Projektziele definieren: Tipps, Methoden und Beispiele

Was sind Projektziele?

Projektziele sind die spezifischen Ergebnisse, die ein Projekt erreichen soll. Sie definieren den gewünschten Zustand am Ende des Projekts und bieten eine klare Orientierung für das Projektteam.

Eine klare Zielsetzung hilft dabei, alle Projektbeteiligten auf die wichtigsten Prioritäten zu fokussieren und den Erfolg des Projekts sicherzustellen.

Das magische Dreieck als Grundlage der Zieldefinition

Im Mittelpunkt eines Projektes stehen die Projektvorgaben, das heißt, verbindliche Ziele, die Sie zusammen mit dem Auftraggeber im Projektauftrag definieren:

• Leistungsziel: Welches Ergebnis? Welche Qualität?
• Kostenziel: Wie viel soll das Projekt kosten?
• Terminziel: Wann soll das Projekt fertig sein?

Da die Terminziele und Kostenziele den Zeit- und Kostenrahmen eines Projekts bilden und damit Basis zur Erreichen der Leistungsziele sind, wird oft vom sogenannten “magischen Dreieck” gesprochen:

Wenn Sie Ihr Projekt zum Erfolg führen wollen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die verbindlichen Projektziele so weit wie möglich mit dem Auftraggeber anhand des magischen Dreiecks zu definieren.

In welcher Projektphase müssen Projektziele formuliert werden?

Zu Beginn eines jeden Projekts steht die Zielformulierung im Vordergrund. Die konkrete Formulierung der Ziele ist entscheidend, um die Weichen für den Projekterfolg zu stellen.

Daher muss bereits zum Projektstart die Zielformulierung klar sein. Nur so können dann im Zuge der Projektplanung, aus den Projektzielen konkrete Arbeitspakete für die Projektbeteiligten geschnürt werden.

Spätestens am Ende der Planungsphase müssen die Projektziele samt Arbeitspakete daher sowohl inhaltlich als auch organisatorisch klar sein. Dafür müssen alle Projektbeteiligten:

• den Projektauftrag kennen und im Team ein gemeinsames Problem- und Aufgabenverständnis finden,
• gegenseitige Erwartungen abstecken,
• alternative Vorgehensweisen und Lösungswege diskutieren und sich für einen entscheiden,
• Fähigkeiten und Vorkenntnisse der einzelnen Projektbeteiligten erfragen,
• Aufwand und Termine absprechen,
• Informations- und Kommunikationsregeln sowie -mittel festlegen und
• verbindliche Kontrollmechanismen vereinbaren.

Wie formuliere ich Projektziele richtig?

Damit ein Projekt nicht in Schwierigkeiten gerät oder gar scheitert, ist es unerlässlich, dass die Projektziele klar und eindeutig formuliert werden. Denn: Unklare Ziele sind zumeist Ursache für das Scheitern von Projekten.

Das liegt daran, dass bei vielen Projekten die vorgegebenen Ziele zu ungenau und zu wenig konkret sind. Dadurch fehlt nicht nur dem Projektleiter, sondern allen Projektbeteiligten bei der Projektarbeit die nötige Orientierung.

Die erste Aufgabe im Projektmanagement ist es deshalb, aus den im Projektauftrag vorgegebenen Projektvorgaben die konkreten Projektziele abzuleiten. Diese Ziele sollten spätestens beim ersten gemeinsamen Treffen des Projektteams besprochen und konkretisiert werden.

Je intensiver das Projektteam an der Formulierung der Ziele beteiligt ist, desto besser wird sich das Team mit den Zielen identifizieren und desto mehr wird das Team motiviert sein, an der Erreichung der Ziele mitzuwirken.

Zwei Methoden, die sich in der Projektzieldefinition in der Praxis bewährt haben sind:

1. SMART-Ziele
2. Project-Charter

Wie Sie diese Methode bei der Zielsetzung Ihrer eigenen Projektziele umsetzen, zeigen wir Ihnen nachfolgend, auch anhand von konkreten Beispielen.

Projektziele mit der SMART Methode formulieren

Mit der SMART-Methode können Projektteams klare und realistische Ziele setzen, die den Projekterfolg unterstützen.

Projektziele in einer Project-Charter festhalten

Um ein eindeutiges und einheitliches Verständnis aller Projektbeteiligten über die Projektziele erreichen zu können, sollten Projektleiter eine Project-Charter verwenden. Diese wird gemeinsam im Team ausgefüllt.

Das sollte alles in der Project-Charter aufgeführt sein:

• Auftraggeber, Projektleiter, Projektteam
• Steuerungskreis
• Projekttitel, Projektbeschreibung, Projektziel(e)
• Projektnutzen
• was nicht Projektbestandteil ist
• Zeitplan und Meilensteine
• Risiken und Budget

Checkliste: Sind die Projektziele klar formuliert?

Mit dieser Checkliste können Sie sicherstellen, dass Ihre Projektziele klar formuliert und konkret definiert sind:

Wie Sie mit unklaren Zielen umgehen

Auch, wenn sich Ziele im Projektverlauf ändern können, oder wenn die Ziele zum Projektstart qualitativ und quantitativ nicht konkret zu definieren sind, sollten Sie der Zielformulierung in diesen Projektphasen Ihre ganze Aufmerksamkeit schenken.

Wenn Sie einen für die Formulierung der Ziele wichtigen Faktor nicht kennen oder dieser mit hoher Unsicherheit und Unwägbarkeit behaftet ist, sollten Sie als Projektleiter allen Projektbeteiligten diesen Umstand offen und transparent kommunizieren. Wenn der zuvor unklare Faktor im weiteren Projektverlauf dann klarer wird, können Sie die Ziele entsprechend anpassen und präzisieren.

Projektziele im Projektabschluss analysieren

Am Ende des Projekts sollten Sie den Erfolg (oder Misserfolg) Ihres Projektes analysieren:

• Wurden die Projektziele, wie sie in der Project-Charter definiert wurden, erreicht?
• Warum konnten einige Ziele nicht erreicht werden?

Indem Sie das Projektergebnis mit einem Abschlussbericht dokumentieren, können Sie aus den Ergebnissen Ihrer Analyse wichtige Erkenntnisse für das Erreichen der Ziele Ihres nächsten Projekts gewinnen.