Ausphasen eines Lieferanten: Vorgehen + Checkliste
Nach welchen Kriterien wird ein Lieferant ausgewählt?
Die Auswahl eines Lieferanten erfolgt nach mehreren entscheidenden Kriterien, um eine zuverlässige, wirtschaftliche und langfristige Zusammenarbeit sicherzustellen. Zu den wichtigsten Auswahlkriterien gehören:
- Qualität der Produkte und Dienstleistungen
- Preis und Wirtschaftlichkeit
- Lieferzuverlässigkeit und Flexibilität
- Innovationsfähigkeit
- Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein
- Finanzielle Stabilität
- Kommunikation und Kundenservice
- Zertifizierungen und Compliance
Je nach Branche und Unternehmen können diese Kriterien unterschiedlich gewichtet werden und den individuellen Anforderungen angepasst werden. Nach Auswahl der Kriterien erfolgt dann durch einen strukturierten Auswahlprozess die Auswahl des passenden Lieferanten.
Der Auswahlprozess
Der Auswahlprozess eines Lieferanten erfolgt ebenfalls in mehreren Schritten. Je nach Branche, Unternehmen und individuellen Anforderungen werden diese Schritte unterschiedlich gewichtet. Zunächst wird die Bedarfsermittlung festgelegt, dann folgt die Marktrecherche und abschließend werden in einem Angebotsvergleich verschiedene Lieferanten hinsichtlich Preis, Qualität und weiterer relevanter Faktoren bewertet.
Für die Überprüfung der Leistungsfähigkeit eines Lieferanten können dann Testlieferungen und Audits durchgeführt werden. In der Verhandlungsphase werden die Konditionen sowie spezifische Vereinbarungen definiert, dann erfolgt die finale Entscheidung, bei der der am besten geeignete Lieferant ausgewählt wird.
Was versteht man unter „Ausphasen“?
Das „Ausphasen“ beschreibt den schrittweisen Rückzug oder die geordnete Beendigung eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Geschäftsprozesses. Dabei wird die betreffende Einheit nicht abrupt eingestellt, sondern über einen definierten Zeitraum hinweg reduziert oder durch eine Alternative ersetzt.
Durch diese bewusste Reduzierung über einen längeren Zeitraum sollen während des Ausphasens Risiken minimiert werden und eine reibungslose Übergangsphase sichergestellt werden, um negative Auswirkungen auf Kunden, Mitarbeiter und Prozesse zu minimieren.
5 Gründe für ein Lieferanten-Ausphasen
Grundsätzlich sollte das Ausphasen immer der letzte Schritt in einer Lieferantenbeziehung sein – wenn also wirklich nichts mehr geht und Sie schon alles versucht haben, die Beziehung zu Ihrem Lieferanten zu retten. Im Vorfeld sollten Sie mit Ihrem Partner also schon diverse Problemsitzungen hinter sich gebracht haben. Beispielsweise in puncto:
- schwankendes Qualitätsniveau
- nachlassende Innovationsfähigkeit
- wiederholt negative Lieferantenbewertungen
- Nichteinhalten vereinbarter Zielvorgaben
- mangelnde Kooperations- und Kommunikationsbereitschaft
Zwar sind langfristige und stabile Lieferantenbeziehung für Unternehmen von großem Wert, doch wenn wiederholte Probleme auftreten und keine nachhaltige Lösung gefunden wird, kann ein Lieferantenwechsel unvermeidbar sein.
Checkliste: Wie läuft ein Lieferanten-Ausphasen ab?
Konnte durch vorangegangene Gespräche keine Einigungen mit dem Lieferanten erzielt werden, kann unter Umständen nur noch ein Lieferantenwechsel in Frage kommen. Hier kommt es dann zum „Ausphasen“ des Lieferanten.
Das Lieferanten-Ausphasen ist ein geplanter Prozess zur Beendigung der Zusammenarbeit mit einem Lieferanten mit so wenig Beeinträchtigungen und Unruhen wie möglich. Um also den Übergang so reibungslos zu gestalten, sollten folgende strukturierten Schritte beachtete werden:
| Analyse und Entscheidungsfindung | Warum soll der Lieferant aus dem Portfolio entfernt werden? |
| Auswahl eines Alternativlieferanten | Gibt es bereits einen neuen Lieferanten, der die bisherige Leistung übernehmen und erbringen kann? |
| Erstellung eines Ausphasen-Plans | Wurde ein detaillierter Zeit- und Maßnahmenplan für die Umstellung erstellt, mit Fristen, Verantwortlichkeiten und Übergangsmaßnahmen? |
| Kommunikation mit dem Lieferanten | Wurde der betroffene Lieferant umfangreich über die Entscheidung informiert? |
| Schrittweise Reduzierung der Abhängigkeit | Funktioniert die sukzessive Reduzierung der Bestellungen des alten Lieferanten und wird der neue Lieferant in den Prozess integriert? |
| Daten- und Wissensübertragung | Wurden relevante Informationen wie Spezifikationen, Zertifikate und Erfahrungswerte gesichert und dem neuen Lieferanten übergeben? |
| Abschluss und Bewertung | Erfolgte eine Auswertung mit möglichen Verbesserungspotenzialen der Prozesse für zukünftige Lieferantenwechsel nach vollständiger Umstellung? |
Durch dieses systematisches Vorgehen wird sichergestellt, dass das Ausphasen eines Lieferanten keine negativen Auswirkungen auf die Unternehmensprozesse hat und die Versorgungskette stabil bleibt.
Fazit
Die Wahl eines geeigneten Lieferanten ist ein komplexer Prozess, der zahlreiche Kriterien berücksichtigen muss. Neben Qualität, Preis und Lieferzuverlässigkeit spielen auch Innovationskraft, Nachhaltigkeit und finanzielle Stabilität eine wichtige Rolle. Ein strukturierter Auswahlprozess hilft Unternehmen, die bestmögliche Entscheidung zu treffen und langfristige, gewinnbringende Partnerschaften aufzubauen. Dennoch kann es in bestimmten Fällen notwendig werden, einen Lieferanten aus dem Portfolio zu entfernen. Das sogenannte „Ausphasen“ sollte jedoch stets gut durchdacht und mit minimalen Risiken für die Lieferkette umgesetzt werden. Eine vorausschauende Planung, klare Kommunikation und der schrittweise Übergang zu einem neuen Lieferanten sind essenziell, um Unterbrechungen und wirtschaftliche Nachteile zu vermeiden.
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