Geschäftliche Einladung: Tipps, Checkliste & Vorlage
5 Tipps für Ihr nächstes Einladungsschreiben
Tipp 1: Versenden Sie die Einladung frühzeitig
Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Geschäftspartners. Wenn dieser erst eine Woche vor Ihrer Veranstaltung die Einladung erhält, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er bereits verplant ist. Empfehlenswert ist es daher, die Einladung mindestens 2 Monate im Voraus zu verschicken. Das ermöglicht Ihren Gästen, entsprechend zu planen, sodass Sie eher mit einem “Ja” rechnen können.
Tipp 2: Verschicken Sie eine Erinnerung
Um sicherzustellen, dass Ihre geschäftliche Einladung bei Ihren Gästen nicht in Vergessenheit gerät, sollten Sie vor der Veranstaltung eine Erinnerung verschicken. Somit beseitigen Sie eventuelle Planungsunsicherheiten. Es wäre nämlich sehr unvorteilhaft, wenn zu Ihrem Firmenjubiläum ein beträchtlicher Anteil der zugesagten Gäste fehlt, weil sie es schlicht und ergreifend vergessen haben. Ein geeigneter Zeitpunkt für eine Erinnerung ist 1-2 Wochen vor Beginn der Veranstaltung.
Tipp 3: Haben Sie einen konkreten Plan für Ihr Event
Bevor Sie Ihre Einladungen an die Gäste verschicken, sollten Sie bereits einen detaillierten Eventplan erstellt haben. Denn eine Einladung ohne Datum, Ort und Uhrzeit wirkt nicht nur unseriös, sondern hilft dem Geschäftspartner bei der Planung keineswegs weiter. Kümmern Sie sich daher frühzeitig um die Rahmenbedingungen Ihrer Veranstaltung, damit Sie es allen Beteiligten leichter machen.
Tipp 4: Verwenden Sie eine persönliche Anrede
Ein geschäftliches Einladungsschreiben gewinnt besonders dann an Wirkung, wenn sie eine persönliche Note enthält. Eine allgemeine Anrede wie “Sehr geehrte Damen und Herren” zu verwenden, mag wahrscheinlich schneller gehen – dennoch empfiehlt sich die persönliche Anrede. Dies zeigt Ihre Wertschätzung Ihren Geschäftspartnern gegenüber und schafft eine stärkere Bindung. Dadurch erhöhen Sie auch die Chancen einer Zustimmung, da der Gast somit nicht mehr nur einer von vielen Gästen ist.
Tipp 5: Versorgen Sie den Geschäftspartner mit allen Informationen
Neben den ohnehin relevanten Informationen wie dem Anlass, dem Datum sowie Ort und Uhrzeit, sollten Sie weitere Rahmenbedingungen für Ihren Gast festlegen, damit Sie ihm die Antwort vereinfachen. Dazu gehört beispielsweise die Information, ob Begleitpersonen erwünscht sind. Darüber hinaus braucht Ihre Einladung im Regelfall Informationen rund um die Anfahrt, eine Deadline, bis wann sich die eingeladene Person zurückmelden sollte sowie Ihre Kontaktdaten, damit sich der Gast bei Fragen jederzeit melden kann.
Checkliste: Was gehört alles in die Einladung rein?
Ihr Einladungsschreiben enthält eine Vielzahl an Informationen, mit denen Sie Ihre Geschäftspartner versorgen müssen. Da kann man schnell den Überblick verlieren. Daher bietet diese Tabelle eine Übersicht mit allen relevanten Informationen an, die Sie in Ihrer geschäftlichen Einladung unterbringen sollten:
| Datum | Das Datum ist der Dreh- und Angelpunkt Ihrer Einladung und darf keineswegs vergessen werden. Damit es auch im Schreiben eine wichtige Rolle einnimmt, sollte es sehr früh erwähnt werden. Dafür bietet sich der Betreff und/oder die Einleitung Ihrer Einladung an. |
| Anlass | Der Einladungsgrund sollte klar und prägnant erwähnt werden. Dies kann entweder im Betreff oder in der Einleitung des Textes erfolgen. |
| Ort | Der Ort der Veranstaltung – z. B. das Unternehmen oder eine andere Location – beinhaltet neben der Adresse auch Angaben zur Anfahrt für die Gäste. |
| Agenda/Programm | Wenn Sie für Ihre Veranstaltung ein festes Programm haben, sollten Sie es Ihren Geschäftspartnern zwecks Planung mitteilen. |
| Mitnahme von Begleitpersonen | Der Gast sollte darüber informiert werden, ob und wenn ja wie viele Begleitpersonen gestattet sind. Bitten Sie ihn ebenfalls darum, Ihnen mitzuteilen, ob er Personen mitbringt. |
| Rückmeldung/Anmeldeschluss | Damit Sie Ihre Veranstaltung entsprechend planen können, sollten Sie eine Deadline einbauen, damit Sie rechtzeitig vor Beginn mit einer genauen Anzahl an Gästen rechnen können. |
| Kontaktinformationen | Für weitere Fragen seitens der Geschäftspartner sollte eine Kontaktperson am Ende des Einladungstextes angegeben werden. |
Mustervorlage für eine geschäftliche Einladung
Bei der Formulierung des Einladungstextes kann es manchmal zu Problemen kommen. Daher haben wir hier eine Mustervorlage für Sie, an der Sie sich für Ihre nächste Einladung orientieren können:
Betreff: Einladung zum [Jubiläumsjahr] Firmenjubiläum der [Firmenname] am [Datum]
Sehr geehrter Herr Maier,
wir freuen uns, Sie herzlich zum [Jubiläumsjahr] Firmenjubiläum unseres Unternehmens einzuladen. Dieses bedeutende Ereignis bietet uns die Gelegenheit, unsere langjährige Partnerschaft zu feiern und unsere Dankbarkeit für Ihre Unterstützung auszudrücken.
Unsere Jubiläumsfeier findet am [Datum] statt, beginnt um [Uhrzeit] und wird an folgendem Ort abgehalten: [Adresse des Austragungsortes]
Unsere Agenda für den Abend sieht wie folgt aus:
- Um [Uhrzeit] starten wir mit einer herzlichen Begrüßungsrede und einem Empfang.
- Im Anschluss daran präsentieren wir die faszinierende Geschichte unseres Unternehmens.
- Nach einer inspirierenden Präsentation erwartet Sie ein festliches Abendessen, das Raum für Networking und Gespräche bietet.
- Abgerundet wird der Abend mit Live-Unterhaltung und einem Ausblick auf die Zukunft unseres Unternehmens.
Gerne können Sie eine Begleitperson zu unserer Veranstaltung mitbringen, damit wir diesen besonderen Anlass gemeinsam genießen können. Wir bitten Sie jedoch, uns im Voraus mitzuteilen, ob Sie eine Begleitperson mitbringen werden.
Um unsere Veranstaltung optimal planen zu können, würden wir uns freuen, wenn Sie uns bis spätestens [Rückmeldedatum] mitteilen könnten, ob Sie an unserem Jubiläum teilnehmen werden. Ihre Bestätigung erleichtert uns die Organisation der Feier.
Bei Rückfragen oder zur Bestätigung Ihrer Teilnahme erreichen Sie uns unter der folgenden Telefonnummer: [Kontakttelefonnummer] oder per E-Mail an [Kontakt-E-Mail-Adresse].
Wir freuen uns sehr auf Ihre Anwesenheit und darauf, diesen besonderen Anlass gemeinsam mit Ihnen zu feiern. Ihr Beitrag zu unserem Erfolg ist von unschätzbarem Wert, und wir schätzen Ihre Partnerschaft sehr.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Wie sollten Sie Ihre Einladung verschicken?
Es bleibt die Frage offen, worüber Sie Ihre Einladung am besten verschicken. Zwischen der E-Mail, dem Brief und dem Telefonat gibt es verschiedene Vor- und Nachteile abzuwägen, was wir nun tun:
Einladung per E-Mail
Die Versendung von Einladungen per E-Mail bietet mehrere Vorteile. Sie verursacht, anders als Briefe, keine Kosten, ist schnell und obendrein umweltfreundlich, da kein physischer Versand von Papier erforderlich ist. E-Mails ermöglichen auch die einfache Verwaltung von Rückmeldungen und bieten die Möglichkeit, Links oder Anhänge für weitere Informationen anzuhängen. Darüber hinaus erreicht man die meisten Geschäftspartner direkt über ihre E-Mail-Adresse.
Jeder kennt es: Ein Nachteil von E-Mails ist, dass sie in überfüllten Posteingängen leicht übersehen oder als Spam markiert werden können. Zudem geht die persönliche Note einer gedruckten Einladung oft verloren, und einige Geschäftspartner bevorzugen möglicherweise eine traditionellere Methode.
Einladung per Brief
Ein physischer Brief hat eine greifbare und formelle Qualität, die bei Geschäftseinladungen geschätzt wird. Der Brief besitzt zudem eine persönliche Note, die von Ihren Geschäftspartnern als besondere Geste angesehen werden kann. Ein Brief in Form einer Einladungskarte kann übrigens personalisiert werden, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
Der Hauptnachteil von Briefen ist die Zeit und die Kosten für den Druck, die Vorbereitung und den Versand. Sie sind auch weniger umweltfreundlich als E-Mails. Die Zustellung kann verzögert werden, und es besteht die Gefahr, dass Briefe verloren gehen oder beschädigt werden.
Einladung per Telefonat
Der größte Vorteil des Telefonats ist, dass es die persönlichste Form der Einladung ist, was die Wahrscheinlichkeit einer Zusage erhöhen kann. Ergänzend bietet es die Möglichkeit sofort auf aufkommende Fragen einzugehen und diese in Echtzeit zu beantworten.
Jedoch kann Telefonieren sehr zeitaufwändig sein, insbesondere wenn viele Einladungen verschickt werden müssen. Es kann auch schwierig sein, Geschäftspartner zu erreichen, da sie möglicherweise beschäftigt sind oder unterschiedliche Zeitpläne haben. Selbst wenn die Person sofort drangeht, kann es durchaus sein, dass sie nicht aus dem Stegreif weiß, ob sie an dem genannten Datum kann. Zudem besteht die Gefahr, dass relevante Informationen vergessen werden zu erwähnen.
Fazit: Die beste Form der Einladung
Es kristallisiert sich heraus, dass das Telefonat von allen Alternativen die schwächste darstellt. Trotz der persönlichen Verbindung weist es zu viele Nachteile auf, weswegen es sich im Vergleich zur E-Mail und dem Brief als nicht effizient erweist.
Die Wahl zwischen einer E-Mail und einem Brief hängt oft von individuellen Umständen und Präferenzen ab. Eine E-Mail bietet Geschwindigkeit, Effizienz und umweltfreundliche Vorteile, wohingegen der Brief eine persönliche Note schafft, die bei Ihren Geschäftspartnern als besondere Geste empfunden werden kann. Letztendlich ist die Wahl zwischen E-Mail und Brief eine Präferenzfrage und sollte auf den spezifischen Kontext und die Zielgruppe zugeschnitten sein.
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