E-Rechnung: Definition, Pflicht 2025 & Vorteile

Was unterscheidet die E-Rechnung von einer Papier- und PDF-Rechnung?

Rechnungen, die Sie in Papierform erhalten, waren bis vor einigen Jahren Standard. Dann wurde die Rechnungsstellung wesentlich vereinfacht: PDF-Rechnungen wurden denen aus Papier gleichgestellt. Damit konnten Sie diese Rechnungen einfach und schnell via E-Mail versenden. Bei einer PDF-Rechnung erstellen Sie Ihre Rechnung in Word, Excel oder einem anderen Programm. Anstatt diese auf Papier auszudrucken, generieren Sie eine PDF-Datei.

Beide Dateien basieren z. B. auf Ihrer Rechnungsvorlage und sind für das menschliche Auge lesbar. Der einzige Unterscheid zwischen einer Papierrechnung und einer Rechnung im PDF-Format besteht darin, dass sie elektronisch z. B. via E-Mail übermittelt wird. Diese Rechnungen können ohne weiteren Aufwand nicht automatisch weiterverarbeitet werden.

Eine E-Rechnung basiert nicht auf Ihrem bisherigen Geschäftspapier, sondern auf einem maschinell auslesbaren Format. Dieses ist für das menschliche Auge nicht ohne weiteres lesbar.

Die E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinell auslesbaren Format dar. Die Idee dahinter besteht darin, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung automatisch weiterverarbeiten kann. Alles erfolgt digital, einen Medienbruch (Papierrechnung einscannen und manuell weiterverarbeiten) gibt es nicht mehr. Sämtliche weiteren Vorgänge rund um die Zahlungsabwicklung können Sie hier auch automatisiert durchführen lassen. Voraussetzung ist lediglich, dass die von Ihnen eingesetzte Software diese Prozesse unterstützt.

Hybride Rechnungen beinhalten beide Anforderungen

Auch wenn es äußerst angenehm und praktisch ist, Rechnungen rein digital verarbeiten zu können, möchten Sie doch sicher sehen, worum es in der Rechnung geht. Aus diesem Grund gibt es hybride Rechnungen, wie mit dem ZUGFeRD-Format. Diese beinhalten die für Sie sichtbare

• Bildinformation (z. B. als PDF-Datei) und die
• maschinell auslesebare Variante in XML-Format.

Erstellen Sie in Ihrem Unternehmen Rechnungen z. B. im ZUGFeRD-Format, schlagen Sie beide Anforderungen in einem Arbeitsschritt. Sie sehen optisch, worum es in der Rechnung geht. Darüber hinaus kann Ihre Rechnung maschinell weiterverarbeitet werden.

Wie schaut es mit der Einführung der E-Rechnungspflicht aus?

Die Einführung der E-Rechnung soll nicht mit der Brechstange vorgenommen werden. So haben Sie mit definierten Übergangsregelungen noch genügend Zeit, sich auf das neue elektronische Rechnungsformat vorzubereiten. Spätestens ab dem 1.1.2027 gehören Papier- und PDF-Rechnungen (B2B) der Vergangenheit an.

Die 7 größten Vorteile durch E-Rechnungen

Vorteil 1: Reduzierung der Kosten für Papierrechnungen

Ihre Aufwendungen für die Erstellung von Papierrechnungen werden sich deutlich reduzieren. Denken Sie dabei vor allem an die Kosten für die Drucker und die Druckerpatronen, die Ihr Unternehmen einsparen wird. Letztere treiben die Kosten heute besonders hoch.

Vorteil 2: Einsparungen bei den Versandkosten

Sie sparen zukünftig die Kosten für die Versendung Ihrer Papierrechnungen. Sie benötigen weder Briefumschläge noch entstehen Portokosten. Je nach der Menge Ihrer Post kann das Einsparpotenzial sehr hoch sein. Ein Standardbrief kostet seit dem 1.1.2022 bereits 0,85 €, ein Kompaktbrief 1,00 € und ein Großbrief 1,60 €. Dazu entfällt der Weg zur Post. Ihre Mitarbeiter verlieren keine Arbeitszeit.

Vorteil 3: Platz- und Kosteneinsparungen durch digitale Speicherung

E-Rechnungen werden nicht nur digital erstellt, sie müssen auch digital gespeichert werden. Schauen Sie in Ihr Belegarchiv, wie viele Belegordner sich für einen Zeitraum von 10 Jahren angesammelt haben, was diese gekostet haben und wie viel Platz sie einnehmen. Diesen Platz können Sie und Ihr Unternehmen einsparen und anderweitig nutzen. Ein oder mehrere Datenträger haben nur einen geringen Raumbedarf.

Zudem entfallen die Kosten für die Entsorgung der Rechnungsbelege, die älter als 10 Jahre sind. Speziell denke ich hier an Ihre eigenen Personalaufwendungen für das Heraussuchen der zu vernichtenden Unterlagen, und die Aufwendungen für die Firma, die Ihre Unterlagen sicher vernichtet.

Vorteil 4: Beschleunigte innerbetriebliche Arbeitsabläufe

Ihre innerbetrieblichen Arbeitsabläufe werden beschleunigt. Gut gesteuert, können gleichzeitig mehrere Abteilungen Ihres Unternehmens an der E-Rechnung arbeiten. Das spart Zeit. Zudem werden Durchlaufzeiten verkürzt. Eine Papierrechnung müsste zunächst zur Bearbeitung von der einen zur anderen Abteilung weitergereicht werden. Ihre Mitarbeiter werden aber nicht für jede Papierrechnung Ihren Arbeitsplatz verlassen, um diese dann an einen anderen Mitarbeiter zu weiterer Bearbeitung zu transportieren, bzw. der Aufwand für Ihre Hauspost, sofern Sie eine solche haben, wird geringer.

Vorteil 5: Erhöhte Konkurrenzfähigkeit

Ihr Unternehmen ist konkurrenzfähiger, weil Sie auch mit Großkunden und Behörden zusammenarbeiten können, die bereits ausschließlich mit E-Rechnungen arbeiten. Denken Sie dabei auch daran, dass seit dem 1.1.2022 die Behörden des Bundes sowie viele Bundesländer und Kommunen nur noch mit E-Rechnungen arbeiten.

Vorteil 6: Schnellere Zustellung und erhöhte Liquidität

E-Rechnungen sind schneller bei Ihrem Kunden als die postalisch verschickten. So werden Ihre Rechnungen auch schneller bezahlt werden, und das erhöht Ihre Liquidität. Versenden Sie die Rechnung mit der Post, rechnet man üblicherweise mit 3 Tagen Zustellung. Ihre E-Mail wird beispielsweise in wenigen Sekunden zugestellt.

Vorteil 7: Nachweisbarkeit und Vermeidung verlorener Rechnungen

Sie werden seltener die Ausrede hören „Die Rechnung habe ich nicht bekommen“. So können Sie den Versand der E-Rechnung ganz einfach nachweisen. Zudem meldet Ihr System, wenn die E-Rechnung wegen fehlerhafter Adressdaten nicht zugestellt werden konnte.

Welche 3 Prüfungen muss Ihr Kontrollverfahren für eingehende E-Rechnungen sicherstellen?

Ihr Prüfpfad muss so gestaltet sein, dass Sie die Eingangsrechnung sichten und sicherstellen, dass Sie der Rechnungsempfänger sind. Sie sollen keine Rechnung bezahlen, die nicht an Sie gerichtet ist oder in der die Lieferungen oder Leistungen nicht mit den Aufträgen im Einklang stehen. Prüfen Sie folgende 3 Punkte:

• 1. Echtheit der Herkunft (Authentizität): Sie müssen prüfen, ob Sie die in der Rechnung erhaltene Lieferung oder Leistung überhaupt beauftragt haben und ob der Inhalt der Rechnung beispielsweise mit Ihrem Auftrag, Kaufvertrag und Preis übereinstimmt.
• 2. Unversehrtheit des Inhalts (Integrität): Sie müssen prüfen, ob die E-Rechnung vollständig bei Ihnen eingegangen ist. Zudem müssen Sie gewährleisten, dass die eingegangene E-Rechnung elektronisch gesichert ist. Denn auch im Verlauf der Rechnungsprüfung dürfen keine Rechnungsinhalte verloren gehen. Inhaltlich ist zu prüfen, ob die E-Rechnung die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 UStG erfüllt. Diese Prüfung bezieht sich nicht nur auf die Vollständigkeit der Angaben, sondern auch auf die Abzugsfähigkeit der Vorsteuer.
• 3. Lesbarkeit: Als letzten Punkt müssen Sie auch gewährleisten, dass die E-Rechnung lesbar ist. Die E-Rechnung sollte sich in eine für das menschliche Auge lesbare Form umwandeln lassen.