QM-Handbuch: Funktionen, Aufbau und Inhalt

 Aus diesen Gründen benötigen Sie ein Qualitätsmanagementhandbuch

Das QM-Handbuch (QMH) bildet die Basis eines erfolgreichen Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen. Die ISO 9001 stellt das QM-Handbuch dabei als zentrale Komponente bei der Integration eines Qualitätsmanagementsystems dar. Während die Erstellung beziehungsweise Führung eines QM-Handbuches vor mehreren Jahren noch verpflichtet war, wurde diese Regelung mit der neuen ISO 9001 aus dem Jahr 2015 abgeschafft. Demnach ist ein QM-Handbuch nicht mehr zwingend von Nöten.

Dennoch ist das Führen eines QM-Handbuches für Unternehmen von Vorteil.  Wir stellen Ihnen wichtige Funktionen vor, wofür ein Qualitätsmanagementhandbuch benötigt wird:

Das QM-Handbuch erfasst die Ziele Ihres Betriebs hinsichtlich der angestrebten Qualität

Ziel eines erfolgreichen Qualitätsmanagement ist die Führung eines Betriebes durch Qualitätsziele.

Diese Funktion erfüllt das Qualitätsmanagementhandbuch gezielt durch die Festlegung und Dokumentation der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele eines Unternehmens. 

Das QM-Handbuch gibt Auskunft über Verantwortung

• Wie teilen sich Verantwortlichkeiten und Kompetenzen im Betrieb auf?
• Welche Wechselwirkungen gibt es zwischen den inneren Prozessen?
• Wie sind die Prozessabläufe festgelegt?

Auch die Frage, wie der Aufbau eines funktionierenden Kontrollsystems für die qualitätsrelevanten Prozesse aussehen kann, fällt in diese Kategorie.

Das QM-Handbuch dient ebenfalls der gesetzlichen Pflicht Ihrer Außendarstellung

Ein QM-System muss sich nach außen darstellen lassen, egal ob Sie es für eine Zertifizierung benötigen oder lediglich in der Absatzförderung einsetzen.

Nach dem Produkthaftungsgesetz müssen Sie z. B. nachweisen können, dass die anerkannten Regeln der Technik, alle Vorschriften und Normen eingehalten wurden.

Dies lässt sich mit der Darlegungsfunktion eines übersichtlichen QM-Handbuches bewerkstelligen.

Das QM-Handbuch dient der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Qualität

Durch die exakte Analyse, Beschreibung und Dokumentation aller qualitätsrelevanten Prozesse ist die Basis für eine Optimierung gegeben.

Außerdem wird durch den Vergleich von Ist- und Soll-Zuständen die Wirksamkeit der Maßnahmen nachgewiesen, so dass sie fortgesetzt oder verworfen werden können.

Das QM-Handbuch motiviert Ihre Mitarbeiter 

Bedenken Sie: Ein QM-System lässt sich nur durch die aktive Mitarbeit aller Arbeitnehmer erreichen.

Aus diesem Grund muss ein QM-Handbuch auch den Anteil eines jeden Mitarbeiters herausstellen – die Folge: Dies motiviert zu qualitätsbewusstem Denken und Handeln im gesamten Unternehmen.

Ihr QM-Handbuch dient sowohl internen als auch externen Zwecken

Auch wenn das QM-Handbuch der zentrale Bestandteil der QM-Dokumenation ist, so sollten Sie beim Aufbau und der Dokumentation doch immer beachten, dass es auch externen Personen (Kunden, Banken, Versicherung etc.) zur Verfügung gestellt wird.

Aus diesem Grund sollte der Umfang  vom Qualitätsmanagementhandbuch möglichst übersichtlich gehalten werden und weitergehende Details in die folgenden Dokumente  ausgelagert werden:

• Qualitätsmanagement-Verfahrensanweisungen (QMVA),
• Arbeits-, Sicherheits- und Prüfanweisungen
• sowie Qualitätsaufzeichnungen.

Diese Dokumente sind für den internen Gebrauch bestimmt.

Inhalt und Aufbau: Was in jedes QM-Handbuch (QMH) gehört

1. Deckblatt

Demonstrieren Sie schon beim Aufbau des Qualitätsmanagementhandbuches die Qualitätsorientierung Ihres Betriebes.

Daher sollten folgende Aspekte auf dem Deckblatt oder der ersten Umschlagseite des QM-Handbuches aufgeführt werden:

• Ein Firmenlogo
• eine Versionsangabe
• das Datum der letzten Bearbeitung
• der Name des Verfassers 

2. Inhaltsverzeichnis

Geben Sie zur besseren Orientierung in jedem Fall Seitenzahlen und nicht nur Kapitel an. Führen Sie hier auch Ergänzungen und Änderungen einzeln auf.

3. Verbindlichkeitserklärung

Die oberste Führungsebene muss schriftlich erklären, dass sie alle Maßnahmen, die im Qualitätsmanagementhandbuch aufgeführt sind, als verbindlich für das Unternehmen akzeptiert und vorschreibt.

4. Vorstellung Ihres Betriebes

Nun folgt eine Vorstellung des Unternehmens mit:

• der Historie
• Angaben über den Firmenzweck und die Belegschaft
• wichtige Entwicklungen Ihres Betriebes
• der Marktstellung
• Ihrer Firmenphilosophie

5. Allgemeine Beschreibung Ihres QM-Systems

• Wie ist das Qualitätsmanagement-System in Ihrem Unternehmen aufgebaut?
• Welche Verantwortlichkeiten gibt es?
• Wie wird das QMH gewartet und benutzt?

6. Beschreibung der Prozesse

Dieses Kapitel ist der Hauptteil des QM-Handbuches. Beschreiben Sie hier alle relevanten Prozesse wie:

• Führungs- und Leitungsprozesse
• die Prozesse der Leistungserbringung (Kernprozesse)
• die unterstützenden Prozesse
• Überwachungsprozesse
• Prüf- und Optimierungsprozesse.

Zu jeder Prozessbeschreibung gehört dabei:

• die Beschreibung des Zwecks
• die Unterteilung in Teilprozesse und Aufgaben
• die Beschreibung der Einflussfaktoren
• Input und Output
• Hauptverantwortlicher
• Bezug auf weiterführende Dokumente

Ein QM-Handbuch (QMH) zu entwickeln klingt komplizierter als es ist

Sie sehen, dass sich die meisten Arbeiten am QM-Handbuch (QMH) standardisieren lassen. So sparen Sie eine Menge Arbeit. Erstellen Sie sich für die Beschreibung der Prozesse Formulare mit entsprechenden Masken und Hinweisen als Kommentare, z. B. in Excel.