Exportrechnungen richtig ausstellen: Darauf müssen Sie achten

Was ist eine Exportrechnung?

Genau wie die übliche Rechnung bei Warenlieferungen im Inland agiert die Exportrechnung als Zahlungsaufforderung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Anders als bei der Inlandsrechnung müssen hier jedoch noch weitere Angaben erhalten sein, die sich unter anderem nach den Einfuhrvorschriften des Landes richten. Da sich die Vorgaben an die Rechnungsstellung in Bezug auf Sprache, Ursprungserklärungen und andere Punkte von Land zu Land unterscheiden können, lohnt sich hier ein Blick in Vorlagen und Musterrechnungen für Ihren Export.

Alternativ können Sie – gerade wenn Sie häufig in bestimmte Länder exportieren – selbst Checklisten für einzelne Exportländer anlegen. So haben Sie alle benötigten Informationen direkt zur Hand und können Ihre Rechnungen deutlich schneller verfassen.

Neben der Funktion als Zahlungsaufforderung ist die Exportrechnung auch Grundlage für die Verzollung Ihrer Waren. Damit hilft sie bei der Überwachung des Devisenverkehrs und als Basis für diverse Statistiken des Außenhandels. Benötigen Sie weitere Exportdokumente wie Versicherungsformulare oder Transportdokumente, wird die commercial invoice ebenfalls als Basis verwendet.

Welche Inhalt sind für Exportrechnungen Pflicht?

Neben den Angaben, die §14 des Umsatzsteuergesetz für Ihre Rechnungsstellung vorgibt, gibt es je nach Land weitere Punkte, die zwingend auf Ihrer Rechnung enthalten sein müssen:

• Vollständiger Name, Adresse und Bankverbindung des exportierenden Unternehmens
• Vollständiger Name und Adresse des importierenden Unternehmens
• Rechnungsdatum
• Leistungs- oder Lieferungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Möglichst genaue Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
• Menge und Einheit der exportierten Waren
• Einzel- und Gesamtpreis der Waren/Dienstleistungen
• Möglicherweise anfallende Rabatte oder Nachlässe
• Anfallende Steuerbeträge bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
• Falls zutreffend: Versand-, Fracht- und Versicherungskosten
• Zahlungsbedingungen und -fristen
• Incoterms (Lieferbedingungen)
• Verpackungsdaten
• Zolltarifdaten
• Angabe des Ursprungslandes
• Unterschrift in blau (länderspezifisch)
• Firmenstempel in blau (länderspezifisch)

In einigen Fällen fordert nicht nur das Land, sondern auch der Importeur weitere Angaben auf der Rechnung. Setzen Sie sich hierfür am besten im Vorfeld mit dem Leistungsempfänger in Kontakt und klären Sie offene Punkte.

Wie muss eine Steuerbefreiung in Exportrechnungen angegeben werden?

Liegt ein Ausfuhrnachweis vor, sind Lieferungen in das Ausland von der Umsatzsteuer befreit. Unterschieden wird hierbei zwischen Exportrechnungen an Unternehmen im EU-Ausland (sogenannte innergemeinschaftliche Rechnungen) sowie an Unternehmen in Drittländer.

Im Folgenden behandeln wir die Unterschiede zwischen den beiden Exportregionen. Achten Sie jedoch immer darauf, die Gegebenheiten genau zu prüfen, um die Steuerfreiheit Ihrer Lieferungen rechtlich abzusichern.

Wie stellen Sie Exportrechnungen im EU-Ausland?

Versenden Sie Waren ins EU-Ausland, ist die Leieferung im Bestimmungsland erwerbsteuerpflichtig. Es gilt die “Umkehrung der Steuerschuldnerschaft” oder Reverse-Charge. Diese ist in §13 des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Dabei müssen sowohl Sie als exportierender Händler als auch der ausländische Rechnungsempfänger eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen. Diese sind beide auf der Rechnung anzugeben.

Die Rechnung muss außerdem einen Vermerk zur Reverse-Charge enthalten. Der Wortlaut ist dabei nicht vorgegeben. Sie können sich dabei an den Angaben der folgenden Tabelle orientieren.

Für Dienstleistungen sollten Sie andere Wortlaute nutzen. Diese finden Sie auf der Webseite der IHK Pfalz.

Buchen Sie Ihre Rechnung als innergemeinschaftliche Leistung und geben Sie gemeinsam mit der Umsatzsteuererklärung eine Zusammenfassende Meldung über diese Leistungen ab. Die Steuerfreiheit können Sie dabei mit einem Rechnungsdoppel und einer Gelangensbestätigung nachweisen.

Was müssen Sie bei Exportrechnungen in Drittländer beachten?

Bei Lieferungen in ein ein Nicht-EU-Land entfällt die deutsche Umsatzsteuer. Die Waren werden stattdessen beim Übergang in den freien Warenverkehr des Landes besteuert und verzollt. Ansonsten gelten bei der Exportrechnung die gleichen Pflichtangaben wie im EU-Raum (zuzüglich der Vorgaben der einzelnen Länder). Optional können Sie den Entfall der Steuerpflicht im Inland im Rechnungstext vermerken.

Auch die Ausfuhr in Drittländer muss durch Belege nachgewiesen werden. Hier benötigen Sie ebenfalls ein Rechnungsdoppel sowie einen Ausgangsvermerk. Bei Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung müssen Sie Rechnungen in Drittländer gesondert aufführen.

In welchen Fällen kann auf eine Exportrechnung verzichtet werden?

Wie bereits in der Einleitung geschrieben, kann in einzelnen Fällen auf eine Exportrechnung verzichtet und stattdessen eine “Pro-Forma-Rechnung” ausgestellt werden. Diese gilt nicht als Zahlungsaufforderung und löst daher auch keinen Zahlungseingang aus.

Dies ist der Fall, wenn eine Ware nur vorübergehend im Ausland verwendet wird oder es sich um kostenlose Muster- oder Ersatzteilsendungen handelt. Auch bei Angeboten kann eine Pro-Forma-Rechnung genutzt werden, um beispielsweise ein Akkreditiv zu eröffnen oder eine Importlizenz zu erhalten.