Auskunftsblatt INF4 erfolgreich ausfüllen – Anleitung + alle Infos

Was ist ein Auskunftsblatt INF4?

Das Auskunftsblatt INF4 ist ein offizielles Dokument im Rahmen des internationalen Handels und Zollwesens. Es dient dazu, die Richtigkeit und Echtheit von Lieferantenerklärungen zu überprüfen.

Wenn Unternehmen Waren mit präferenziellen Ursprungsnachweisen handeln, können Zollstellen das INF4 verwenden, um sicherzustellen, dass die erteilten Lieferantenerklärungen den geltenden Vorschriften entsprechen.

Das INF4 ermöglicht den Zollbehörden eine detaillierte Untersuchung, um sicherzustellen, dass die deklarierten Ursprungsangaben korrekt sind und die damit verbundenen Zollpräferenzen gerechtfertigt sind.

Die Ausstellung des INF4 erfolgt in der Regel auf Antrag des Importeurs oder auf Initiative der Zollbehörde, insbesondere wenn Unsicherheiten hinsichtlich der Lieferantenerklärungen bestehen.

Was wird mit dem INF4 überprüft?

Zum einen überprüft die Zollstelle mit dem INF4, ob Sie überhaupt die Lieferantenerklärung ausgestellt haben, also ob diese überhaupt echt ist. Zum anderen wird mit dem INF4 überprüft, ob Sie auch rechtlich ordnungsgemäß ausgestellt wurde, also Ihre Waren präferenzielle Ursprungswaren sind.

Wichtig: Wenn Ihre Langzeit-Lieferantenerklärung den präferenziellen Ursprung für mehrere Waren bestätigt, ist es ausreichend, die INF4 nur für die spezifische Ware auszustellen, für die Sie die Bestätigung benötigen. Im Feld 5 der INF4 müssen Sie diese Ware genau benennen, um deutlich zu machen, dass die INF4 ausschließlich für dieses Produkt gilt.

Wann wird ein INF4 in Auftrag gegeben?

Hat das Zollamt Zweifel an einer Lieferantenerklärung, z.B. bei der Ausstellung einer Warenverkehrsbescheinigung EUR.1, dann kann dieses eine INF4 verlangen.

Falls Sie hingegen Unsicherheiten bezüglich einer erhaltenen Lieferantenerklärung haben und diese nicht direkt mit Ihrem Lieferanten klären können, besteht die Möglichkeit, die Ausstellung des Auskunftsblattes INF4 bei Ihrer örtlichen Zollstelle zu beantragen.

Wann müssen Sie ein INF4 ausfüllen?

Zwei typische Beispiele aus der Praxis, bei denen Sie ein INF4 ausfüllen müssen:

• Beispiel A – Sie beantragen eine EUR.1: Sie wollen für Ihre Ware eine Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 bei Ihrer Zollstelle beantragen und legen als Ursprungsbegründung eine Lieferantenerklärung vor. Die Zollbehörde hat Zweifel an der Echtheit bzw. der Rechtmäßigkeit der Lieferantenerklärung und verlangt von Ihnen eine INF4.
• Beispiel B – Sie erhalten eine Aufforderung zur Vorlage einer INF4: Sie erhalten von einem Kunden, dem Sie eine Lieferantenerklärung ausgestellt haben, eine Aufforderung zur Vorlage einer INF4.

Was tun bei Forderung nach einer INF4?

Abhängig davon, ob es sich in Ihrem speziellen Fall um Beispiel A oder B aus dem vorherigen Abschnitt handelt, sind nun unterschiedliche Schritte erforderlich.

Wenn Sie unserem vorgegebenen Schema folgen, können Sie die Angelegenheit zügig klären und müssen nicht mit aufwendigen Rückfragen rechnen.

Anleitung für Beispiel A: Sie haben eine EUR.1 beantragt

Die Zollstelle verlangt von Ihnen ein INF4 für die Ausstellung eines Präferenznachweises – so gehen Sie vor:

1. Treten Sie sofort in Kontakt mit Ihrem Vorlieferanten, von dem Sie die angezweifelte Lieferantenerklärung erhalten haben. Tun Sie dies am besten schriftlich, damit Sie einen Nachweis für die Kontaktaufnahme haben.
2. Teilen Sie Ihrem Lieferanten genau mit, für welche Lieferantenerklärung Sie die INF4 benötigen.
3. Setzen Sie Ihrem Lieferanten eine Frist, bis wann er die INF4 an Sie übermittelt haben muss. Beachten Sie dabei, dass die zuständige Zollstelle des Lieferanten 90 Tage Zeit hat für die Ausstellung. Setzen Sie die Frist daher zwischen 100 und 110 Tagen an, sodass Sie noch genügend Zeit haben die INF4 ihrer Zollstelle vorzulegen.
4. Weisen Sie Ihren Lieferanten darauf hin, dass die Formvorschriften der INF4 zwingend einzuhalten sind. Am besten schicken Sie ihm eine vorausgefüllte INF4 mit.
5. Haben Sie die INF4 erhalten, dann legen Sie diese ihrer Zollstelle vor.

Beispiel B: Sie erhalten eine Aufforderung zur Vorlage einer INF4

Sie erhalten von einem Kunden, dem Sie eine Lieferantenerklärung ausgestellt haben, die Aufforderung zur Vorlage einer INF4 – so reagieren Sie:

1. Holen Sie sich am besten im Formularhandel ein INF4 und füllen Sie dieses unter Beachtung aller Formvorschriften aus. Haben Sie bereits von Ihrem Kunden ein INF4 erhalten, dann prüfen Sie zuerst, ob dies den Formfordernissen entspricht, bevor Sie es ausfüllen.
2. Legen Sie den ausgefüllten Vordruck zusammen mit Ihrer Lieferantenerklärung und der/den zugehörigen Handelsrechnungen sowie den Unterlagen für Ihre Ursprungsbegründung bei Ihrer zuständigen Zollstelle zur Überprüfung vor.
3. Übermitteln Sie das INF4 nach der Ausstellung durch das Zollamt oder der Zollstelle Ihrem Kunden. Haben Sie dabei die Ihnen ggf. gesetzte Frist immer im Blick.

Hinweis: Wollen Sie nicht, dass Ihr Kunde die Daten aus der INF4 zu Gesicht bekommt, weil hier Geschäftsgeheimnisse offenbart werden mussten, dann können Sie das INF4 auch der anfordernden Zollbehörde oder Zollstelle zusenden.

Wie schnell müssen Sie das INF4 ausfüllen?

In der Regel wird Ihnen für das Ausfüllen der INF4 eine Frist von 120 Tagen eingeräumt. Müssen Sie für das Ausfüllen selbst einen Antrag für ein INF4 bei Ihrem Vorlieferanten in Auftrag geben, kann die Frist verlängert werden.

Welche Form muss das INF4 aufweisen?

Ihr Auskunftsblatt INF4 muss dem Muster in Anhang 22-02 der Durchführungsverordnung 2015/2447 entsprechen. Diese erhalten Sie im Formularhandel oder bei der Industrie- und Handelskammer

Worauf müssen Sie inhaltlich beim INF4 achten?

Die im Auskunftsblatt aufgeführten Waren müssen mit den Waren der vorgelegten Lieferantenerklärung übereinstimmen. Die Eintragungen dürfen zudem keine Streichungen, Übermalungen oder Rasuren (Radierungen, Überschmierungen etc.) aufweisen.

Die Warenbezeichnungen müssen Sie mit einfachem Zeilenabstand unter Voranstellung einer laufenden Nummer angeben. Verbleibenden Leerraum im Feld für die Warenbezeichnungen müssen Sie durch Streichungen entwerten

Wichtig: Sie müssen Ihre Waren genauso bezeichnen, dass die Feststellung der Nämlichkeit möglich ist

In welcher Sprache müssen Sie das INF4 ausstellen?

Sie müssen  die INF4 in einer Amtssprache der EU ausstellen, das überprüfende Zollamt kann jedoch eine Übersetzung in der eigenen Amtssprache verlangen. Sie sollten deshalb die INF4 gleich in englischer Sprache ausstellen

Was passiert, wenn Sie die INF4 nicht vorlegen?

Wird die angeforderte INF4 nicht vorgelegt, dann wird die gewünschte Warenverkehrsbescheinigung nicht ausgestellt.

Wichtig: Wenn Sie nachweisen können, dass Sie alle Anstrengungen unternommen haben, die INF4 von Ihrem Vorlieferanten zu erhalten, wird sich Ihre Zollstelle eigenständig mit der entsprechenden Zollstelle Ihres Vorlieferanten in Verbindung setzen, um das Problem zu klären.