Pflichtangaben auf Rechnungen: Tabelle, Muster & Checkliste

Was sind die Pflichtangaben auf einer Rechnung?

Eine ordnungsgemäße Rechnung bedarf es an verschiedenen Angaben, die gesetzlich vorgeschrieben und somit für Unternehmen verpflichtend sind. Diese Pflichtangaben sind entscheidend für steuerliche und rechtliche Zwecke sowie zur eindeutigen Identifizierung der beteiligten Parteien. In der folgenden Tabelle sind diese Pflichtangaben in einzigartiger Formulierung übersichtlich dargestellt, um einen klaren Überblick über die erforderlichen Informationen auf einer Rechnung zu bieten.

Wie sieht eine Rechnung mit allen Pflichtangaben aus?

Das folgende Muster zeigt Ihnen, welche Pflichtangaben auf eine Rechnung gehören und an welchen Stellen Sie diese positionieren sollten.

Wie gebe ich Name und Anschrift auf der Rechnung richtig an?

Durch die in der Rechnung aufgeführten Bezeichnungen müssen sich der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers und des Leistenden feststellen lassen. Dies hat der Gesetzgeber in § 31 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (kurz: UStDV) explizit festgelegt. Dabei muss der eigentliche Rechnungsempfänger stets angegeben werden: Ein Zusatz wie zum Beispiel „c/o“ unter der Adresse eines Dritten ist nach richtiger Auffassung nicht ausreichend.

Das leistende Unternehmen muss ebenfalls eindeutig zu identifizieren sein. Eine Angabe wie „Müller, Berlin“ reicht nicht. Nennen Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse, z.B.: „Peter Müller, Bonner Straße 100, 12345 Musterstadt“.

Wenn Sie als Unternehmer mehrere Niederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile betreiben, dann gilt jede Anschrift als vollständige Anschrift im Sinne einer korrekten Rechnungsstellung.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben?

Wenn Sie als Unternehmer eine Rechnung innerhalb von Deutschland schreiben, dann ist die Angabe der Steuernummer ODER die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz: USt-IdNr.) eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung. Als Unternehmen dürfen Sie hier frei wählen, welche der Nummern Sie angeben. Die USt-IdNr. wird auf Antrag erteilt.

Für Rechnungen, die ins europäische Ausland gehen, ist die Steuernummer nicht ausreichend: Hier muss stets die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung angegeben sein.

Müssen Rechnungsnummern fortlaufend sein?

Eine korrekte Rechnungsstellung erfordert, dass die Rechnungsnummern

• stets nur ein einziges Mal vergeben werden und
• fortlaufend in aufsteigender Reihenfolgen aufeinander folgen.

Die fortlaufende Nummer kann aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen. Sie darf zur Identifizierung der Rechnung nur einmalig pro Jahr vergeben werden. Sie können z. B. die Jahreszahl (z. B. 2023) mit einer fortlaufenden Nummer (z. B. 58) wie folgt kombinieren:

• 202358
• 2023-058
• 2023-000058

Korrekte Bezeichnung der Leistung – so geht’s

Pflichtelement auf jeder Rechnung, die Sie als Unternehmer schreiben, ist auch die Angabe der Menge und der Art (hier reicht die handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung bzw. Dienstleistung.

Dabei reicht die Bezeichnung immer dann aus, wenn sie Aufschluss über den anzuwendenden Steuersatz ermöglicht. Nicht möglich ist dagegen eine Bezeichnung allgemeiner Art, die ganz verschiedene Gegenstände beinhaltet. Das gilt auch für Dienstleistungen – nicht eindeutig sind zum Beispiel Formulierungen wie

• Beratungsleistungen
• Geschenkartikel
• Einrichtung
• allgemeine Wartung
• technische Beratung
• Kontrolle

Wie gebe ich den Zeitpunkt der Lieferung richtig an?

Ebenfalls muss die Rechnung eine Angabe über den Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Dienstleistung enthalten. Das ist explizit auch durch § 14 UStG normiert. Der Abrechnungszeitraum muss dabei nach dem Willen des Gesetzgebers konkret zu erkennen sein – schwammige Formulierungen sollten Sie daher nach Möglichkeit vermeiden.

Oft gehen Unternehmer davon aus, dass die tagesgenaue Angabe des Lieferzeitpunkts maßgeblich ist für die richtige Rechnungsstellung. Tatsächlich kann als Zeitpunkt der Lieferung aber auch der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Lieferung erfolgte bzw. die Dienstleistung erbracht wurde. Achtung: Der Zeitpunkt der Lieferung muss auch dann in der Rechnung aufgeführt werden, wenn Rechnungs- und Lieferdatum identisch sind!

In der wirtschaftlichen Praxis ergeben sich immer wieder Probleme rund um die Bestimmung des korrekten Lieferzeitpunkts. Das betrifft insbesondere die folgenden Fallgruppen:

• Abhollieferungen: Diese sind vor allem im Einzelhandel und bei den Geschäften des täglichen Bedarfs zu finden. Hier ist der Lieferzeitpunkt durch die Übergabe der Ware an den Käufer gekennzeichnet.
• Werklieferungen: Bei Werklieferungen übernimmt der Auftragnehmer die Be- oder Verarbeitung eines bestimmten Produkts. Der Lieferzeitpunkt ist hier durch die Fertigstellung und Abnahme des Endprodukts durch den Auftraggeber gekennzeichnet.
• Sonstige Leistungen: Alle anderen Lieferungen bzw. Leistungen sind grundsätzlich dann als geliefert zu betrachten, wenn diese fertiggestellt sind bzw. durch den Auftraggeber abgenommen wurden.

Aufschlüsselung der Rechnungsbeträge auf die Rechnung schreiben

Wenn Sie als Unternehmer eine Rechnung schreiben, dann müssen Sie die aufgeführten Rechnungsbeträge aufschlüsseln. In der Praxis bedeutet das, dass Sie den einzelnen Posten den jeweiligen Steuersatz zuordnen oder mögliche Steuerbefreiungen aufführen. Bei steuerfreien Umsätzen weisen Sie auf die Befreiungsvorschrift hin. Sie können auch einfach eine Angabe wie „innergemeinschaftliche Lieferung“, „steuerfreie Vermietung“ etc. hinzufügen.

Bei selbstständigen Kleinunternehmern: Der Umstand, dass für Sie die Kleinunternehmer-Regelung gem. § 19 UStG einschlägig ist, muss ebenfalls auf der Rechnung einen Platz finden. Es ist Ihnen überlassen, ob Sie explizit den Begriff „Kleinunternehmer-Regelung“ nutzen oder lediglich auf § 19 UStG verweisen. Bitte beachten Sie: Sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig, tritt an die Stelle des Netto-Entgelts das – nicht nach Steuersätzen aufgeschlüsselte – Brutto-Entgelt! Weisen Sie z.B. als Kleinunternehmer unberechtigt Umsatzsteuer aus, müssen Sie diese abführen.

Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer nennen Sie den Netto-Betrag ohne Umsatzsteuer. Anschließend geben Sie den Steuersatz von 7 oder 19 Prozent an, der auf die Netto-Entgelte entfällt.

Wichtig: Enthält Ihre Rechnung Positionen zu 19 % und zu 7 % USt., müssen Sie die Netto-Beträge getrennt aufführen.

Zur Aufschlüsselung der Rechnungsbeträge gehören auch eventuelle Minderungen des Rechnungsbetrags. Das können Rabatte sein, die Sie Ihren Kunden einräumen – aber auch Skonti und andere Bonusvereinbarungen. Hier genügt ein allgemeiner Hinweis:

• „Ein Abzug ergibt sich durch die Vereinbarung eines Skontos in Höhe von XXX Euro.“
• „2 % Skonto bei Zahlung bis …“
• „Es bestehen die Rabattvereinbarungen …“
• „Es bestehen folgende Bonusvereinbarungen:“
• „Ein Rabatt in Höhe von XXX Euro wird eingeräumt.“

Welches Zahlungsziel gebe ich am besten an?

Wer mit Kunden und Auftraggebern kein spezielles Zahlungsziel vereinbart, für den gilt das gesetzliche Zahlungsziel. Dieses beträgt 30 Tage. Wird die Rechnung innerhalb dieser 30 Tage nicht bezahlt, befindet sich der Rechnungsempfänger im Zahlungsverzug – mit den entsprechenden Folgen (Verzugszinsen und Mahngebühren). Die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gilt aber nur gegenüber anderen Unternehmen. Gegenüber Privatpersonen muss das Zahlungsziel explizit auf der Rechnung vermerkt werden.

Wenn Sie als Selbstständiger ein kürzeres Zahlungsziel wünschen, dann müssen Sie darüber mit Ihren Kunden eine separate Vereinbarung treffen. Diese können Sie so gestalten, wie es sich für Ihr Unternehmen – und auch für Ihre Kunden – am optimalsten darstellt. Häufig kommt ein etwas längeres Zahlungsziel den Kunden sehr entgegen: Sie müssen daher abwägen, wo die goldene Mitte zwischen Ihren Interessen und den Interessen Ihrer Kunden liegt.

Wenn Sie ein kürzeres Zahlungsziel anstreben, dann reicht es nicht aus, dass einseitig auf der Rechnung zu vermerken – hier müssen Sie eine vertragliche Vereinbarung treffen, um die gesetzliche Zahlungsfrist verbindlich abzukürzen. Das gilt auch für Formulierungen wie „Betrag sofort und ohne Abzug fällig“.

Wenn Sie auf die Angabe eines Zahlungsziels verzichten, dann gilt automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Welche Angaben reichen bei Kleinbetragsrechnungen aus?

Um Unternehmer in diesen Fällen nicht unnötig zu belasten, gewährt der Fiskus bei der Rechnungstellung von Kleinbeträgen in Höhe von bis zu 250 Euro mehr Freiraum; so genügen laut § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (kurz: UStDV) die folgenden Angaben auf der Rechnung:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers (also von Ihnen als Unternehmer)
• Ausstellungsdatum
• Art und Menge der gelieferten Waren und Produkte oder Art und Dauer (= Leistungszeit) der Dienstleistung
• Gesamtbetrag der Rechnung sowie Steuersatz des enthaltenen Umsatzsteueranteils (Praxistipp: Wenn Sie als Kleinunternehmer gem. § 19 Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen Sie an dieser Stelle der Rechnung auf die Steuerbefreiung hinweisen).

Welche Hilfsmittel unterstützen beim Schreiben von Rechnungen?

Wenn Sie als Unternehmer eine Rechnung schreiben wollen, dann stehen Ihnen dabei verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. Wir stellen Ihnen die drei gängigsten Möglichkeiten vor.

Rechnungserstellung über Word oder Excel

Sie nutzen Windows und MS Office? Dann liefert Ihnen das Betriebssystem schon direkt auch eine Vorlage zur Rechnungserstellung. Gerade für Einzelunternehmer und Freiberufler eröffnet MS Office die Option, die komplette Buchhaltung auch über die diversen Muster abzuwickeln. Beachten Sie dabei aber, dass auch hier die Pflichtelemente einer Rechnung unbedingt enthalten sind. Das betrifft insbesondere den Punkt der Rechnungsnummer: Word oder Excel vergeben Rechnungsnummern nicht automatisch – das bedeutet für Sie, dass Sie hier selbst darauf achten müssen, dass jede Rechnungsnummer nur ein einziges Mal vergeben wird. Vorsicht ist ebenfalls geboten, wenn Sie Bargeschäfte abwickeln: Auch diese müssen dokumentiert werden und eine eindeutige Zuordnung erfahren.

Rechnung schreiben per Rechnungsvorlage

Unabhängig vom eigenen Betriebssystem können Sie eine Rechnung auch über eine Rechnungsvorlage erstellen. Diese stehen Ihnen gerade auch online kostenlos und in großer Bandbreite zur Verfügung. Besonders bei der örtlichen Industrie- und Handelskammer lohnt sich ein Blick auf das Internetangebot: Hier sind oft viele verschiedene Vorlagen zum Download hinterlegt, die gerade für Existenzgründer beim Start in die Selbstständigkeit eine große Hilfe darstellen.

Einsatz einer Buchhaltungssoftware für Rechnungen

Wer es ganz komfortabel haben möchte, der kann Rechnungen auch über eine Rechnungssoftware schreiben. Diese bietet je nach Ausgestaltung nicht nur die Möglichkeit zur Rechnungserstellung, sondern auch weitere Features wie die Angebotserstellung oder ein angeschlossenes Mahnwesen. Bewährt hat sich hier insbesondere die Tatsache, dass alle Pflichtelemente schon automatisch in der Rechnung erfasst sind. Auch die Vergabe von Rechnungsnummern übernimmt die Buchhaltungssoftware – hier müssen Sie also als Unternehmer nicht befürchten, dass es später zu Konflikten mit der Finanzverwaltung kommt.

Checkliste für Rechnungen mit allen Pflichtangaben

Die folgende Checkliste zeigt alle Pflichtangaben für Rechnungen über 250 Euro inklusive Umsatzsteuer: