Moderne Korrespondenz in Geschäftsbriefen: Formulierungen, Beispiele und Tipps

Wie sehen moderne Geschäftsbriefe und E-Mails aus?

Moderne Geschäftsbriefe und E-Mails zeichnen sich durch klare, prägnante und professionelle Kommunikation aus. In der heutigen Geschäftswelt wird auf eine ausgewogene Mischung aus Formelhaftigkeit und einem zeitgemäßen, freundlichen Ton Wert gelegt. Der Fokus liegt dabei auf effizienter, klarer und professioneller Kommunikation, die die raschen Anforderungen und Dynamiken des modernen Arbeitsumfelds widerspiegelt.

In der zeitgemäßen Geschäftskorrespondenz ist es entscheidend, sich präzise auszudrücken, während gleichzeitig ein respektvoller und angemessener Ton beibehalten wird. Die Verwendung von formellen Gruß- und Schlussformeln sowie die Beachtung von Etikette und Höflichkeitsregeln sind dabei ebenso relevant wie die Berücksichtigung der Zielgruppe und des Kommunikationskanals.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Merkmale moderner Korrespondenz:

5 Tipps für eine moderne Korrespondenz in E-Mail und Geschäftsbriefen

In E-Mails und Geschäftsbriefen werden häufig typische Fehler in den Formulierungen gemacht. Diese vermitteln den Eindruck, dass Ihr Unternehmen nicht modern und innovativ ist. Damit Sie dies ändern, sollten Sie die folgenden 5 Tipps befolgen:

Tipp 1: Vermeiden Sie Floskeln und Standardsätze

Folgende Floskeln und Standardsätze auf der linken Spalte sind x-beliebig und werden trotzdem noch von vielen Unternehmen verwendet. So stechen Sie nicht aus der Masse heraus. Versuchen Sie es daher lieber mit modernen Formulierungen auf der rechten Spalte.

Tipp 2: Schreiben Sie nicht umständlich

Da Sie das Interesse verfolgen, Ihrem Empfänger einen möglichst kurzen und prägnanten Text zu schreiben, sollten Sie nicht zu umständlich formulieren. Vermeiden Sie daher Einstiege wie „Bezugnehmend auf“ oder auch Sätze wie: „Es wäre großartig, wenn Sie eventuell daran denken könnten, die Dokumente bis spätestens nächste Woche zu übermitteln.“ Schreiben Sie stattdessen: „Übermitteln Sie die Dokumente bitte bis spätestens Ende nächster Woche.“

Tipp 3: Kurze Sätze schreiben

Schachtelsätze verkomplizieren Ihren Brief nur. Achten Sie daher darauf, dass Sie stets kurze Sätze verwenden und nicht zu viele Nebensätze einbauen.

Tipp 4: Schreiben Sie nicht negativ

In der Korrespondenz werden auch Briefe mit negativem Inhalt vorkommen. Das lässt sich nicht vermeiden. Vermeiden Sie es allerdings negativ einzusteigen. Wenn Sie einem Bewerber eine Absage erteilen, sollten Sie Ihre E-Mail nicht mit „Leider…“ beginnen. Bedanken Sie sich stattdessen für die Bewerbung und verpacken Sie den negativen Inhalt der Absage positiv, sodass sie dennoch authentisch und ehrlich bleibt.

Tipp 5: Lebhaft schreiben

Zu viele Nominalisierungen stören den Lesefluss. Benutzen Sie daher viele Verben, da dies nicht nur den Lesefluss verbessert, sondern obendrein Ihren Geschäftsbrief viel lebendiger wirken lässt.

Wie formulieren Sie eine moderne Betreffzeile?

Eine moderne Betreffzeile in einem Geschäftsbrief sollte prägnant, informativ und ansprechend sein. Ziel sind Betreffzeilen, die Aufmerksamkeit erregen, das Hauptthema klar kommunizieren und gleichzeitig den Leser dazu anregen, den Brief zu öffnen und sich mit dem Inhalt auseinanderzusetzen.

Wie sieht eine moderne Anrede aus?

Eine moderne Anrede in geschäftlichen Kontexten sollte ansprechend, respektvoll und gleichzeitig zeitgemäß sein. Der Klassiker ist natürlich: „Sehr geehrte Damen und Herren“

Besser ist es jedoch, die Kunden oder Geschäftspartner persönlich anzusprechen – also wenigstens mit: „Sehr geehrter Herr Müller“ oder „Sehr geehrte Frau Meier“.

Wenn der Empfänger ein langjähriger Stammkunde ist, darf es auch ein „Lieber Herr Müller“ oder „Liebe Frau Meier“ sein.

Die Anrede als „Eheleute Müller“ oder „Familie Müller“ ist veraltet und nicht empfehlenswert, sondern die getrennte Ansprache: „Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Müller“.

Wie sehen moderne Einstiegssätze für Geschäftsbriefe aus?

Der gute Einstieg in E-Mails und Geschäftsbriefen ist wichtig, nur leider nicht so einfach. Deshalb flüchtet man sich oft in „gut klingende“ Floskeln. Diese sind aber inhaltsleer und schaffen unnötige Distanz zum Empfänger.

Deshalb sollten Sie die vorhin thematisierten Tipps verinnerlichen und richtig anwenden, so wie in den folgenden Beispielen:

Anfrage eines Kunden

• Hier sind die versprochenen Unterlagen für Sie.
• Danke für Ihre Anfrage. Gerne schicke ich Ihnen die gewünschten Prospekte.
• Nach unserem Telefonat habe ich die Unterlagen sofort für Sie zusammengestellt.
• Sie baten um schnelle Antwort – gern:  …
• Versprochen ist versprochen. Sie erhalten heute …

Angebot

• Danke für das nette und informative Gespräch gestern. Ich habe die Leistungen gleich kalkuliert und für Sie zum Angebot zusammengestellt:
• Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne bieten wir an:

Reklamation eines Kunden

• Es tut mir sehr Leid, dass Ihre (Leistung) nicht einwandfrei (berechtigt) funktioniert.
• Ich habe mir gestern die (Leistung) noch einmal genau angesehen. Sie haben Recht: (Fehler beschreiben und Behebung anbieten)

Terminprobleme

• Leider können wir nicht wie vorgesehen am (Datum) die (Leistung) montieren. Denn: (Begründung angeben, dann Ersatztermin nennen)
• Heute morgen habe ich es erfahren: Die Fertigung Ihrer (Leistung) wird länger dauern als geplant, weil (Begründung)

Beispiele für veraltete und moderne Einleitungen in Geschäftsbriefen

Die nachfolgende Tabelle zeigt noch einmal schlechte Einstiegssätze und welche Einleitungen Sie stattdessen formulieren sollten:

Wie verfassen Sie moderne Schlussformulierungen für Geschäftsbriefe?

Ebenso wie der erste wirkt auch der letzte Satz eines Schreibens beim Empfänger besonders nach. Versuchen Sie deshalb, einen positiven und verbindlichen Ausstieg für Ihre Geschäftsbriefe zu finden.

Vermeiden Sie auf jeden Fall abgedroschene und unsinnige Floskeln wie: „Für Rückfragen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung“.

Verwenden Sie lieber moderne Schlusssätze wie diese für Ihre Geschäftsbriefe:

• Falls Sie Fragen haben: Sie erreichen mich täglich von 8 bis 10 Uhr im Büro unter Tel.: …, danach mobil unter …
• Haben Sie noch Fragen? Gerne beantworte ich sie telefonisch unter … oder schaue zu einem persönlichen Gespräch bei Ihnen vorbei.
• Wir würden uns freuen, wenn Sie uns den Auftrag erteilen und sichern Ihnen eine fach- und termingerechte Ausführung zu.
• Ich verstehe Ihren Ärger – wir werden unser Bestes tun, um Sie zufrieden zu stellen.
• Nochmals danke für Ihr Verständnis. Als kleine Entschädigung für den ausgestandenen Ärger übersende ich Ihnen ein (kleine Aufmerksamkeit).
• Wir freuen uns, dass Sie auf unsere langjährige Erfahrung im Bereich xy vertrauen.

Ersetzen Sie auch folgende veraltete Schlussformulierungen:

Wie verfassen Sie eine moderne Grußformel?

„Mit freundlichen Grüßen“ sind Sie natürlich immer auf der sicheren Seite. Haben Sie ein längeres, gutes Verhältnis zu Ihrem Geschäftspartner, sollte sich das allerdings auch in einer persönlicheren Grußformel niederschlagen:

• Herzliche Grüße
• Mit freundlichen Grüßen nach (Büro-/Wohnort des Empfängers)
• Mit den besten Grüßen aus (Ihr Wohn-/Betriebsort)
• Mit freundlichen Grüßen und Vorfreude auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit
• Herzliche Grüße und auf gemeinsame Erfolge in unserer Partnerschaft
• Beste Grüße und optimistisch in die gemeinsame Zukunft blickend