Angebot absagen: Muster, Tipps und Beispiel-Formulierungen

Anpassbare Vorlage für eine Angebotsabsage

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

vielen Dank für das umfassend ausgearbeitete Angebot zu [Produkt oder Dienstleistung]. Wir möchten uns zunächst aufrichtig für Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit [Ihrem Unternehmen] bedanken.

Nach sorgfältiger Prüfung bedauern wir mitteilen zu müssen, dass wir uns gegen eine Annahme des Angebots entschieden haben. Diese Entscheidung basiert auf [klaren Gründen wie Budgetbeschränkungen oder strategischen Überlegungen]. Wir möchten jedoch betonen, dass de [besonders hervorstechende Eigenschaften/überzeugende Merkmale] uns besonders angesprochen haben und zeigt Ihre große Leidenschaft für [Branche/Bereich].

Obwohl wir Ihr aktuelles Angebot nicht annehmen können, würden wir es sehr schätzen, den Kontakt zu Ihnen aufrechtzuerhalten und bei erneutem Bedarf auf Sie zuzukommen.

Nochmals herzlichen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Bemühungen. Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg und freuen uns auf eine potenzielle zukünftige Zusammenarbeit!

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Ihr Unternehmen]

5 Tipps: Wie formulieren Sie eine professionelle Angebotsabsage?

Die Formulierung von Angebotsabsagen, insbesondere im B2B-Geschäft, erfordert Fingerspitzengefühl und Professionalität, um eine positive Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten. Folgende Tipps helfen bei der Formulierung:

1. Klare und Transparente Kommunikation: Es ist entscheidend, die Gründe für die Ablehnung klar und transparent zu kommunizieren. Vermeiden Sie vage Formulierungen und bieten Sie eine präzise Erklärung dafür, warum das Angebot nicht angenommen werden kann. Dies ermöglicht dem potenziellen Geschäftspartner, die Entscheidung nachzuvollziehen und schafft Vertrauen in die Geschäftsbeziehung.
2. Betonen von positivem Feedback: Beginnen Sie die Absage mit positivem Feedback zum eingereichten Angebot. Heben Sie die Stärken und positiven Aspekte hervor, um dem Geschäftspartner zu zeigen, dass seine Bemühungen und Arbeit geschätzt werden. Dies trägt dazu bei, eine positive Atmosphäre aufrechtzuerhalten und den Fokus auf mögliche zukünftige Kooperationen zu lenken.
3. Zukünftige Möglichkeiten offenlassen: Teilen Sie dem Geschäftspartner mit, dass, obwohl das aktuelle Angebot nicht angenommen werden kann, eine zukünftige Zusammenarbeit nicht ausgeschlossen ist. Lassen Sie Raum für eine fortlaufende Kommunikation und betonen Sie, dass Geschäftsanforderungen sich ändern können. Dies kann den Weg für künftige Gelegenheiten ebnen.
4. Respektvolle Formulierungen wählen: Verwenden Sie respektvolle und höfliche Formulierungen, um sicherzustellen, dass die Absage gut aufgenommen wird. Zeigen Sie Verständnis für die Bemühungen des Geschäftspartners und betonen Sie, dass die Entscheidung nicht persönlich gemeint ist, sondern auf geschäftlichen Überlegungen basiert.
5. Angebotsrückweisung zeitnah mitteilen: Geben Sie die Entscheidung zur Angebotsablehnung zeitnah bekannt, um Unsicherheiten zu minimieren. Zeitnahes Feedback ermöglicht es dem Geschäftspartner, sich zeitnah auf andere Möglichkeiten zu konzentrieren und zeigt Respekt gegenüber seiner Zeit und Ressourcen.

Inhalt: Wie wird eine Angebotsabsage aufgebaut?

Eine Angebotsabsage im B2B-Geschäft sollte aus mehreren inhaltlichen Bausteinen bestehen, um eine klare, respektvolle und transparente Kommunikation zu gewährleisten. Hier sind die essenziellen Bausteine:

1. Dank und Anerkennung: Beginnen Sie die Absage mit einem Dank für das eingereichte Angebot. Anerkennen Sie die Mühe und die investierte Zeit des Geschäftspartners. Dies schafft eine positive Grundlage für die weiteren Informationen.
2. Positive Aspekte des Angebots hervorheben: Heben Sie die positiven Aspekte des Angebots hervor. Zeigen Sie Wertschätzung für die Qualität, Kreativität oder innovativen Ansätze, die im Angebot präsentiert wurden. Dies vermittelt, dass die Bemühungen des Geschäftspartners wahrgenommen wurden.
3. Klare Ablehnungsgründe erklären: Erklären Sie die Gründe für die Ablehnung so klar und präzise wie möglich. Dies könnte Budgetbeschränkungen, strategische Ausrichtung, oder andere geschäftliche Überlegungen einschließen. Vermeiden Sie vage Formulierungen und bieten Sie eine ehrliche Begründung.
4. Ausblick auf die Zukunft: Lassen Sie Raum für eine zukünftige Zusammenarbeit. Betonen Sie, dass, obwohl das aktuelle Angebot nicht angenommen werden kann, dies nicht das Ende der Möglichkeit einer Kooperation bedeutet. Zeigen Sie Offenheit für weitere Gespräche und betonen Sie, dass Geschäftsanforderungen sich entwickeln können.
5. Respektvolle Abschlussformel: Schließen Sie die Absage mit einer respektvollen Abschlussformel ab. Bedanken Sie sich erneut für das Interesse und betonen Sie, dass die Entscheidung auf geschäftlichen Überlegungen basiert. Ausdrücke wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“ tragen dazu bei, die Professionalität zu wahren.

Muster-Formulierungen für die einzelnen Bausteine der Angebotsabsage

Um Ihnen die Formulierung einer professionellen und guten Angebotsabsage zu erleichtern, finden Sie in der nachfolgenden Tabelle einige Muster-Formulierungen für die einzelnen inhaltlichen Bausteine einer Angebotsabsage:

Warum sollten Sie Angebote höflich und professionell absagen?

Für jedes Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, Angebote von Produkt- oder Service-Anbietern höflich und professionell abzusagen. Schließlich kann eine mangelnde oder unhöfliche Absage eine zukünftige Zusammenarbeit beeinträchtigen und sogar den Ruf und das Image des Unternehmens negativ beeinflussen.

Aus folgenden Gründen sollten Sie stets Angebote – auch im B2B-Geschäft – höflich und zeitnah ablehnen:

• Image und Reputation: Durch höfliche Absagen wird das Image des Unternehmens gewahrt. Ein respektvoller Umgang, selbst in Ablehnungssituationen, trägt dazu bei, eine positive Reputation in der Geschäftswelt aufzubauen und zu erhalten.
• Langfristige Beziehungen: B2B-Geschäftsbeziehungen können langfristig und wiederkehrend sein. Eine höfliche Ablehnung signalisiert, dass das Unternehmen Wertschätzung für die angebotenen Dienstleistungen oder Produkte hat, jedoch derzeit nicht interessiert ist. Dies ermöglicht es, die Tür für zukünftige Zusammenarbeit offen zu lassen.
• Netzwerkaufbau: Im Geschäftsumfeld ist das Networking entscheidend. Selbst wenn das aktuelle Angebot nicht angenommen wird, kann eine höfliche Absage dazu beitragen, positive Kontakte zu pflegen. Diese Kontakte könnten in der Zukunft zu neuen Möglichkeiten führen.
• Transparenz und Klarheit: Eine professionelle Absage ermöglicht es, die Gründe für die Ablehnung klar und transparent zu kommunizieren. Dies hilft dem potenziellen Geschäftspartner zu verstehen, warum das Angebot nicht angenommen wurde und vermeidet Missverständnisse.

Anlässe: Wann sind Unternehmen zur Absage eines Angebotes aufgefordert?

Unternehmen sind aus verschiedenen Anlässen dazu aufgefordert, Angebote von Service- und Produkt-Anbietern abzulehnen. Neben einem besseren Konkurrenzangebot kann der Service auch einfach nicht ihren individuellen Forderungen entsprechen. Weitere Anlässe für eine Angebotsabsage sind:

1. Budgetbeschränkungen: Unternehmen haben oft begrenzte Budgets für bestimmte Beschaffungen oder Dienstleistungen. Wenn ein Angebot die finanziellen Rahmenbedingungen überschreitet, kann eine Absage erfolgen.
2. Mangelnde Passung: Das angebotene Produkt oder die Dienstleistung entspricht möglicherweise nicht genau den Anforderungen oder Spezifikationen des potenziellen Käufers. In solchen Fällen kann eine Absage erfolgen, da die Passung nicht gegeben ist.
3. Besseres Angebot von Konkurrenten: Es könnte sein, dass ein Wettbewerber ein wettbewerbsfähigeres Angebot vorgelegt hat. In einem umkämpften Marktumfeld werden Angebote oft verglichen, und wenn ein Konkurrent bessere Konditionen bietet, kann dies zu einer Absage führen.

Negativ-Beispiel: Wie sollte eine Angebotsabsage nicht aussehen?

Sehr geehrter Herr Müller,

vielen Dank für Ihr Schreiben vom 27. März, die geführten Gespräche und die Präsentation, die uns sehr beeindruckt hat.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns nach interner Diskussion für die TFZ-Bank entschieden haben. Diese Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen, aber es konnte nur eine Bank ausgewählt werden.

Wir bitten um Ihr Verständnis und wünschen Ihnen für Ihre weiteren Geschäfte viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen

Völker & Berger Ingenieurbüro GmbH

Bernd Völker

Geschäftsführer

Warum ist diese Angebotsabsage so schlecht?

Der Verfasser dieses Briefes hat versucht, die Absage nett und persönlich zu formulieren. Formulierungen wie „die uns sehr beeindruckt hat“ oder „Diese Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen“ gehen schon in die richtige Richtung.

Allerdings machen die vielen Standardfloskeln die ersten Ansätze wieder zunichte. Dadurch wirken die vermeintlich persönlichen Formulierungen unglaubwürdig. Schauen wir uns die Fehler einmal genauer an:

Der Hinweis auf ein Schreiben mit Nennung des Datums ist überflüssig. Herr Müller war im Unternehmen und wird sich an den Besuch eher erinnern als an einen Brief, den er irgendwann einmal an das Unternehmen geschrieben hat. Also lieber weglassen.

„Leider müssen wir Ihnen mitteilen…“ Das ist der Klassiker in Absage-Briefen. Egal wer wem warum absagt – 98 Prozent schreiben diesen Satz. Sorgen Sie dafür, dass Sie zu den 2 Prozent gehören, die es anders machen.

Auch der folgende Satz, der ja eigentlich ganz gut beginnt, wirkt am Ende wie eine Standardfloskel nach dem Motto: Es kann nur einen geben. Formulieren Sie anders!

Die Schlussfloskel hätte der Schreiber weglassen können. Es ist wieder ein Satz, den in 98 Prozent aller Absage-Briefe zu finden ist – mit dem Unterschied, dass dem Empfänger in einigen Briefen alles Gute bei der weiteren Jobsuche gewünscht wird.

Muster für eine moderne Angebotsabsage

Wir haben uns die Entscheidung nicht leicht gemacht

Sehr geehrter Herr Müller,

vielen Dank für die geführten Gespräche und die Präsentation, die uns sehr beeindruckt hat. Nach interner Diskussion haben wir uns jedoch für die TFZ-Bank entschieden.

Sie können sich sicher vorstellen, dass diese Entscheidung nicht leicht war, und manchmal ist es das berühmte Zünglein an der Waage, das den Ausschlag gibt.

Floskeln wie „Bitte um Verständnis“ und die Aussicht auf weitere Geschäfte erspare ich Ihnen an dieser Stelle. Ich bin sicher, dass wir irgendwann zueinanderfinden.

Mit freundlichen Grüßen

Völker & Berger Ingenieurbüro GmbH

Bernd Völker

Geschäftsführer