Mahnung schreiben: Inhalte, Zeitpunkt und Mahnungsvorlagen

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung (Mahnschreiben) ist eine Zahlungserinnerung und -aufforderung, die ein Gläubiger seinem Schuldner zukommen lässt, nachdem dieser in Zahlungsverzug gekommen ist. Die Grundlage für eine Mahnung ist stets eine Rechnung, die ordnungsgemäß aus- und zugestellt wurde.

Damit eine Mahnung bei einem etwaigen Rechtsstreit standhalten kann, sollte sie wie die Rechnung bestimmte Formalia einhalten. In der Praxis wird in der Regel mit mehreren Mahnstufen gearbeitet. Auf eine Zahlungserinnerung folgt meist die erste offizielle Mahnung, die nach einem bestimmten Zeitabstand von der zweiten Mahnung flankiert wird.

Was sind potenzielle Gründe für einen Zahlungsverzug?

Nicht immer ist der Grund für den Zahlungsverzug eines Schuldners ein böswilliger. Manche Unternehmen haben beispielsweise einen längeren Rechnungslauf oder eine Rechnung ist in der Hektik des Alltags untergegangen. Im Fall einer bewussten Zahlungsverzögerung können Liquiditätsengpässe oder Zweifel an der Qualität der erhaltenen Leistung Gründe sein.

Im Detail sind potenzielle Gründe für einen Zahlungsverzug möglich:

• Rechnung verloren: Bei analogen Rechnungen kann es vorkommen, dass besagtes Blatt Papier verloren geht. Gleiches gilt für digitale Rechnungen, möglicherweise wurde die E-Mail aus Versehen gelöscht oder beim Import in die Buchhaltungssoftware ist ein Fehler aufgetreten.
• Rechnung ist untergegangen: Mit dem Gedanken im Hinterkopf, die Rechnung gleich zu bezahlen, das Dokument beiseite auf den großen Papierstapel gelegt. Kurz darauf nicht mehr daran gedacht – schon ist eine Rechnung untergegangen. Dieser Fall kommt wohl in der Praxis am häufigsten vor.
• Später Rechnungslauf: Viele Unternehmen, gerade kleinere oder auch Selbstständige, bezahlen ihre Rechnungen nicht sofort nach Erhalt. Sie führen einen sogenannten Rechnungslauf durch, in dessen Zuge alle bis dahin angefallenen Rechnungen beglichen werden. Ist dieser beispielsweise nur alle vier oder sechs Wochen, kann das zu einem Zahlungsverzug führen.
• Liquiditätsprobleme: Während die ersten drei Gründe kein nachhaltiges Problem für den Gläubiger darstellen, sind Liquiditätsprobleme aufseiten des Schuldners ein solches. Womöglich hat er Zahlungsengpässe, da das Konto nicht gedeckt ist und kann daher der Forderung des Gläubigers nicht nachkommen.
• Zweifel an der Leistung: Immer wieder kommt es vor, dass ein Kunde unzufrieden mit der Dienstleistung oder Zweifel an der Qualität des erhaltenen Produkts oder der Leistung hat. Bis diese Unklarheiten beseitigt sind, zahlt er den offenen Betrag nicht und gerät in Zahlungsverzug.
• Betrug: Der aus Sicht des Gläubigers schlimmste Fall, der in den meisten Fällen nach dem Mahnverfahren auch ein Rechtsverfahren nach sich zieht.

Ab wann kann eine Mahnung verschickt werden?

Betroffene Unternehmen können eine Mahnung schreiben, wenn das Zahlungsziel nach der Rechnungsstellung nicht eingehalten wurde. Der Zeitpunkt und das Erheben von Mahngebühren richtet sich dabei nach mehreren Faktoren.

An wann ist man als Privatkunde in Verzug?

Um zu verstehen, wann ein Kunde in Verzug gerät, ist eine klare Abgrenzung der Begriffe Fälligkeit und Verzug nötig. Auf einer Rechnung können Sie eine beliebige Fälligkeit angeben – beispielsweise, dass Ihr Kunde sofort, 14 Tage nach Erhalt bzw. Zugang der Rechnung oder zum 12. des Folgemonats bezahlen muss.

Diese Fälligkeit hat nichts mit dem Verzug zu tun. In Verzug gerät ein Schuldner gegenüber einem Gläubiger gemäß Paragraf 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), „[…]wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.“

Wichtig ist also der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung – und, dass der Gläubiger seinen Privatschuldner explizit in dem Schreiben auf den möglichen Verzug hinweist. Wird das in der Zahlungsaufstellung nicht getan, gerät der Privatkunde erst mit dem Erhalt einer Mahnung in Verzug für die zu zahlenden Leistungen.

An wann ist man als Geschäftskunde in Verzug?

Ein Geschäftskunde gerät ohne einen speziellen Hinweis auf den Verzug in der Originalrechnung in Verzug. Spätestens 30 Tage nach Erhalt des Rechnungsschreibens ist ein Geschäftskunde also in Verzug.

Wann ist keine Mahnung erforderlich?

Sie müssen nicht immer ein Mahnverfahren einleiten, um Schuldner in Verzug zu setzen und bei einem etwaigen Rechtsstreit die Gesetze auf Ihrer Seite zu haben. So gilt beispielsweise für eine Leistung, die „eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist“ (§ 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB), ein automatischer Verzug nach Ablauf dieser Zeit. Diese muss allerdings vertraglich zwischen Gläubiger und Schuldner festgelegt sein.

Beispiele hierfür sind zum Beispiel „6. Kalenderwoche“ oder „vier Wochen nach Pfingsten“. Weitere Ausnahmefälle finden Sie im verlinkten Gesetzestext.

Welche Angaben muss eine Mahnung beinhalten?

Ihre Mahnung muss mindestens die Angaben aufweisen, die auch für eine Rechnung gelten. Dazu zählen unter anderem die korrekten Anschriften des Schuldners und von Ihnen sowie das aktuelle Datum. Darüber hinaus muss jede Mahnung folgende Bestandteile beinhalten:

• Titel: Benennen Sie Ihre Mahnung auch so, damit der Kunde direkt zuordnen kann, um was für ein Dokument es sich handelt.
• Rechnungsnummer: Platzieren Sie die Nummer der Ausgangsrechnung auf dem Mahndokument.
• Hinweis: Schreiben Sie Ihrem Kunden, dass er in Zahlungsverzug geraten ist und bitten Sie ihn höflich um eine Begleichung der offenen Forderung.
• Zahlungsfrist: Setzen Sie stets eine Frist, bis wann die ausstehenden Forderungen beglichen werden müssen. Nennen Sie sowohl das ursprüngliche als auch das neue Zahlungsziel.
• Mahngebühren (optional): Falls Sie Zinsen oder Gebühren für das Mahnverfahren erheben, weisen Sie diese gesondert aus.
• Ausstehende Summe: Nennen Sie sowohl den ursprünglichen Rechnungsbetrag als auch die Mahngebühren und Verzugszinsen, sofern Sie welche erheben.

Wie viele Mahnungen sollten geschrieben werden?

In der Praxis hat sich das dreistufige Mahnverfahren etabliert. Dabei leiten Sie das Mahnverfahren ein, nachdem Ihr Kunde eine offene Rechnung nicht innerhalb des angemessenen Zeitraums beglichen hat.

• 1. Mahnung (Zahlungserinnerung): Nachdem die Rechnung weiter offen ist, schreiben Sie die 1. Mahnung, die im Grunde erst die Zahlungserinnerung ist. Seien Sie hierbei freundlich und fordern Sie höflich zur Zahlung auf. Sie können bei der 1. Mahnung bereits Gebühren und Zinsen verlangen, viele Unternehmen verzichten in dieser Mahnstufe allerdings noch darauf.
• 2. Mahnung: Ist nach 14 Tagen (Faustregel) auf die 1. Mahnung keine Reaktion eingegangen, schreiben Sie die 2. Mahnung. Hier ist es legitim, Verzugszinsen oder Mahngebühren zu erheben. Auch Ihre Formulierungen dürfen etwas bestimmter werden.
• 3. Mahnung:. Die 3. Mahnung sollten Sie nur dann schreiben, wenn Sie weiterhin an den Erhalt der Forderung glauben und die Geschäftsbeziehung diese Mahnstufe aushält. Denn: Sie drohen bei dieser letzten Erinnerung mit juristischen Schritten, sollte wieder nicht im Rahmen der neuen Fälligkeit beglichen werden. Auch die Mahngebühren und Verzugszinsen dürfen nun – wiederum 14 Tage nach der vorangegangenen Mahnung – deutlich höher ausfallen.

Manche sprechen auch nicht von drei Mahnschreiben, sondern einer Zahlungserinnerung sowie der 1. und 2. Mahnung. Unabhängig von der Formulierung funktioniert das dreistufige Mahnsystem immer gleich.

Mahnungsvorlagen: Wie schreiben Sie eine Mahnung?

Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten Bausteine und Formulierungen der jeweiligen Mahnstufe ein und geben Ihnen drei Muster an die Hand. Sie können die Vorlagen auf Ihre Zwecke anpassen.

Muster und Vorlage: 1. Mahnung (Zahlungserinnerung)

Achten Sie darauf, dass sämtliche Bausteine für die Mahnung (Rechnungsnummer, Firmierung, Datum etc.) enthalten sind, Sie finden diese weiter oben im Text.

Formulieren Sie die Zahlungserinnerung ähnlich wie folgende Vorlage:

Zahlungserinnerung – 01.07.2024 (Rechnung #01234)

Sehr geehrte Damen und Herren,

für die Rechnung #01234 ist bei uns leider noch keine Zahlung eingegangen. Vermutlich ist die Rechnung im hektischen Alltag untergegangen. Sie finden im Anhang / beigelegt eine Kopie der Rechnung.

Bitte überweisen Sie den offenen Rechnungsbetrag von 1234,- Euro bis spätestens 14.07.2024 auf das angegebene Konto.

Falls Sie in der Zwischenzeit die Rechnung beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Melden Sie sich gerne mit Fragen zur Rechnung bei uns, sollte etwas unklar sein.

Freundliche Grüße

Firma XYZ

Muster und Vorlage: 2. Mahnung

Wurde die Zahlungsfrist der zweiten Mahnung überschritten, dürfen Sie für das zweite Mahnschreiben etwas bestimmter werden. In der Vorlage sind noch keine Mahngebühren und Verzugszinsen enthalten.

2. Mahnung – 15.07.2024 (Rechnung #01234)

Sehr geehrte Damen und Herren,

für die Rechnung #01234 ist bei uns trotz Zahlungserinnerung vom 01.07.2024 noch keine Zahlung eingegangen.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von 1234,- Euro bis spätestens 29.07.2024 auf das angegebene Konto.

Sollte erneut keine Zahlung eingehen, werden wir Mahngebühren und Verzugszinsen erheben.

Falls Sie in der Zwischenzeit die Rechnung beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Melden Sie sich gerne mit Fragen zur Rechnung bei uns, sollte etwas unklar sein.

Freundliche Grüße

Firma XYZ

Muster und Vorlage: 3. Mahnung

Wird die Frist der zweiten Mahnung überschritten, ohne dass eine Zahlung erfolgt ist, greift im nächsten Schritt die letzte Mahnstufe des dreistufigen Verfahrens. In dieser Vorlage sind nun auch Verzugszinsen und Mahngebühren aufgeführt.

3. Mahnung – 01.08.2024 (Rechnung #01234)

Sehr geehrte Damen und Herren,

für die Rechnung #01234 ist bei uns trotz Zahlungserinnerung vom 01.07.2024 und der zweiten Mahnung vom 15.07.2024 noch immer keine Zahlung eingegangen. Wir fühlen uns daher nun dazu gezwungen, Verzugszinsen und Mahngebühren zu berechnen.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von 1367,40 Euro bis spätestens 14.08.2024 auf das angegebene Konto. Er setzt sich wie folgt zusammen:

Rechnungsbetrag: 1234,- Euro

Verzugszinsen (10 %): 123,40 Euro

Mahngebühren: 10,- Euro

Sollte die Rechnung bis zum angegebenen Zeitpunkt nicht beglichen sein, werden wir rechtliche Schritte einleiten. Die Kosten dafür übernehmen Sie.

Falls Sie in der Zwischenzeit die Rechnung beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Melden Sie sich gerne mit Fragen zur Rechnung bei uns, sollte etwas unklar sein.

Freundliche Grüße

Firma XYZ

Welche Mahngebühren können gefordert werden?

Die Höhe der Mahngebühren und Verzugszinsen variiert zwischen Privat- und Geschäftskunden. Unabhängig davon können Sie beide Arten von „Verzugsstrafen“ erheben.

Wann sollte ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden?

Hat ein Schuldner auch nach dem Verstreichen der Frist im dritten Mahnschreiben nicht bezahlt, bleibt Ihnen noch die Möglichkeit eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Das ergibt dann Sinn, wenn Ihre Forderungen substanziell sind. Wenn es beispielsweise lediglich um einen offenen Betrag von 40,00 Euro geht, lohnt sich der Aufwand des gerichtlichen Mahnverfahrens oftmals nicht.

Wie läuft ein gerichtliches Mahnverfahren ab?

Die wichtigste Voraussetzung für dieses Verfahren ist, dass Sie den Schuldner ordnungsgemäß gemahnt haben und Ihre Forderung lückenlos (Rechnung, Mahnungen) dokumentieren können. Zudem darf Ihre Forderung nicht verjährt sein. Ist beides der Fall, gehen Sie in folgenden Schritten vor:

1. Schritt: Mahnbescheid beim Mahnportal der Bundesländer beantragen. Diesen Schritt müssen Sie selbst erledigen. Nach der Beantragung des Mahnbescheides übernimmt das zuständige Amtsgericht.
2. Schritt: Das Amtsgericht stellt den Mahnbescheid Ihrem Schuldner zu. Zahlt er, war das Verfahren erfolgreich. Zahlt und reagiert er nicht, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Bei Widerspruch kommt es – sofern Sie das wünschen – zu einem Gerichtsprozess.
3. Schritt: Kommt es zum Vollstreckungsbescheid, müssen Sie diesen durch beispielsweise einen Gerichtsvollzieher oder das Gericht direkt zustellen lassen. Widerspricht der Schuldner, kommt es wie bei einem ersten Widerspruch zum Prozess. Ohne Widerspruch kommt es zum Antrag auf Zwangsvollstreckung.

Welche Folgen hat ein gerichtliches Mahnverfahren?

Kommt es bis zum Äußersten, sind die Folgen eines gerichtlichen Mahnverfahrens für den Gläubiger ein hoher bürokratischer Aufwand. Zahlt der Schuldner hingegen direkt, war das Verfahren erfolgreich.

Zudem tragen Sie die Kosten der Anträge, die bei Gericht eingehen. Diese richten sich nach der Höhe der offenen Forderung.

Welche Form muss eine Mahnung vorweisen?

Von Rechtswegen ist die Form der Mahnung nicht vorgeschrieben. Eine Mahnung kann schriftlich (analog oder digital), aber auch mündlich ausgesprochen werden.

Wie sollten Mahnungen zugestellt werden?

Um bei etwaigen Gerichtsverfahren oder im Rahmen des gerichtlichen Mahnverfahrens „auf Nummer sicher zu gehen“, sollten Sie die Mahnungen schriftlich zustellen – wenn möglich per Einschreiben.

Welche Alternativen zur Mahnung gibt es?

Wenn Sie nicht den klassischen Weg des Mahnverfahrens gehen wollen, können Sie Online-Dienst damit beauftragen. Diese führen automatisiert das Mahnverfahren durch. Auch Factoring- und Inkasso-Firmen sind auf das Eintreiben offener Forderungen spezialisiert. Sie kaufen Ihnen meist Ihre Forderung zu einem deutlich geringeren Betrag ab.