Rechnungsprüfung: Definition, Ablauf + Checkliste

Was ist die Rechnungsprüfung?

Im Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen eines Unternehmens ist die Rechnungsprüfung ein wichtiger Schritt zur Kontrolle der Rechnungen. Dabei werden sämtliche Bestandteile der eingehenden Rechnung wie Firmierungen, Steuersätze und Mengen geprüft. Entspricht alles seiner Richtigkeit, erfolgt die Freigabe der Rechnung und die weiteren Prozessschritte nehmen ihren Lauf.

Unterschieden wird die Rechnungsprüfung, die direkt nach der Rechnungs- respektive Belegerfassung folgt, in die formelle und inhaltliche bzw. sachliche Prüfung. Dafür zuständig ist in der Theorie die Kreditorenbuchhaltung. Viele kleinere Unternehmen haben keine entsprechende Abteilung, sodass die Finanzbuchhaltung die Rechnungsprüfung übernimmt.

Warum ist die Rechnungsprüfung wichtig?

Die Rechnungsprüfung ist vor allem aufgrund des Vorsteuerabzuges wichtig. Denn formell korrekte Eingangsrechnungen, die alle erforderlichen Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) enthalten, stellen die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug dar. Fehlen bestimmte Angaben, kann gegenüber dem Finanzamt kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Rechtliche Grundlage bildet § 14 Abs. 4 UStG.

Hinzu kommt, dass kein Unternehmen beispielsweise eine fehlerhafte Rechnung bezahlen möchte, die zu viel für die erbrachte Leistung oder eingekaufte Ware aufruft. Ohne die sachliche bzw. inhaltliche Prüfung der Rechnungen werden zum Beispiel falsch abgerechnete Leistungen oder eine Abweichung der Rechnung vom Lieferschein übersehen.  Fallen solche Fehler erst später auf, wenn die Rechnungsfreigabe bereits erfolgt, alles verbucht und bezahlt ist, wird die anschließende Korrektur sehr kompliziert.

Welche Arten der Rechnungsprüfung gibt es?

In der Theorie werden zwei Arten der Rechnungsstellung unterschieden – die formelle und sachliche beziehungsweise inhaltliche Rechnungsprüfung. Für beide ist die Kreditorenbuchhaltung oder Finanzbuchhaltung zuständig.

• Formelle Rechnungsprüfung: Prüfung, ob die Eingangsrechnung alle Pflichtangaben enthält.
• Sachliche / inhaltliche Rechnungsprüfung: Prüfung, ob die Leistung / Ware / Bestellung korrekt abgerechnet wurde.

Im praktischen Büroalltag übernimmt die Buchhaltung beide Aufgaben meist im gleichen Atemzug. Wer digitale Systeme im Einsatz hat, kann die formelle Rechnungsprüfung teilweise automatisiert erledigen lassen.

Was beinhaltet die formelle Rechnungsprüfung?

Die formelle Rechnungsprüfung vor der Rechnungsfreigabe überprüft sämtliche Pflichtangaben, die gemäß UStG gemacht werden müssen. Dazu zählt etwa der Steuersatz, Menge und Art der Leistungen, die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer oder die korrekte Firmierung des Leistungsempfängers. Ziel dieses Prüfungsteils ist die Feststellung der steuerlichen und formellen Korrektheit der Rechnung, um bei späteren Prüfungen der Finanzbehörden keine Probleme zu bekommen.

Welche Angaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?

Eine Ausnahme bilden die sogenannten Kleinbetragsrechnungen. So werden gemäß Paragraf 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) alle Eingangsrechnungen bezeichnet, die 250 Euro oder weniger betragen. Dann gelten folgende Pflichtangaben:

• Vollständiger Name / Firmierung und vollständige Anschrift des Leistungsgebers und Leistungsempfängers,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen,
• Steuersatz und auf die Entgelte anfallende Steuerbeträge oder Hinweis der Steuerbefreiung (beispielsweise im Falle einer bestehenden Kleinunternehmerregelung).

Was beinhaltet die sachliche Rechnungsprüfung?

Während die formelle Rechnungsprüfung keinen Interpretationsspielraum lässt, ist die Sachlage bei der sachlichen und inhaltlichen Rechnungsprüfung eine andere. Hier ist jedes Unternehmen eigenständig dafür verantwortlich, die entsprechende Richtigkeit der Eingangsrechnung zu prüfen.

Was folgt nach der formellen und inhaltlichen Rechnungsprüfung?

Nach der formellen und inhaltlichen Rechnungsprüfung erfolgt die Rechnungsfreigabe und Zahlungsfreigabe. Die Buchhaltung kann die Rechnung nun abschließen und bezahlen.

Wie läuft eine Rechnungsprüfung ab?

In der Praxis läuft die Rechnungsprüfung größtenteils nach dem immer gleichen Schema ab. Der jeweils erste und letzte Schritt gehört technisch gesehen nicht zur Rechnungsprüfung, ist jedoch maßgeblich dafür:

1. Die Rechnung geht beim Unternehmen ein, wird entsprechend vermerkt und an die Buchhaltung / Kreditorenbuchhaltung / zuständige Abteilung weitergeleitet.
2. Dort wird die Rechnung im ersten Schritt formell geprüft. Sind alle Pflichtangaben korrekt gemacht? Ist der Hinweis zur Steuerbefreiung als Kleinunternehmer vermerkt?  
3. Im dritten Schritt folgt die inhaltliche Prüfung. Diese nimmt entweder die gleiche Abteilung vor oder die Rechnung wird an einen Prüfer weitergeleitet, der für die Bestellung der Leistungen verantwortlich ist.
4. Nach der inhaltlichen Freigabe erfolgt die gesamte Rechnungsfreigabe.
5. Die Rechnung wird analog oder digital abgelegt und beglichen.

Werden im Laufe des Prozesses Fehler festgestellt, wird der Leistungserbringer und Rechnungssteller informiert. Dieser stellt daraufhin die korrigierte Rechnung neu aus und der Prozess beginnt erneut mit dem ersten Schritt.

Wer ist für die Rechnungsprüfung verantwortlich?

In der Theorie ist die Kreditorenbuchhaltung für die Rechnungsprüfung verantwortlich. Viele Betriebe sind jedoch nicht entsprechend strukturiert. Hier übernimmt oft die Lohnbuchhaltung die Rechnungsprüfung.

Grundsätzlich gilt: Jedes Unternehmen legt selbst fest, wer oder welche Abteilung Eingangsrechnungen auf ihre Richtigkeit hin überprüft. Nicht selten leitet die Buchhaltung beispielsweise Rechnungen zur Prüfung an die betreffende Abteilung respektive den Abteilungsverantwortlichen weiter. Dieser ist dann für die inhaltliche Prüfung zuständig. Die formelle übernimmt im Vorfeld die Buchhaltung.

Selbstständige sind – wie in allen Belangen – für den gesamten Prozess eigenständig verantwortlich, sofern sie keine Mitarbeiter dafür beschäftigen. Eine Ausnahme bildet die Zusammenarbeit mit einem Bilanzbuchhalter oder Steuerberater. Diese übernehmen nach Vereinbarung die (zumindest formelle) Rechnungsprüfung im Zuge der Buchhaltung.

Was ist eine digitale Rechnungsprüfung?

Digitale Rechnungsprüfung bezeichnet die Abwicklung aller oder bestimmter Schritte des Rechnungsprüfungsprozesses auf digitalem und automatisiertem Wege. Vor der Digitalisierung im Rechnungswesen war es üblich, sämtliche Eingangsrechnungen manuell zu erfassen, zu prüfen, abzulegen und zu bezahlen. Heute wird dank intelligenter Tools und Buchhaltungssoftware vieles effizienter und digitaler abgewickelt. Künstliche Intelligenz und automatische Dokumentenerkennung spielen hier eine große Rolle.

Gerade die Dokumentenerkennung erleichtert vielen Rechnungsprüfern ihre Arbeit. So werden Rechnungen auf ihre Richtigkeit hin ausgelesen und Pflichtangaben geprüft. Der Zeitaufwand für die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung oder Finanzbuchhaltung sinkt dadurch deutlich.

Was sind die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung?

Konkret bringt die digitale Rechnungsprüfung folgende Vorteile mit sich:

• Effizienterer Prozess: Der größte Vorteil liegt auf der Hand. Durch die Digitalisierung und Automatisierung steigert sich die Effizienz in den betreffenden Abteilungen deutlich. Es kann Zeit und Personal eingespart werden.
• Klare Dokumentation: Durch die digitale Erfassung und Prüfung aller Eingangsrechnungen wird alles strukturiert dokumentiert. Das senkt die Fehleranfälligkeit und beugt der langen Suche nach einer bestimmten Rechnung vor.
• Künstliche Intelligenz: Smarte Tools und Softwarelösungen erfassen nicht nur Rechnungen und prüfen Sie oberflächlich. Sie übernehmen die formelle Rechnungsprüfung komplett, erkennen Fehler und spucken in solchen Fällen entsprechende Warnungen aus. Dadurch reicht in der Regel eine kurze Sichtprüfung des Buchhalters, ob eine Rechnung formell korrekt ist.
• Transparenz: Wenn Unternehmen nicht zentral an einer Stelle, sondern von zuständigen Mitarbeitern Rechnungen prüfen lassen, erfasst ein Tool bei der digitalen Rechnungsprüfung alle Vorgänge transparent. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Rechnung warum freigegeben hat.

Was sind die Nachteile der digitalen Rechnungsprüfung?

Neben den Vorteilen gibt es auch einige Nachteile der digitalen Rechnungsprüfung:

• Kosten: Viele Anbieter stellen ihre Lösungen als Abonnement zur Verfügung. So entstehen monatliche und laufende Kosten, deren Höhe sich meist nach der Anzahl an Benutzern und zu prüfenden Rechnungen richtet.
• Einrichtung und Prozessumstellung: Die digitale Rechnungsprüfung ist in ihrer Implementierung zeitaufwendig und dadurch auch kostenintensiv. Wenn Steuerberater oder Bilanzbuchhalter zusätzlich integriert sind, müssen auch diese ins Boot geholt werden, was eine Umstellung zusätzlich verkompliziert.

Auch wenn diese beiden Nachteile existent sind, so überwiegen auf lange Sicht die Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung. Es gibt heute kaum ein modernes und fortschrittliches Unternehmen mehr, dass die Rechnungsstellung und -prüfung nicht digitalisiert hat.