Lieferantenerklärung: Definition, Notwendigkeit & Vorschriften

Was ist eine Lieferantenerklärung?

Bei einer Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft bestätigt der Aussteller, dass die Ware die Ursprungseigenschaft im Sinne einer konkreten, von der Europäischen Union/Gemeinschaft unterhaltenen Präferenzregelung hat. In der Lieferantenerklärung müssen der Ursprung der Waren und die Präferenzregelung, nachdem die Waren als Ursprungswaren gelten, genannt werden.

Wann ist eine Lieferantenerklärung notwendig?

Ihr Kunde möchte bei der Lieferung der Ware mit Präferenzursprungseigenschaft von der Begünstigung des Zolls profitieren und bittet Sie um die Ausstellung einer Warenverkehrsbescheinigung EUR.1. Das müssen Sie berücksichtigen:

Prüfen Sie daraufhin die folgenden Punkte:

• Besteht ein Präferenzabkommen zwischen der EU/Europäischen Gemeinschaft und dem Empfängerland?
• Wie sieht das Präferenzabkommen aus, welche Präferenznachweise dürfen erstellt werden? Dazu gehen Sie auf die Internetseite des Zolls. Geben Sie nun auf der linken Seite das entsprechende Land des Empfängers oder das Länderkürzel ein.

Es erscheint das jeweilige Präferenzabkommen. Sie finden dort wichtige Informationen zu Nachweisen und Ursprungssystematik. Die Regeln sind jeweils auf das konkrete Präferenzabkommen abgestimmt. Bei anderen Empfängerländern muss also eine erneute Recherche erfolgen.

• Kann der Ursprung der Ware eindeutig belegt werden oder ist die Anfrage nach Lieferantenerklärungen bei Ihren Lieferanten notwendig?
• Welche Lieferantenerklärungen müssen angefordert werden?
• Sind die erhaltenen Lieferantenerklärungen korrekt ausgestellt worden?

Erst wenn alle Punkte erfüllt sind und die geforderten Ursprungsregeln eingehalten werden können, kann die EUR.1 erstellt werden.

Was sind die Vorschriften für Lieferantenerklärungen?

Die Ausstellung einer Lieferantenerklärung kann nur von in der EU/Europäischen Gemeinschaft ansässigen Lieferanten ausgestellt werden und muss den Ursprungsregeln über den Präferenzverkehr entsprechen.

Lieferantenerklärungen können auf Vordrucken erfolgen (diese sind bei den herkömmlichen Formularverlagen oder der Industrie- und Handelskammer erhältlich). Notwendig ist dies aber nicht  unbedingt. Vorgeschrieben ist lediglich der exakte Wortlaut. Durch Inkrafttreten des UZK zum 1.5.2016 ist die Rechtsgrundlage des Wortlauts geändert, Sie finden diesen in der  Durchführungsverordnung (EU 2015/2447) zum Unionszollkodex/Anhang 22-16. Die Angabe der Rechtsgrundlage ist nicht verpflichtend, aber möglich. Die neue Rechtsgrundlage muss angewendet werden.

Aufgrund der neuen Vorschriften des UZK empfiehlt es sich, neue Formulare zu verwenden oder sich die Mustervorlagen des Deutschen Industrie- und Handelskammertages herunterzuladen und Ihre Lieferantenerklärungen entsprechend anzupassen. Diese stellen z. B. die IHK München und die IHK Stuttgart auf ihrer Internetseite zur Verfügung.

Langzeitlieferantenerklärungen dürfen seit dem 1.5.2016 für einen Gültigkeitsraum bis zu 2 Jahren ausgestellt worden. In der Vergangenheit war dies nur für ein Jahr möglich.

Was muss eine Lieferantenerklärung beinhalten?

Beschreiben Sie die Ware genau – eine allgemeine Beschreibung, wie z. B. Ersatzteile ist nicht ausreichend. Bei der Nennung der Länder können Sie die offiziellen Länderbezeichnungen oder die ISO-Alpha-Codes verwenden. Eine Abkürzung für die Europäische Gemeinschaft gibt es nicht, in dem Fall ist die Ländernennung auszuschreiben. Beachten Sie, dass es in manchen Fällen zu Verwechselungen kommen kann. So ist z. B. EG die Abkürzung von Ägypten und EC die Abkürzung für Ecuador.

Verwenden Sie als Exporteur eine Lieferantenerklärung als Nachweis für eine EUR-1 oder EUR-MED, sind Sie verpflichtet, diese auf deren Richtigkeit zu überprüfen.

Was sind die Folgen falscher Lieferantenerklärungen?

Stellt sich heraus, dass bei einer Lieferantenerklärung nicht der korrekte Ursprung angegeben wurde, kann dies zur Folge haben, dass ein bereits ausgestellter Präferenznachweis zurückgenommen werden muss. Dass führt dazu, dass die Ware im Empfängerland nachträglich verzollt werden muss.

Stellen Sie einen Präferenznachweis aus, sichern Sie dadurch eine bestimmte Eigenschaft zu. Dadurch können Sie als Exporteur dafür ersatzpflichtig gemacht werden, falls dem Importeur durch den nicht korrekt ausgestellten Beleg ein Schaden entsteht. Muss der Kunde also z. B. im Land des Empfängers nachträglich den für Drittlandswaren gültigen Zollsatz zahlen, kann er Sie als Exporteur unter Umständen dafür in Regress nehmen. Zusätzlich würde in so einem Fall auch die Beziehung zu Ihren Kunden in Mitleidenschaft gezogen werden, was Ihren wirtschaftlichen Schaden nochmals vergrößert.

Wichtig: Prüfen Sie alle Angaben von Lieferantenerklärungen und Präferenznachweisen besonders gründlich und nach dem „4-Augen-Prinzip“, bevor sie Ihr Haus verlassen. Erhalten Sie Lieferantenerklärungen, prüfen Sie diese auf Herz und Nieren, und verwenden Sie sie nur, wenn sie korrekt ausgestellt wurden. Im Zweifelsfall halten Sie besser nochmals Rücksprache mit Ihrem Lieferanten.