Projektmanagement: Definition, Ziele, Methoden & Aufgaben

Was ist ein Projekt?

Das Project Management Institute definiert ein Projekt als ein zeitlich limitiertes Vorhaben mit einem zuvor gesetzten Beginn und Schluss, welches zu einem entsprechenden Projektergebnis führt. Als Beispiel für ein Projekt wäre die Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware im Unternehmen zu nennen.

Ein Projekt besteht dabei immer aus mehreren Teilschritten beziehungsweise Teilaufgaben, die zusammen das Projektziel bewirken. Bis dahin durchläuft das Projekt in der Regel fünf Projektphasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss. Jede Phase beinhaltet unterschiedliche Aufgaben und Meilensteine, die alle für einen Projektabschluss umgesetzt werden müssen.

Da der Erfolg eines Projekts von der fristgerechten Umsetzung abhängt, werden die Meilensteine oft ihrer Dringlichkeit entsprechend auf einer Zeitleiste angeordnet. Damit ein planmäßiger Projektfortschritt gewährleistet ist und das Projektergebnis fristgerecht erreicht wird, muss dieser Zeitplan zwingend eingehalten werden.

Was ist Projektmanagement?

Laut dem Macmillan’s Dictionary ist das Projektmanagement die Planung und Organisation diverser Arbeiten, die zur Umsetzung eines Projektes benötigt werden. So gehört zum Projektmanagement auch die Projektplanung. In dieser werden beispielsweise die finanziellen Mittel, der zeitliche Ablauf oder die Größe des Projektteams festgelegt. 

Info: Das Projektmanagement darf nicht mit dem Programmmanagement verwechselt werden. Hierbei handelt es sich um das Management eines Großvorhabens mit unterschiedlichen Projekten und Teilprojekten. Diese können ein gemeinsames Ziel haben. Oft ist das Programmmanagement auf mehrere Jahre ausgelegt. Auch das Multiprojektmanagement ist etwas anderes. Dieses bezieht sich auf die Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten in einem Projektportfolio eines Unternehmens.

Was ist das Ziel von Projektmanagement?

Mit dem Projektmanagement (kurz: PM) verfolgt ein Unternehmen das Ziel, den Projektablauf bis zum Projektabschluss in einer bestimmten oder vorgegebenen Qualität, innerhalb der geplanten Projektzeit, mithilfe von optimal eingesetzten Projektteams und Kapitalressourcen effizient zu gestalten.

Warum ist Projektmanagement so wichtig?

Nur mit einem guten Projektmanagement und Projektteam können Unternehmen ihre Projektziele innerhalb eines vorgegebenen Rahmens erreichen. Dazu gehören:

• die Einhaltung der Kosten,
• der sinnvolle Ressourceneinsatz,
• die Einhaltung des zeitlichen Rahmens,
• die Risikominimierung und 
• die Verbesserung der Chancen. 

Mit einem guten Projektmanagement können Unternehmen innerhalb eines Projektes die Projektkosten sicher planen, die Ressourcen sinnvoll einsetzen und den zeitlichen Ablauf bestimmen, damit am Ende der Unternehmenserfolg und die Ziele des Projektes gesichert sind. Zudem können Firmen auf diese Weise auch mehrere Projekte gleichzeitig durchführen.

In welchen Branchen kommt Projektmanagement zum Einsatz?

Projektmanagement kommt in allen Branchen und bei jeder Unternehmensgröße zum Einsatz. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein großes Bauprojekt oder die Entwicklung einer kleinen Software- oder Programmschnittstelle handelt. Überall, wo die Faktoren Kosten, Zeit und Leistung eine entscheidende Rolle spielen, setzt eine Unternehmensführung auf eine effiziente Projektplanung. Dafür haben sich in der Wirtschaft unterschiedliche Projektmanagement-Methoden etabliert.

Welche Projektmanagement-Methoden gibt es?

Es wird zwischen klassischen Projektmanagement-Methoden, agilen Methoden und hybridem Projektmanagement unterschieden. 

Was sind klassische Projektmanagement-Methoden?

Zu den klassischen Projektmanagement-Methoden gehören:

• die Wasserfall-Methode, Projektmanagement,
• der Projektstrukturplan,
• die Meilensteintrendanalyse,
• die Critical Path Method,
• PRINCE2 und
• SixSigma.

Wie funktioniert die Wasserfall-Methode?

Die Wasserfall-Methode verläuft, wie der Name schon vermuten lässt, linear ab. Auf jeden vordefinierten Meilenstein folgt der nächste in der nächsten Phase. Die Teammitglieder fangen erst dann eine neue Aufgabe an, wenn die vorangegangene abgeschlossen wurde.

Die Wasserfall-Methode ist optimal für eine klare Strukturierung eines Projektes vom Anfang bis zum Ende. Dafür muss ein Zeitrahmen mit einem genauen Endtermin festgesetzt werden. Jedoch darf es bei der Umsetzung des Projekts zu keinen unvorhergesehenen Änderungen kommen. Das beste Beispiel für das Wasserfallmodell ist ein Hausbau. Erst wird die Baugrube ausgehoben, die Fundamentplatte gegossen, der Keller errichtet. Dann folgt der Aufbau der Außenwände, des Dachs und danach erst der Innenausbau.

Was ist der Projektstrukturplan?

Eine weitere klassische Projektmanagement Methode ist die Erstellung eines Projektstrukturplans (kurz: PSP). Darin werden sämtliche Projektarbeiten hierarchisch dargestellt. Die einzelnen Aufgaben sind in Teilschritte untergliedert. Zur Erstellung eines PSPs können sich Unternehmen an Phasen, Objekten oder Funktionen innerhalb eines Projektes orientieren. Sinnvollerweise wird dafür eine spezielle Software verwendet. Diese unterstützt bei der Erstellung eines sinnvollen Projektstrukturplans und sorgt für eine einheitliche Ordnerstruktur. 

Was ist die Meilensteintrendanalyse?

Zur übersichtlichen Darstellung von Terminen und Deadlines eignet sich die Meilensteintrendanalyse (MTA). Auch hier werden die Ereignisse linear dargestellt. Dafür werden Zwischenziele und Endergebnisse von Projektphasen definiert, die sogenannten Meilensteine. Die Meilensteintrendanalyse kann nur zusammen mit einem klaren Projektverlauf mit messbaren Prüfpunkten erstellt werden. Dabei unterstützen die Meilensteine das Projektcontrolling und die Projektplanung. Sie erzeugen einen guten Überblick und verraten: 

• Wie sieht der Fortschritt des Projekts aus?
• Verläuft alles genau nach Projektplan?
• Kann der zeitliche Rahmen eingehalten werden?

So kann die Projektleitung das Risiko des Scheiterns minimieren. Dafür müssen aber sämtliche Meilensteine sinnvoll formuliert werden, und deren angedachte Ergebnisse immer mit einem definierten Ziel in Verbindung gebracht werden. 

Was versteht man unter Critical Path Methode?

Bei der Critical Path Methode werden alle Vorgänge des Projekts zeitlich eingeordnet und mit den wichtigen Knotenpunkten vernetzt. Die Knotenpunkte stellen die Dauer, den frühesten und spätesten Anfangs- und Endpunkt sowie die zeitlichen Puffer dar. Zusammen in Verbindung gebracht ergibt sich daraus ein Pfad. So gibt die Netzplantechnik einen guten Überblick über sämtliche Abhängigkeiten und kritischen Abschnitte im Projekt. Mit dieser Methode kann auch die wahrscheinliche Projektdauer bestimmt werden. 

Was ist die PRINCE2-Methode?

Zu den klassischen Projektmanagement-Methoden gehört auch PRINCE2. Dabei steht PRINCE für „Projects IN Controlled Environments“. Hierbei wird sich auf unterschiedliche Prozesse innerhalb eines Projektes fokussiert. Insgesamt definieren 7 Prinzipien, 7 Themen und 7 Prozesse die Rahmenbedingungen des Projektes. Vor allem die 7 Prozessschritte sind dabei entscheidend. Diese sind: 

1. Vorbereiten/Starting Up (SU)
2. Initiieren/Initiating a Project (IP)
3. Lenken/Directing a Project (DP)
4. Kontrollieren einer Phase/Controlling a Stage (CS)
5. Managen des Produkts/Managing Product Delivery (MP)
6. Managen des Phasenübergangs/Managing Stage Boundaries (SB)
7. Abschließen/Closing a Project (CP)

Wie funktioniert die SixSigma-Methode?

Die SixSigma-Methode beruht auf der Annahme, dass alle Projektfortschritte messbar sind und Geschäftsprozesse wie mathematische Methoden funktionieren. Projektmanager möchten mit SixSigma Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen und Prozesse nachhaltig verbessern. Dazu wird in der Regel der DMAIC-Zyklus eingesetzt: 

1. Definieren (Define)
2. Messen (Measure)
3. Analysieren (Analyse)
4. Verbessern (Improve)
5. Kontrollieren (Control)

Mit diesen fünf Schritten können Firmen ihre Prozesse entsprechend strukturieren, analysieren und verbessern. Die SixSigma-Methode bedarf aber einer speziellen Schulung der Projektteams. Die einzelnen Zertifizierungen werden in Six Sigma Belts untergliedert. Der erste Sigma Belt ist der Yellow Belt SixSigma. Die höchste Zertifizierung ist der Master Black Belt. Nur wer diese Auszeichnung hat, darf andere Black Belts betreuen.

Was sind agile Projektmanagement-Methoden?

Da die strikten klassischen Projektmethoden für die heutige Zeit nur noch bedingt einsetzbar sind, haben sich sogenannte agile Projektmanagement-Methoden etabliert.

• Scrum Projektmanagement
• Kanban Projektmanagement
• Lean Projektmanagement

Agile Projektplanungen bauen auf einem agilen Manifest (Prinzipien und Werte für agile Teams) auf.

Was ist die Scrum-Methode?

Bei Scrum gibt es keinen Projektleiter, sondern nur noch interdisziplinäre Teams mit unterschiedlichen Rollen wie Scrum Master, Product Owner und das Projektteam. Diese arbeiten in vorgegebenen Zeiträumen, meist von 2 bis 4 Wochen an ihren Aufgaben. Die Zeiträume werden Sprints genannt.

Wie funktioniert die Kanban-Methode?

Bei der Kanban-Methode werden innerhalb eines Projektes verschiedene Aufgaben visualisiert. Dafür werden auf einem Kanban Board alle anfallenden Aufgaben/Tickets (to do, in Progress, Review, Done) dargestellt. Dafür gibt es die unterschiedlichsten Software-Tools, wie Trello oder Asana. Somit bleibt der Projektfortschritt immer gut sichtbar. 

Was versteht man unter Lean Projektmanagement?

Eine weitere agile Methode ist das Lean Projektmanagement. Hier stellen sich die Teams die Frage, wie sie eine Aufgabe schneller und effizienter lösen können. Dafür ist eine enge Zusammenarbeit zwischen den Teams und Auftraggebern erforderlich.

Was sind die Vor- und Nachteile der Projektmanagement-Methoden?

Sowohl die klassischen als auch die agilen Projektmanagement-Methoden bieten zahlreiche Vorteile, aber auch Nachteile, die von Unternehmen stets individuell abgewogen werden sollten.

Welche Vor- und Nachteile haben klassische Projektmanagement-Methoden?

Welche Vor- und Nachteile haben agile Projektmanagement-Methoden?

Wann eignet sich welche PM-Methode?

Die passende PM-Methode kann bei jedem Projekt eine andere sein. Daher müssen Projektmanager immer am Anfang eines jeden neuen Projektes genau entscheiden und abwägen, welche Methode am besten funktioniert. Zu den Kriterien für die Entscheidung, welche PM-Methode sich am besten eignet, gehören: 

• die Projektkomplexität,
• die Risiken,
• die verfügbaren Ressourcen und
• die Projektziele.

Welche Projektphasen gibt es? 

Generell untergliedert sich ein Projekt immer in 6 unterschiedliche Projektphasen, den sogenannten Projektlebenszyklus:

1. Projektstart
2. Projektplanung
3. Projektdurchführung
4. Projektüberwachung
5. Projektdokumentation
6. Projektabschluss

Was beinhaltet der Projektstart?

Der Projektstart ist die entscheidende Phase eines Projektmanagement-Prozesses. Während dieser Phase muss der Projektmanager zusammen mit dem Auftraggeber das Projekt auf dessen Umsetzbarkeit und Nutzen für ein Unternehmen hin analysieren. In dieser Phase wird das Business Case für das Projekt präsentiert und erklärt, warum das Projekt durchgeführt werden sollte.

In der Startphase sollten folgende Parameter besprochen werden: 

• das „Warum“,
• die Machbarkeit,
• die Projektziele,
• der Zeitplan,
• die Kosten,
• die Ressourcen und
• die Kosten-Nutzen-Analyse.

Was umfasst die Projektplanung?

Die zweite Phase ist die Projektplanung. Hier werden die Ressourcen, der zeitliche Ablauf und die Struktur des Projektes festgesetzt sowie das Projektteam zusammengestellt. Der Projektplan muss detailliert erarbeitet werden, da dieser zur Projekt-Steuerung dient. Zu den wichtigsten durchzuführenden Arbeiten gehören:

• Dokumentation des exakte Projektauftrag, der den Umfang, den zeitlichen Aufwand, den Projektstrukturplan, die einzelnen Aufgaben, Meilensteine und den Kommunikationsplan enthält,
• Identifikation sinnvoller KPIs, um den Erfolg des Projekts bestimmen zu können,
• Erarbeitung eines Risikomanagementplans, mit der Nennung möglicher Risiken, die ein Projekt verzögern oder zum Scheitern bringen könnten,
• Zusammenstellung eines guten Projektteams,
• Motivation des Projektteams und
• Nennung der Entscheidungsträger.

Die Projektplanungsphase ist sehr wichtig. Denn hier wird bestimmt, was während eines Projekts abgeschlossen werden kann und wird und wie ein erfolgreiches Projekt auszusehen hat. 

Für die Planung kommen nicht selten folgende Methoden zum Einsatz:

• Projektablaufplan
• Projektstrukturplan
• Kreativmethoden
• Roadmap

Was beschreibt die Projektdurchführung?

Bei der Projektdurchführung läuft das Projekt gemäß der Projektplanung ab. Der Projektmanager muss während dieser Zeit das Budget im Auge haben und erkennen, ob die zeitliche Planung funktioniert oder ob es irgendwo Probleme gibt. Beispielsweise weil Ressourcen fehlen oder eine nicht einkalkulierte Schwierigkeit aufgetreten ist.

Was ist die Projektüberwachung?

Die vierte Phase (Projektüberwachung) verläuft parallel zur 3. Phase- Zu ihr gehören die Überwachung, die Projektdokumentation und das Reporting im Zusammenhang mit dem Projekt an den Auftraggeber. Für eine optimale Projektüberwachung können Projektleiter wieder unterschiedliche Software-Produkte verwenden.

Was beinhaltet der Projektabschluss?

Zum Schluss steht nur noch der Projektabschluss. Diese Phase beinhaltet das Schließen der Aufgaben, die Übergabe der Ergebnisse an die Auftraggeber, der Abschluss der Projektdokumentation und eine Abschlussbesprechung (De-Briefing) mit dem Projektteam.

Welche Rollen gibt es im Projektmanagement? 

Ein erfolgreiches Projektmanagement funktioniert nur mit einem großen Team, deren Mitglieder unterschiedliche Aufgaben und Positionen haben:

• Projektmanager/Projektleiter: Leitet das Team und koordiniert die Arbeit. Der Projektleiter vertritt das Projekt gegenüber den Stakeholdern.
• Projektsponsor: Trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt. Meist ist der Sponsor der Initiator der Projektidee. Das Interesse liegt auf der Umsetzung der vereinbarten Vorteile und Ergebnisse.
• Externe Berater: Helfen bei der Umsetzung und unterstützen mit neuen Ideen.
• Mitarbeiter: Sind für die Umsetzung einer Teilaufgabe des Projekts zuständig.
• Stakeholder: Haben ein persönliches Interesse an einem Projekt. Es kann eine natürliche Person oder eine Agentur sein. Stakeholder stehen im ständigen Kontakt mit dem Projektmanager.
• Kunde: Definiert den Wert eines Projektes. Vor jedem Projekt sollten die Projektziele mit den Erwartungen und Wünschen der Kunden abgeglichen werden.

Welche Kompetenzen muss ein Projektmanager vorweisen?

Ein Projekt ist nur dann erfolgreich, wenn es durch einen erfahrenen Projektmanager begleitet wird. Der Projektleiter sollte bestimmte Soft Skills und technische Skills besitzen. Die wichtigsten Soft Skills sind:

• Fähigkeit für Teamwork,
• Kommunikationsfähigkeit,
• lösungsorientiertes Denken zur Problemlösung,
• Organisationstalent,
• Zeitmanagement,
• Führungskompetenzen,
• Konfliktlösungsorientiert,
• analytisches Denken und
• Führen eines ordentlichen Projektmanagement-Handbuchs.

Zu den technischen Kompetenzen, die ein Projektleiter vorweisen sollte, gehört der Umgang mit bestimmten Management-Tools und Software-Lösungen für das Projektmanagement. Aber auch die Fähigkeit, bestimmte Methoden oder Diagramme erstellen zu können. Dazu gehören beispielsweise:

• Gantt-Diagramme zur Darstellung von Projektinformationen in einem horizontalen Balkendiagramm,
• die Bedienung und Handhabung von Kanban-Boards,
• Tools für Agiles Management,
• Tools für das Kosten-Management und
• allgemeine Projektmanagement-Software.

Was sind die Aufgaben eines Projektmanagers?

Die Hauptaufgabe eines Projektmanagers beziehungsweise Projektleiters ist die Vor- und Nachbereitung, Planung, Umsetzung und Abnahme eines Projektes. 

Stichpunktartig können die Aufgaben eines Projektmanagers wie folgt aussehen:

• Klärung und Formulierung der Projektziele und des Auftrags,
• Entwurf des Projektstrukturplans,
• Kostenschätzung,
• Zeitplanung,
• Erarbeitung eines Ressourcenplans,
• Risikoidentifikation und Notfallplan erstellen,
• Budgetüberwachung,
• Überwachung der Termine,
• Konfliktmanagement,
• Kontrolle der Richtlinien und Arbeits- und Verfahrensanweisungen,
• Teamleitung,
• Kommunikation innerhalb des Teams,
• Aktualisierung des Projektplans,
• Durchführung von Projektbesprechungen,
• Projektcontrolling und
• Projektdokumentation.

Was sind die Vorteile von Projektmanagement-Tools?

Mit einem Projektmanagement-Tool kann ein Projekt an einem einzigen Ort organisiert werden. Weitere Vorteile eines Projektmanagement-Tools für Unternehmen sind:

• Bereichsübergreifende Arbeit im gesamten Team,
• Verwaltung aller Projektpläne, Details, Dateien und Feedback an einem zentralen Ort,
• Transparenz über den aktuellen Status und
• eine bessere Zusammenarbeit.

Was sind die Erfolgsfaktoren im Projektmanagement?

Erfolgsfaktoren im Projektmanagement sind empirische Bedingungen, die dazu führen, dass Stakeholder und Auftraggeber ein Projekt erfolgreich bewerten. Laut Fachliteratur gehören folgende Bedingungen zu einer erfolgreichen Projektdurchführung: 

• eine eindeutige Zieldefinition,
• eine klare Rollenverteilung mit exakt benannten Befugnissen und Verantwortungen,
• eine einwandfreie Kommunikation im Projektteam,
• eine sehr gute Kommunikation mit allen anderen Beteiligten und
• genügend Ressourcen (Personal, Finanzmittel, Infrastruktur, Sachmittel).

Sinnvoll ist es, diesbezüglich, einen Projektmanager zu engagieren. Dieser behält den Überblick über das ganze Projekt und kann bei Problemen eingreifen. Generell sollte immer noch ein passendes Tool oder eine Software eingesetzt werden. So haben immer alle Projektbeteiligten jederzeit Zugriff auf die gleichen Informationen. Damit verringert sich das Risiko des Scheiterns eines Projektes deutlich.