Selbstmanagement: Methoden, Ziele und Tipps

Was ist Selbstmanagement?

Selbstmanagement ist die Fähigkeit, das eigene Wachstum unabhängig von externen Umständen voranzutreiben. Mit einem guten Selbstmanagement lassen sich also sowohl die persönliche als auch die berufliche Entwicklung gezielt steigern. Im Fokus steht die Optimierung der eigenen Arbeitsweise durch unterschiedliche Methoden, um berufliche Pflichten effizient zu erfüllen, die eigene Kompetenz zu erhöhen und die gesetzten Ziele zu erreichen.

Was sind die Ziele des Selbstmanagements?

Das übergeordnete Ziel des Selbstmanagements ist eine ständige Verbesserung von Ihnen als Person, sowohl in professioneller als auch in privater Hinsicht. Zudem können Sie mit verschiedenen Selbstmanagement-Methoden:

• Ihre Motivation steigern, 
• Prioritäten richtig setzen,
• konkrete und realistische Ziele definieren, 
• Ihr Zeitmanagement optimieren und 
• Projekte effektiv planen und steuern,
• eine effizientere Arbeitsweise erreichen,
• ihren beruflichen Erfolg vorantreiben.

Auch Ihre persönlichen Fähigkeiten und Kompetenzen kommen besser zur Geltung, wenn Sie strukturiert arbeiten. All diese Faktoren helfen Ihnen dabei, Ihre beruflichen Ziele zu erreichen und ihre persönliche Entwicklung voranzutreiben.

Warum ist Selbstmanagement so wichtig?

Aufgrund des hohen Leistungsdruckes in der heutigen Arbeitswelt gewinnt Selbstmanagement zunehmend an Bedeutung. Lediglich wer die Vielzahl an eigenen Aufgaben richtig priorisieren, sich realistischere Ziele setzen kann und engagiert an die Arbeit geht, wird seine beruflichen und persönlichen Ziele langfristig erreichen. Durch ein gutes Selbstmanagement optimiert man nicht nur die eigene Arbeitsweise, sondern kann auch unter großem Druck organisiert und ruhig arbeiten. Infolgedessen sinkt das Risiko für psychische Belastungen und Krankheitsbilder wie Burnout.

Was ist der Unterschied zwischen Zeitmanagement und Selbstmanagement?

Entgegen der weit verbreiteten Annahme, dass die Begriffe Zeitmanagement und Selbstmanagement dieselbe Bedeutung haben, ist dies nicht der Fall. Vielmehr können Sie Zeitmanagement als Unterkategorie des Selbstmanagements verstehen. 

Wenn Sie das „wie“ im Griff haben, fällt es Ihnen danach viel einfacher, das „wann“ zu managen. Immerhin können Menschen die Zeit nicht beeinflussen, sich selbst aber schon. Daher ist es immens wichtig, zunächst Methoden des Selbstmanagements in Ihrem Alltag einzubauen und sich danach um eine weitere, zeitliche Strukturierung Ihrer Aufgaben zu kümmern.

Welche Selbstmanagement-Methoden gibt es?

Es gibt einige Methoden, die Sie anwenden können, um Ihr Selbstmanagement zu verbessern. Die bekanntesten und am häufigsten verwendeten Methoden sind die ABC-Methode, die Pomodoro-Technik, das Pareto-Prinzip, die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip sowie die S.M.A.R.T.-Methode. 

Was ist die ABC-Methode?

Die ABC-Methode ist eine recht simple Vorgehensweise im Selbstmanagement, die Sie sofort in Ihren Alltag einbauen können. Bei der ABC-Methode werden die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit sortiert:

• Die A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben und sollten sofort von Ihnen höchstpersönlich erledigt werden. Diese Dinge sollten Sie keineswegs aufschieben, da dies negative Konsequenzen nach sich ziehen könnte. 
• Die B-Aufgaben sind dagegen nicht ganz so wichtig und können bei Bedarf an jemanden anderen delegiert oder aufgeschoben werden.
• Die C-Aufgaben sind so unwichtig, dass Sie sogar in Erwägung ziehen können, sie komplett zu verwerfen oder zumindest an einen Assistenten zu delegieren.

Bei der ABC-Methode ist es sinnvoll, eine Excel-Liste zu erstellen, in der Sie Ihre Aufgaben nach Datum und Priorität sortieren. So behalten Sie immer den Überblick über anstehende Aufgaben sowie deren Wichtigkeit.

Was ist die Pomodoro-Technik?

Bei der Pomodoro-Technik teilen Sie Ihre Zeit in 25-Minuten-Abschnitte ein. Diese Abschnitte nennt man Pomodori. Zwischen den Pomodori gibt es jeweils eine Pause von 5 Minuten. Nach vier Pomodori von jeweils 25 Minuten legen Sie eine längere Pause von etwa 15 oder 20 Minuten ein. 

Die Pomodoro-Technik hilft dabei, Ihre Konzentration hochzuhalten. Durch die kurzen Pausen können sich kurz ausruhen und sich danach wieder auf Ihre wichtige Arbeit konzentrieren.

Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip stellt eine sehr interessante These auf. Es besagt, dass Perfektionismus unproduktiv und unwirtschaftlich ist. Vielmehr sollten Sie sich auf die Erreichung eines zu 80 Prozent zufriedenstellenden Ergebnisses konzentrieren, denn dieses ist mit nur 20 Prozent Aufwand erreichbar. Für die restlichen 20 Prozent, die zum perfekten Ergebnis fehlen, müssen Sie demnach 80 Prozent des Aufwandes erbringen. Diese 80 Prozent sollten Menschen sich besser sparen und in andere, wichtigere Aufgaben stecken.

Was ist die ALPEN-Methode?

Damit Sie bei allen Ihren Aufgaben zufriedenstellende Ergebnisse erzielen, sollten Sie die ALPEN-Methode befolgen. Diese zerteilt den Ablauf der Bearbeitung Ihrer Aufgaben in fünf Schritte.

• A steht für „Aufgaben und Termine schriftlich festhalten“. Wenn Sie alle Ihre Pflichten aufschreiben, ist es unwahrscheinlich, dass Sie etwas Wichtiges vergessen. Erstellen Sie sich eine To-do-Liste. So behalten Sie die Übersicht über das, was zu tun ist, ohne sich auf genaue Termine oder auf die Dauer der Bearbeitung festzulegen. 
• L steht für „Länge der einzelnen Aufgaben schätzen“. Versuchen Sie abzuschätzen, wie lange Sie für die Bearbeitung einer Aufgabe brauchen, damit Sie besser planen können. Bleiben Sie dabei realistisch und überschätzen Sie sich nicht, um nicht hinterher unter Zeitdruck zu geraten, weil Sie sich zu viel vorgenommen haben. Setzen Sie sich außerdem Deadlines, an denen Sie bestimmte Aufgaben unbedingt erledigen müssen.
• P steht für „Pufferzeiten“. Oft kommt es vor, dass man sich beim Schätzen der Länge vertut oder sich zu viel vornimmt. Planen Sie stets Pufferzeiten ein und packen Sie Ihren Kalender nicht allzu voll.
• E steht für „Entscheidungen“. Hier können Sie die ALPEN-Methode mit der ABC-Methode oder dem Eisenhower-Prinzip vermischen. Treffen Sie Entscheidungen darüber, welche Dinge Sie im Notfall verschieben, delegieren oder ganz streichen können. Einige Aufgaben lassen sich nicht verschieben, etwa weil ein Kunde auf Ergebnisse wartet, andere, wie etwa das Aufräumen des Schreibtischs, aber schon. 
• N steht für „Nachkontrolle“. Am Abend sollten Sie sich anschauen, was Sie am Tag erreicht haben. Ziehen Sie Bilanz darüber, was gut geklappt hat und was nicht, wo Fehler lagen und wo Sie sich verbessert haben. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn in den ersten Tagen nicht alles so klappt wie geplant. Das ist normal, eine Routine setzt erst nach ein paar Wochen ein.

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip erweitert die ABC-Methode um die zeitliche Komponente der Dringlichkeit. Die Aufgaben werden bei dem Eisenhower-Prinzip also in die Attribute „wichtig“ und „dringend“ eingeordnet. Je nachdem, welche Kriterien erfüllt sind, sind die Aufgaben etwa unmittelbar bzw. in Kürze selbst zu erledigen, an Mitarbeiter zu delegieren oder vollständig zu streichen.

Die folgende Matrix zeigt eine beispielhafte Darstellung vom Eisenhower-Prinzip:

Was ist die SMART-Methode?

Die SMART-Methode dient zur konkreten Formulierung von realistischen Zielen zum Beispiel bei Projekten. Ziel der SMART-Methode ist es, Ziele so zu formulieren, dass sie diese auch tatsächlich zeitnah und mit angemessenem Aufwand erreichen können. 

Ziele sollten nach der SMART-Methode immer die folgenden Eigenschaften haben: 

• Spezifisch: Definieren Sie Ihre Ziele stets exakt und vermeiden Sie vage Beschreibungen.
• Messbar: Setzen Sie Ziele, die Sie anhand bestimmter Variablen (etwa Umsatzsteigerung oder Zahl neuer Nutzer) messen können.
• Erreichbar (Achievable): Ihre Ziele sollten immer realistisch erreichbar sein. Setzen Sie sich keine zu hohen Ziele. Das kann sich schnell negativ auf Ihre Motivation auswirken.
• Relevant: Ihre gesteckten Ziele sollten im größeren Kontext Ihrer Situation relevant sein. Setzen Sie sich keine unwichtigen Ziele, die wichtigeren Dingen im Weg stehen könnten.
• Terminiert: Setzen Sie sich unbedingt eine Deadline. Ohne diese können Sie Ihre Ziele nach Belieben immer weiter aufschieben und können den Zielerreichungsgrad nicht erfolgreich messen.

Wie lassen sich Selbstmanagement-Methoden im Alltag integrieren?

Ein Großteil der Selbstmanagement-Methoden lassen sich sehr einfach in den Arbeitsalltag integrieren. Folgende Tipps helfen Ihnen dabei, die verschiedenen Strategien und Modelle in die Praxis zu übertragen und langfristig anzuwenden:

• Machen Sie Notizen zu allem, was Ihnen einfällt und was Ihnen wichtig vorkommt: So können Sie diese Gedanken auch später noch nutzen und stellen sicher, dass Sie sie nicht vergessen oder verwerfen.
• Nutzen Sie To-do-Listen: Um die gesammelten Aufgaben zu priorisieren und sicherzustellen, dass die wichtigsten Dinge zuerst erledigt werden, sind To-Do-Listen unverzichtbar. Durch solche Listen können Sie Aufgaben, die Sie bereits erledigt haben, abhaken und behalten stets den Überblick. 
• Rückschläge sind normal: Akzeptieren Sie Rückschläge und sehen Sie sie als Lektion, nicht als Problem. 
• Seien Sie ehrlich mit sich selbst: Gestehen Sie sich Schwächen und Fehler ein und lernen Sie aus ihnen.
• Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl: Planung ist zwar wichtig, aber auch nicht alles. Manchmal sollten Sie auch auf Ihr Bauchgefühl hören und etwas anderes einem wichtigen Termin vorziehen.
• Belohnen Sie sich: Gönnen Sie sich hin und wieder etwas. Das Leben besteht nicht nur aus Arbeit. Belohnen Sie sich selbst bei kleinen Erfolgen – das motiviert und lockert den Alltag auf.

Welche Vorteile bietet ein gutes Selbstmanagement?

Ein gutes Selbstmanagement bringt Ihnen zahlreiche Vorteile:

• Sie gehen Ihre Aufgaben strukturierter an.
• Arbeiten Sie in der Unternehmensführung, beeinflusst Ihre organisierte Arbeitsweise auch Ihr Umfeld positiv. 
• Als Angestellter können Sie bei Ihrem Vorgesetzten Eindruck schinden.
• Gutes Selbstmanagement beugt Stress vor und geht Hand in Hand mit Ihrem Stressmanagement.
• Sie arbeiten effizienter.
• Sie können Prioritäten richtig setzen.
• Sie erreichen berufliche Ziele schneller.
• Ihr Arbeitsalltag wird entspannter.
• Sie sind bei der Arbeit zufriedener.
• Ihre Motivation steigt merklich.
• Die Organisation und Steuerung von Projekten geht Ihnen leicht.
• Anstehende Aufgaben erledigen Sie pünktlicher.
• Ihre individuellen Kompetenzen und Fähigkeiten kommen stärker zur Geltung.