Exportrechnungen

Exportrechnungen richtig ausstellen: Darauf müssen Sie achten

Exportieren Sie Waren ins Ausland, müssen Sie in den meisten Fällen eine Exportrechnung (engl. commercial invoice) ausstellen. Doch was genau ist eine solche Rechnung und welche Angaben sollten zwingend enthalten sein? In diesem Artikel schauen wir uns die wichtigsten Punkte einmal genauer an.
Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Exportrechnung?

Genau wie die übliche Rechnung bei Warenlieferungen im Inland agiert die Exportrechnung als Zahlungsaufforderung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Anders als bei der Inlandsrechnung müssen hier jedoch noch weitere Angaben erhalten sein, die sich unter anderem nach den Einfuhrvorschriften des Landes richten. Da sich die Vorgaben an die Rechnungsstellung in Bezug auf Sprache, Ursprungserklärungen und andere Punkte von Land zu Land unterscheiden können, lohnt sich hier ein Blick in Vorlagen und Musterrechnungen für Ihren Export.

Alternativ können Sie – gerade wenn Sie häufig in bestimmte Länder exportieren – selbst Checklisten für einzelne Exportländer anlegen. So haben Sie alle benötigten Informationen direkt zur Hand und können Ihre Rechnungen deutlich schneller verfassen.

Neben der Funktion als Zahlungsaufforderung ist die Exportrechnung auch Grundlage für die Verzollung Ihrer Waren. Damit hilft sie bei der Überwachung des Devisenverkehrs und als Basis für diverse Statistiken des Außenhandels. Benötigen Sie weitere Exportdokumente wie Versicherungsformulare oder Transportdokumente, wird die commercial invoice ebenfalls als Basis verwendet.

Welche Inhalt sind für Exportrechnungen Pflicht?

Neben den Angaben, die §14 des Umsatzsteuergesetz für Ihre Rechnungsstellung vorgibt, gibt es je nach Land weitere Punkte, die zwingend auf Ihrer Rechnung enthalten sein müssen:

  • Vollständiger Name, Adresse und Bankverbindung des exportierenden Unternehmens
  • Vollständiger Name und Adresse des importierenden Unternehmens
  • Rechnungsdatum
  • Leistungs- oder Lieferungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Möglichst genaue Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
  • Menge und Einheit der exportierten Waren
  • Einzel- und Gesamtpreis der Waren/Dienstleistungen
  • Möglicherweise anfallende Rabatte oder Nachlässe
  • Anfallende Steuerbeträge bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Falls zutreffend: Versand-, Fracht- und Versicherungskosten
  • Zahlungsbedingungen und -fristen
  • Incoterms (Lieferbedingungen)
  • Verpackungsdaten
  • Zolltarifdaten
  • Angabe des Ursprungslandes
  • Unterschrift in blau (länderspezifisch)
  • Firmenstempel in blau (länderspezifisch)

In einigen Fällen fordert nicht nur das Land, sondern auch der Importeur weitere Angaben auf der Rechnung. Setzen Sie sich hierfür am besten im Vorfeld mit dem Leistungsempfänger in Kontakt und klären Sie offene Punkte.

Wie muss eine Steuerbefreiung in Exportrechnungen angegeben werden?

Liegt ein Ausfuhrnachweis vor, sind Lieferungen in das Ausland von der Umsatzsteuer befreit. Unterschieden wird hierbei zwischen Exportrechnungen an Unternehmen im EU-Ausland (sogenannte innergemeinschaftliche Rechnungen) sowie an Unternehmen in Drittländer.

Im Folgenden behandeln wir die Unterschiede zwischen den beiden Exportregionen. Achten Sie jedoch immer darauf, die Gegebenheiten genau zu prüfen, um die Steuerfreiheit Ihrer Lieferungen rechtlich abzusichern.

Wie stellen Sie Exportrechnungen im EU-Ausland?

Versenden Sie Waren ins EU-Ausland, ist die Leieferung im Bestimmungsland erwerbsteuerpflichtig. Es gilt die „Umkehrung der Steuerschuldnerschaft“ oder Reverse-Charge. Diese ist in §13 des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Dabei müssen sowohl Sie als exportierender Händler als auch der ausländische Rechnungsempfänger eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen. Diese sind beide auf der Rechnung anzugeben.

Überprüfen Sie die Gültigkeit der USt.-ID

Sie sollten vor der Versendung der Waren und der Rechnungsstellung die Umsatzsteuer-ID Ihres Handelspartners überprüfen. Dies können Sie auf der Webseite des Bundeszentralamts für Steuern.

Die Rechnung muss außerdem einen Vermerk zur Reverse-Charge enthalten. Der Wortlaut ist dabei nicht vorgegeben. Sie können sich dabei an den Angaben der folgenden Tabelle orientieren.

LandReverse-Charge-Vermerk
BulgarienНеоблагаема вътрешнообщностна доставка
Belgienlivraison intracommunautaire exonérée TVA
Dänemarkskattefri leverance inden for Fællesskabet
Deutschlandsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
Estlandkäibemaksuvaba ühendusesisene kättetoimetamine
Finnlandveroton yhteisömyynti
Frankreichlivraison intracommunautaire exonérée TVA
Griechenlandαφορολόγητη ενδοκοινοτική παράδοση
Irlandtax free intracommunity delivery/ despatch
Italiencessioni intracomunitarie esenti
Kroatienneoporezive isporuke unutar zajednice
LettlandAr 0% apliekamas precu piegades ES ietvaros, PVN likuma 28. pants
Litauenpridétinés vertés mokesciu neapmokestinamas tiekimas Europos Sajungos viduje
Luxemburglivraison intracommunautaire exonérée TVA
Maltatax free intracommunity delivery
Niederlandeintracommunautaire levering met 0% btw
Österreichsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
Polenwewnatrzwspólnotowa dostawa towarów opodatkowana wg. stawki podatku 0% (Art.42 Ust. 0 pod. od tow.il usl.
Portugalfornecimento inter-comunitário isento de IVA
RumänienLivrare intracomunitara scutita de TVA
Schwedenskattefri gemenskapsintern leverans
Slowakeiod dane oslobodené intrakomunitárne dodávky
Slowenienoproscena dobava znotraj skupnosti
Spanienentrega intracomunitaria libre de impuesto
Tschechische Republik
dodání zbozí do jiného clenského státu, osvobozené od DPH
Ungarnforgalmiadó-mentes, Közösségenbelülrol történo áruszállítás
Quelle: IHK Pfalz

Für Dienstleistungen sollten Sie andere Wortlaute nutzen. Diese finden Sie auf der Webseite der IHK Pfalz.

Buchen Sie Ihre Rechnung als innergemeinschaftliche Leistung und geben Sie gemeinsam mit der Umsatzsteuererklärung eine Zusammenfassende Meldung über diese Leistungen ab. Die Steuerfreiheit können Sie dabei mit einem Rechnungsdoppel und einer Gelangensbestätigung nachweisen.

Was müssen Sie bei Exportrechnungen in Drittländer beachten?

Bei Lieferungen in ein ein Nicht-EU-Land entfällt die deutsche Umsatzsteuer. Die Waren werden stattdessen beim Übergang in den freien Warenverkehr des Landes besteuert und verzollt. Ansonsten gelten bei der Exportrechnung die gleichen Pflichtangaben wie im EU-Raum (zuzüglich der Vorgaben der einzelnen Länder). Optional können Sie den Entfall der Steuerpflicht im Inland im Rechnungstext vermerken.

Auch die Ausfuhr in Drittländer muss durch Belege nachgewiesen werden. Hier benötigen Sie ebenfalls ein Rechnungsdoppel sowie einen Ausgangsvermerk. Bei Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung müssen Sie Rechnungen in Drittländer gesondert aufführen.

Deutsche Bundesbank bei hohen Summen informieren

Sogenannte „Zahlungsaufträge im Außenwirtschaftsverkehr“, also der Zahlungsverkehr mit Drittländern, dauern oftmals mehrere Wochen und beinhalten Gebühren. Liegt eine Auslandszahlung über 12.500€, müssen Sie die Deutsche Bundesbank darüber informieren.

In welchen Fällen kann auf eine Exportrechnung verzichtet werden?

Wie bereits in der Einleitung geschrieben, kann in einzelnen Fällen auf eine Exportrechnung verzichtet und stattdessen eine „Pro-Forma-Rechnung“ ausgestellt werden. Diese gilt nicht als Zahlungsaufforderung und löst daher auch keinen Zahlungseingang aus.

Dies ist der Fall, wenn eine Ware nur vorübergehend im Ausland verwendet wird oder es sich um kostenlose Muster- oder Ersatzteilsendungen handelt. Auch bei Angeboten kann eine Pro-Forma-Rechnung genutzt werden, um beispielsweise ein Akkreditiv zu eröffnen oder eine Importlizenz zu erhalten.

Auf eindeutige Kennzeichnung der Pro-Forma-Rechnung achten!

Auch wenn die Inhalte der Pro-Forma-Rechnung mit denen der Exportrechnung identisch sind, sollten Sie diese stets eindeutig kennzeichnen (meist auf Englisch als „proforma invoice“). Achten Sie außerdem darauf, dass Sie keine Nullrechnung ausstellen dürfen. Der Verkaufswert der Ware muss immer genannt werden.