Einfaches Arbeitszeugnis: Aufbau und Inhalt mit Muster

Was ist ein einfaches Arbeitszeugnis?

Der Gesetzgeber definiert ein einfaches Arbeitszeugnis im § 109 der GewO als „schriftliches Zeugnis, dass mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthält.“ Ein einfaches Arbeitszeugnis kann in Bezug auf seinen Inhalt mit einem Tätigkeitsnachweis verglichen werden, bei dem aufgelistet wird, welche Tätigkeiten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses ausgeführt wurden. Es enthält jedoch keine Informationen zu beispielsweise Sozialverhalten, oder Leistungsbereitschaft. Grundlegend haben Arbeitnehmer bei Ausscheiden aus einer Beschäftigung einen Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis.

Das Arbeitszeugnis ist in Deutschland elementar wichtig für Bewerbungen. Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern haben Arbeitszeugnisse in Deutschland einen extrem hohen Wert, weswegen das Ausscheiden aus einem Arbeitsverhältnis im Normalfall auch mit einem qualifizierten Arbeitszeugnis quittiert wird. Im Artikel finden Sie alle wichtigen Infos zu einfachen Arbeitszeugnissen, sowie ein Muster als Vorlage.

Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnis?

Der Unterschied zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis wird ebenfalls in der Gewerbeordnung beschrieben. Auf Verlangen muss der Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellen, dessen „Angaben sich darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis erstrecken“. Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält somit neben der Beschreibung der Tätigkeiten auch eine Bewertung oder Leistungsbeurteilung. Hierfür werden im qualifizierten Arbeitszeugnis die folgenden Bereiche beurteilt: 

• Fachwissen,
• Leistungsbereitschaft,
• Arbeitsweise,
• Arbeitsqualität, 
• Belastungsfähigkeit,
• Sozialverhalten
• Gesamtbeurteilung
• Führungsverhalten (bei Führungskräften).

Die Beurteilung des Verhaltens erfolgt in einer wohlwollenden Zeugnissprache, bei der Relativierungen, Passivierungen, verneinte Gegenteile und andere Techniken genutzt werden. In der sogenannten Zeugnissprache sollen negative Beurteilungen für ungeübte Betrachter positiv klingen, denn grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine positive Bewertung im Zeugnis.

Wie ist ein einfaches Arbeitszeugnis aufgebaut? 

Ein einfaches Arbeitszeugnis ist wie folgt aufgebaut: 

• Briefkopf des Unternehmens
• Überschrift: Arbeitszeugnis
• Einleitung und Angaben zur Person
• Genaue Tätigkeitsbeschreibung
• Abschlussformel
• Ort, Datum und Unterschrift

Briefkopf des Unternehmens

Als offizielles Dokument muss jedes Arbeitszeugnis, unabhängig davon, ob es sich um ein einfaches Zeugnis oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis handelt, auf dem offiziellen Briefbogen des Unternehmens ausgedruckt werden. Eine Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist gemäß Gewerbeordnung ausgeschlossen, sodass das einfache Arbeitszeugnis formell auf Briefpapier gedruckt werden muss. 

Überschrift: Arbeitszeugnis

Aus der Überschrift des Zeugnisses muss eindeutig erkennbar sein, dass es sich um ein Arbeitszeugnis handelt. Aus rechtlicher Sicht gibt es keine Vorgaben, welche genaue Überschrift verwendet werden muss. Die Begriffe 

• Arbeitszeugnis, 
• Zwischenzeugnis, 
• Zeugnis, 
• Ausbildungszeugnis,
• Dienstzeugnis oder 
• Endzeugnis 

gelten im Allgemeinen als typische Überschriften über einem einfachen Arbeitszeugnis. 

Einleitung und Angaben zur Person

Aus der Einleitung des Zeugnisses muss hervorgehen, für welche Person das Zeugnis ausgestellt wurde. In der Einleitung werden ebenfalls explizit der Zeitraum beziehungsweise Dauer genannt, in dem der Arbeitnehmer für das Unternehmen gearbeitet hat. Folgender Einleitungssatz in einem einfachen Arbeitszeugnis ist üblich:

Frau Maja Müller, geboren am 23.09.1981 in Münster, war vom 01.01.2021 bis zum 30.06.2021 als Kauffrau für Bürokommunikation in unserem Unternehmen beschäftigt. 

Genaue Tätigkeitsbeschreibung

Herzstück des einfachen Arbeitszeugnisses ist die genaue Beschreibung der Tätigkeiten des Arbeitnehmers. Diese könnte zum Beispiel wie folgt aussehen: 

Zu ihrem Aufgabengebiet gehörten insbesondere die folgenden Tätigkeiten: 

• Abwicklung unserer Telefonzentrale (Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie Faxkommunikation. 
• Versand- und Entgegennahme von Kuriersendungen.
• Professioneller Gästeempfang.
• Einkauf von Büromaterial.

Abschlussformel

In der Abschlussformel sollten zwei wesentliche Punkte inkludiert sein. Zum einen sollte der Grund enthalten sein, warum das Arbeitszeugnis erstellt wird. Neben einer Eigenkündigung des Arbeitnehmers könnte eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung des Arbeitgebers, eine betriebsbedingte Kündigung oder das Auslaufen eines befristeten Arbeitsvertrags Gründe für das Ausstellen eines einfachen Arbeitszeugnisses sein. Darüber hinaus können in der Abschlussformel Dank, Bedauern und Zukunftswünsche geäußert werden. 

Ort, Datum und Unterschrift

Um Rechtskonformität zu erlangen, muss das einfache Arbeitszeugnis von bevollmächtigten Personen im Unternehmen eigenhändig unterschrieben werden. In der Regel unterschreiben Geschäftsführer, Prokuristen, der direkte weisungsbefugte Vorgesetzte oder eine Bevollmächtigte Person aus der Abteilung Human Resources (HR) Arbeitszeugnisse. Es gibt keine rechtliche Verpflichtung, dass das Arbeitszeugnis von zwei Personen im Unternehmen unterzeichnet werden müsste. Ein Arbeitszeugnis ohne Unterschrift ist nicht rechtsgültig.

Beispiel: 

Frau Müller verlässt uns auf eigenen Wunsch zum heutigen Tage. Für ihren weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihr alles Gute. 

Welche Bedeutung hat die Schlussformel im einfachen Arbeitszeugnis?

Eine Schlussformel in einem Arbeitszeugnis ist optional. Auf Grundlage des Urteils 9 AZR 227/11 des Bundesarbeitsgerichts haben Arbeitnehmern in Arbeitszeugnissen keinen Anspruch auf Dankesworte oder eine Wunschformel. 

Fehlen in der Schlussformel Zukunftswünsche oder eine Dankesformel, wirkt dies negativ bei künftigen Bewerbungen. Während eine vollständige Schlussformel den Grund des Ausscheidens des Mitarbeiters ebenso enthält wie einen Dank für die Zusammenarbeit und gute Wünsche für die Zukunft, deutet das Fehlen auf Probleme im Arbeitsverhältnis hin, die aufgrund des wohlwollenden Charakters eines Arbeitszeugnisses nicht offen dargelegt werden können. Ein einfaches Arbeitszeugnis ohne Schlussformel legt bei Personalern die Vermutung nahe, dass es starke Differenzen im Arbeitsverhältnis gab. 

Differenzierungen in den Schlussformeln – Beispiel

Sehr gute Schlussformel: „Frau Müller verlässt uns auf eigenen Wunsch zum heutigen Tage. Wir danken Frau Müller für die stets hervorragende Zusammenarbeit und bedauern es sehr, sie als Mitarbeiterin zu verlieren. Für ihren weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihr alles Gute und auch weiterhin viel Erfolg.“

Befriedigende Schlussformel: „Frau Müller verlässt uns auf eigenen Wunsch zum heutigen Tage. Wir danken Frau Müller für die erbrachte Leistung und wünschen ihr für die Zukunft weiterhin alles Gute.“ 

Worauf muss der Arbeitgeber beim Verfassen eines einfachen Arbeitszeugnisses achten? 

Arbeitgeber müssen beim Verfassen eines Arbeitszeugnisses auf die folgenden Punkte achten: 

• Klare und verständliche Formulierungen. (§ 109 GewO)
• Authentizität: Es dürfen keine Merkmale oder Formulierungen enthalten sein, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. (§ 109 GewO)
• Wohlwollend: Arbeitszeugnisse müssen entgegenkommend und personenzentriert verfasst werden. 
• Professionell: Das Dokument muss fehlerfrei, seriös und ordentlich wirken.
• Ehrlichkeit: Im Arbeitszeugnis muss wahrheitsgetreu formuliert werden. Offenkundige Untertreibungen oder Übertreibungen können von einem Arbeitsgericht abgemahnt werden.
• Formelle Anforderungen an das Arbeitszeugnis: Schriftlich auf Papier, die elektronische Form ist ausgeschlossen. 

Muster für ein einfaches Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnisse werden im Normalfall nach dem gleichen Muster verfasst. Hier finden Sie ein Beispiel für ein einfaches Arbeitszeugnis:

ARBEITSZEUGNIS

Herr Markus Schröder, geboren am 27.10.1971 in Altötting, war vom 01.07.2021 bis zum 30.12.2021 als Mechatroniker in unserem Unternehmen beschäftigt. 

Zu seinem Aufgabengebiet gehörten insbesondere die folgenden Tätigkeiten: 

• Herstellung von Anlagen zur Abgas- und Abwasseraufbereitung
• Anlagen- und Baugruppen (elektrisch/mechanisch) nach aktuellen Fertigungsunterlagen, wie Stücklisten, Zeichnungen, Schaltpläne und Anweisungen
• Anlagenfunktionen prüfen, Funktionsnachweis durch Zwischen- und Endprüfung nach aktuellen Prüfanweisungen sicherstellen und aufgedeckte Fehler korrigieren
• Anlagen für den Verpackungsprozess vorbereiten
• Nutzung interner Unterstützungssysteme und Basissoftware

Herr Schröder verlässt uns auf eigenen Wunsch zum heutigen Tage. Wir danken Herr Schröder für die stets hervorragende Zusammenarbeit und bedauern es sehr, ihn als Mitarbeiter zu verlieren. Für seinen weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihm alles Gute und auch weiterhin viel Erfolg.

München, 31.12.2022

Unterschriften

Wann wird ein einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt? 

Das Ausstellen eines einfachen Arbeitszeugnisses ist die Ausnahme und nicht die Regel. Das liegt daran, dass in einem einfachen Arbeitszeugnis bis auf die Dauer der Beschäftigung und den Tätigkeiten kaum Informationen zu finden sind. Nur in einem qualifizierten Arbeitszeugnis, sind die Informationen enthalten, die jeden potenziellen Arbeitgeber interessieren. Im qualifizierten Arbeitszeugnis erfahren Arbeitgeber über den Bewerber, welche Leistungsbereitschaft er an den Tag gelegt hat, wie seine Arbeitsweise bewertet wurde und wie Arbeitsqualität, Belastungsfähigkeit und Sozialverhalten eingeschätzt werden. Alle diese Informationen enthält ein einfaches Arbeitszeugnis nicht, sodass es in seiner Aussagekraft begrenzt ist. Es wird unter anderem ausgestellt: 

• Wenn der Arbeitnehmer kurz im Betrieb beschäftigt war,
• Wenn keine qualifizierte Aussage über Leistung oder Verhalten gemacht werden können,
• Bei gering qualifizierten Tätigkeiten,
• Wenn gegenüber Behörden die Arbeitstätigkeit nachgewiesen werden muss,
• Wenn eventuelle Unstimmigkeiten im Arbeitsverhältnis nicht thematisiert werden sollen,
• Wenn der Arbeitnehmer kein qualifiziertes Zeugnis verlangt.

Wann hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis?

Ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Köln vom 30.03.2001 (4 Sa 1485/00) legt nahe, dass bereits bei einer Betriebszugehörigkeit von mehr als sechs Wochen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellt werden kann. Ein einfaches Arbeitszeugnis muss in jedem Fall beim Ausscheiden aus dem Betrieb vom Arbeitgeber ausgefertigt werden, da jeder Arbeitnehmer gemäß Gewerbeordnung und § 630 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) einen verbrieften Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis hat. 

Was sind die Vor- und Nachteile eines einfachen Arbeitszeugnisses?

Welchen Umfang hat ein einfaches Arbeitszeugnis?

Ein einfaches Arbeitszeugnis wird in der Regel einen Umfang einer DIN A4-Seite nicht überschreiten. Der größte Block in einem einfachen Arbeitszeugnis ist die Tätigkeitsbeschreibung. Gab es im Arbeitsverhältnis nur wenige Tätigkeitsgebiete, kann das einfache Zeugnis bis zu einer halben DIN A4-Seite füllen.

In welcher Form muss das einfache Arbeitszeugnis ausgestellt werden? 

Da die Gewerbeordnung und das Bürgerliche Gesetzbuch die Erteilung eines Zeugnisses in elektronischer Form ausschließen, muss es zwingend als schriftliches Dokument auf Papier ausgedruckt und unterschrieben werden. 

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Wann ist das einfache Arbeitszeugnis auszustellen? 

Ein einfaches Arbeitszeugnis sollte idealerweise beim Austritt des Mitarbeiters oder bis zu 14 Tage nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber ausgestellt werden. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, dass Arbeitszeugnis an den ehemaligen Mitarbeiter zu versenden. Sie müssen es bis zu 3 Jahre aufbewahren und bei Anfrage persönlich aushändigen. In der Praxis werden Arbeitszeugnisse in der Regel mit den allgemeinen Arbeitspapieren am letzten Arbeitstag übergeben.