Büroorganisation: Ziele, Vorteile und zahlreiche Tipps

Definition: Was ist Büroorganisation? 

Spricht man von Büroorganisation, fokussiert man sich in der Regel auf eine professionelle Strukturierung des Arbeitsplatzes. Eine durchdachte Büroorganisation impliziert, den Arbeitsplatz so einzurichten und zu organisieren, dass die Arbeitsleistung maximiert werden kann. 

Büroorganisation kann unterschiedliche Bereiche am Arbeitsplatz umfassen und erstreckt sich von der Anordnung der Möbel bis hin zur Organisation der Ablage. Büroorganisation ist ein wichtiger Hebel für mehr Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz. 

Was sind die Ziele der Büroorganisation? 

Die Büroorganisation sowie Ordnung und ein aufgeräumter Arbeitsplatz sind mit verschiedene Ziele verbunden:

• Erleichterung des Arbeitsalltags durch klare Strukturen,
• Förderung der Zusammenarbeit in Teams,
• Erhöhung der Produktivität und der Mitarbeiterzufriedenheit,
• Vermittlung eines professionellen Image,
• Fokussierung auf geistige Klarheit statt auf Chaos und Unordnung.

Arbeitgeber, denen Büroorganisation wichtig ist, verfolgen als zusätzliches Ziel ein modernes und mitarbeiterfreundliches Raumkonzept, mit ergonomischen Büromöbeln, freundlichen Farben, einer innovativen digitalen Infrastruktur und Raum zur persönlichen Entfaltung. 

Warum ist eine gute Büroorganisation auf der Arbeit wichtig? 

Eine gute Büroorganisation auf der Arbeit ist heutzutage sehr wichtig, da eine strukturierte und automatisierte Büroorganisation der Schlüssel zu Mitarbeiterzufriedenheit und mehr Effizienz ist. 

Die professionelle Organisation der Arbeitsabläufe und des Arbeitsumfeldes bieten Mitarbeitern gute Rahmenbedingungen im Büro, mit denen es leichter ist, Chaos am Arbeitsplatz zu vermeiden und auf Ordnung und Sauberkeit zu achten. Sind alle Arbeitsmittel und Papiere an ihrem Platz, entfällt zudem die Zeit für eine zeitintensive Suche auf Papierstapeln oder in Aktenbergen. Darüber hinaus hilft ein aufgeräumter Arbeitsplatz Mitarbeitern, organisiert die eigenen Aufgaben anzugehen und dauerhaft konzentriert zu bleiben. Statt Überforderung und Stress sind organisierte Abläufe und konzentriertes Arbeiten möglich. In der Außendarstellung signalisiert ein aufgeräumter Arbeitsplatz Kunden, Vorgesetzten und Kollegen, dass ein Mitarbeiter professionell und effizient arbeitet, was Sicherheit vermittelt.

Wer sich an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt, persönlich auf Ordnung und Sauberkeit achtet und gute Rahmenbedingungen vorfindet, mit denen effizientes, konzentriertes und kollaboratives Arbeiten möglich ist, ist zudem zufriedener. 

Welche Bereiche gehören zur Büroorganisation? 

Die Büroorganisation auf der Arbeit kann in mindestens fünf Untergruppen unterteilt werden: 

• Organisation von Dokumenten, Materialien und Papieren: Statt Papierstapel und wahllos verteilten Dokumenten auf dem Schreibtisch, hilft ein Ablagesystem, Ordnung zu halten und wichtige Informationen zur Erledigung der Aufgaben schnell zu finden.
• Zeitmanagement: Neben der Organisation des Büros ist das individuelle oder abteilungsinterne Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement einer der größten Hebel für mehr Effizienz. Prioritätenlisten für die anstehenden Aufgaben, Deadlines und ein vernetzter Kalender sowie SMART-Ziele sorgen für Klarheit.
• Digitales Dokumentenmanagement: In modernen Bürostrukturen spielt Papier eine untergeordnete Rolle. Digitale Dokumente müssen gleichzeitig genauso geordnet und archiviert werden, wie Papiere in Aktenordnern oder einer Ablage. Hierbei hilft ein digitales Dokumentenmanagement und spezifische Software für das papierlose Büro wie CRM-Programme, Cloud-Storage-Lösungen und Projektmanagement-Tools.
• Professionelle Kommunikations-Strukturen: Zu einer professionellen Büroorganisation gehören ebenfalls klare Kommunikationsregeln. Diese beziehen sich in der internen Kommunikation auf Abläufe, das Wording von Informationen und Mails sowie Chatverläufe. In der externen Kommunikation sind Regeln und ein einheitliches Verständnis ebenfalls wichtig, um professionell aufzutreten.
• Koordination: Meetings und Veranstaltungen prägen den Arbeitsalltag in vielen Büros. Zur Büroorganisation gehört es, derartige Veranstaltungen vor- und nachzubereiten, Räume zu buchen, alle Beteiligten frühzeitig zu informieren und das benötigte technische Equipment vorzuhalten. 

Wie halten Sie Ihren Schreibtisch aufgeräumt? 

Wie eine aktuelle Statistik zeigt, arbeiteten im Jahr 2021 mehr als 2 Millionen Menschen in Deutschland in der Büro- oder Sekretariatsbranche. Insgesamt geht man davon aus, dass für mehr als 15 Millionen Menschen der Schreibtisch den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ausmacht. Manche dieser Mitarbeiter leiden unter einer negativen Büroorganisation, ungeeigneten Büromöbeln oder sehen es als persönliche Herausforderung an, ihr Büro sauber und ordentlich zu halten. Die folgenden Tipps können diesen und allen im Büro tätigen helfen, den Arbeitsplatz zu strukturieren:

Achten Sie auf Ihrem Schreibtisch auf Übersichtlichkeit

Ein aufgeräumter Schreibtisch ist kein notwendiges Übel, sondern die Grundlage für effizientes und konzentriertes Arbeiten. Das kann für die Praxis bedeuten, dass Sie ausschließlich wichtige Akten, Papiere und Dokumente auf Ihrem Schreibtisch lagern und diese ordentlich und sortiert aufbewahren sollten.  

Legen Sie gebrauchte Papiere und Arbeitsmittel an ihren Platz zurück

Wenn Sie Papiere oder Materialien benutzt haben, sollten Sie diese an ihren Platz zurücklegen. Dieses Vorgehen hilft Ihnen, Ordnung zu halten und zu vermeiden, dass Sie später nach Dingen suchen müssen. 

Lassen Sie keinen Papierstau zu

Wer Ordnung auf dem Schreibtisch vernachlässigt, hat schnell einen oder mehrere Papierstapel mit ungeordneten Papieren auf seinem Tisch. Bearbeiten Sie Briefe und Papiere so schnell wie möglich und archivieren Sie nicht mehr benötigte Dokumente in Ordnern oder einer Ablage.

Sorgen Sie für Ordnung in Ihren Schubladen 

Ihre Schreibtischschubladen sind eine potenzielle Quelle für Unordnung. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, diese so zu organisieren, dass Sie leicht finden können, was Sie brauchen und missbrauchen Sie die Schubladen nicht als Ablage. 

Achten Sie auf Technik-Auszeiten

Wer auf der Arbeit zu viel Zeit vor dem Bildschirm verbringt, riskiert seine Gesundheit. Gönnen Sie sich regelmäßig Auszeiten von der Bildschirmarbeit und strukturieren Sie den Arbeitsplatz so, dass Sie auch ohne Bildschirm arbeiten können. 

Beseitigen Sie Ablenkungen

Wenn sich auf Ihrem Schreibtisch Dinge befinden, die sie ständig ablenken, ist es an der Zeit für eine Bestandsaufnahme und mehr Ordnung. Dies könnte bedeuten, dass Sie persönliche Gegenstände wegräumen oder sich von Unordnung befreien. 

Mit welchen Tipps können Sie Ihr Zeitmanagement optimieren? 

Die meisten Menschen haben zu wenig Zeit. Mit einem rationalen Zeitmanagement gelingt es Ihnen, ihre Zeit – auch auf der Arbeit – bestmöglich zu nutzen. Die folgenden sieben Tipps helfen, das eigene Zeitmanagement zu optimieren: 

1. Erstellen Sie eine To-Do-Liste mit allen zu erledigenden Aufgaben.

2. Setzen Sie Prioritäten und bearbeiten sie diese kontinuierlich.

3. Machen Sie Pausen und sorgen Sie für Flexibilität.

4. Vereinfachen und automatisieren Sie Ihren Alltag wo dies praktikabel ist.

5. Delegieren Sie Aufgaben, falls möglich, an andere.

6. Finden Sie Zeitfresser und überlegen Sie, wie Sie diese eliminieren können.

7. Setzen Sie sich Grenzen für Social-Media und E-Mails, um nicht permanent abgelenkt zu werden.

Wie archivieren Sie E-Mails richtig? 

Jeden Tag erhalten Mitarbeiter eine Vielzahl von beruflichen E-Mails, die bearbeitet und archiviert werden müssen. Wenn Sie E-Mails archivieren, sollten Sie darauf achten, dass sie ein digitales Ablagesystem mit einer nachvollziehbaren Ordnerstruktur nutzen. Auf diese Weise können Sie in Zukunft leichter auf Daten zugreifen und verlieren keine wichtigen Informationen oder Dokumente aus dem Anhang. 

Warum benötigen Sie eine gute Ablage?

Es gibt viele Gründe, warum eine gute Ablage wichtig ist. Gelingt es Ihnen, Papiere nachvollziehbar und mit System abzulegen und übersichtlich in Ordnern zu archivieren, behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über Ihre Dokumente. Es gibt verschiedene Ablagesysteme, aus denen Sie das für Sie am besten geeignete aussuchen können: 

• Ablage in Regalen und Schränken z.B. mit Ordnern,
• Ablagesystem Hängemappen,
• Dokumentenablagen,
• Post- und Briefablage.

Welche Software fördert eine professionelle Büroorganisation? 

Eine moderne und innovative Software für die Büroorganisation ist hilfreich, um die vielfältigen Aufgaben im Büro einfacher, produktiver und effizienter zu bearbeiten. Zielführend ist vor allem der Einsatz eines CRM-Systems.  

Ein CRM (Customer Relationship Management System) ist ein Tool, das Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Interaktionen und Beziehungen mit Kunden unterstützt. CRM-Software kann dazu verwendet werden, Kundendaten, Verkaufsdaten und Kontaktinformationen zu verfolgen. Sie kann ebenfalls eingesetzt werden, um Marketing- und Vertriebsprozesse zu automatisieren. 

In innovativen und teamorientierten Unternehmen wird ebenso spezifische Kommunikationssoftware wie Slack, Microsoft Teams, Zoom oder Cisco WebEx eingesetzt, um in Teams effektiver kommunizieren zu können. Derartige Applikationen können für Instant Messaging, Dateifreigabe, Video- und Telefonkonferenzen sowie die Verwaltung von Aufgaben herangezogen werden.

Was sind die Vorteile eines papierlosen Büros? 

Ein papierloses Büro etabliert sich in zunehmend mehr Unternehmen. Grund dafür sind die zahlreichen Vorteile, die ein papierloses Büro bietet. Dazu gehören:

1. Höhere Datensicherheit,
2. Bessere Zusammenarbeit in heterogenen Teams,
3. Zeit- und Kostenersparnis,
4. Schutz von Ressourcen,
5. Platzersparnis,
6. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit,
7. Schnelle digitale Suche von Dokumenten,
8. Wesentlicher Punkt im Employer Branding. 

Checkliste: Was macht eine professionelle Büroorganisation aus? 

Es gibt viele wichtige Punkte und Tipps, die zu einer professionellen Büroorganisation beitragen. Die folgende Checkliste hilft Ihnen sowie Ihren Kollegen, Ihre Büros zu organisieren und somit Ihre Arbeitsprozesse und -abläufe gezielt zu optimieren.

Checkliste für eine gute Büroorganisation

• ein durchdachtes Ablagesystem mit Ablagefächern und farbigen Ordnern,
• Notizbücher oder digitale Notizzettel statt Papierstapel mit Blättern,
• Ablagefächer für Dokumente und Papiere mit klaren Bezeichnungen,
• Ablagefächer für den Posteingang und Postausgang,
• ein professionelles digitales Dokumentensystem für Dateien und digitale Inhalte,
• ein nachvollziehbares System zur E-Mail-Archivierung,
• ergonomische, platzsparende Anordnung der Büromöbel,
• festgelegte interne und externe Kommunikationsstrukturen,
• klar strukturierte Arbeitsabläufe im Büro,
• ein persönliches Zeitmanagement,
• regelmäßiges Einplanen von Zeiten zur Ablage und zum Strukturieren des Büros.