QM-Handbuch erstellen: Vorteile, Inhalte & Musterbeispiel

Leitfaden: So erstellen Sie ein professionelles Qualitätsmanagement-Handbuch

Sie wissen genau: Wenn Sie jetzt einfach versuchen, die offiziellen Methoden an Ihren Kollegen vorbei einzuführen, dann ernten Sie nur Widerstand.

Der Vertriebsleiter legt nun mal größten Wert auf ein kundenfreundliches Reklamationsmanagement, der Produktionsleiter will in erster Linie die Auslastung der Anlagen langfristig sicherstellen und der Controller will die Kosten im Griff haben.

Ihre Erfahrung: Jeder wurstelt so vor sich hin. Haben Sie nicht auch schon oft gedacht: „Eigentlich wäre doch allen geholfen, wenn wir voneinander lernen und gemeinsam Standards für unser Qualitätsmanagement setzten.“

Das QM-Handbuch: Inhalt, Nutzen und Zweck

Vergessen Sie den Anspruch, dass Ihr QM-Handbuch für jede erdenkliche Situation der Qualitätssicherung die „richtigen“ Schritte haarklein vorgibt. Die Leser aus verschiedenen Arbeitsgebieten sollen die Leitlinien flexibel an ihr Tagesgeschäft anpassen können.

Was für die Entwicklungsabteilung richtig ist, kann in der Produktion nicht ohne weiteres übernommen werden. Halten Sie im Handbuch eher die Ergebnisse fest und überlasen Sie den einzelnen Abteilungsleitern die Umsetzung im Detail.

So führen Sie Ihr QM-Handbuch mit Hilfe Ihrer Kollegen erfolgreich ein

Es gibt immer Kritiker, die Richtlinien, Anleitungen und Formulare als Bürokratisierung beklagen. Der Grund ist oft einfach Trägheit oder die Sorge, dass solche Leitlinien zur Kontrolle eingesetzt werden.

Nehmen Sie diese Widerstände ernst und verdeutlichen Sie die Arbeitserleichterung für alle Beteiligten: Gemeinsame Richtlinien zur Qualitätssicherung verringern die Störungen im Prozessablauf und verbessern die Kommunikation zwischen den Kollegen, da alle dieselbe Sprache sprechen.

Vorteile des Qualitätsmanagement-Handbuchs:

• geringere Kosten,
• bessere Qualität Ihrer Ergebnisse und
• kürzere Prozesszeiten.

Stellen Sie den Nutzen des QM-Handbuches in den Vordergrund:

• Sie erarbeiten ein gemeinsames Verständnis vom Qualitätsmanagement.
• Das Handbuch bietet nach Bedarf vertiefte Kenntnisse zu einem Bereich.
• Als Nachschlagwerk bietet es schnelle Entscheidungshilfen im Alltag.
• Mit Checklisten und Formularen verkürzen Sie die Prozesszeiten.

Passen Sie Ihr QM-Handbuch Ihrem Unternehmen und Ihrer Branche an

Es gibt kein Handbuch von der Stange. Je mehr sich Ihre Kollegen in dem Handbuch wiederfinden, desto größer die Akzeptanz und die praktische Bedeutung Ihres Handbuches.

Sie müssen es mit Ihren Kollegen gemeinsam in zweierlei Hinsicht anpassen:

1. Welche allgemeinen Prinzipien der Qualitätssicherung spielen in Ihrer Branche und in Ihrer Unternehmenskultur eine besondere Rolle?
2. Welche spezifischen Anforderungen von konkreten Normen und Standards haben eine Auswirkung auf die Prozesse in den einzelnen Abteilungen?

Als Qualitätsmanager koordinieren Sie die Redaktion des QM-Handbuches. Sie lenken die Aufmerksamkeit Ihrer Kollegen in den Workshops auf die wesentlichen Aufgaben und regen zum Dialog an. Sie sind der Motivator und nicht das Mädchen für alles.

Beispiel einer Muster-Gliederung für Ihr Qualitätshandbuch

Sie müssen daher im Team entscheiden, welche Inhalte Ihnen so wichtig sind, dass jeder sich die Mühe macht, einen Beitrag zu schreiben. Als Vorschlag für die Diskussion können Sie folgende Gliederung anbieten:

Einleitung: Sinn und Zweck, Hintergrund, Leserhinweise

1. Grundlagen und Grundsätze des Qualitätsmanagements

• Begriffsklärung und Qualitätskriterien
• Phasenmodell der Einführung, Integration und kontinuierlichen Verbesserung
• Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren

2. Aufbau des QM:

• Beteiligte und Rollen, Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen
• Formen des QM
• Lenkungsgremium
• QM-Manager und seine Aufgaben
• QM im Team
• Checklisten und Formulare

3. Phase 1: Vorbereitung des QM

• Methoden zur Zielbestimmung
• Risikoanalyse
• Stakeholderanalyse
• Kick-off-Workshop
• Checklisten und Formulare
• Vorteile einer durchdachten Planung
• Vom Groben zum Detail

4. Phase 2: Durchführung: Kontrolle und Steuerung im QM

• Zweck der Kontrolle und Steuerung
• Korrekturmaßnahmen
• Checklisten und Formulare

5. Phase 4: Kontinuierliche Verbesserung – aus Erfahrungen lernen

• Zweck der ständigen Optimierung durch Einbindung neuer Erfahrungen
• Aufgaben
• Checklisten und Formulare

6. Dokumentation und Berichtswesen

• Information und Kommunikation
• Dokumentationsmanagement
• Berichtswesen
• Checklisten und Formulare

Glossar

• Qualitätsmanagement-Literatur
• Stichwortverzeichnis
• Abbildungsverzeichnis