Rechnungsstellung: Aufbau, Pflichtangaben und Fristen von Rechnungen

Was ist eine Rechnung? 

Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer für eine Leistung ausgestellt wird. Sie enthält detaillierte Angaben über die Produkte oder Dienstleistungen, die gekauft wurden, sowie über die Preise und Zahlungsbedingungen.

Rechnungen sind in der Regel für jede Transaktion erforderlich und dienen als Nachweis für den Kauf. Sie können online, per Post oder persönlich direkt beim Kauf der Waren oder Dienstleistungen übergeben werden. Während die schriftliche, ausgedruckte Rechnung bis vor einigen Jahren zum Standard gehörte, wurde diese durch die fortschreitende Digitalisierung von Rechnungen in elektronischer Form (E-Rechnung) abgelöst. E-Rechnungen und ebenso Papierrechnungen werden mit spezifischen Rechnungsprogrammen konzipiert.

Gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit zu jeder Zeit gewährleistet sein. Rechnungen sollten vom Rechnungsempfänger auf Richtigkeit überprüft werden, bevor sie unterschrieben und an den Verkäufer zurückgesandt werden. 

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Wie lange sind Rechnungen aufzubewahren? 

Rechnungen dienen als wichtige Aufzeichnung für den Käufer. Sie müssen auf Grundlage des § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sorgfältig archiviert und für mindestens 10 Jahre als Nachweis aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. 

Was bedeutet der Begriff Rechnungsstellung? 

Der lateinische Begriff „Faktura“ kann im Deutschen mit Rechnung übersetzt werden. Bei der Fakturierung oder Rechnungsstellung wird vom Verkäufer eine Rechnung für eine erfolgte oder vereinbarte Lieferung von Waren oder Dienstleistungen erstellt. Diese Rechnung dokumentiert die mündlich getroffenen Vereinbarungen zum Lieferumfang, zu den gelieferten Produkten sowie den Zahlungsbedingungen. 

Die Rechnungsstellung muss sorgfältig erfolgen, damit es im späteren Verlauf nach der Lieferung der Waren nicht zu Streitigkeiten kommt. Aus diesem Grund gilt in vielen Betrieben bei der Konzeption wichtiger Rechnungen mit einem hohen Volumen oder für bedeutende Bestandskunden das „Vier-Augen-Prinzip.“ Es besagt, dass wesentliche Betriebsvorgänge generell unabhängig kontrolliert werden müssen. Vollziehende, verbuchende und verwaltende Tätigkeiten sind zu trennen, sodass vor dem Versand einer Rechnung grundsätzlich eine Prüfung von unabhängiger Stelle erfolgt. Dies ist auch bei der Rechnungsstellung der Fall.

Wer ist verpflichtet, Rechnungen auszustellen? 

Der § 14 des Umsatzsteuergesetzes regelt eindeutig, welche Personengruppen und juristischen Personen Rechnungen erstellen müssen. Grundsätzlich ist jeder Unternehmer, der im Inland eine umsatzsteuerpflichtige Leistung an andere Unternehmen oder juristische Personen erbringt, verpflichtet, eine Rechnung zu erstellen. Zu den juristischen Personen zählen unter anderem 

• Kapitalgesellschaften,
• Körperschaften des öffentlichen Rechts, 
• Hochschulen, 
• Religionsgemeinschaften,
• Innungen und
• Kammern. 

Kleinunternehmen, bei denen per Definition des § 19 UstG der Umsatz inklusive Steuern eine Summe von 22.000 Euro im letzten Kalenderjahr nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr eine Grenze von 50.000 Euro nicht überschreitet, müssen ebenfalls Rechnungen schreiben. 

Müssen Unternehmen Rechnungen für Privatpersonen schreiben? 

Nach der Vorgabe des Umsatzsteuergesetzes sind Unternehmen nicht verpflichtet, Privatpersonen eine Rechnung für erbrachte Leistungen auszustellen. Ausgenommen hiervon sind steuerpflichtige Werklieferungen oder Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück entstehen. Um Schwarzarbeit vorzubeugen, erwartet das Finanzamt, dass für haushaltsnahe Dienstleistungen wie Gartenpflege, Fensterputzen, Innenarbeiten wie Streichen oder Austausch von Bodenbelägen die Rechnungsstellung innerhalb von 6 Monaten erfolgt.

In der täglichen Praxis ist es gleichzeitig üblich, Rechnungen an Privatpersonen auszustellen, selbst wenn dies vom Umsatzsteuergesetz nicht ausdrücklich gefordert wird. Vor allem aus Gründen der Transparenz und aus buchhalterischen Gründen ist die Rechnungserstellung für alle Geschäftsvorgänge essenziell. 

Welche Fristen gelten bei der Rechnungsstellung? 

Rechnungen für gewerbliche Leistungen zwischen Unternehmen müssen gemäß UStG mit einer Frist von sechs Monaten nach vollständiger Erbringung der Leistung ausgestellt werden. Für Rechnungen, die Unternehmen an Privatpersonen schreiben, gibt es eine derartige Frist nicht. 

Wird eine Rechnung verspätet zugestellt, kann dies gemäß § 26a UStG eine Ordnungswidrigkeit darstellen, die mit einem Bußgeld geahndet wird. Eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro wird fällig, wenn nachweisbar ist, dass vorsätzlich oder leichtfertig auf eine Rechnungsstellung verzichtet wurde. Trotz der Ordnungswidrigkeit entbindet eine verspätete Rechnungsstellung den Rechnungsempfänger nicht von der Pflicht zu bezahlen, da die Verjährungsfrist für Rechnungen drei Jahre beträgt. Dies regelt das Bürgerliche Gesetzbuch im § 195 unter dem Unterpunkt „Regelmäßige Verjährungsfrist.“ 

Rechnungen verjähren nicht, wenn ein gerichtliches Mahnverfahren beantragt wird, wenn der Leistungsempfänger nicht gezahlt hat.

Welche rechtlichen Anforderungen muss eine Rechnung erfüllen? 

Die rechtlichen und gesetzlichen Pflichten und Anforderungen an eine Rechnung werden in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) festgehalten. 

In dem vom Bundesministerium der Finanzen ausgegebenen Anforderungskatalog wird geregelt, wie Unternehmen mit Büchern und sonstigen Dokumenten wie Rechnungen umgehen müssen, damit die Finanzbehörden diese aus steuerlicher Sicht anerkennen. 

GoBD-konforme Rechnungen müssen aus Sicht des Gesetzgebers die folgenden Eigenschaften aufweisen: 

• Nachvollziehbarkeit,
• Nachprüfbarkeit,
• Vollständigkeit,
• Richtigkeit,
• Zeitgerechtheit,
• Ordnung und 
• Unveränderbarkeit. 

Bei den GoB handelt es sich um kodifizierte Richtlinien aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie um Leitlinien aus der Praxis. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung verfolgen das identische Ziel wie die gesetzlichen GoBD-Vorgaben. Die fokussieren sich ebenfalls darauf, dass die allgemeine Buchführung und die Rechnungsstellung korrekt, übersichtlich und vollständig erfolgt. Darüber hinaus greift bei den GoB das Belegprinzip, das besagt, dass jedem Geschäftsvorfall ein Beleg zugrunde liegen muss. 

Was sind die Vorteile spezifischer Buchhaltungsprogramme für die Rechnungsstellung? 

Die GoBD-Vorgaben in Bezug auf die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Rechnungen führen dazu, dass Rechnungen, die manuell per Microsoft Word und Microsoft Excel erstellt werden, nicht GoBD-konform sind. Derartige Rechnungen können mit wenigen Klicks angepasst und verändert werden und verfehlen damit ebenfalls die Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB). 

Indem Unternehmen eine spezifische Rechnungssoftware oder ein bekanntes Rechnungsprogramm nutzen, können die Vorgaben der GoBD und die GoB-Richtlinien gesichert und effektiv eingehalten werden. Professionelle Rechnungssoftware unterstützt Unternehmen bei der hochwertigen Rechnungserstellung und stellt gleichzeitig sicher, dass Rechnungen nicht im Nachhinein gelöscht werden können. Alle Geschäftsvorfälle, die mit der Software erfasst werden, werden im Hintergrund aufgezeichnet, damit im Falle einer Steuerprüfung ein Nachweis erbracht werden kann. 

Wer weiterhin Rechnungen in Word oder Excel erstellen möchte, sollte darauf achten, alle konzipierten Rechnungen in ein Dokumenten-Management-System zu überführen, das GoBD-konform ist. Eine manuelle Rechnungsvorlage in Word oder Excel, die nach Bedarf angepasst wird, ist nicht ratsam, da sie fehleranfällig und nicht GoBD-konform ist.

Was sind die Pflichtangaben in Rechnungen? 

Welche Pflichtangaben in einer Rechnung beim Schreiben einer Rechnung aufgeführt werden müssen, regelt ebenfalls das Umsatzsteuergesetz im § 14 im Absatz 4. Die folgenden Angaben sind in jeder ordnungsgemäßen Rechnung zwingend erforderlich: 

1. Den vollständigen Namen und die komplette Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. Das Ausstellungsdatum,
4. Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder abweichend den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts,
7. Ein nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung,
8. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag,
9. Einen Hinweis auf die 10-jährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (Unternehmer) oder die 2-jährige Aufbewahrungsfrist (Privatperson).

In manchen Fällen erfolgt die Abrechnung direkt durch den Leistungsempfänger. In diesem Fall ist dieser verpflichtet, eine Gutschrift zu erstellen, die ebenfalls den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes genügen muss. Statt den Begriff „Rechnung“ zu verwenden, muss die eindeutige Bezeichnung „Gutschrift“ eingedruckt sein. 

Welche Unterschiede bestehen zwischen einer Rechnung und einer Kleinbetragsrechnung? 

Jede Rechnung, deren Gesamtbetrag unter 250 Euro brutto liegt, stellt eine Kleinbetragsrechnung dar und darf abweichend von den Regelungen im Umsatzsteuergesetz mit weniger Details aufgebaut sein. Sie wird trotzdem vom Finanzamt anerkannt. Für Kleinbetragsrechnungen, die einen Großteil aller Rechnungen in Deutschland ausmachen, reichen beim Schreiben der Rechnung die folgenden Angaben: 

• Name und Anschrift des Auftraggebers,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• Gesamtentgelt und Steuerbetrag
• Steuersatz der Rechnung oder Hinweis auf Steuerbefreiung. 

Die gesetzlichen Vorgaben für Kleinbetragsrechnungen werden im § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt. 

Wichtig: Die Begriffe Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnung haben trotz ihrer Ähnlichkeit eine unterschiedliche Bedeutung.  

Was ist bei der Rechnung von Kleinunternehmern zu beachten? 

Unternehmen, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, sind nicht berechtigt, die Umsatzsteuer gesondert auszuweisen, da sie diese nicht abführen oder anrechnen lassen können. Aus diesem Grund muss die Rechnung eines Kleinunternehmers den Passus: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet” enthalten.

Mit einem Hinweis auf die gesetzliche Grundlage, der auch individuell formuliert werden kann, werden Kunden explizit auf die Kleinunternehmerregelung hingewiesen. Das ist vor allem für Firmen wichtig, die die Umsatzsteuer absetzen können, damit keine Abrechnungsfehler entstehen. Alle anderen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu Rechnungen und zur Buchhaltung müssen ebenfalls von Kleinunternehmern beachtet werden. 

Wie wird eine Rechnung aufgebaut? 

Der generelle Aufbau einer Rechnung ist gesetzlich nicht geregelt. Die meisten Rechnungsformulare und Rechnungsvorlagen sind wie folgt aufgebaut: 

Firmenname des Ausstellers

Vollständige Adresse des Empfängers Kontaktdaten des Ausstellers

Bezeichnung RECHNUNG im Titel                                                                  Datum der Ausstellung

Eindeutige, nachvollziehbare Rechnungsnummer, zum Beispiel: RE2022-09125845

Freitext, der den Abrechnungszeitraum, weitergehende Informationen oder andere Auskünfte enthalten kann.

Tabelle oder Liste mit der Abrechnung nach folgender Vorlage:

Im unteren Teil unterhalb der Rechnungssumme werden Hinweise zur Fälligkeit der Rechnung aufgeführt. Hier kann neben der Gewährung von Skonto ebenfalls eine Information zu einem SEPA-Lastschriftmandat abgedruckt sein, mit dem der Rechnungsbetrag eingezogen werden kann. 

In der Fußzeile der Rechnung auf dem Briefpapier des Unternehmens finden sich Angaben zum vertretungsberechtigten Geschäftsführer, die gültigen Kontoverbindungen des Unternehmens, die Steuernummer oder eine Information zum Eintrag ins Handelsregister. 

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Was müssen Privatpersonen bei der Rechnungsstellung beachten? 

Im privaten Umfeld werden regelmäßig gebrauchte Waren über das Internet oder anderweitig verkauft. Vor allem bei höherpreisigen Artikeln kann es sinnvoll sein, als Privatperson eine Rechnung zu schreiben und diese an den Käufer zu übergeben. Auch im Fall des Verkaufs von privaten Gütern an ein Unternehmen ist es zielführend, eine Privatrechnung zu konzipieren. 

Privatrechnungen sind im Gegensatz zu Unternehmensrechnungen nicht an eine bestimmte Form gebunden. Privatpersonen, die eine Rechnung erstellen, können sich bei der Fakturierung an den formalen Bestimmungen einer Kleinbetragsrechnung orientieren. Umso mehr Details eine Privatrechnung enthält, umso hilfreicher ist sie im Streitfall oder bei einem Zahlungsverzug. 

Sobald eine private Rechnung ein Zahlungsziel enthält, muss gemäß § 286 BGB beim Zahlungsverzug keine weitere schriftliche Mahnung erfolgen. Der Schuldner gerät nach Ablauf des Zahlungsziels in Zahlungsverzug und ist verpflichtet, neben der Rechnungssumme ebenfalls Säumniszuschläge und weitere Kosten (Verzugszinsen) zu tragen, wenn es zu gerichtlichen Schritten kommt. 

Was müssen Privatpersonen bei der Rechnungsstellung beachten? 

Im privaten Umfeld werden regelmäßig gebrauchte Waren über das Internet oder anderweitig verkauft. Vor allem bei höherpreisigen Artikeln kann es sinnvoll sein, als Privatperson eine Rechnung zu schreiben und diese an den Käufer zu übergeben. Auch im Fall des Verkaufs von privaten Gütern an ein Unternehmen ist es zielführend, eine Privatrechnung zu konzipieren. 

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Sobald eine private Rechnung ein Zahlungsziel enthält, muss gemäß § 286 BGB beim Zahlungsverzug keine weitere schriftliche Mahnung erfolgen. Der Schuldner gerät nach Ablauf des Zahlungsziels in Zahlungsverzug und ist verpflichtet, neben der Rechnungssumme ebenfalls Säumniszuschläge und weitere Kosten zu tragen, wenn es zu gerichtlichen Schritten kommt. 

Wie sollten fehlerhafte Rechnungen korrigiert werden? 

In der täglichen Praxis kann es vorkommen, dass eine Rechnung fehlerhaft erstellt wird. Typische Fehler beziehen sich auf unkorrekte Pflichtangaben oder auf Summierungsfehler. Fällt ein Fehler in einer Rechnung auf, sollte er in keinem Fall ignoriert werden, da der Leistungsempfänger ansonsten in der Gefahr steht, den Vorsteuerabzug zu verlieren, wenn die Rechnung bei einer Steuerprüfung moniert wird. 

Je nachdem, ob die falsche Rechnung bereits verbucht ist, müssen ansonsten die folgenden Schritte unternommen werden:

Rechnung ist noch nicht beim Leistungsempfänger verbucht und bezahlt: 

In diesem Fall ist es ausreichend, eine geänderte Rechnung mit gleicher Rechnungsnummer anzufordern. 

Rechnung wurde bereits verbucht oder bezahlt: 

Eine sogenannte Stornorechnung sorgt dafür, dass der verbuchte Betrag der fehlerhaften Rechnung storniert wird. Sie erhält eine eigene Rechnungsnummer und ein abweichendes Rechnungsdatum, sodass die Buchungen zu jeder Zeit nachvollzogen werden können. Nach der Gutschrift kann eine geänderte Rechnung verschickt und gebucht werden.

Werden elektronische Rechnungen abweichend zu beleghaften Rechnungen behandelt? 

Seit 2011 sind elektronische Rechnungen den klassischen Papierrechnungen in Bezug auf die umsatzsteuerliche Behandlung gleichgestellt. Seit 27.11.2020 müssen Rechnungen für alle öffentlichen Aufträge in Deutschland und Europa elektronisch ausgestellt werden. 

Mit der E-Rechnungsverordnung (Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung – ERechV) wurde im Jahr 2017 die gesetzliche Grundlage dafür geschaffen, dass die elektronische Rechnungsstellung mit ihren vielen Vorteilen im öffentlichen Sektor und ebenso im privat-unternehmerischen Bereich den Status quo bildet.  E-Rechnungen unterscheiden sich in Bezug auf den Aufbau und die Pflichtangaben nicht von Papierrechnungen. 

Gleichzeitig müssen beim Schreiben einer E-Rechnung die folgenden Richtlinien eingehalten werden: 

• Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen,
• Die E-Rechnung muss in einem gängigen elektronischen Format (PDF) erstellt werden, damit sie empfangen und weiterverarbeitet werden kann,
• Die E-Rechnung muss aus Zahlen und Ziffern bestehen und für Menschen lesbar sein,
• Die Echtheit und die Unversehrtheit der Rechnung muss garantiert sein,
• E-Rechnungen müssen GoBD- und DSGVO-konform aufgebaut werden. 

Bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber muss darüber hinaus die EU-Richtlinie 2014/55/EU beachtet werden, die eine verbindliche Rechtsgrundlage zum Empfang elektronischer Rechnungen darstellt. 

Was ist beim Schreiben von ausländischen Rechnungen zu beachten?

Für ausländische Rechnungen gilt seit dem 01.01.2010, dass die Umsatzsteuer dort erhoben wird, wo die Leistung erbracht wird. Bei der Buchhaltung internationaler Rechnungen bei grenzüberschreitenden Geschäften wird häufig das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren angewandt, bei dem es zu einer Umkehrung der Steuerschuld kommt. 

Grundsätzlich ist in Deutschland der Erbringer einer Leistung umsatzsteuerpflichtig. Beim Reverse-Charge-Verfahren, dessen Rechtsgrundlage im § 13 b UStG verankert ist, wird die Steuerschuld abweichend vom Leistungserbringer auf den Leistungsempfänger übertragen. Der Empfänger einer Reverse-Charge-Rechnung zahlt die Umsatzsteuer somit nicht mit der Rechnung an den Auftraggeber, sondern direkt an das Finanzamt. Das bedeutet für die Praxis, dass auf Reverse-Charge-Rechnungen keine Umsatzsteuer vermerkt ist. Alle anderen Pflichtangaben ordentlicher Rechnungen müssen auf Reverse-Charge-Rechnungen ebenfalls enthalten sein. 

Reverse-Charge-Rechnungen werden bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften im EU-Ausland genutzt, da beide Parteien zwingend Unternehmen sein müssen und eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigen. Bei der Fakturierung muss darüber hinaus ein Hinweis eingedruckt werden, der deutlich macht, dass es zu einer Umkehrung der Steuerschuld kommt. Ein typischer Passus lautet: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”. Ohne den Hinweis akzeptiert das Finanzamt die Rechnung nicht als Reverse-Charge-Rechnung.

Eine wesentliche Voraussetzung für die korrekte Verbuchung der Umsatzsteuer beim Auftragnehmer ist die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung, die regelmäßig an das Bundesamt für Steuern übermittelt werden muss. Rechnungen im Reverse-Charge-Verfahren werden im Kontenrahmen SKR 03 über das Konto 8125 (Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung § 4 Nr. 1b UstG) und im Kontorahmen SKR 04 über das gleichnamige Konto 4125 kontiert. Für Rechnungen an Privatpersonen kann das Reverse-Charge-Verfahren nicht genutzt werden.