Geschäftsbriefe und -E-Mails: Pflichtangaben, Aufbau und Tipps
- Was versteht man unter einem Geschäftsbrief?
- Was ist eine Geschäfts-E-Mail?
- Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es?
- Welche formalen Vorgaben sind nach der DIN 5008 bei Geschäftsbriefen einzuhalten?
- Wie wird ein Geschäftsbrief nach der DIN 5008 aufgebaut?
- Wie wird die Einleitung, der Hauptteil und Schlussteil eines Briefes formuliert?
- Wie sollte eine geschäftliche E-Mail aufgebaut sein?
- Welche formalen Vorgaben sind bei geschäftlichen E-Mails zu beachten?
- Welche Pflichtangaben müssen Geschäftsbriefe enthalten?
- Welche Pflichtangaben müssen geschäftliche E-Mails vorweisen?
- Wie schreibt man professionelle Geschäftsbriefe und E-Mails?
Was versteht man unter einem Geschäftsbrief?
Als Geschäftsbrief wird die schriftliche Korrespondenzform zwischen einem Unternehmen und einem seiner Stakeholder beschrieben. Das können Lieferanten, Kunden oder Banken sein. Die geschäftliche Kommunikation per Brief kann zwischen zwei Unternehmen (B2B – Business-to-Business) oder zwischen einer Firma und einer Privatperson (B2C – Business-to-Consumer) stattfinden.
Was ist eine Geschäfts-E-Mail?
Unter einer Geschäfts-E-Mail wird der Schriftverkehr zwischen zwei Unternehmen oder einer Organisation und Privatperson auf elektronischem Weg verstanden. Im Vergleich zum Geschäftsbrief ist diese Art meist weniger formell und hat dem klassischen Geschäftsbrief aus den Zeiten vor der Digitalisierung den Rang abgelaufen.
Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es?
Von Werbebriefen über Newsletter bis hin zu Rechnungen und Lieferscheinen: Es gibt viele verschiedene Arten von Geschäftsbriefen, die sich aus unterschiedlichen Anlässen ergeben. Wir haben die wichtigsten Arten der geschäftlichen Korrespondenz für Sie zusammengefasst:
- Auftrag oder Bestellung: Wenn Sie als Unternehmen mit einem anderen korrespondieren, handelt es sich oft um die Bestellung von Waren oder das Beauftragen einer Dienstleistung. Bei diesen Briefen und E-Mails sind formelle Angaben zu wahren. Diese Art der Korrespondenz findet mit am häufigsten statt.
- Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung oder Lieferschein: Verkaufen Sie hingegen Leistungen oder Waren an andere Unternehmen, stellen Sie Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine per Brief oder E-Mail aus. Das gilt je nach Geschäftsmodell natürlich auch für B2C-Unternehmen.
- Rechnung oder Mahnung: Meist standardisiert aus der Buchhaltung generiert, erhalten Ihre Geschäftspartner Rechnungstexte und Mahnungen, heutzutage oft auch als E-Mail.
- Anfrage: Mit einer informellen Anfrage möchten Sie Informationen erhalten – beispielsweise zu einem Produkt, einer Leistung, einer Person oder einem bestimmten Sachverhalt gegenüber Behörden.
- Einladungen: Firmiert eine Organisation als Aktiengesellschaft (AG), ist sie unter anderem zu einer Aktionärsversammlung verpflichtet. Solche Einladungen sind an bestimmte Richtlinien und Pflichtangaben gebunden. Einladungen zu Geschäftsfeiern oder anderen Versammlungen sind hingegen informell(er) und werden oft als E-Mail verschickt.
- Kondolenzschreiben: Auch Beileidsbekundungen gehören leider zum unternehmerischen Alltag. Bei solchen Briefen gelten keine Richtlinien oder Vorgaben.
- Werbebrief: Wer sein Produkt oder seine Dienstleistung an potenzielle Geschäftspartner verkaufen möchte, greift zum Werbebrief oder der Werbe-E-Mail.
- Glückwunsche oder Grußschreiben: Hat eine Mitarbeiterin beispielsweise ein Kind bekommen, ein Kollege geheiratet oder sich ein langjähriger Mitarbeiter in den Ruhestand verabschiedet, wird meist ein Gratulationsschreiben oder Grußschreiben per Brief verfasst.
- Dankschreiben: Wenn beispielsweise eine Führungskraft oder ein Geschäftsführer aus dem Unternehmen austritt, folgt ein Abschiedsbrief. Diese Form des Dankschreibens findet sich häufig in kleineren und familiären Unternehmen wieder.
- Grußschreiben: Ein häufiger Anlass für ein Grußschreiben ist kein erfreulicher – diese Art von Geschäftsbrief kommt meist bei Genesungswünschen zum Einsatz. Aber auch Weihnachts- oder Ostergrüße fallen in diese Kategorie.
- Spendenbrief: Wer als gemeinnützige GmbH oder Verein organisiert ist, setzt von Zeit zu Zeit im Sinne der Unternehmensführung ein Spendenschreiben auf, um für einen bestimmten Zweck Geld zu sammeln.
Weitere Arten von geschäftlicher Korrespondenz – allerdings weniger häufig genutzt – sind Reklamationsbearbeitungen oder Zwischenbescheide. Zudem sehen sich Unternehmen einer speziellen Form des Geschäftsbriefs je nach Firmengröße möglicherweise täglich gegenüber: der Bewerbung. Auch die Absagen darauf zählen zur gängigen Geschäftskorrespondenz.
Welche formalen Vorgaben sind nach der DIN 5008 bei Geschäftsbriefen einzuhalten?
Die DIN 5008 legt als Norm fest, wie ein Geschäftsbrief formal aufgebaut sein muss. Folgende formalen Anforderungen sollten Geschäftsbriefe im Rahmen ihrer Gestaltung einhalten:
Seitenränder
Die DIN-Norm regelt unter anderem die Seitenränder:
- Links: 2,5 cm
- Rechts: 2,0 cm (Minimum: 1,5 cm)
- Oben: 4,5 cm
- Unten: 2,5 cm
Diese Einstellungen sind in den meisten Textverarbeitungsprogrammen als Vorlage standardisiert hinterlegt.
Zeilenabstand
Auch für den Zeilenabstand gibt es eine klare Regelung. Die DIN 5008 schreibt vor, dass der Abstand zwischen zwei Zeilen zwischen 1 und 1,5 liegen muss.
Schriftgröße und Schriftart
Im Gegensatz zu den Seitenrändern und dem Zeilenabstand ist die Schriftart nicht vorgeschrieben. Gängig ist jedoch meist Arial oder Times New Roman als Schriftart. Bei der Schriftgröße gibt die Norm 12 Punkt vor, in Ausnahmefällen – beispielsweise um das Schreiben auf einer Seite unterzubringen – ist auch 11 Punkt als Schriftgröße erlaubt.
Briefkopf und Layout
Auch die Positionierung einzelner Elemente auf dem Geschäftsbrief regelt die Norm. Dazu zählen unter anderem:
- Ihre eigene Anschrift ist in der Regel oben links und enthält Name, Anschrift und Telefonnummer, optional auch die Mail. Es ist auch möglich, diese Angaben mittig oder rechts zu platzieren.
- Drei Zeilen darunter folgt die Adresse des Empfängers. Die Adresse darf maximal 8,5 cm breit sein und 4,5 cm (neun Zeilen) lang sein.
- Ort und Datum werden rechtsbündig eine Leerzeile unterhalb des Empfängeradressfelds platziert.
- Der Betreff steht zwei Zeilen unterhalb des Datums. In der Betreffzeile können Sie Fettschrift verwenden, bis zu 14 Punkt sind erlaubt.
- Nach der Betreffzeile folgt die Anrede, die zwei Zeilen darunter liegt. Mit Abstand einer weiteren Leerzeile kommt dann der eigentliche Text.
- Nach dem Hauptteil folgt im Abstand von einer Leerzeile eine frei wählbare Grußformel.
- Nach drei Zeilen Abstand zur Grußformel erfolgt die gedruckte Signatur des Geschäftsbriefs.
- Zwischen der Grußformel und der Signatur ist die Unterschrift zu setzen.
- Die Fußzeile sollte eine minimale Höhe von 2,5 cm besitzen.
Wer mit dem Geschäftsbrief Anlagen versendet, kann diese optional am Ende der Seite nach der Signatur ankündigen.
Wie wird ein Geschäftsbrief nach der DIN 5008 aufgebaut?
Nach der DIN 5008 wird der Geschäftsbrief stets mit folgenden Bestandteilen aufgebaut:
Briefkopf
Allgemein gilt: Der gesamte Briefkopf und das Schreiben sollten sich an der Norm orientieren. Wer wild experimentiert, riskiert nicht nur Unverständnis bei seinen Geschäftspartnern, sondern auch praktische Hürden.
Die Platzierung der Adresszeile des Empfängers ist beispielsweise bewusst geregelt, damit der Geschäftsbrief in genormte Umschläge passt und das Adressfeld dabei vollständig sichtbar ist.
Im Briefkopf platzieren Sie zudem zur Wiedererkennung das Logo Ihres Unternehmens und weitere, wichtige Informationen. Als Webshop bietet sich hier beispielsweise das Nennen der Webadresse an.
Betreffzeile
Die Betreffzeile wird nicht mit dem Wort „Betreff:“ eingeleitet, diesen Platz können Sie sich sparen. Denn: Die Worte sollten eine Zeile nicht überschreiten und kurz und bündig auf den Punkt bringen, um was im Geschäftsbrief geht. Ist es nicht anders möglich, sind auch in Ausnahmefällen zwei Zeilen möglich.
Anrede
Die Anrede des Lesers erfolgt je nach Art und Anlass des Geschäftsbriefs. Wo möglich, sollten Sie Kunden, Lieferanten und jegliche andere Empfänger persönlich ansprechen. Ist das nicht möglich, hat sich die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ durchgesetzt.
Bei weniger formellen Anlässen oder Adressaten, zu denen bereits eine langfristige geschäftliche Beziehung besteht, ist auch „Guten Tag Herr / Frau Mustermann“ oder neutrale Variationen wie „Guten Tag liebe Kunden“ als Anrede möglich.
Textteil
Nach der Anrede folgt der Textteil beziehungsweise Fließtext eines Schreibens. Hier gibt die DIN 5008 keine konkreten Vorgaben vor. In der Praxis hat sich jedoch der folgende Aufbau von Briefen bewährt:
- Einleitungssatz
- Hauptteil
- Schlussteil
Grußformel
Mit der Grußformel verabschieden Sie sich in Ihrem Schreiben. Je nach Anlass und Formalität können Sie an dieser Stelle klassisch mit „Mit freundlichen Grüßen“ oder einer weniger formellen Grußformel wie „Viele Grüße“ oder „Besten Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung“ schließen.
Unterschrift und Signatur
Nach der Grußformel folgt die Signatur und Unterschrift. Nach DIN 5008 ist die Unterschrift zwischen dem Leeraum von Grußformel und Signatur zu setzen. Mit der Unterschrift und Signatur endet der Geschäftsbrief jedoch noch nicht.
Fußzeile mit Geschäftsangaben
Zuletzt beinhaltet ein Geschäftsbrief wichtige Angaben zum Unternehmen. Diese werden in der Fußzeile präsentiert und ergeben sich in der Regel durch die Pflichtangaben, die Unternehmen in Geschäftsbriefen zwingend einfügen müssen.
Wie wird die Einleitung, der Hauptteil und Schlussteil eines Briefes formuliert?
Der Textteil eines Briefes umfasst in der Regel eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schlussteil. Hilfreiche Tipps und Formulierungen finden Sie im Folgenden.
Einleitungssatz
Der Einleitungssatz ist für den Leser wichtig, er sollte sich – gerade bei Angeboten, Werbebriefen oder anderen Anlässen, die eine Reaktion erfordern – von der Masse abheben.
Vermeiden Sie Standardfloskeln. Eine Möglichkeit besteht darin, den Leser direkt anzusprechen oder auf eine Referenz zu verweisen, die die Aufmerksamkeit des Empfängers weckt.
Formulierungs-Beispiele für den Einleitungssatz:
- „Sehr geehrter Herr Mustermann, auf Ihrer Homepage habe ich letzte Woche gelesen, dass…“
- „Vielen Dank für Ihren Brief vom 13. Mai! Wir konnten alle Unterlagen prüfen…“
- „Haben Sie Schwierigkeiten, Ihre Dienstleistung online zu bewerben? Mit unserem Angebot…“
- „Wie telefonisch vor wenigen Tagen besprochen, schicke ich Ihnen anbei…“
- „Entschuldigung für die verspätete Antwort, ich war letzte Woche…“
Hauptteil
Im Hauptteil knüpfen Sie an den Einleitungssatz an und gehen näher auf das ein, was Sie von Ihrem Gegenüber möchten. Versuchen Sie, den gesamten Geschäftsbrief der Übersichtlichkeit halber auf einer Seite zu platzieren. Wenn zwei Seiten erforderlich sind, können Sie die Rückseite nutzen. So sparen Sie Papier und Gewicht beim Versand.
Arbeiten Sie mit Abschnitten und möglicherweise Fettungen, um den Empfänger durch die Zeilen des Briefs zu führen.
Schlussteil
Im Schlussteil gibt es laut Norm keine speziellen Angaben zu beachten. Dieser Teil ist jedoch in der Praxis mit am wichtigsten. Gerade bei Werbebriefen oder Angeboten können Sie Impulse geben, die beim Adressaten eine Reaktion auslösen.
Beispiele für Formulierungen im Schlussteil lauten:
- „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung bis zum 12.10.“
- „Melden Sie sich jederzeit telefonisch unter 0123/456789 mit Fragen bei mir.“
- „Kommen Sie mit Änderungswünschen jederzeit gerne auf mich zu, bis dahin…“
- „Wir freuen uns auf den gemeinsamen Weg, den wir mit Abschluss…“
Gerade moderne Geschäftsbriefe enden selten abrupt nach dem Hauptteil und mit der Grußformel. Im Schlussteil haben Sie beispielsweise auch die Möglichkeit, das Wichtigste in ein oder zwei Sätzen nochmals zusammenzufassen.
Wie sollte eine geschäftliche E-Mail aufgebaut sein?
Eine geschäftliche Mail ist ähnlich wie ein Geschäftsbrief aufgebaut. Es gibt jedoch durch die technischen Feinheiten kleinere Unterschiede, unter anderem können mehrere Geschäftspartner gleichzeitig adressiert werden.
- Verteiler: Über die verschiedenen Felder adressieren Sie verschiedene Empfänger. „cc“ steht für „carbon copy“ – platzieren Sie hier alle Geschäftspartner, die Sie mit der Geschäftsmail lediglich informieren wollen. „bcc“ steht für „blind carbon copy“. Die anderen Empfänger sehen nicht, wen sie so adressieren.
- Betreff: Wie beim Geschäftsbrief gilt auch bei der Mail: je kürzer und prägnanter, desto besser.
- Anrede: Die Anrede sollte persönlich sein – das erhöht die Antwortwahrscheinlichkeit um 26 Prozent.
- Hauptteil: Strukturieren Sie den Hauptteil mit Absätzen, Links und Fettungen. So führen Sie den Leser durch die E-Mail.
- Schlussteil: Erwarten Sie vom Gegenüber eine Reaktion, schreiben Sie das explizit in den Schlussteil beziehungsweise die Grußformel.
- Signatur: Platzieren Sie Ihre Signatur auf alle Fälle am Ende jeder externen E-Mail. Diese sollte Ihre Kontakt- und Unternehmensdaten enthalten.
Verschicken Sie mit der Mail auch Anhänge, erwähnen Sie diese an geeigneter Stelle und vergessen Sie nicht, sie auch tatsächlich anzuheften.
Welche formalen Vorgaben sind bei geschäftlichen E-Mails zu beachten?
Geschäftliche E-Mails unterliegen im Vergleich zu Geschäftsbriefen keinen strengen Vorgaben. Es ist jedoch in Ihrem Sinne, bei der digitalen Korrespondenz gewisse Formalitäten zu wahren, um professionell zu wirken und eine möglichst schnelle und positive Antwort zu erhalten.
Dazu gehört eine angemessene Ansprache, korrekte Rechtschreibung und bei Bedarf eine persönliche Note, die die Geschäftsmail von den dutzenden bis hunderten anderen abhebt, die der Adressat tagtäglich erhält.
Welche Pflichtangaben müssen Geschäftsbriefe enthalten?
Neben den Vorschriften durch die Norm DIN 5008 müssen Geschäftsbriefe weitere Angaben wie die Firmierung enthalten. Zu den Pflichtangaben für Geschäftsbriefe zählen:
- Firmierung des Unternehmens inklusive Rechtsform
- Anschrift des Unternehmens
- Bei AG und Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH): Vertreter
- Registergericht und Handelsregistereintrag (wenn keiner vorhanden ist: vollständiger Name des Inhabers, Geschäftsanschrift und bei einer Personengesellschaft die Namen der Gesellschafter)
Achten Sie darauf, diese Pflichtangaben zu machen. Fehlt etwas, können Geschäftsbriefe für nichtig erklärt werden oder Sie riskieren eine Abmahnung. Nutzen Sie bei Unsicherheit eine Vorlage, um nichts zu vergessen.
Welche Pflichtangaben müssen geschäftliche E-Mails vorweisen?
Auch bei geschäftlichen E-Mails gibt es seit 2007 verpflichtende Angaben, die meist in der Signatur untergebracht werden. Verpflichtend ist eine Signatur für alle Gewerbetreibenden, sie muss folgende Angaben enthalten:
- Firmenname (wie im Handelsregister, bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften inklusive Namen der Gesellschafter / Unternehmer)
- Rechtsform
- Anschrift des Unternehmens
- Registergericht und Handelsregistereintrag (wenn vorhanden)
- Vertreter (siehe oben)
Wie schreibt man professionelle Geschäftsbriefe und E-Mails?
Damit die Zeilen Ihres Geschäftsbriefs gelesen werden, sind Dinge wie korrekte Rechtschreibung und Leserlichkeit wichtig. Darüber hinaus gibt es weitere Tipps, die Sie beherzigen sollten, um professionelle Geschäftsbriefe und E-Mails zu schreiben.
5 Tipps zum Schreiben von Geschäftsbriefen
- Prägnanter Start: Formulieren Sie in der Betreffzeile und im Einleitungssatz prägnant, um was es im Brief oder der Mail geht. So weiß der Empfänger sofort, was ihn erwartet.
- Kurz halten: Schreiben Sie keine ellenlangen Geschäftsbriefe oder E-Mails. Arbeiten Sie mit Anlagen und kommen Sie auf den Punkt – auch hier gilt der Grundsatz der Prägnanz.
- Klare Sprache: Vermeiden Sie Umgangssprache, saloppe Formulierungen oder ellenlange Schachtelsätze. Mit klaren und fehlerfreien Sätzen erreichen Sie Ihren Leser am besten.
- Handlungsaufforderung: Wenn Sie etwas vom Ihrem Empfänger wollen, animieren Sie ihn mit einer klaren Handlungsaufforderung am Ende der Korrespondenz dazu. Das kann „Bitte um einen Anruf“, „Freue mich auf Deine Rückmeldung diese Woche“ oder Ähnliches sein.
- Vorlagen nutzen: Um die Anforderungen der DIN 5008 stets vollumfänglich zu erfüllen, ist es sinnvoll, dass Sie sich eine Vorlage für Ihre geschäftliche Korrespondenz erstellen. Pflichtangaben und die formale Gestaltung müssen demnach nicht immer erneut eingefügt bzw. überprüft werden.
