Zollbeauftragter im Unternehmen: Aufgaben, Fähigkeiten & Haftung

Was ist ein Zollbeauftragter im Unternehmen?

Ein Zollbeauftragter in einem Unternehmen ist eine zentrale Fachkraft, die für die reibungslose Abwicklung von Zollangelegenheiten und Exportprozessen verantwortlich ist. Diese Person trägt dazu bei, sicherzustellen, dass alle internationalen Handelsaktivitäten den geltenden Zollvorschriften und -bestimmungen entsprechen.

Der Zollbeauftragte überwacht und koordiniert den gesamten Zollabfertigungsprozess, einschließlich der korrekten Dokumentation, Klassifizierung von Waren, Berechnung von Zöllen und Steuern sowie der Einhaltung aller erforderlichen Vorschriften.

Darüber hinaus arbeitet der Zollbeauftragte eng mit verschiedenen internen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen über die zu exportierenden Waren vorhanden sind. Dies beinhaltet die Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, der Logistik, dem Einkauf und anderen relevanten Abteilungen, um einen nahtlosen Informationsfluss zu gewährleisten.

Welche Aufgaben übernimmt ein Zollbeauftragter im Unternehmen?

Ein Zollbeauftragter im Unternehmen übernimmt eine Vielzahl von Schlüsselfunktionen im Zusammenhang mit internationalen Handelsaktivitäten und der Einhaltung von Zollvorschriften. Zu den Hauptaufgaben gehören:

1. Zollabwicklung: Der Zollbeauftragte ist verantwortlich für die reibungslose Abwicklung von Zollformalitäten im Zusammenhang mit Import- und Exportvorgängen. Dies umfasst die Erstellung, Prüfung und Einreichung der erforderlichen Zolldokumente.
2. Klassifizierung von Waren: Eine wesentliche Aufgabe besteht darin, die korrekte Klassifizierung der exportierten oder importierten Waren gemäß dem Harmonisierten System sicherzustellen. Die richtige Klassifizierung beeinflusst die Höhe der anfallenden Zölle und Steuern.
3. Zolltarife und Steuern: Der Zollbeauftragte berechnet und überwacht die anfallenden Zölle und Steuern, um sicherzustellen, dass das Unternehmen alle finanziellen Verpflichtungen ordnungsgemäß erfüllt.
4. Dokumentation: Er erstellt und überprüft alle erforderlichen Handelsdokumente, einschließlich Rechnungen, Frachtpapiere und Ursprungsnachweise, um einen reibungslosen grenzüberschreitenden Warenverkehr zu gewährleisten.
5. Compliance: Ein wesentlicher Aspekt besteht darin, sicherzustellen, dass alle Import- und Exportaktivitäten den geltenden nationalen und internationalen Zollvorschriften entsprechen. Der Zollbeauftragte hält das Unternehmen über Änderungen in den Vorschriften auf dem Laufenden und sorgt dafür, dass interne Prozesse entsprechend angepasst werden.
6. Zusammenarbeit mit internen Abteilungen: Der Zollbeauftragte arbeitet eng mit verschiedenen Abteilungen im Unternehmen zusammen, insbesondere mit Logistik, Vertrieb und Einkauf, um relevante Informationen zu sammeln und sicherzustellen, dass alle Handelsaktivitäten reibungslos verlaufen.

Diese umfassenden Aufgaben machen den Zollbeauftragten zu einer Schlüsselfigur im internationalen Geschäftsbetrieb und tragen dazu bei, die Einhaltung von Vorschriften und die Effizienz der grenzüberschreitenden Handelsprozesse zu gewährleisten.

Ist die Stelle als betrieblicher Zollbeauftragter für Sie geeignet?

Fall 1: Sie arbeiten im Bereich Logistik oder Versand und bekommen eine neue Stelle im Unternehmen angeboten. Ihnen sind die betrieblichen Abläufe bekannt, Sie kennen Ihre Arbeitskollegen, die Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung. In diesem Fall müssen Sie genau abwägen, ob Sie Ihre bisherigen Pflichten und Aufgaben als zukünftiger Zollbeauftragter erfüllen können oder nicht und gegebenenfalls die erforderlichen Maßnahmen durchsetzen. Denn an Sie werden bestimmte Anforderungen gestellt.

Fall 2: Sie wollen eine neue Herausforderung in Ihrem Leben meistern und bewerben sich für einen neuen Job. Die Stellenbeschreibung lautet „Zollbeauftragter“ im Unternehmen. Ihnen sind weder die Strukturen noch die Kollegen, geschweige denn die Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung bekannt. Auf was müssen Sie in den ersten Wochen achten, um Ihre Stelle pflichtgetreu auch in Zukunft ausführen zu können?

Worauf sollten Sie bei der neuen Stelle als Zollbeauftragter achten?

Die Aufgabe „Zollbeauftragter“ ist eine wirklich tolle und herausfordernde Stelle in einem Unternehmen, das das Thema Zoll, Zollrecht und Außenwirtschaft ernst nimmt. Jedoch kann die Stelle brisant werden, wenn es Ihnen erschwert wird, gesetzliche Forderungen umzusetzen. Prüfen Sie deshalb genau, welche Voraussetzungen Ihr (neuer) Arbeitgeber erfüllt.

Stelle als Zollbeauftragter beim eigenen Unternehmen

Fall 1: Im Ausgangsfall haben Sie den Vorteil, dass Ihnen die betrieblichen Abläufe bekannt sind und Sie die Geschäftsleitung und Mitarbeiter kennen. Nehmen Sie die Stelle an, wenn

• Sie im Vorfeld wissen, bzw. vertraglich vereinbart haben, dass Ihnen Weisungsbefugnis erteilt wird und Sie in die betrieblichen Prozesse eingreifen dürfen und diese auch umgesetzt werden
• Sie schon in der Versand-/Logistik-/Zollabteilung arbeiten und es bereits außenwirtschaftliche Prozesse gibt in Form von Arbeitsanweisungen oder ähnlichem
• Ihre Vorgesetzten eine Ahnung von und ein Interesse an gesetzlichen Zollvorschriften haben und Sie entsprechend auch nach oben berichten dürfen
• Sie die Zeit und Möglichkeit eingeräumt bekommen, sich und die notwendigen Mitarbeiter so oft wie notwendig weiterzubilden

Wann Sie die Stelle als Zollbeauftragter nicht annehmen sollten

Auf der anderen Seite sollten Sie nochmals darüber nachdenken, die Stelle aus Fall 1 nicht anzunehmen, wenn Folgendes in Ihrem derzeitigen Unternehmen vorherrschend ist:

• Das Thema Zoll und Versand wird immer noch stiefmütterlich behandelt und Sie finden kein Gehör für Ihre Anliegen, wodurch Sie Ihre Aufgaben nicht richtig erfüllen können
• Die Versandmitarbeiter sind aus anderen Abteilungen und verfügen über kein fundiertes fachliches Wissen
• Es gibt keine ausgereiften Zollprozesse wie tarifliche Stammdatenpflege im Warenwirtschaftssystem
• Exportkontrolle ist ein unbekannter Begriff
• Lieferantenerklärungen werden zwar angefordert, aber es erfolgt keine Prüfung und Präferenznachweise werden unkontrolliert ausgestellt
• Bewilligungen sind zwar vorhanden, aber niemand ist dafür zuständig und es werden keine internen Audits zur Qualitätssicherung gemacht
• Weiterbildung wird als Zeitverschwendung und unnötiger Kostenfaktor gesehen
• Im Unternehmen herrschen veraltete hierarchische Strukturen ohne Aussicht auf Änderung, Ihr Thema wird mit Ignoranz behandelt oder dem Satz: „Das machen wir schon immer so“ abgetan

Wichtig: Im Vorfeld sorgfältig prüfen! Bevor Sie die Stelle annehmen, sprechen Sie bei der GL schon evtl. bestehende Mängel an und versuchen Sie im Vorfeld schon Änderungen anzustoßen, um die Reaktionen darauf zu sehen. Dann fällt es Ihnen leichter, abzuschätzen, wie Ihre zukünftige Position wäre.

Stelle als Zollbeauftragter bei einem fremden Unternehmen

Fall 2: Für den Fall, dass Sie neu in ein Unternehmen kommen, ist es natürlich schwieriger, im Vorfeld eine Einschätzung zu machen. Hier empfehle ich Ihnen den Job anzunehmen, wenn aus Fall 1 genannte Themen angesprochen wurden. Eine weitere Möglichkeit ist, einen Probearbeitstag zu vereinbaren, an dem Sie sich die bestehenden Zollprozesse anschauen und

• in Arbeitsanweisungen und Bewilligungen reinlesen dürfen
• mit den Versandmitarbeitern sprechen
• bestehende Weiterbildungsmaßnahmen anschauen
• bei der Geschäftsleitung/den Abteilungsleitern das Zollwissen „prüfen“ und die Einstellung vorfühlen können.

In jedem Fall sollten Sie die neue Firma im Vorfeld auf Herz und Nieren prüfen. Denn wenn Sie festgefahrene Strukturen nicht verändern können, dann werden Sie sehr schnell unglücklich und haften zum Teil persönlich für außenwirtschaftsrechtliche Verstöße.

Welche Fähigkeiten müssen Zollbeauftragte besitzen?

Die folgende Tabelle zeigt, welche Anforderungen an Zollbeauftragte bestehen und welche Fähigkeiten und Kenntnisse daher für diese Position nötig sind.

Für was haftet der Zollbeauftragte?

Die Vorschriften wie der UZK (Unionszollkodek der EU) und das AWG (Außenwirtschaftsgesetz) nennen den Begriff „Zollbeauftragter“ als solchen nicht. Die Positions-Bezeichnung ist von den Unternehmen frei gewählt. Bei diversen Bewilligungen muss ein Ansprechpartner/Verantwortlicher benannt werden. Somit werden Angestellte in dieser Funktion persönlich benannt und haften dann auch entsprechend bei Pflichtverletzung, Ordnungswidrigkeiten und Straftaten im Zoll- und Außenwirtschaftsverkehr.

Verstöße können fahrlässig oder vorsätzlich, entweder durch Arbeits- oder durch Systemfehler passieren. Fahrlässige Arbeitsfehler von Mitarbeitern sind dem Unternehmen zuzuordnen. Bestehen jedoch Systemfehler und diese passieren öfter, wird dies strenger geahndet. Dieser Punkt ist wichtig für eindeutig in diese Position berufene Zollbeauftragte, da Sie ja persönlich benannt sind und somit solche Prozesse einführen, kontrollieren und ausbessern sollen.

Wichtig: Läuft bei solchen betrieblichen Anweisungen ein außenwirtschaftlicher Prozess falsch, und Sie erhalten von oben die Anweisung, dies so weiter auszuführen, dann verweigern Sie dies lieber! Selbst auf die Gefahr hin entlassen zu werden!

Beispiel zur Haftung des Zollbeauftragten

Sie sind Zollbeauftragter eines Unternehmens, in dem keine tarifliche Einreihung vorhanden ist und somit entsprechend auch keine richtige Exportkontrolle durchgeführt wird. Es wird ein ausfuhrgenehmigungspflichtiger Konverter unter falscher Zolltarifnummer in den Iran verschickt. Sie werden angewiesen, diesen Vorgang genauso weiter auszuführen. Doch Sie wissen, dass das so nicht erlaubt ist!

Hier können Sie sich nicht exkulpieren (von Ihrer Schuld frei sprechen) mit der Argumentation, dass es eine Anweisung von oben war. Bei einer Außenwirtschaftsprüfung kann Ihnen hier Vorsatz zur Straftat unterstellt werden, dies wird mit Freiheitsstrafe geahndet!