7 Tipps zur Verbesserung Ihrer Lieferantenkommunikation

Lieferantenkommunikation: die richtige Ansprache macht’s!

Bei der Kommunikation mit Ihren Lieferanten sollten Sie immer auf eine persönliche, aber respektvolle Ansprache setzen. Verwenden Sie dabei eine Sprache, die sowohl professionell als auch verständlich ist. Behandeln Sie die Kommunikation mit Ihren Lieferanten genauso, wie Sie es mit guten Bekannten tun würden: je persönlicher, desto besser – jedoch ohne zu viel Vertrautheit. Sprechen Sie Ihre Geschäftspartner so an, wie Sie selbst angesprochen werden möchten. Schließlich sitzt am anderen Ende der Leitung ein Mensch, mit dem Sie gemeinsam Lösungen entwickeln und Geschäftsprozesse effizient gestalten möchten.

E-Mails bieten eine der einfachsten und zugleich effektivsten Methoden, um mit Lieferanten in Kontakt zu treten. Sie ermöglichen eine schnelle, dokumentierte und oft auch formelle Kommunikation, die gleichzeitig persönlich und zielgerichtet sein kann. Damit jedoch die gewünschten Ergebnisse erzielt werden und eine langfristige Lieferantenbeziehung aufgebaut wird, sollte die Kommunikation stets klar, respektvoll und auf die Bedürfnisse des anderen abgestimmt sein.

In den kommenden Tipps erfahren Sie, wie Sie Ihre Lieferantenkommunikation per E-Mail effektiv gestalten können und welche Methoden dabei helfen, die Zusammenarbeit zu verbessern. Dabei liegt der Fokus auf der Rolle der E-Mail als Kommunikationskanal und wie Unternehmen ihre Prozesse durch eine gezielte Ansprache optimieren können.

1. Praxistipp: Direkte und präzise Lieferantenkommunikation beginnt bereits in der Betreffzeile

Die Betreffzeile ist der erste Eindruck Ihrer E-Mail und der entscheidende Faktor, ob Ihre Nachricht sofort beachtet wird oder nicht. In der Kommunikation mit Lieferanten ist es wichtig, direkt und präzise zu sein. Verzichten Sie auf vage Formulierungen und sagen Sie klar, was Sie wollen. Eine prägnante Betreffzeile hilft nicht nur, Missverständnisse zu vermeiden, sondern sorgt auch dafür, dass Ihr Anliegen schneller bearbeitet wird.

Indem Sie in Ihrer Betreffzeile direkt sagen, was Sie möchten, schaffen Sie Transparenz und zeigen Ihrem Lieferanten, dass Sie den Beschaffungsprozess effizient gestalten wollen. Das fördert eine zügige Bearbeitung und stärkt die Lieferantenbeziehung durch eine klare Kommunikation.

2. Praxistipp: Verzichten Sie in der Kommunikation mit Lieferanten auf Standardfloskeln

In der Kommunikation mit Lieferanten ist es wichtig, authentisch und direkt zu sein. Standardfloskeln wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ wirken oft distanziert und unpersönlich. Wenn Sie den Namen Ihres Ansprechpartners nicht kennen, verzichten Sie auf formelle Wendungen und setzen Sie auf eine klare und einfache Ansprache. Eine Begrüßung wie „Guten Tag“ oder „Ich grüße Sie“ schafft eine direkte und dennoch respektvolle Atmosphäre, die Vertrauen aufbaut und die Kommunikation effizienter macht.

3. Praxistipp: Formulieren Sie in Mails an Lieferanten klar und präzise

In der E-Mail-Kommunikation mit Lieferanten ist es entscheidend, klare und schnörkellose Sätze zu verwenden. Mit einer direkten und präzisen Kommunikation erleichtern Sie Ihren Lieferanten das Verständnis und die Bearbeitung Ihrer Anfragen, was den gesamten Beschaffungsprozess deutlich effizienter gestaltet.

Verzichten Sie daher auf schwammige Formulierungen wie „hätte“ oder „könnte“, die Ihre Botschaft unnötig verwässern. In der Geschäftswelt ist Präzision gefragt – Ihre Lieferanten benötigen keine Wortblasen ohne wirklichen Inhalt, sondern konkrete Informationen, die schnell und einfach zu verstehen sind.

Vermeiden Sie zudem übermäßige Superlative, wie die Beschreibung von Produkten oder Dienstleistungen der Lieferanten als „das beste“, „haltbarste“ oder „nachhaltigste“. Diese Floskeln tragen wenig zur Klarheit bei und können schnell als ungenau wahrgenommen werden. Seien Sie stattdessen sachlich und geben Sie klare Fakten, die den Austausch effektiv voranbringen.

4. Praxistipp: Kommen Sie in Ihrer Mail direkt auf den Punkt

In der Kommunikation mit Lieferanten ist es entscheidend, dass Sie sofort klar und präzise sagen, was Sie möchten. Verkäufer und Ansprechpartner bei Ihren Lieferanten haben genauso wenig Zeit wie Sie und möchten nicht mit unnötigen Einleitungen oder Floskeln aufgehalten werden.

Kommen Sie spätestens im zweiten Satz auf den Punkt und machen Sie Ihre Anfrage klar verständlich. Ein solches Vorgehen fördert eine schnelle Bearbeitung und sorgt dafür, dass Ihr Anliegen zügig in die richtigen Kanäle weitergeleitet wird. So optimieren Sie nicht nur die Kommunikation, sondern auch die gesamte Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten.

5. Praxistipp: Legen Sie technische Details für Ihren Lieferanten in den Anhang ab

In der E-Mail-Kommunikation mit Lieferanten sollten Sie technische Details und Spezifikationen Ihrer Anfrage nicht direkt in den Text der Nachricht packen, sondern in den Anhang Ihrer E-Mail verschieben. Am besten im PDF-Format, damit die Datei problemlos heruntergeladen, ausgedruckt und archiviert werden kann. Stellen Sie sicher, dass der Anhang nur die relevanten Informationen enthält, die für das Liefergeschäft von Bedeutung sind. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Lieferanten schnell und ohne Aufwand auf die benötigten Informationen zugreifen können.

6. Praxistipp: Verabschieden Sie sich persönlich und menschlich von Ihrem Lieferanten

Wie Sie Ihre E-Mail beginnen, sollten Sie sie auch beenden – persönlich und respektvoll. Auf Floskeln wie „Mit hochachtungsvollen Grüßen“ sollten Sie verzichten. Gleichzeitig ist es ratsam, den Ton nicht zu familiär zu gestalten, etwa mit „Einen lieben Gruß“, das für enge Freunde vorbehalten ist.

7. Praxistipp: Halten Sie die Kommunikation mit Ihrem Lieferanten stets aufrecht

Im Geschäft mit Lieferanten erhalten Sie sicherlich mehr E-Mails, als Ihnen lieb ist. Dennoch ist es wichtig, jede Nachricht zu beantworten – Spam natürlich ausgenommen. Mit einer schnellen Antwort signalisieren Sie Ihren Lieferanten, dass Sie an einer langfristigen Geschäftsbeziehung interessiert sind, auch wenn Sie gerade keine Bestellung aufgeben.