So hat Ihre Bitte um Zahlungsaufschub beim Lieferanten Erfolg
Einen Lieferanten um Zahlungsaufschub zu bitten – gerade in der aktuellen Finanzkrise – ist eine heikle Angelegenheit. Denn damit liegt unausgesprochen in der Luft, dass es zu einem Zahlungsausfall kommen könnte, wenn sich die Lage weiter verschlimmern sollte. Besonders dann, wenn Ihr Lieferant bereits eine Zahlung bei Ihnen angemahnt hat, wird er sich Sorgen machen.
Lesen Sie, was Sie bei einer Bitte um Zahlungsaufschub beachten sollten, damit sie Aussicht auf Erfolg hat und Ihr Image nicht leidet.
Wann Sie eine Bitte um Zahlungsaufschub abschicken sollten
Eine Bitte um Zahlungsaufschub ist etwas sehr Vertrauliches und natürlich erst einmal eine schlechte Nachricht für den Empfänger. Er erfährt, dass Ihr Unternehmen jetzt nicht zahlen kann, sondern erst in der Zukunft.
Deshalb gilt: Je früher Sie Ihre Bitte um Zahlungsaufschub abschicken, desto besser ist es für Ihren Geschäftspartner. In Zeiten einer Weltwirtschaftskrise beweisen Sie damit, dass Sie nichts vertuschen, dass Sie ehrlich sind und Ihre Geschäftspartner Ihnen immer vertrauen können.
Spätestens wenn Ihr Lieferant oder Geschäftspartner Ihnen bereits eine Mahnung geschickt hat, sollten Sie reagieren.
Versenden Sie die Bitte um Zahlungsaufschub per Brief
Am meisten Stil zeigen Sie, wenn Sie per Brief um Zahlungsaufschub bitten. Damit erweisen Sie Ihrem Lieferanten – der ja ein Recht auf die Bezahlung hat – Respekt: Sie bestätigen ihm schriftlich und Ihrer persönlichen Unterschrift, dass Sie
- die Zahlungsschuld anerkennen und
- zahlen wollen.
Beide Punkte spielen für Ihren Geschäftspartner eine sehr große Rolle. Für den Fall, dass Sie nach dem Zahlungsaufschub noch immer nicht zahlen sollten, weiß Ihr Geschäftspartner zumindest Folgendes sicher: Sie werden vor Gericht nicht bestreiten können, dass Sie ihm Geld schulden. Sie sind – wie es im Juristendeutsch heißt – kein „böswilliger Schuldner“.
Bitten um Zahlungsaufschub sollten vom Firmeninhaber, von Geschäftsführern oder von Führungskräften unterschrieben werden, die Vertretungsbefugnis besitzen – zum Beispiel vom Leiter der Finanzabteilung.
Per E-Mail sollten Sie eine Bitte um Zahlungsaufschub nicht verschicken. Das könnte zu flapsig wirken und wäre nicht angemessen: Wer darum bittet, später zahlen zu dürfen, erbittet schließlich einen Vertrauensvorschuss des Geschäftspartners und stellt die Geschäftsbeziehung auf die Probe.
Kombinieren Sie Ihre Bitte um Zahlungsaufschub mit einer konkreten Lösung
Überlegen Sie, ob Sie Ihrem Lieferanten oder externen Partner ein konkretes Angebot machen können, wann und wie Sie zahlen. Damit signalisieren Sie, dass Sie sich detailliert Gedanken gemacht haben, wie Sie die Zahlung möglich machen. Dem Empfänger wird es dann viel leichterfallen, zuzustimmen.
So nicht: „Wir sind momentan wegen der Finanzkrise wenig liquide. Wir bitten um Zahlungsaufschub, bis sich unsere Lage gebessert hat.“
Bei so einer vagen Formulierung werden beim Empfänger die Alarmglocken klingeln. Er wird sich fragen: „Wann bitte bessert sich die Lage? Und was ist, wenn sie sich nicht bessert?“
Besser so: „Ihre Rechnung Nummer AHG 700487 war heute zur Zahlung fällig. Wir wenden uns heute ausnahmsweise mit der Bitte an Sie, bis zum 6. August bezahlen zu dürfen. Wir garantieren Ihnen, dass Sie den Betrag pünktlich erhalten werden.“
Hier nennen Sie Ihrem Geschäftspartner einen definitiven Termin, wann Sie garantiert bezahlen werden. Damit geben Sie ihm Sicherheit.
Tipp: Wenn möglich sollten Sie Ihre Zahlung nicht um mehr als einen Monat hinauszögern. Der Empfänger könnte sonst argwöhnisch werden und vermuten, dass Sie zahlungsunfähig, also insolvent werden könnten.
