Abwesenheitsnotiz: Vorlage, Muster + Anleitung zum Erstellen in Outlook

Anpassbare Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht.

Leider befinde ich mich derzeit außer Haus und bin vom [Startdatum der Abwesenheit] bis einschließlich [Enddatum der Abwesenheit] nicht erreichbar. Meine Mails werden in diesem Zeitraum nicht weitergeleitet.

Ich bitte um Verständnis für eventuelle Verzögerungen und stehe Ihnen ab dem [Datum der Rückkehr] wieder zur Verfügung.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen [Name des Vertreters] unter [Kontaktdaten].

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

[Name, Position und Signatur]

Muster für Abwesenheitsnotiz bei Krankheit

Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre E-Mail.

Aufgrund einer kurzfristigen Erkrankung bin ich zum derzeitigen Zeitpunkt nicht erreichbar. Voraussichtlich wird die Abwesenheit bis zum [Voraussichtliche Wiederkehr] andauern.

Meine Mails werden in diesem Zeitraum nicht weitergeleitet. Wenden Sie sich in dringenden Fällen daher bitte an meine Vertretung [Name des Vertreters]. Sie erreichen diesen unter [Kontaktdaten].

Ich möchte mich herzlich für Ihr Verständnis bedanken.

Mit freundlichen Grüßen

[Name, Position und Signatur]

Muster für Abwesenheitsnotiz bei Urlaub

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich befinde mich derzeit im Urlaub und bin daher nicht zu erreichen. Ab dem [Datum der Rückkehr] stehe ich Ihnen wieder vollumfänglich zur Verfügung. Ihre Nachricht wird während meiner Abwesenheit nicht weitergeleitet.

Bei dringenden Anfragen wenden Sie sich bitte an meine Urlaubsvertretung [Name des Vertreters] unter [Kontaktdaten].

Herzlichen Dank für Ihr Verständnis.

Viele Grüße

[Name, Position und Signatur]

Muster für Abwesenheitsnotiz bei Mutterschutz oder Elternzeit

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Mail.

Ich befinde mich aktuell in Elternzeit und bin daher erst wieder ab dem [Datum der Rückkehr] zu erreichen. Während dieser Zeit werden meine E-Mail nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich daher an meine Vertretung [Name des Vertreters], der unter [Kontaktdaten] zu erreichen ist.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Herzliche Grüße

[Name, Position und Signatur]

Muster für Abwesenheitsnotiz bei Teilzeitarbeit

Sehr geehrte Damen und Herren,

zunächst einmal vielen Dank für Ihre Nachricht.

Aufgrund meiner Teilzeit-Tätigkeit bin ich nur zu bestimmten Zeiten in der Woche erreichbar. Meine regulären Arbeitszeiten sind von [Arbeitsbeginn] bis [Arbeitsende] an den folgenden Tagen [Arbeitstagen]. Während diesen Zeiten stehe ich Ihnen jederzeit und gern zur Verfügung. Während meiner Abwesenheit werden meine E-Mails nicht weitergeleitet. Das bedeutet, ich werde mir Ihre Anfrage zeitnah an meinem nächsten Arbeitstag annehmen.

Sie benötigen eine sofortige Rückmeldung? Für dringende Anliegen außerhalb meiner Arbeitszeiten kontaktieren Sie bitte [Name des Vertreters] unter [Kontaktdaten].

Herzlichen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

[Name, Position und Signatur]

Muster für Abwesenheitsnotiz bei Workshop, Schulungen oder Konferenzen

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Zurzeit befinde ich mich allerdings auf einem Workshop/Schulung/Konferenz und bin daher nur eingeschränkt erreichbar.

Der Workshop/die Schulung/die Konferenz dauert vom [Startdatum] bis einschließlich [Enddatum]. Nach meiner Rückkehr stehe ich Ihnen wieder vollumfänglich zur Verfügung.

Während meiner Abwesenheit kann es jedoch zu Verzögerungen kommen. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich daher bitte an meine Kollegin [Name der Kollegin] unter [Kontaktdaten].

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

[Name, Position und Signatur]

Muster für Abwesenheitsnotiz bei Betriebsferien

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Unser Unternehmen befindet sich allerdings vom [Startdatum der Betriebsferien] bis zum [Enddatum der Betriebsferien] in den Betriebsferien. In diesem Zeitraum kann ihre Anfrage daher nicht bearbeitet werden. Ab dem [Datum der Rückkehr] stehe ich und das Unternehmen Ihnen wieder uneingeschränkt zur Verfügung.

Wir bitten um Verständnis für die verzögerte Rückmeldung, geben jedoch unser Bestes, ihr Anliegen nach dem [Enddatum der Betriebsferien] zeitnah zu beantworten.

Herzlichen Dank für Ihr Verständnis.

Beste Grüße

[Name, Position und Signatur]

Muster für Abwesenheitsnotiz an gesetzlichen Feiertagen (Beispiel Weihnachten)

Sehr geehrte Damen und Herren,

zunächst: Herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Unser Unternehmen hat jedoch über die Weihnachtstage, vom 24.12. bis zum 26.12., geschlossen. Ab dem 27.12. stehe ich Ihnen jedoch wieder uneingeschränkt zur Verfügung.

Ich wünsche Ihnen frohe Festtage und eine besinnliche Weihnachtszeit.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und beste Grüße

[Name, Position und Signatur]

Vorlage für englische Abwesenheitsnotiz

Dear Sir oder Madam,

thank you for your mail.

I am currently out of office. During my abscence i have no access to my mail account. I will be back on [Datum der Rückkehr]. Your message will not be forwarded.

I will get back to you after my return.

In urgent cases, please contact [Name des Vertreters + E-Mail-Adresse].

Thank you for your understanding.

Best regards

Max Mustermann

Was ist eine Abwesenheitsnotiz überhaupt?

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatisch generierte E-Mail-Antwort, die verschickt wird, wenn eine Person vorübergehend nicht in der Lage ist, ihre E-Mails zu lesen oder zu beantworten.

Diese Benachrichtigung informiert Absender darüber, dass der Empfänger der E-Mail derzeit abwesend ist, sei es aufgrund von Urlaub, Krankheit oder anderen persönlichen Verpflichtungen.

Die Abwesenheitsnotiz enthält in der Regel Informationen darüber, wann die Abwesenheit begonnen hat, wann sie voraussichtlich enden wird, und gegebenenfalls alternative Ansprechpartner oder weitere Anweisungen für dringende Anfragen.

Dieses automatische Antwortsystem dient dazu, Kommunikationspartner darüber zu informieren, dass Verzögerungen in der Beantwortung ihrer E-Mails zu erwarten sind und trägt dazu bei, die Erwartungen hinsichtlich der Reaktionszeiten zu klären.

Wie erstellen Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook?

Wer in Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen möchte, kann einfach die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung befolgen:

1. Klicken Sie im obigen Reiter auf „Datei“.
2. Gehen Sie zu „Automatische Antworten“.
3. Klicken Sie auf den Punkt „Automatische Antworten senden“.
4. Begrenzen Sie gegebenenfalls den Zeitraum, in dem Sie die Abwesenheitsnotiz automatisch versendet haben möchten. Wichtig: Wenn Sie keinen Zeitraum angeben, wird die Abwesenheitsnotiz dauerhaft versendet. Sie müssen also daran denken, bei Ihrer Rückkehr die Abwesenheitsnotiz manuell auszuschalten.
5. Sie möchten Ihre Kollegen informieren? Schreiben Sie die Abwesenheitsnotiz für die interne Information im Bereich „Innerhalb meiner Organisation“.
6. Sie möchten externe Personen benachrichtigen? Die Notiz für externe Kunden und Geschäftspartner gilt es im Feld „Außerhalb meiner Organisation“ zu hinterlegen. In der Regel müssen Sie bei der Abwesenheitsnotiz für die externe Kommunikation das Feld „Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden“ anklicken. Erst im Anschluss lässt sich die Abwesenheitsnotiz im Feld hinterlegen.
7. Klicken Sie zuletzt noch auf „Ok“. So haben Sie die Abwesenheitsnotiz aktiviert.

Inhalt: Welche Angaben sollte eine Abwesenheitsnotiz beinhalten?

Die Inhalte einer Abwesenheitsnotiz variieren je nach individuellen Bedürfnissen, können jedoch in der Regel die folgenden Elemente umfassen:

1. Begrüßung: Beginne mit einer freundlichen Begrüßung, um dem Absender das Gefühl zu geben, dass seine Nachricht wahrgenommen wurde.
2. Bestätigung der Abwesenheit: Kläre direkt, dass du derzeit nicht verfügbar bist. Dies kann auf Gründe wie Urlaub, Krankheit oder berufliche Verpflichtungen zurückzuführen sein.
3. Dauer der Abwesenheit: Gib an, wann du voraussichtlich wieder erreichbar sein wirst. Das schafft Klarheit darüber, wie lange die Verzögerung in der Kommunikation dauern wird.
4. Alternative Ansprechpartner: Falls möglich, nenne alternative Kontaktpersonen oder Ressourcen, an die sich der Absender wenden kann, wenn die Anfrage dringend ist und nicht auf deine Rückkehr gewartet werden kann.
5. Weitere Anweisungen: Füge gegebenenfalls spezifische Anweisungen hinzu, wie der Absender mit dringenden Anliegen umgehen soll. Dies könnte beispielsweise die Nutzung einer anderen Kommunikationsplattform oder die Angabe eines speziellen Betreffs in der E-Mail sein.
6. Dank und Grußformel: Beende die Abwesenheitsnotiz mit einem Dank für das Verständnis des Absenders und einer höflichen Grußformel.

5 Tipps: Wie formulieren Sie eine professionelle Abwesenheitsnotiz?

Damit die Abwesenheitsnotiz den gewünschten Zweck erfüllt und zugleich höflich und professionell formuliert ist, haben wir Ihnen einige wesentliche Tipps zusammengestellt:

1. Kurz und präzise: Halte die Notiz kurz und präzise. Vermeide unnötige Details und fasse die wichtigsten Informationen zusammen, um Leser schnell zu informieren.
2. Klare Angaben zur Dauer: Sei spezifisch bezüglich der Dauer deiner Abwesenheit. Nenne klare Start- und Enddaten, um klare Erwartungen zu setzen.
3. Positiver Ausblick: Schließe die Notiz mit einem positiven Ausblick ab. Teile mit, dass du dich darauf freust, nach deiner Rückkehr wieder voll und ganz zur Verfügung zu stehen.
4. Alternative Kontakte: Falls möglich, weise auf alternative Ansprechpartner oder Ressourcen hin. Dies bietet eine Lösung für dringende Anfragen und verhindert mögliche Verzögerungen.
5. Persönlicher Touch: Füge einen persönlichen Touch hinzu, um die Notiz freundlich und zugänglich zu gestalten. Dies kann dazu beitragen, eine positive Beziehung zu den Kommunikationspartnern aufrechtzuerhalten.
6. Automatische Weiterleitung überprüfen: Falls du E-Mails automatisch weiterleitest, überprüfe regelmäßig deine E-Mails, um sicherzustellen, dass wichtige Nachrichten nicht übersehen werden.
7. Dank für Verständnis: Bedanke dich in der Notiz für das Verständnis der Leser. Dies zeigt Wertschätzung und fördert eine positive Atmosphäre.
8. Sorgfältige Rechtschreibung und Grammatik: Achte darauf, dass die Notiz frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern ist. Eine sorgfältige Formulierung unterstreicht die Professionalität.
9. Automatische Signatur aktualisieren: Vergiss nicht, deine automatische Signatur zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Kontaktdaten korrekt und aktuell sind.
10. Datum und Rückkehrtermin betonen: Setze das aktuelle Datum in der Notiz ein und betone den Tag deiner Rückkehr. Dies erleichtert den Lesern, den Zeitrahmen deiner Abwesenheit zu erfassen.

Durch die Berücksichtigung dieser Tipps wird deine Abwesenheitsnotiz nicht nur informativ, sondern auch positiv und professionell wirken.

Warum sollte Sie eine Abwesenheitsnotiz erstellen?

Eine Abwesenheitsnotiz ist von entscheidender Bedeutung, da sie eine klare und professionelle Kommunikation in Arbeitsumgebungen fördert. Hier sind einige Gründe, warum eine Abwesenheitsnotiz wichtig ist:

1. Transparente Kommunikation: Die Abwesenheitsnotiz ermöglicht es, transparent mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern zu kommunizieren. Durch die rechtzeitige Mitteilung über die vorübergehende Unzugänglichkeit signalisiert sie Respekt für die Erwartungen anderer und schafft Klarheit über den aktuellen Status.
2. Erwartungsmanagement: Durch die Angabe der Dauer der Abwesenheit hilft die Notiz dabei, realistische Erwartungen zu setzen. Absender erhalten Informationen darüber, wann sie eine Antwort erwarten können, und können ihre Anfragen entsprechend planen.
3. Effizienzsteigerung: Eine gut gestaltete Abwesenheitsnotiz sorgt dafür, dass dringende Anliegen nicht unbemerkt bleiben. Durch die Bereitstellung von alternativen Kontaktdaten oder Anweisungen für dringende Fälle wird die Effizienz erhöht und ermöglicht es anderen, schnell die benötigten Informationen zu erhalten.
4. Professionelles Image: Die Verwendung einer Abwesenheitsnotiz zeugt von Professionalität und Organisation. Sie zeigt, dass du proaktiv auf Arbeitsunterbrechungen reagierst und dich um eine reibungslose Kommunikation bemühst, selbst wenn du vorübergehend nicht erreichbar bist.
5. Vermeidung von Missverständnissen: Ohne eine Abwesenheitsnotiz könnten unbeantwortete E-Mails zu Missverständnissen führen, Fristen könnten verpasst werden, und es könnte der Eindruck entstehen, dass Anfragen ignoriert werden. Die Notiz verhindert solche Unsicherheiten und fördert ein reibungsloses Geschäftsverhältnis.

Wann sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz erstellen?

Eine Abwesenheitsnotiz sollte eingerichtet werden, wenn eine vorübergehende Unzugänglichkeit für die Bearbeitung von E-Mails oder anderen Kommunikationskanälen absehbar ist. Dies kann verschiedene Situationen umfassen, darunter:

1. Urlaub: Wenn du in den wohlverdienten Urlaub gehst und während dieser Zeit nicht in der Lage bist, berufliche E-Mails zu beantworten, ist es sinnvoll, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Dies stellt sicher, dass Absender über deine vorübergehende Abwesenheit informiert sind und ihre Erwartungen hinsichtlich einer zeitnahen Antwort anpassen können.
2. Krankheit oder persönliche Angelegenheiten: In Fällen von Krankheit oder anderen persönlichen Angelegenheiten, die deine Arbeitsfähigkeit beeinträchtigen, ist eine Abwesenheitsnotiz eine höfliche Geste. Sie zeigt Verständnis für mögliche Verzögerungen in der Kommunikation und ermöglicht es, alternative Lösungen für dringende Anfragen zu finden.
3. Geschäftsreisen: Wenn du geschäftlich unterwegs bist und möglicherweise nicht sofort auf E-Mails antworten kannst, ist es ratsam, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Dies gibt Absendern die Möglichkeit, ihre Erwartungen anzupassen und gegebenenfalls auf andere Kommunikationsmittel umzusteigen.
4. Berufliche Veranstaltungen oder Workshops: Teilnahmen an beruflichen Veranstaltungen oder Workshops können ebenfalls eine geeignete Gelegenheit für eine Abwesenheitsnotiz sein. Dies ermöglicht es, die Aufmerksamkeit auf das aktuelle Engagement zu richten und darauf hinzuweisen, dass die Rückmeldung verzögert erfolgen könnte.

Weitere Anlässe für eine Abwesenheitsnotiz können sein:

• Elternzeit
• Teilzeitarbeit
• Konferenzen
• Betriebsferieen
• Gesetzliche Feiertage

Welche Fehler gilt es bei Abwesenheitsnotizen zu vermeiden?

Bei der Formulierung einer Abwesenheitsnotiz gibt es einige Fehler, die vermieden werden sollten, um eine klare und professionelle Kommunikation zu gewährleisten.

1. Unklare Angaben zur Dauer: Vermeide vage Angaben zur Dauer deiner Abwesenheit. Stelle sicher, dass du ein konkretes Start- und Enddatum angibst, um den Absendern klare Erwartungen zu setzen.
2. Mangelnde Information über Alternativkontakte: Vergiss nicht, alternative Ansprechpartner oder Ressourcen anzugeben, falls dies relevant ist. Die fehlende Bereitstellung solcher Informationen könnte zu Verzögerungen führen, wenn dringende Angelegenheiten behandelt werden müssen.
3. Unpersönlicher oder zu formeller Ton: Achte darauf, dass der Ton deiner Abwesenheitsnotiz weder zu distanziert noch zu förmlich ist. Ein angemessener, freundlicher Ton vermittelt Professionalität und zeigt, dass du die Kommunikation schätzt.
4. Fehlende Dankesformel: Vergiss nicht, dich in der Notiz zu bedanken. Ein kurzer Dank für das Verständnis signalisiert Wertschätzung und rundet die Mitteilung positiv ab.
5. Überflüssige persönliche Details: Vermeide es, zu viele persönliche Details in die Abwesenheitsnotiz aufzunehmen. Halte dich an relevante Informationen, um die Klarheit zu bewahren und Unnötiges zu vermeiden.
6. Automatische Weiterleitung von E-Mails ohne Überprüfung: Wenn du E-Mails automatisch weiterleitest, überprüfe sicherheitshalber regelmäßig deine E-Mails, um sicherzustellen, dass wichtige Nachrichten nicht übersehen werden.
7. Fehler in der Rechtschreibung und Grammatik: Achte darauf, dass die Abwesenheitsnotiz frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern ist. Fehler könnten die Professionalität beeinträchtigen und Missverständnisse verursachen.
8. Zu späte Aktualisierung nach Rückkehr: Vergiss nicht, die Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren oder zu aktualisieren, sobald du wieder verfügbar bist. Eine veraltete Notiz kann zu Verwirrungen führen und den Eindruck erwecken, dass du weiterhin abwesend bist.

Indem man diese Fehler vermeidet, gewährleistet man, dass die Abwesenheitsnotiz ihre beabsichtigte Wirkung erzielt und dazu beiträgt, eine reibungslose Kommunikation während der vorübergehenden Abwesenheit aufrechtzuerhalten.