Arbeitsmethoden: Techniken für erfolgreiche Projekte

3 klassische Arbeitsmethoden, die den Arbeitsalltag strukturieren

Bei der Wahl einer geeigneten Arbeitsmethode geht es immer um die maximale Effizienz und Effektivität. Schließlich sind Unternehmen wirtschaftlich handelnde Organe, deren Ziel es in der Regel ist, im Arbeitsalltag so viel Gewinn wie möglich zu machen.

Um dieses Ziel zu erreichen, müssen viele Rädchen ineinander greifen:

• Arbeitsabläufe müssen optimiert werden – Stichwort Zeitmanagement.
• Es muss ein gutes Kommunikationsklima herrschen.
• Zuständigkeiten müssen klar geklärt sein.
• Arbeitsmethoden sollten konstant überprüft und optimiert werden.

Drei klassische Methoden stellen wir Ihnen vor, mit denen Sie Ihre To-Dos strukturieren können:

1. Die ALPEN-Methode

Nur wer sein Zeitmanagement im Griff hat, kann auch konstant effektiv arbeiten und gute Ergebnisse in angemessener Zeit hervorbringen. Arbeitsmethoden stetig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen ist dabei nur einer von vielen wichtigen Schritten. Eine probate Variante, um das eigene Zeitmanagement zu optimieren ist, die eigenen Aufgaben stets übersichtlich im Blick zu haben.

Dabei hilft die Alpen-Methode:

• A – Aufgaben identifizieren und in einer To-Do-Liste notieren
• L – Länge der Aufgaben kalkulieren
• P – Pausen und Pufferzeiten einplanen
• E – Entscheidungen treffen, wann welche Aufgaben bearbeitet werden
• N – Nachkontrollieren, ob der kalkulierte Zeitplan aufgeht und gegebenenfalls nachoptimieren

2. Die „Eat the Frog“-Methode: Schlimmer wird’s nimmer

In dem Zusammenhang ist auch die „Eat the frog“-Methode beliebt. Sie geht zurück auf ein Zitat von Mark Twain, das besagt, dass an einem Tag nichts Schlimmeres mehr passieren kann, wenn man am Morgen einen lebendigen Frosch isst. Übersetzt in die Arbeitswelt bedeutet diese Methode, dass die unangenehmste Aufgabe direkt als erstes erledigt werden sollte. Erst im Anschluss werden die weiteren Prioritäten abgearbeitet.

3. Die Eisenhower-Methode

Mit der Hilfe der Eisenhower-Methode können gut Prioritäten erarbeitet werden. Dafür werden bestehende Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt, um sich einen Überblick zu verschaffen:

1. wichtig und dringend
2. Nicht dringend, aber wichtig
3. Nicht wichtig, aber dringend
4. Weder dringend, noch wichtig

Wer diese Identifikation seiner Aufgaben durchgeführt hat, kann in Kombination mit der ALPEN-Methode sehr übersichtlich arbeiten und übersieht nichts Dringliches. Aufgaben aus der vierten Kategorie, die weder dringend noch wichtig sind, können zunächst unbearbeitet bleiben und sollten keine Zeit rauben. Aufgaben, die hingegen dringend aber nicht sonderlich wichtig sind, können guten Gewissens an Mitarbeiter abgegeben werden. Für Sie selber bleiben dann nur noch die wichtigen und dringenden sowie die nicht so dringenden aber dafür wichtigen Aufgaben. Zwischen diesen sollte es Ihnen dann leicht fallen abzuwägen, welche Sie zuerst bearbeiten.

Arbeitsmethoden: Was ist Agiles Arbeiten?

Diese Methoden können auch in neue, agile Methoden eingebracht werden. Doch was ist agiles Arbeiten überhaupt? Was zeichnet diese Form der New Work aus und welche weiteren Konzepte gibt es in diesem Zusammenhang?

Agiles Arbeiten war vor 20 Jahren noch kein großes Thema und auch Crowdworking oder das generelle Konzept von New Work konnte sich zu Beginn der 2000er Jahre noch niemand so recht vorstellen. In den letzten Jahren sind alternative Arbeitsmethoden aber immer mehr zum Standard geworden und Betriebe sowie Arbeitnehmer müssen zusehen, dass sie den Anschluss nicht verlieren. Schließlich stellen die Generation Y und die Generation Z schon bald den größten Anteil der Arbeitnehmer auf dem Arbeitsmarkt und diese Generationen wollen mehr als einfach nur einen sicheren Arbeitsplatz in einem schicken Büro, mit Dienstwagen und 30 Urlaubstagen im Jahr.

Doch nicht nur die äußeren Rahmenbedingungen von Arbeit verändern sich, sondern auch die internen Prozesse und Methoden. So sind Abläufe in Firmen heutzutage nicht mehr bloß linear und folgen standardisierten Modellen. Im Projektmanagement lösen agile Methoden auch immer mehr das klassische Vorgehen ab und sorgen für neue Ideen, Kreativitätstechniken und Ergebnisse. Der Arbeitsalltag hat sich gewandelt, so viel steht fest. Doch nicht immer macht agiles Arbeiten oder agile Methoden auch wirklich Sinn.

Agiles Arbeiten: eine Definition

Um zu verstehen, was mit agilen Methoden eigentlich gemeint ist, hilft ein genereller Blick auf das Thema Agiles Arbeiten. Agiles Arbeiten bedeutet, dass sich die Arbeitsweisen immer wieder an Veränderungen der Situation anpassen. Es wird nicht starr an einer Arbeitsmethode festgehalten, sondern der Fortschritt wird immer wieder überprüft und die Arbeitsweise gegebenenfalls sofort angepasst. Agiles Arbeiten stammt aus der IT-Branche, in der es essentiell ist, dass auf Fehler schnell reagiert wird. Nur so kann ein sauberes Ergebnis gewährleistet werden.

Agiles Arbeiten kann auch auf andere Branchen und auch auf die Personalarbeit übertragen werden. Allen agilen Methoden ist gemein, dass das Ziel dieser Arbeitsweise eine hohe Effizienz und Ergebnisorientiertheit sein soll. Im Einzelnen unterscheiden sich die verschiedenen Methoden aber in ihren Herangehensweisen. Verschiedene agile Methoden, die nicht nur in der IT, sondern auch in anderen Branchen genutzt werden können, sind:

• Kanban – eine Arbeitsmethode, bei der parallele Arbeiten begrenzt werden, wodurch Fehler und Engpässe schneller sichtbar werden.
• Scrum – eine Arbeitsmethode, bei der Schritt für Schritt vorgegangen wird und ein Team weitestgehen selbst organisiert ist.
• Xtreme – eine Arbeitsmethode, bei der die Lösung über ein formalisiertes Vorgehen gestellt wird.

Agile Methoden sind durch verschiedene Merkmale gekennzeichnet:

• Kurze Wege, um Entscheidungen zu fällen. Hierarchien oder Bürokratie sollen dabei eine untergeordnete Rolle spielen, im Fokus steht das Ergebnis.
• Teammitglieder und ganze Teams bekommen mehr Verantwortung und können autark arbeiten. Durch mehr Eigenregie und Selbstmanagement kann die Produktivität gesteigert werden.

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement

Grundsätzlich wird Projektarbeit am Arbeitsplatz immer beliebter. Mitarbeiter sollen nicht mehr nur linear eine Tätigkeit durchführen, sondern werden für verschiedene Themenbereiche und Aufgaben eingesetzt. Dies sorgt für Abwechslung und schafft stetig neue Herausforderungen für die Mitarbeiter. Je nachdem wie an die Projekte herangegangen wird, also ob agil oder klassisch, gibt es große Unterschiede in der Durchführung und auch in den Ergebnissen der jeweiligen Ansätze. Zum Vergleich:

Klassisches Projektmanagement: Das Vorgehen ist standardisiert und wird bei jedem Projekt auf dieselbe Weise angewendet. Vorgesehen ist ein linearer Verlauf mit Projektphasen, die durch verschiedene Zwischenziele gekennzeichnet sind. Zu Beginn werden die Ziele des Projekts, die Kosten, die Techniken, die Termine und auch das gewünschte Ergebnis festgelegt. Es wird um jeden Preis versucht, Änderungen zu vermeiden, da diese häufig aufwändig und kostspielig sind und viel Zeit und Nerven kosten.

Agiles Projektmanagement: Im agilen Projektmanagement werden die Prozesse kontinuierlich überwacht, sodass jederzeit gegengesteuert werden kann, wenn es nötig wird. Es wird nicht starr an einem linearen Modell festgehalten, sondern immer wieder optimiert. Teamarbeit wird im agilen Projektmanagement großgeschrieben. Eine hohe Reaktionsfähigkeit sowie kurze Feedbackschleifen kennzeichnen diese Art von Projektmanagement, die durch Eigenverantwortung und Flexibilität im Vorgehen besticht.

Im Projektmanagement zeigen sich die Unterschiede zwischen klassischen Arbeitsmethoden und agilen Methoden also deutlich.

Arbeitsmethode „Agiles Arbeiten“: Das sind die zwei wichtigsten Voraussetzungen

Nicht nur innerhalb eines Projekts, sondern auch auf einer übergeordneten Eben sind agile Strukturen möglich. Entscheidende Voraussetzungen dafür sind diese zwei:

1. Keine strengen Hierarchien: Wer in flacheren Hierarchien denkt und starre Rollen löst, kann von mehr Flexibilität profitieren. Beim Thema Personalarbeit können so auch Mitarbeiter stärker in die Personalplanung mit einbezogen werden, da es mehr Raum für Kommunikation und Feedback gibt.

2. Mehr Eigenverantwortlichkeit: Wenn Mitarbeiter selbstständiger arbeiten, werden Führungskräfte entlastet. Außerdem übernehmen Mitarbeiter mit mehr Eigenverantwortlichkeit auch mehr Verantwortung für ihre Tätigkeit.

Agiles Arbeiten: Diese positiven Ergebnisse resultieren aus der Arbeitsmethode

Agil steht für beweglich und flexibel und genau das kennzeichnet diese Arbeitsmethode. Sie führt zu zwei positiven Effekten, die für Personaler entscheidend sind, wenn es um wirtschaftlichen aber auch zwischenmenschlichen Erfolg bei der Arbeit geht. Dank agiler Methoden wird arbeiten…

• … schneller und somit auch kostengünstiger, was durch die gesteigerte Effizienz aufgrund verstärkter Kommunikation und wegfallenden Hierarchien kommt.
• … qualitativ erfolgreicher, da Methoden und Strukturen immer wieder überprüft und angepasst und nicht einfach starr verfolgt werden. Diese gesteigerte Effektivität sorgt für mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten.

Agiles Arbeiten und Selbstorganisation: Ist Ihr Betrieb bereit?

Abteilungen und sogar ganze Betriebe lassen sich agil organisieren, wenn die Mitarbeiter und insbesondere die Führungskräfte dazu bereit sind. Häufig ist agiles Arbeiten keine Frage von möglich oder nicht möglich. Der Wille ist entscheidend und die Bereitschaft von Mitarbeitern und Führungsriege, die bestehende Struktur zu ändern. Es bedeutet zunächst etwas mehr Aufwand, um sich umzuorganisieren, wozu alle erst einmal gewillt sein müssen. Wer aber erkennt, dass Produktivität und Ergebnisse davon profitieren könnten, hat in dieser Phase den ersten Schritt getan.

Ein Betrieb lässt sich gänzlich der Idee der Selbstorganisation unterstellen. Allerdings ist das nicht für jede Firma und jeden Mitarbeiter geeignet. Nicht jeder Mensch kann mit Eigenverantwortlichkeit umgehen. Schließlich kann durch Hierarchien auch Verantwortung abgegeben und der eigene Druck dadurch möglicherweise reduziert werden. Wer aber zu einer agilen Organisation seiner Firma bereit ist und auf die Selbstorganisation der Mitarbeiter und auch des Managements setzt, der profitiert von zufriedenen Angestellten, die lösungsorientiert arbeiten und erreichte Erfolge auch tatsächlich als ihre eigenen verstehen.

Arbeitsmethoden im Wandel der Zeit: New Work verstehen und anwenden

Dass Agilität zu einem entscheidenden Faktor in der heutigen Arbeitswelt wird, liegt daran, wie sich diese verändert hat. Für den Wandel der Arbeitswelt gibt es einen Begriff, der diesen Umbruch kennzeichnet: New Work. Arbeit 4.0 ist ein weiterer Begriff für diese „neue Arbeit“.

Hinter dem Konzept von New Work steht die Definition eines US-amerikanischen Philosophen. Er hat die New Work-Bewegung begründet und vertritt den Ansatz, dass Arbeit die Freiheit der Menschen einschränkt. Menschen sind Teil eines Arbeitsprozesses und in Strukturen eingewoben, in denen sie häufig als Mittel zum Zweck fungieren.

Arbeit als Mittel zu mehr Selbstbestimmung und Kreativität

Das Konzept von New Work soll diesen Ansatz umkehren und nicht den Mensch zum Mittel der Arbeit machen, sondern die Arbeit als Mittel für den Menschen. Im Zuge seiner Arbeit kann er sich entwickeln und entfalten und die eigene Tätigkeit wird zum Werkzeug – nicht andersherum. Im Rahmen des New Work-Konzeptes bekommt Arbeit eine völlig neue Bedeutung. Sie wird zum sinnstiftenden Instrument und verstärkt die eigene Kreativität und Flexibilität. Selbstbestimmung bekommt eine gänzlich neue Dimension im Arbeitsalltag.

Durch die Digitalisierung, den technischen Fortschritt und die gesellschaftliche Prägung der Generationen, die jetzt und in den nächsten Jahren auf den Arbeitsmarkt strömen, werden bisherige Arbeitsmethoden auf den Prüfstand gestellt. Wie bereits am Beispiel agiler Arbeitsmethoden erklärt, kann Umdenken sowohl im gesamten Betrieb als auch auf Projektebene zu gesteigerte Effizienz und Effektivität führen. Doch auch darüber hinaus hat sich das gesamte Arbeitsumfeld geändert.

So ist es zum Beispiel in vielen Büros heute nicht mehr nötig, dass alle Mitarbeiter dort gemeinsam an ihren Schreibtischen sitzen. Das Arbeiten am PC macht es möglich, den eigenen Job von überall dort ausüben zu können, wo ein Laptop Platz findet und die Internetverbindung stabil ist. Die Zusammenarbeit von Teams ist somit quer über den gesamten Globus möglich, Programme wie Skype, Microsoft Teams, Slack und vieles mehr erleichtern die digitale Zusammenarbeit.

Dass die Digitalisierung auch auf die Art von Jobs eine große Auswirkung hat, ist schon länger bekannt. Menschen werden durch Maschinen ersetzt und in der Produktion oder Datenverarbeitung wurden in den letzten Jahrzehnten viele Stellen umbesetzt. Nicht nur, dass ganze Zweige weggefallen sind – es entstehen auch immer wieder neue Branchen mit neuen Jobbezeichnungen und Tätigkeitsbereichen.

New Work: Neue Arbeitsmethoden und –modelle

Im Rahmen des New Work-Konzepts entstehen neue Modelle und Arbeitsmethoden. Diese soll den Bedürfnissen der Menschen entsprechen und ihnen Spaß machen. Sie soll sich in ihr Leben einfügen ohne es zu dominieren.

Zu den einzelnen Ausprägungen von New Work zählen unter anderem diese Ansätze:

• Home Office
• Sabbaticals
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Job Sharing
• Selbstorganisiertes Arbeiten

Immer mehr Menschen wollen sich ihre Arbeitszeit selber einteilen und ihren Job nicht darüber bestimmen lassen, wo sie sich aufhalten. So soll sowohl das Arbeiten von zu Hause aus möglich sein als auch vom Strand. Sabbaticals geben Freiräume und flexible Arbeitszeitmodelle kommen nicht nur Eltern zugute, sondern all denjenigen, die sich ihren Tag freier einteilen wollen. Schließlich ist auch nicht jeder immer von 08 bis 17 Uhr produktiv. Die einen haben ihre kreativen Momente eher abends, andere wollen noch früher anfangen, um nachmittags frei zu haben und wieder andere teilen sich die Arbeit gerne auf und arbeiten morgens einige Stunden und dann auch nochmal am Wochenende, wenn gerade Zeit ist.

Dieses selbstorganisierte und flexible Arbeiten ist nicht in jedem Betrieb möglich. Wenn es sich Mitarbeiter aber wünschen und es dann auch möglich gemacht werden kann, steigt die Zufriedenheit dieser Mitarbeiter häufig stark an. Auch Job Sharing ist eine spannende Möglichkeit, um eine verantwortungsvolle Position zu bekleiden aber nur halbtags zu arbeiten. Für Eltern ist es beispielsweise toll, sich ihre Abteilungsleiterposition mit einem Kollegen oder einer Kollegin zu teilen und in den Projekten weiter involviert zu sein aber trotzdem möglichst viel Zeit mit ihrem Kind zu verbringen.

Crowdworking: Neue Konzepte für mehr Effizienz

Einige Konzepte sind für alteingesessene Betriebe gänzlich neu. Crowdworking zum Beispiel ist etwas, von dem viele Unternehmer wahrscheinlich noch nicht mal etwas gehört haben. Dabei bietet diese Art des Arbeitens viele Vorteile, insbesondere wenn es darum geht, Aufgaben auszulagern. Diese wörtliche übersetzte „Arbeit der Menge“ funktioniert so, dass bestimmte Aufgaben an einen Pool an Menschen gegeben werden, aus dem diese sich einen Task heraussuchen können und diesen dann bearbeiten. So übernimmt nicht ein Mitarbeiter alle Themen zu einem Projekt, sondern Teile davon können an viele verschiedene Arbeitskräfte, in der Regel Honorarkräfte, gegeben werden. Dies kann zu besseren Ergebnissen führen. Einige dieser Aufgaben sind zum Beispiel:

• Preisvergleiche
• Tests durchführen
• Geodaten sammeln

Es handelt sich dabei um sogenannte Microtasks, also kleine Aufgaben, für die es weder eine bestimmte Expertise noch die enge Zusammenarbeit mit dem Unternehmen braucht. Über bestimmte Plattformen oder eigene Netzwerke lassen sich diese Microtasks kommunizieren – die Ergebnisse werden dann von den jeweiligen Projektverantwortlichen zusammengetragen. 

Der Unterschied zwischen klassischen Freiberuflern und den Crowdworkern ist, dass diese Microtasks gänzlich unabhängig und frei bearbeitet werden können. Es ist daher durchaus möglich, dass die Microtasker über den gesamten Erdball verteilt sitzen und dort ihre Aufgaben durchführen. Beim Sammeln von Geodaten zum Beispiel kann dies sogar von Vorteil sein.

Neue Arbeitsmethoden: Wichtig für Employer Branding

Um neue Arbeitsmodelle zu ermöglichen und die Arbeitsmethoden des gesamten Betriebs daran anzupassen, müssen häufig viele Stellschrauben gedreht werden. Transparenz, Kommunikation, Zeitmanagement und passende Zeitmanagement-Spiele sind nur einige der entscheidenden Stichworte, die wichtig werden, wenn es an die Umsetzung von New Work-Konzepten geht.

Vielen Personalern, besonders denen der älteren Generation, verlangen diese Modelle noch viel ab. Sie erfordern ein Umdenken und das Sich-Lösen von alten Strukturen. Wer sich aber traut sich zu öffnen und in seinem Betrieb etwas ausprobiert, tut auch was für das eigene Employer Branding. Betriebe, die New Work leben, sind für viele Arbeitnehmer reizvoll und werden bei der Wahl für einen Arbeitsplatz besonders von jüngeren Leuten gegenüber klassischen Organisationen mit starren Strukturen bevorzugt.

Fazit: Die beliebtesten und effizientesten Arbeitsmethoden

Die Arbeitswelt ist im Wandel und mit ihr wandeln sich die Arbeitsmethoden. Arbeiten geht immer stärker weg von linearen Strukturen, hin zu mehr Flexibilität und Agilität. Agiles Arbeiten ist einer DER Schlüsselbegriffe des New Work-Konzeptes und setzt stark auf die Eigenverantwortung von Mitarbeitern. Dadurch, dass nicht an starren Strukturen festgehalten wird und Prozesse konstant beobachtet und optimiert werden, bringt agiles Arbeiten häufig bessere Ergebnisse hervor. Außerdem profitieren Mitarbeiter in ihrer Selbstwahrnehmung von der Anwendung agiler Arbeitsmethoden, schließlich gehen sie mit Selbstmanagement und häufig auch einer gesteigerten Kreativität einher.

Ein weiterer Trend, der sich beobachten lässt ist, dass Arbeit immer häufiger projektbasiert geschieht. Mitarbeiter werden nicht mehr nur für eine Aufgabe eingesetzt, sondern wechseln von Projekt zu Projekt. Das bringt Vielfalt, mehr Abwechslung und kann zudem für mehr Zufriedenheit sorgen. Entscheidend dafür ist die Flexibilität der Mitarbeiter, die bereit sein müssen, sich in immer wieder neue Themen und Aufgaben hineinzudenken.

Unternehmen, die ihren Betrieb agil organisieren wollen, müssen sich selber fragen ob sie dazu tatsächlich bereit sind. Schließlich bedeuten neue Arbeitsmethoden wie zum Beispiel Crowdworking und der Weg hin zu agilerem Arbeiten die Aufgabe von bestehenden Strukturen, die auch immer ein Stück Sicherheit bedeuten. Sich für flache Hierarchien, eine transparente Kommunikation und mehr Selbstverantwortung zu entscheiden muss auch vorgelebt werden und der erste Schritt in diese Richtung beginnt im Kopf.

Arbeitgeber kommen heutzutage fast nicht mehr drum herum, sich dem Thema New Work zu öffnen. Mitarbeiter wollen nicht nur flexibel innerhalb ihres Betriebs arbeiten, sondern auch ihren ganzen Job so organisieren, dass er gut zu ihrem Leben passt. Schließlich sieht das New Work-Konzept nicht mehr die Arbeit in der Position, sich den Menschen als Werkzeug zum Mittel zu nehmen, sondern die Arbeit wird zum Werkzeug des Menschen, um Kreativität und Selbstbestimmung auszuleben.

Unternehmen, die sich offen für neue Konzepte und Arbeitsmethoden zeigen, profitieren in der Regel in ihrer Reputation. Besonders bei jungen Arbeitgebern kommen agiles Arbeiten sowie New Work-Konzepte gut an und weisen den Weg, wie die Arbeitswelt in Zukunft aussehen könnte.

FAQ zum Thema Arbeitsmethoden