Projektphasen: 4 Phasenmodell erklärt
Was ist eine Projektphase?
Im Projektmanagement sind Projektphasen die einzelne Schritte, die Projektleiter im Projektverlauf gehen müssen, um ein Projekt mit Erfolg abzuschließen.
Welche Projektphasen gibt es?
Es gibt verschiedene Phasenmodell, die sich je nach Einteilung aus 4, 5 oder 6 Projektphasen zusammensetzen. Folgendes Phasenmodell aus 4 Projektphasen hat sich im Projektmanagement bewährt:
- Phase 1: Projektstart
- Phase 2: Projektplanung
- Phase 3: Projektdurchführung
- Phase 4: Projektabschluss
Was Sie im Projektverlauf als Projektleiter in den einzelnen Projektphasen beachten müssen, damit Ihr Projekt ein Erfolg wird, erfahren Sie im Folgenden.
Phase 1: Projektstart
In ersten Projektphase werden die Projektorganisation, der Projektrahmen und die Projektziele beschrieben. Es werden:
- der Projektleiter benannt,
- die Projektziele klar definiert,
- die Mitglieder des Projektteams festgelegt und
- ein Vorabmeeting durchgeführt.
Wenn Sie als Projektleiter ein Projekt starten, haben Sie einen klaren Führungsauftrag und verantworten die effiziente Bearbeitung des Projekts. Gerade bei Themen mit Zündstoff, die emotional aufgeladen sind und jede Menge Diskussionsbedarf mit sich bringen, ist es wichtig, gleich zu Beginn eine straffe Projektorganisation zu etablieren.
Phase 2: Projektplanung
In der zweiten Phase, der Planungsphase, geht es darum, die beim Projektstart definierten Projektziele auf Arbeitspakete für die einzelnen Mitglieder des Projektteams herunterzubrechen. Dafür müssen Sie als Projektleiter Aufgaben zuteilen und den Projektverlauf strukturieren.
Schritt 1: Ziele konkretisieren
Bei vielen Projekten sind die vorgegebenen Ziele noch zu ungenau und zu wenig konkret, um der Projektarbeit die nötige Orientierung zu geben. Die erste Aufgabe bei der Planung der einzelnen Projektphasen und Aufgaben ist es deshalb, aus den vorgegebenen Projektzielen die Detailziele abzuleiten. Die Ziele sollten spätestens beim ersten gemeinsamen Treffen des Projektteams besprochen werden.
Am Ende der Projektplanung müssen die Projektziele daher sowohl inhaltlich als auch organisatorisch klar sein. Hierfür müssen Sie:
- den Projektauftrag kennen und ein gemeinsames Problem- und Aufgabenverständnis finden,
- gegenseitige Erwartungen abstecken,
- alternative Vorgehensweisen und Lösungswege diskutieren und sich für einen entscheiden,
- Fähigkeiten und Vorkenntnisse der einzelnen Mitglieder erfragen,
- Aufwand und Termine absprechen,
- Informations- und Kommunikationsregeln sowie -mittel festlegen und
- verbindliche Kontrollmechanismen vereinbaren.
Schritt 2: Meilensteine festlegen
In jedem Projekt gibt es Ereignisse, die von besonderer Bedeutung für den Projektfortschritt sind. Diese markanten Punkte werden als Meilensteine bezeichnet. Meilensteine definieren den Abschlusspunkt einer Projektphase und lassen sich meist recht einfach aus den Projektzielen ableiten. Ziehen Sie außerdem die Vorgaben zum Projektverlauf hinzu. Meilensteine stellen im Projektverlauf, also von Projektstart bis zum Projektabschluss, verbindliche Zwischenergebnisse dar.
Schritt 3: Arbeitspakete schnüren
Sie können zusätzlich verschiedene Aktivitäten, etwa die zu einem bestimmten Zwischenergebnis führen, die inhaltlich zusammengehören oder die einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin zugeordnet sind, zu Arbeitspaketen zusammenfassen. Das dient der Übersichtlichkeit. Für jedes Arbeitspaket sind die Tätigkeiten detailliert zu beschreiben und jedes Arbeitspaket ist einem Verantwortlichen zuzuordnen. Nur so ist in der Durchführung eine effiziente Überwachung des Projekts möglich.
Phase 3: Projektdurchführung
In dieser Phase wird das Projekt im weitesten Sinne realisiert:
- Die Mitglieder des Projektteams arbeiten an den ihnen zugewiesenen Arbeitspaketen
- und der Projektleiter stellt sicher, dass der Fortschritt des Projekts überwacht wird.
Mögliche Instrumente zur Überwachung des Projekts sind z. B. Soll-Ist-Vergleiche von Inhalten, Terminen und Kosten. Dadurch können Projektleiter bei möglichen Änderungen im Projektverlauf oder Problemen des Projekts zielgerichtet eingreifen.
Phase 4: Projektabschluss
Der Projektabschluss markiert das Ende eines Projekts und ist entscheidend für dessen langfristigen Erfolg.
Diese Phase ermöglicht:
- die Bewertung der erzielten Ergebnisse,
- die Anerkennung der Teamleistung
- und das Sammeln wichtiger Lektionen für zukünftige Projekte.
Der richtige Abschluss eines Projekts stellt sicher, dass das Projekt vollständig dokumentiert und reflektiert wird, was die Grundlage für die Optimierung zukünftiger Projekte bildet.
Formeller und informeller Projektabschluss
Der Projektabschluss umfasst sowohl den formalen Abschluss durch einen Abschlussbericht als auch den informellen Abschluss durch eine Abschlusspräsentation und eine Abschlussfeier.
Der formale Abschluss beinhaltet:
- die Archivierung projektbezogener Dokumente,
- das Verfassen eines Abschlussberichts
- und dessen Abnahme durch den Auftraggeber.
Im informellen Abschluss werden
- die Projektergebnisse präsentiert
- und das Projektteam in einer Feier gewürdigt.
