Fuhrparkmanagement: Aufgaben, Ziele und Regelungen

Was ist ein Fuhrpark? 

Der Begriff Fuhrpark kann als eine Sammlung von Fahrzeugen definiert werden, die für geschäftliche oder institutionelle Zwecke genutzt werden. Zum Gesamtbestand eines Fuhrparks gehören Pkws, Lkws, Busse, Motorräder oder Nutzfahrzeuge wie Flurförderfahrzeuge (Gabelstapler), Landmaschinen oder im Falle der deutschen Bundeswehr militärische Fahrzeuge. Im Rahmen dessen wird zwischen den Dienstwagen und den sogenannten Poolfahrzeugen unterschieden.

Ein Fuhrpark kann von einem Unternehmen, einer Organisation oder einer Behörde betrieben werden. Der Fuhrpark dient vor allem dazu, den Bedarf an beweglichen Vermögenswerten zu decken und den Personen- oder Gütertransport sicherzustellen. Fuhrparks können aus einem oder mehreren Fahrzeugen bestehen und werden abhängig von der Größe des Fuhrparks von einem oder einem Team aus Fuhrparkmanagern verwaltet.

Was gehört alles zum Fuhrpark?

Zum Fuhrpark gehören zunächst alle Fahrzeuge, über die das Unternehmen verfügt, wie zum Beispiel Pkws, Lkws, aber auch Nutzfahrzeuge und sogar Landmaschinen. 

Diese Fuhrpark-Fahrzeuge werden in zwei verschiedene Arten eingeteilt:

• Dienstwagen: Hierbei handelt es sich um Fahrzeuge im Fuhrpark, die ausschließlich von einem einzelnen Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden. Der Dienstwagen ist also stets personenbezogen.
• Poolfahrzeuge: Unter Poolfahrzeugen werden Fahrzeuge verstanden, die von mehreren Mitarbeitern in Anspruch genommen werden können. 

Neben den Fahrzeugen, die Hauptbestandteil jedes Fuhrparks sind, gehören zu einem Fuhrpark spezialisierte Mitarbeiter, die als Fuhrparkmanager vielfältige Aufgaben übernehmen. An größere Fuhrparks kann eine betriebsinterne Werkstatt angeschlossen sein, in der einfache Reparaturen am Fahrzeugbestand übernommen werden können. 

Was versteht man unter Fuhrparkmanagement?

Mit dem Begriff Fuhrparkmanagement ist die koordinierte Führung und Verwaltung eines betrieblichen Fuhrparks gemeint. Bei einem professionellen, an Zielen ausgerichteten Fuhrparkmanagement werden die für den Fuhrpark relevanten Komponenten:

1. Fahrzeuge,
2. Fahrer und 
3. Reparaturarbeiten

gemeinsam betrachtet und optimiert. Das übergeordnete Ziel des Fuhrparkmanagements ist es, die Gesamtkosten des betrieblichen Fuhrparks zu minimieren und die Leistungsfähigkeit und Mobilität der Fahrzeuge sicherzustellen. 

Im Rahmen eines Fuhrparks spricht man häufig von einer Fahrzeugflotte oder dem Flottenmanagement. Die Begriffe Fuhrpark und Fuhrparkmanagement sowie Flotte und Flottenmanagement können äquivalent genutzt werden, da sie dieselbe Bedeutung haben und die Gesamtheit aller Fahrzeuge in einer organisatorischen Einheit darstellen.

Was sind die Aufgaben im Fuhrparkmanagement?

Im Fuhrparkmanagement gibt es unterschiedliche Ziele und Aufgaben, die alle mit den im betrieblichen Fuhrpark enthaltenen Dienstwagen und Poolfahrzeugen, den Fahrern und den Kosten für die Mobilität der Fahrzeugflotte zu tun haben. Vor allem die folgenden Aufgaben sind essenziell und müssen von Fuhrparkmanagern mit größter Sorgfalt übernommen werden: 

Organisation, Beschaffung und Verwaltung der Fahrzeugflotte

Dem oder den Fuhrparkverantwortlichen obliegt es, neue Fahrzeuge für die Flotte zu leasen oder zu erwerben, den bestehenden Fuhrpark zu verwalten und diesen in einer Weise zu organisieren, dass Mobilität, Transparenz und Kosteneffizienz zu jeder Zeit gewährleistet sind. Fuhrparkmanager sind verpflichtet, die geltende Car Policy eines Unternehmens zu beachten. Zur Organisation und Verwaltung der Flotte gehört ebenso, die Regeln und Pflichten der Car Policy durchzusetzen und Verfehlungen zu ahnden. Sollte die Versteuerung der Fahrzeuge zudem mit einem Fahrtenbuch erfolgen, liegt es ebenfalls in der Verantwortung des Fuhrparkleiters, diese zu führen beziehungsweise Rechnung dafür zu tragen, dass diese ordnungsgemäß geführt werden.

Ansprechpartner für Autohäuser, Leasing-Anbieter und weitere externe Player

Ein Fuhrparkmanager ist erster Ansprechpartner für Autohäuser, Leasing-Anbieter, Versicherungen, Autovermietungen und andere Unternehmen im Fahrzeugumfeld. Er besucht Messen und Ausstellungen, um sich über die neuesten Entwicklungen auf dem Fahrzeugmarkt zu informieren und profitiert bei Bestellungen von Neufahrzeugen von guten Kontakten zu Autohäusern und Leasinggebern. Er ist der Fachmann für Mobilität im Unternehmen und Schnittstelle für externe Anfragen rund um die Fahrzeugflotte. 

Stammdatenpflege des Fuhrparks

Jeder Fuhrpark muss verwaltet werden. Dies geschieht im digitalen Zeitalter mit spezifischer Fuhrparksoftware. Diese verwaltet nicht nur die Stammdaten zu jedem einzelnen Fahrzeug und seinen bisherigen Fahrern, sondern bietet zusätzlich diverse Statistikfunktionen zur Fahrzeugleistung und zu den Fahrzeugkosten. Eine professionelle Stammdatenpflege der Flotte ist der Grundbaustein für einen transparenten und effizienten Fuhrpark. 

Unter Fuhrparksoftware werden verschiedene Software-Lösungen verstanden, mit denen der Fuhrpark zentral und digitalisiert gemanagt werden kann. Dafür bieten die Software-Lösungen unterschiedliche Funktionen an, wie zum Beispiel ein elektronisches Fahrtenbuch, ein Ortungssystem sowie digitalisierte Fahrzeugakten. 

Professionelles Tankkartenmanagement

Tankkarten spielen im Fuhrparkmanagement eine entscheidende Rolle. Fahrer, die einen Dienstwagen längerfristig übernehmen, erhalten in der Regel vom Flottenmanagement eine oder mehrerer Tankkarten, die sie für das Tanken oder den Einkauf von Schmierstoffen für das Dienstfahrzeug einsetzen können. Die Aufwendungen werden zentral zwischen Unternehmen und ausgebendem Mineralölkonzern reguliert. Fuhrparkverantwortliche sind nicht ausschließlich für die Ausgabe der Tankkarten, sondern ebenso für die Auswertung der Fahrzeugkosten zuständig, die beim Einsatz der Tankkarten entstehen. 

Reparatur und Instandhaltung der Flotte

Fahrzeuge im Fuhrpark müssen regelmäßig gewartet und instand gehalten werden. Neben den Herstellervorschriften für Wartung und Verschleiß müssen ebenso die gesetzlichen Vorgaben beachtet werden. Das Fuhrparkmanagement organisiert alle notwendigen Arbeiten, wie z. B. das Buchen von Werkstattterminen und die Beschaffung von Ersatzteilen. Außerdem bietet es den Mitarbeitern zur Erhaltung der Mobilität während der Reparatur des Dienstwagens ein Poolfahrzeug an oder arrangiert einen Leihwagen bei einer Autovermietung. 

Disposition der Fahrzeuge und erster Ansprechpartner für Mitarbeiter

Eine wesentliche Aufgabe des Flottenmanagements ist die Disposition der Fahrzeuge. Während Dienstwagen für Außendienstmitarbeiter oder Führungskräfte langfristig einem Stelleninhaber zugeordnet und alle zwei bis drei Jahre ersetzt werden, erhalten Innendienstmitarbeiter ein Poolfahrzeug häufig temporär für eine Dienstfahrt oder für wenige Tage. Der Fuhrparkmanager ist erster Ansprechpartner für die Mitarbeiter, übernimmt die Führerscheinkontrolle, weist die Arbeitnehmer auf Fahrzeuge ein und organisiert die Fahrzeugübergabe. 

Reklamationsbearbeitung, Unfallmanagement und Bearbeitung von Strafzetteln

Fuhrparkverantwortliche haben umfangreiche administrative Aufgaben. Sie bearbeiten Reklamationen zu Dienstfahrzeugen, verhandeln mit Herstellern oder Autohäusern über Kulanzregelungen und sind bei einem Unfall für das Unfallmanagement und die Regulierung mit der Versicherung zuständig. Sie prüfen bei einem Unfall die Halterhaftung und suchen Lösungen bei Strafzetteln, Fahrverboten oder anderen Strafen, die in Verbindung mit dem Fuhrpark anfallen. 

Der Begriff Halterhaftung beschreibt die Tatsache, dass die Haftung stets den Halter betrifft. In einem betrieblichen Fuhrpark übernimmt daher in der Regel das Unternehmen selbst die Halterhaftung. Die damit verbundenen Pflichten können jedoch auch an einen Fuhrparkverantwortlichen übertragen werden, der folglich für die Einhaltung und Kontrolle eben dieser Pflichten haftet.  

Überwachung der gesetzlichen Anforderungen an das Fuhrparkmanagement

Der Gesetzgeber hat vielfältige Gesetze und Richtlinien aufgestellt, die das Führen von Fahrzeugen betreffen. Fuhrparkmanager sind unter anderem verpflichtet, in einer regelmäßigen Führerscheinkontrolle die Führerscheine aller Dienstwagennutzer zu überprüfen. Durch die fortlaufende Führerscheinkontrolle durch den Fuhrparkmanager ist sichergestellt, dass Mitarbeiter ohne Führerschein kein Fahrzeug der Flotte nutzen können. 

Darüber hinaus muss die Fuhrparkverwaltung im Mindestfall jährlich eine UVV-Fahrzeugunterweisung mit allen Dienstwagennutzern durchführen. Ebenso essenziell sind regelmäßige Kontrolle der Fahrzeuge, die ebenfalls in den Unfallverhütungsvorschriften (UVV) vorgesehen sind. Arbeitsschutz und die Arbeitssicherheit der Dienstwagenfahrer stehen bei der Fahrzeugkontrolle im Vordergrund, da Unfälle nicht nur zu hohen Kosten, sondern ebenso zu Verletzungen oder Todesfällen führen können. Das Fuhrparkmanagement hat aus diesem Grund die wichtige Aufgabe, Unfälle zu vermeiden und die Sicherheit der Fahrer zu gewährleisten. 

Die Überprüfung der Lenk- und Ruhezeiten bei angestellten Lkw-Fahrern gehört ebenso in den Verantwortungsbereich der Fuhrparkverantwortlichen. 

Reporting und Kostenkontrolle

Ein Fuhrpark verursacht im Unternehmen hohe Kosten. Gleichzeitig sind Dienstwagen, LKW oder andere Fahrzeuge für jede Firma wichtige betriebliche Arbeitsmittel, um die originären Unternehmensziele zu erreichen oder die Mitarbeitermotivation zu fördern. Effizienz und Transparenz spielen für Fuhrparkleiter eine wesentliche Rolle, da sie in Bezug auf die Fahrzeugkosten erste Ansprechpartner für die Abteilung Controlling sind und der Geschäftsführung Kosten und Nutzen des Fuhrparks gegenüberstellen müssen. 

Was sind die Ziele des Fuhrparkmanagements?

Das betriebliche Fuhrparkmanagement verfolgt vor allem die folgenden Ziele:

• Minimierung der Gesamtkosten des Fuhrparks.
• Steigerung der Leistungsfähigkeit der Fahrzeuge.
• Modernisierung der Flotte zur Motivation der Mitarbeiter bei gleichzeitiger Kosteneinsparung.
• Senkung von Miet- und Leasinggebühren.
• Erhöhung der Fahrzeugauslastung.
• Reduzierung von Unfällen durch Schulung der Mitarbeiter. 

Wer führt den Fuhrpark? 

Der Fuhrpark wird operativ von der Abteilung Fuhrparkverwaltung dem Fuhrparkmanagement geführt. Dieses kann aus einem Fuhrparkleiter, aber auch aus mehreren Verantwortlichen bestehen. In manchen Unternehmen ist die Abteilung Fuhrparkverwaltung der Fachabteilung Human Ressources (HR) unterstellt, da die Verantwortlichkeiten häufig vielfältige Überschneidungen haben. In kleineren, inhabergeführten Betrieben untersteht die Fuhrparkverwaltung in vielen Fällen direkt der Geschäftsleitung. 

Die Fuhrparkleitung sollte dabei von spezialisierten Fuhrparkmanagern übernommen werden. Da es keine klassische Ausbildung im Flottenmanagement gibt, müssen Fuhrparkverantwortliche vor allem über eine Affinität zu Fahrzeugen verfügen, kommunikativ und organisiert auftreten und digitalen Softwarelösungen gegenüber aufgeschlossen sein. Zusätzlich bieten die DEKRA und andere Anbieter Weiterbildungsangebote zum „Zertifizierten Fuhrparkmanager“ an. 

Was ist der Vorteil von Fuhrparksoftware?

Ein Fuhrpark ohne spezifische Fuhrparksoftware arbeitet schwerfällig und ineffizient. Die Vorteile von Fuhrparksoftware sind unter anderem: 

• Vereinfachung und Automatisierung komplexer Prozesse wie Leasing- und Beschaffungszyklen oder die Planung der UVV-Fahrerunterweisung.
• Tagesaktuell abrufbare Übersicht über die Fuhrparkkosten.
• Durchführung der Führerscheinkontrolle auf rechtssicherem und digitalem Wege.
• Automatisierung von Fahrtenbüchern, wodurch jegliche Fahrten automatisch dokumentiert werden. 
• Schaffen von Transparenz gegenüber der Geschäftsleitung oder der Controlling-Abteilung.
• Alle Informationen zur Flotte sind auf einen Blick digital verfügbar.

Was ist eine Dienstwagenverordnung (Car Policy) und was beinhaltet diese?

Eine Car Policy oder Dienstwagenverordnung ist eine Aufstellung von Unternehmensregeln zur Nutzung von Dienstfahrzeugen. Sie thematisiert unter anderem die folgenden betrieblichen Fragen:  

• Wer darf im Unternehmen einen Firmenwagen nutzen?
• Wie und zu welchem Zweck kann der Wagen genutzt werden?
• Welche Fahrzeugkosten werden vom Unternehmen übernommen?
• Wie ist die Halterhaftung geregelt? 
• Welche Firmenwagen stehen in welcher Hierarchiestufe zur Verfügung?  

Wie können die Fahrzeuge im Fuhrpark finanziert werden? 

Der Fuhrpark beziehungsweise die dazugehörigen Fahrzeuge können auf zwei Arten finanziert werden: Leasing oder Kauf.

Die häufigste Methode ist die Nutzung eines Leasing-Modells, bei dem das Fahrzeug über einen bestimmten Zeitraum gemietet wird. Alternativ kann das Fahrzeug vom Unternehmen gekauft werden. Es gehört in diesem Fall zum Anlagevermögen in der Bilanz. 

Wie werden Fuhrpark-Fahrzeuge versteuert? 

Für Firmenwagen fallen die gleichen Verbrauchssteuern und Kosten für Versicherungen an, wie für einen privaten PKW. 

Mit Leasing-Fahrzeugen, die den größten Teil der Fahrzeuge in einem Fuhrpark ausmachen, können Unternehmen gleichzeitig Steuervorteile geltend machen. Da keine Investitionskosten anfallen und die monatlichen Leasingraten bei der Steuererklärung steuermindernd geltend gemacht werden können, ergibt sich im Vergleich zum Kauf des Fahrzeugs ein pekuniärer Vorteil. Gekaufte Dienstwagen müssen im Gegensatz über mehrere Jahre abgeschrieben werden, wobei die Höhe der Abschreibung von verschiedenen Faktoren, wie zum Beispiel dem Kaufpreis und der Laufleistung abhängig ist.

Sollten die Dienstwagen aus dem Fuhrpark ebenfalls zur Privatnutzung freigegeben werden, können diese anhand einer der folgenden Methoden versteuert werden: 

• die 1-Prozent-Regelung oder
• das Fahrtenbuch.

Bei Poolfahrzeugen ist die Fahrtenbuch-Methode zu bevorzugen. Schließlich fordert das Fahrtenbuch eine exakte Dokumentation der Fahrten und erhöht somit die Transparenz über die Nutzung des Poolfahrzeuges.

Ob sich bei der Versteuerung des Poolfahrzeuges für die 1-Prozent-Regelung oder für das Fahrtenbuch entschieden wird, obliegt stets dem Unternehmen selbst.