Neue Rechnung anfordern: 6 Tipps und 4 Muster
6 Tipps: Wie fordern Sie eine Rechnung erfolgreich an?
Die erfolgreiche Anforderung einer Rechnung erfordert eine höfliche und präzise Kommunikation. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können:
- Identifikation der notwendigen Informationen: Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen haben, um die Rechnung eindeutig zu identifizieren. Dazu gehören beispielsweise Rechnungsnummer- oder wenigstens die Bestellnummer – das Datum und die Details zu den erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkten.
- Kontakt mit dem Lieferanten aufnehmen: Wählen Sie die bevorzugte Kommunikationsmethode des Lieferanten, sei es per E-Mail, Telefon oder über ein Online-Portal. Verwenden Sie einen höflichen Ton und geben Sie alle relevanten Details an, um die Identifizierung der Rechnung zu erleichtern.
- Klare Anfrage formulieren: Formulieren Sie Ihre Anfrage präzise und klar. Geben Sie die Gründe für die Anforderung an, sei es aufgrund von Verlust, Nichterhalt oder Unklarheiten. Beispiel: „Sehr geehrte Damen und Herren, ich schreibe, um eine Kopie der Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer] anzufordern, da [Grund für die Anforderung, z. B. Verlust oder Nichterhalt].“
- Kontaktdaten hinterlassen: Vergessen Sie nicht, Ihre eigenen Kontaktdaten anzugeben, damit der Lieferant Sie bei Rückfragen erreichen kann.
- Frist setzen (falls erforderlich): Wenn die Anforderung dringend ist oder eine bestimmte Frist einzuhalten ist, können Sie dies höflich in Ihrer Nachricht erwähnen. Beispiel: „Für einen reibungslosen Geschäftsablauf wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie die Kopie bis zum [Datum] bereitstellen könnten.“
- Dank ausdrücken: Beenden Sie Ihre Anfrage mit einem höflichen Dankeschön und einer positiven Schlussformel. Beispiel: „Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung.„
Eine höfliche und klare Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und trägt dazu bei, dass Ihre Anfrage effektiv bearbeitet wird.
Muster 1: Fehlende Rechnung professionell anfordern
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Zuge meiner Buchführung ist mir aufgefallen, dass ich bisher leider keine Rechnung für die erbrachten Leistungen/gelieferten Produkte erhalten habe. Daher wende ich mich an Sie, um höflich darum zu bitten, mir die Rechnung zu der Bestellung [Bestellnummer] vom [Datum] zuzusenden.
Falls weitere Informationen oder Details benötigt werden, stehe ich gerne zur Verfügung. Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Unterstützung in dieser Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen
Muster 2: Verloren gegangene Rechnung anfordern
Sehr geehrte Damen und Herren,
mein Name ist [Ihr Name] und ich bin Kunde/Kundin Ihres Unternehmens seit [Angabe der Dauer der Geschäftsbeziehung]. In Bezug auf eine kürzlich getätigte Transaktion mit der Bestellnummer [Bestellnummer] würde ich gerne eine Rechnungskopie anfordern.
Die Bestellung hat am [Datum der Transaktion] stattgefunden und erfolgte auf dem Kundenkonto [Ihre Kundennummer oder andere relevante Informationen]. Um meine Unterlagen zu vervollständigen und eine transparente Übersicht meiner finanziellen Transaktionen mit Ihrem Unternehmen zu gewährleisten, wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie mir die genannte Rechnung erneut zusenden könnten.
Für den Fall, dass zusätzliche Informationen oder Bestätigungen erforderlich sind, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können mich unter der Telefonnummer [Ihre Telefonnummer] oder per E-Mail unter [Ihre E-Mail-Adresse] erreichen.
Ich bedanke mich im Voraus für die Bearbeitung dieser Anfrage und stehe zur Verfügung, sollte noch etwas benötigt werden.
Mit freundlichen Grüßen
Muster 3: Korrigierte Rechnung anfordern wegen falscher Adresse
Bitte Empfängeradresse auf der Rechnung korrigieren!
Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren,
danke für die erste Lieferung, die leider erst nach einigen Irrwegen wegen Falschadressierung heute bei mir gelandet ist. Jetzt gibt es nur noch ein Problem: Die Rechnungsadresse stimmt (noch) nicht.
Bitte stellen Sie Ihre Rechnung auf die neue, aktualisierte Adresse aus. Meine Rechnungsanschrift entspricht der Lieferanschrift (siehe oben). Sobald mir Ihre korrigierte Rechnung vorliegt, werde ich die Überweisung unmittelbar tätigen.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung in dieser Angelegenheit.
Muster 4: Korrigierte Rechnung anfordern (kreativ und persönlich)
Hallo Herr/Frau [Nachname],
ihre Bilder sind wunderbar geworden und wir sind rundum zufrieden! Deswegen möchten wir auch gern dafür sorgen, dass Sie Ihr Geld schnell bekommen.
Eines aber hindert uns noch daran, den Betrag zu überweisen: die rigiden Formvorschriften des Finanzamts! Damit wir die Rechnung [Rechnungsnummer] steuerlich geltend machen und uns die Umsatzsteuer vom Fiskus erstatten lassen können, muss nicht nur der Mehrwertsteuersatz auf Ihrer Rechnung stehen, sondern auch der Betrag, der darauf entfällt.
Der Gesamtbetrag und eine entsprechende Prozentangabe genügen dem Fiskus nicht. Außerdem verlangt er ein Leistungsdatum, um die Rechnung steuerlich anzuerkennen (eine auf den Monat genaue Angabe genügt).
Wären Sie so freundlich, diese Angaben noch zu ergänzen?
Dann steht von unserer Seite aus einer raschen Zahlung nichts mehr im Weg.
