluchtlinie, die 24,1 mm von der linken Blattkante entfernt beginnt. Die typische Anrede in einem Geschäftsbrief lautet: 

• Sehr geehrter Herr,
• Sehr geehrte Frau, 
• Sehr geehrte Damen und Herren. 

In der DIN-Norm 5008 sind keine Regeln oder Vorgaben enthalten, wie man eine Anrede richtig formuliert. Bei Briefen an hochgestellte Persönlichkeiten oder Geschäftsbriefe an Empfänger mit einem Titel sollte im Vorfeld proaktiv abgeklärt werden, wie die Anrede korrekt lautet. Der Ratgeber für Anschriften und Anreden, der auf der Internetseite des Bundesministeriums des Innern und für Heimat kostenlos geladen werden kann, gibt eindeutige Hinweise, wie Minister, Adelige und andere Persönlichkeiten angesprochen werden sollten. 

Welche Seitenränder sind nach der DIN 5008 einzuhalten?

Bei geschäftlicher Korrespondenz empfiehlt die DIN Norm 5008 die folgenden Parameter für ein DIN A4 Dokument: 

• Abstand vom linken Rand: 2,41 cm
• Abstand vom rechten Rand: 0,81 cm
• Abstand vom oberen Rand: 1,69 cm
• Abstand vom unteren Rand: 1,69 cm

Welche Schriftarten und Schriftgröße empfiehlt die DIN 5008?

Als Schriftarten werden in der DIN 5008 Norm die bekannten Schriftarten Arial und Times New Roman empfohlen, die auf allen gängigen Endgeräten vorinstalliert sind. Für Arial wird die Schriftgröße 11 empfohlen, für Times New Roman die Schriftgröße 12. Eine Mindest-Schriftgröße von 10 Punkten und eine Höchstgröße von 12 Punkten gilt als professionell. 

Welche Leerzeilen/Abstände sind einzuhalten?

Durch die Gliederung eines Geschäftsbriefes mit Leerzeilen, gewinnt das Dokument an Übersichtlichkeit. Folgende leeren Zeilen werden vorgeschrieben: 

• Betreffzeile: Zwei Leerzeilen unterhalb des Infoblocks,
• Anrede: Zwei Leerzeilen unterhalb der Betreffzeile,
• Text: Eine Leerzeile unterhalb der Anrede,
• Grußformel: Trennung zwischen Grußformel und Brieftext durch eine Leerzeile,
• Unternehmensname: Eine Leerzeile unterhalb der Grußformel,
• Anlagenvermerk: Ein bis drei Leerzeilen, abhängig davon, ob der Unterzeichnende genannt wird,
• PS: Mit einer Leerzeile Abstand vor den Geschäftsangaben.

Wie erfolgt die Gestaltung der Unterschrift nach der DIN 5008?

Ein Geschäftsbrief wird mit einer Grußformel abgeschlossen. Unterhalb der Grußformel folgt mit einer Leerzeile Abstand der Name des Unternehmens. Für eine handschriftliche Unterschrift sind drei Leerzeilen vorgesehen. Eine genaue Begrenzung nennt die DIN 5008 nicht. Zusätzlich zur handschriftlichen Unterschrift erfolgt mit einer Leerzeile Abstand die maschinenschriftliche Wiederholung des Unterzeichners. 

Beispiel: 

1. Mit freundlichen Grüßen

2. 

3. Fischer Kartonagen GmbH

4. (handschriftliche Unterschrift)

5. (handschriftliche Unterschrift)

6. (handschriftliche Unterschrift)

7. Mareike Müller

Checkliste: Weitere Empfehlungen der DIN 5008 auf einen Blick

• IBAN: Die IBAN wird von links nach rechts nach jedem vierten Zeichen durch ein Leerzeichen getrennt: IBAN DE89 2545 2657 4787 1232 00
• BIC-Code: Der BIC-Code als internationaler Bank-Code wird nicht gegliedert: BIC: NTSBDEB1XXX
• Hervorhebungen bei Satzzeichen: Die DIN 5008 bietet die komplette Bandbreite von Hervorhebungen wie Fettdruck, Zentrieren, Einrücken u. v. m. Bei der Hervorhebung müssen alle Satzzeichen innerhalb der Hervorhebung mit einbezogen werden. Satzzeichen am Ende der Hervorhebung werden dann mit eingebunden, wenn sie thematisch zum hervorgehobenen Text gehören. 
• PS in Geschäftsbriefen: Das „PS“ wird mit einer Zeile Abstand und einem Doppelpunkt an das Ende des Briefes integriert.
• Verteiler: Ein Verteiler wird am Ende des Briefes mit einer Zeile Abstand zur maschinenschriftlich wiederholten Unterschrift platziert. Der Vermerk Verteiler wird in Fettschrift dargestellt. Darunter folgen die Namen, an die der Geschäftsbrief verteilt werden soll. 
• Anlage: Der Begriff “Anlage” ist in Geschäftsbriefen nicht erforderlich, kann jedoch zielführen sein. Wird das Wort “Anlagen” verwendet, erfolgt dies unterhalb der Unterschrift – am besten mit zwei Zeilen Abstand – und muss fettgedruckt werden. Handelt es sich um eine einzelne Anlage wird “Anlage” geschrieben, bei zwei oder mehreren Anlagen ist “Anlagen” zu schreiben.
• Unterschrift: Dokumente sollten nicht nur handschriftlich unterschrieben werden. Unter der jeweiligen Unterschrift sollte der vollständige Name des Absenders noch einmal gedruckt werden. 

Sind die Regeln der DIN 5008 für Betriebe verpflichtend? 

Die Gestaltungsregeln der DIN 5008 sind für Betriebe und Behörden nicht verpflichtend. Aufgrund ihrer umfangreichen Verbreitung und der Tatsache, dass die Gestaltung von Geschäftskorrespondenz nach DIN 5008 professionell wirkt, entscheiden sich immer mehr Unternehmen, Behörden und Privatpersonen, die einheitlichen Gestaltungsregeln anzuwenden. 

Was sind die Vorteile der DIN 5008?

Die Nutzung der DIN 5008 bietet Unternehmen entscheidende Vorteile, die sich nicht nur auf die Effektivität der Korrespondenz auswirken. Von folgenden Vorteilen profitieren Unternehmen, welche die Regeln der DIN 5008 berücksichtigen:

• Schriftstücke werden zweckmäßig und übersichtlich gestaltet,
• die Regeln der DIN 5008 erlauben die Erstellung von Vorlagen, die eine schnellere Konzeption der Dokumente ermöglichen, da weniger Formatierungsänderungen erforderlich sind,
• Partner und Kunden können die in der Korrespondenz enthaltenen Informationen durch den einheitlichen Aufbau schneller erfassen, abstrahieren und verstehen, wodurch sich auch Behaltenszeit verlängern und die Reaktionszeit verkürzen kann,
• die schriftliche Korrespondenz erweckt bei Partnern und Kunden einen professionellen Eindruck.