Gelangensbestätigung: Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichem Warenverkehr

Was ist eine Gelangensbestätigung?

Eine Gelangensbestätigung kann als schriftlicher Nachweis über die innergemeinschaftliche Lieferung eines Gegenstands in einen anderen EU-Mitgliedsstaat definiert werden. Der Nachweis wird in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt. Da Unternehmer innerhalb des Gemeinschaftsgebiets von der Berechnung der Umsatzsteuer freigestellt sind, wirkt die Gelangensbestätigung steuerbegünstigend. 

Die Gelangensbestätigung zeigt an, dass der Gegenstand wirklich innerhalb der EU transportiert und verkauft wurde und zum vereinbarten Abnehmer gelangt ist. Der Abnehmer erklärt dies durch seine Unterschrift auf der Gelangensbestätigung. 

Wann ist eine Gelangensbestätigung vonnöten? 

Eine Gelangensbestätigung muss grundsätzlich bei der innergemeinschaftlichen Lieferung von Waren im Gemeinschaftsgebiet der EU vorliegen. Ohne diesen Nachweis des Abnehmers im Ausland erlischt die Befreiung von der Umsatzsteuer. Die Gelangensbestätigung ist demnach eine grundlegende Voraussetzung für die umsatzsteuerfreie Lieferung.

Was ist eine innergemeinschaftliche Lieferung? 

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn Unternehmen Waren aus einem Land der Europäischen Union in einen anderen Mitgliedsstaat versenden. Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, die Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, die Slowakei, Slowenien, Spanien, die Tschechische Republik, Ungarn und Zypern. Zum Europäischen Wirtschaftsraum gehören zusätzlich die Länder Island, Liechtenstein und Norwegen.

Welche Pflichtangaben muss eine Gelangensbestätigung enthalten?

Der Gesetzgeber gibt Unternehmern auf, verschiedene Pflichtangaben auf einer Gelangensbestätigung aufzuführen, die im § 17b Absatz 1 im Unterpunkt 2 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) aufgeführt sind. Zu den verpflichtenden Angaben auf dem Beleg gehören:

• den Namen und die Anschrift des Abnehmers,
• die Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung, einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen,
• den Empfänger mit eindeutiger Anschrift und den Bestimmungsort der Lieferung sowie den Monat des Erhalts des Gegenstands,
• das Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie
• die Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. 

Welche Form muss eine Gelangensbestätigung aufweisen? 

Es gibt keinen einheitlichen Vordruck für eine Gelangensbestätigung, sodass Unternehmen dir diversen Vordrucke nutzen können, die von den Industrie- und Handelskammern herausgegeben werden. Ebenfalls ist es möglich, eine individuelle Gelangensbestätigung zu erstellen, die alle oben genannten Pflichtangaben erhält. Da die elektronische Form als E-Mail oder per Telefax rechtlich möglich ist, muss der Ursprung des digitalen Dokuments erkennbar sein. Dies kann zum Beispiel durch den offiziellen Unternehmensstempel nachgewiesen werden. 

Beispiel für eine Gelangensbestätigung

• Überschrift: Bestätigung über das Gelangen des Gegenstands einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Staat (Gelangensbestätigung)
• Name und Anschrift des Abnehmers mit folgendem Zusatz: Hiermit bestätige ich als Abnehmer, dass der folgende Gegenstand (die Liefergegenstände) einer innergemeinschaftlichen Lieferung (Menge der Ware, handelsübliche Bezeichnung, bei Fahrzeugen ID-Nummer) im Monat (Monat und Jahr des Endes der Beförderung) nach (Mitgliedsstaat, Ort der Lieferung) gelangt ist. 
• Datum der Ausstellung und Unterschrift des Abnehmers oder des Vertretungsberechtigten.

Wer muss die Gelangensbestätigung erstellen? 

Da eine Gelangensbestätigung ein offizielles Dokument ist, mit dem der Nachweis erbracht wird, dass ein Gegenstand oder eine Ware zu einem Empfänger im EU-Gemeinschaftsgebiet gelangt ist, erstellt und unterzeichnet der Abnehmer die Gelangensbestätigung. 

In vielen Fällen wird die Gelangensbestätigung direkt bei der Lieferung der Ware unterzeichnet und dem Spediteur mitgegeben. In anderen Fällen wird die Gelangensbestätigung als Bestätigung per E-Mail oder Fax versandt, sobald die  Lieferung eingetroffen ist. 

Muss die Gelangensbestätigung unterschrieben werden? 

Als offizielles Dokument muss die Gelangensbestätigung vom Abnehmer der Ware im EU-Ausland unterschrieben werden, damit sie gültig ist und zur Umsatzsteuerbefreiung führt. Neben der eigenhändigen Unterschrift des Bestellers kann alternativ ebenfalls ein vertretungsberechtigter Mitarbeiter die Gelangensbestätigung unterschreiben. In diesem Fall muss nachgewiesen werden, dass der Unterzeichnende vertretungsberechtigt ist. 

Wichtig: Im BMF-Schreiben zur Gelangensbestätigung vom 16.09.2013 wird die Vertretungsberechtigung konkretisiert. Das Finanzamt hat die Möglichkeit, beim Vorliegen konkreter Zweifel im Einzelfall die Vertretungsberechtigung zu prüfen. 

Muss die elektronische Gelangensbestätigung unterschrieben werden?

Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat.

Kann die Gelangensbestätigung als Sammelbestätigung abgegeben werden?

Zur Vereinfachung der internen Vorgänge haben Unternehmer abweichend die Möglichkeit, eine quartalsweise Sammelbestätigung mit dem Abnehmer zu vereinbaren. Dies ist beispielsweise zielführend, wenn regelmäßige Lieferungen erfolgen. Bei der Gelangensbestätigung als Sammelbestätigung werden alle Umsätze und Lieferungen eines Quartals aufgeführt. Eine derartige Gelangensbestätigung ist nicht an eine bestimmte Form gebunden. Sie kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben. Entscheidend für die Steuerfreiheit ist die Transparenz und Richtigkeit der Angaben.

Gibt es Alternativen zur Gelangensbestätigung? 

Da viele Unternehmen mit der Gelangensbestätigung einen hohen bürokratischen Aufwand verbinden, werden von den Finanzbehörden alternativ die folgenden Dokumente anerkannt: 

• Vollständiger Versandbeleg und Frachtbrief, beispielsweise ein CMR-Frachtbrief als internationales Warenbegleitpapier, das das transportierte Frachtgut kenntlich macht. 
• Handelsüblicher Beleg oder Spediteur-Bescheinigung mit Informationen zum Aussteller, zum Ausstellungsdatum, zum Lieferanten und zum Abnehmer. Ebenso müssen auf dem Beleg die Pflichtangaben der Gelangensbestätigung vermerkt sein, beispielsweise die Menge und Bezeichnung des Gegenstandes oder der Monat des Endes der Beförderung. 
• Tracking-and-Tracing-Protokoll: Nachweis des Kurierdienstes, dass den Weg vom bis zum Abnehmer dokumentiert. 
• Bei Postdienstleistungen: Empfangsbestätigung des Postdienstleisters (Paketbeleg oder Nachweis Einschreiben in Verbindung mit dem Zahlungsnachweis.
• Abnehmer können durch einen Zahlungsnachweis von einem Bankkonto (Kontoauszug / Bestätigung der Bank) in Verbindung mit meiner Bescheinigung der Spedition die Beförderung und das Gelangen bestätigen.

Grundsätzlich erkennen die Finanzbehörden alle Dokumente an, aus denen sich eindeutig und leicht nachprüfbar ergibt, dass es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung handelt. Dies ergibt sich aus dem BMF-Schreiben vom 16.09.2013 wo es heißt: „Dem Unternehmer steht es frei, den Belegnachweis mit allen geeigneten Belegen und Beweismitteln zu führen, aus denen sich das Gelangen des Liefergegenstands in das übrige Gemeinschaftsgebiet an den umsatzsteuerrechtlichen Abnehmer in der Gesamtschau nachvollziehbar und glaubhaft ergibt.“