Auch bei Mahnungen: Anrede und Grußformel sollten stilvoll sein
Wie in jeder Korrespondenz sind auch bei Mahnungen Anrede und Grußformel wichtig. Außerdem hängt der Erfolg Ihrer Mahnungen auch von der persönlichen Anrede des „richtigen“ Empfängers ab.
Mahnungen mit persönlicher Anrede beginnen
Verzichten Sie auf allgemeine Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Lieber Kunde“. Mahnungen mit der Anrede „verehrte/r“ zu beginnen, wäre allerdings überzogen. Die im Geschäftsleben am häufigsten gewählte Anrede „Sehr geehrte Frau Muster“, „Sehr geehrter Herr Beispiel“ ist auch für Mahnungen die empfehlenswerteste Form, und das selbstverständlich auch dann, wenn Sie einem Kunden bereits mehrere Mahnungen schicken mussten.
Die „Allerweltsgrüße“ wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichem Gruß“ können Sie auch in einem Mahnschreiben nach den modernen Korrespondenzregeln erweitern. Zum Beispiel mit den Zusätzen “ … aus Bonn“ oder “ … nach Berlin“.
Nachdrückliche Mahnungen – mit oder ohne Gruß?
Die Entscheidung, ob Sie bei hartnäckigen Zahlungsverweigerern auf Grüße ganz verzichten oder nicht, sollten Sie erst nach reiflicher Überlegung treffen. Einerseits schwächen die „freundlichen Grüße“ den unter Umständen notwendigen harten Ton wieder ab, fallen somit unter die „Weichmacher“. Andererseits ist ein grußloses Schreiben sehr unhöflich.
Diese Praxis können Sie nur dann „gefahrlos“ anwenden, wenn Ihnen die Konsequenz, möglicherweise einen Kunden zu verlieren, zumindest bewusst ist oder eventuell sogar von Ihnen angestrebt wird.
Außerdem stellt sich die Frage, ob die stereotype „Freundlichkeit“ am Schluss eines Schreibens in Zusammenhang mit beispielsweise der Androhung eines Mahnbescheids nicht einen ironischen Unterton bekommt.
So empfinden dies zum Beispiel Banker, wenn sie Kredite kündigen müssen. Ebenso Gerichtsvollzieher bei den meist unerfreulichen Nachrichten, die sie übermitteln müssen. In diesen Berufen rettet man sich teilweise in die Grußformel „Hochachtungsvoll“. Dies soll ausdrücken, dass man den Menschen an sich trotz eingetretener Schwierigkeiten nicht „missachtet“.
Diese Praxis ist auch auf Mahnungen anwendbar. Die Grußformel „Hochachtungsvoll“ hat mit denen, die für besonders zu „ehrende“ Personen reserviert sind, nichts zu tun. Die dann verwendeten Formen: „Mit ausgezeichneter Hochachtung“ oder „Mit vorzüglicher Hochachtung“ unterscheiden sich deutlich davon.
