Projektmanagement-Methoden: klassisch und agil

Was sind Projektmanagement-Methoden?

Projektmanagement-Methoden helfen Projektmanagern dabei, Projekte innerhalb der von den Auftraggebern oder Stakeholdern vorgegebenen Rahmenbedingungen wie Fristen, Budget und Qualität der Projektergebnisse abzuschließen.

Projektmanagement-Methoden werden dabei in drei Kategorien unterteilt:

• klassische Projektmanagement-Methoden, wie Wasserfall-Methode oder Six Sigma,
• hybride Projektmanagement-Methoden, wie Meilensteintrendanalyse,
• agile Projektmanagement-Methoden, wie Scrum oder Kanban.

Klassische Methoden im Projektmanagement helfen Projektmanagern, Struktur und Kontrolle herzustellen, sind daher aber oft etwas starr in ihrer Durchführung. Agile Projektmanagement-Methoden hingegen verfolgen eine anderen Ansatz: sie bieten dem Projektmanager Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.

Daneben gibt es noch weitere methodische Ansätze im Projektmanagement, deren Ziel es ist, die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten zu verbessern, wie

• RACI-Matrix
• Stakeholder-Analyse
• 7 SUCCESS-Regeln

Methode 1: klassisches Projektmanagement mit „Wasserfall“

Die Wasserfall-Methode ist eine klassische und lineare Projektmanagement-Methode, die mit aufeinanderfolgenden Phasen arbeitet:

1. Anforderungsdefinition: Sammlung und Dokumentation aller Anforderungen des Projekts
2. Design: Entwicklung eines detaillierten Entwurfs, der alle Aspekte der Lösung abdeckt
3. Implementierung: konkrete Umsetzung des Designs
4. Test: Sicherstellung der Qualität und Funktionalität der Lösung
5. Wartung: Sicherstellung der langfristigen Funktionalität und Leistungsfähigkeit der Lösung

Jede Phase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt, was eine klare Struktur und Kontrolle über den Ablauf des Projekts ermöglicht.

Methode 2: Six Sigma und DMAIC-Zyklus

Six Sigma ist eine datengesteuerte Methode im Projektmanagement zur Prozessoptimierung und Qualitätsverbesserung, die darauf abzielt, Fehler und Variabilität in Geschäftsprozessen zu reduzieren. Sie basiert auf statistischen Analysen und nutzt eine strukturierte Vorgehensweise, die als DMAIC-Zyklus bekannt ist:

• Define: das Problem wird präzise definiert und die Projektziele werden festgelegt
• Measure: aktuelle Prozesse und ihre Leistung werden gemessen, um eine Basislinie zu schaffen
• Analyze: die Ursachen des Problems werden mit statistischen Werkzeugen und Analysetechniken identifiziert, um gezielte Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln
• Improve: Lösungen werden entwickelt und mit einem klaren Aktionsplan, der definierte Schritte, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne enthält, implementiert, um die identifizierten Probleme zu beheben
• Control: der Erfolg der implementierten Lösungen wird überwacht und standardisiert, um sicherzustellen, dass die Verbesserungen nachhaltig sind

Durch die konsequente Anwendung dieses DMAIC-Zyklus können Projekte systematisch verbessert und langfristig optimiert werden, was sicherstellt, dass sich Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln und an Effizienz gewinnen.

Methode 3: Meilensteintrendanalyse (hybrides Projektmanagement)

Hybride Projektmanagement-Methoden kombinieren Elemente aus agilen und traditionellen Ansätzen. Sie bieten die Flexibilität agiler Projektmanagement-Methoden und die Struktur traditioneller Modelle.

Ein Beispiel ist die Meilensteintrendanalyse (MTA), die eine bewährte Methode im Projektmanagement zur Überwachung und Steuerung des Fortschritts eines Projekts ist. Sie hilft Projektmanagern,

• frühzeitig Verzögerungen zu erkennen
• und rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Die MTA visualisiert die geplanten und tatsächlichen Termine von Meilensteinen in einem Diagramm. Hierbei werden die Termine für jeden Meilenstein über mehrere Berichtszeiträume hinweg eingetragen und miteinander verbunden. Dies ermöglicht es, Trends und Abweichungen sofort zu erkennen:

• wenn die Linien im Diagramm steigen, deutet dies auf Verzögerungen hin,
• während fallende oder stabile Linien auf planmäßigen oder beschleunigten Fortschritt hindeuten.

Methode 4: agiles Projektmanagement mit Scrum

Scrum ist eine populäre Methode des agilen Projektmanagements, die darauf abzielt, Flexibilität und Reaktionsfähigkeit in komplexen Projekten zu erhöhen. Der Ansatz der agilen Scrum Methode basiert auf kurzen, iterativen Zyklen, den sogenannten Sprints, die typischerweise zwei bis vier Wochen dauern.

Jedes Scrum-Team besteht aus drei Hauptrollen:

• dem Product Owner, der die Anforderungen definiert und priorisiert
• dem Scrum Master, der das Team unterstützt und Hindernisse beseitigt
• und dem Entwicklungsteam, das die Arbeit ausführt.

Ablauf der agilen Scrum Methode

Der iterative Ablauf der Sprints im agilen Scrum sieht wie folgt aus:

1. Der Prozess beginnt mit dem Sprint Planning, bei dem das Team festlegt, welche Aufgaben im nächsten Sprint erledigt werden sollen.
2. Tägliche Stand-up Meetings (Daily Scrums) ermöglichen es dem Team, den Fortschritt zu überprüfen und Probleme sofort anzusprechen.
3. Am Ende eines Sprints wird im Sprint Review das Ergebnis präsentiert.
4. Im darauffolgenden Sprint Retrospective werden Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert.

Methode 5: agiles Projektmanagement mit Kanban

Kanban ist eine effektive Methode des agilen Projektmanagements, die auf visuellen Boards basiert, um den Workflow zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Die agile Projektmanagement-Methode Kanban hilft Teams:

• Aufgaben zu visualisieren,
• Engpässe zu identifizieren,
• und die Abläufe zu optimieren.

Ein Kanban-Board ist in Spalten unterteilt, die den Status der Aufgaben

• von „To Do“ Aufgaben
• über „In Progress“ Aufgaben
• bis hin zu „Done“ Aufgaben anzeigen.

Teams können mithilfe des Kanban-Boards den aktuellen Stand des Projekts leicht überblicken und die Anzahl der parallel laufenden Aufgaben begrenzen, sodass

• die Ressourcen gleichmäßig verteilt
• und Überlastung vermieden wird.

Vorteil von agilen Projektmanagement-Methoden

Die Vorteile von agilen Projektmanagement-Methoden im Gegensatz zu klassischen Projektmanagement-Methoden lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Teams können flexibel auf Änderungen reagieren und selbst Entscheidungen treffen, Änderungen sind fester Bestandteil des Prozesses und werden nach jeder Iteration berücksichtigt
• Iterative Entwicklung: Projekte entwickeln sich in mehreren Iterationen mit prüfbaren Zwischenergebnissen, Zwischenergebnisse dienen als Basis für den nächsten Schritt und ermöglichen kontinuierliche Verbesserung
• Effizienz und Schnelligkeit: Agile Modelle sind schneller als klassische Modelle, da sie weniger auf starre Planungen und mehr auf flexible Anpassungen setzen
• Weniger Formalitäten: Verzicht auf umfangreiche Formalitäten und Dokumentationen zugunsten der Entwicklung von Zwischenergebnissen
• Fokus auf Zusammenarbeit Qualifikation und Zusammenarbeit der Teammitglieder sind entscheidend, Teams arbeiten abteilungsübergreifend und können bei Bedarf durch externe Experten ergänzt werden
• Bessere Kontrolle und Anpassung: Nach jedem Schritt werden die Zwischenergebnisse geprüft und Anforderungen bei Bedarf angepasst
• Vorrang von wichtigen Projekten: Wichtige Projekte haben Vorrang vor umfangreicher Dokumentation, Änderungen und Anpassungen stehen über dem strikten Verfolgen eines starren Projektplans
• Geeignet für komplexe Projekte: Ideal für Projekte mit mehreren prüfbaren Zwischenergebnissen wie Spendenaktionen oder Dokumentationen, weniger geeignet für Projekte, die sich nicht in einzelne, prüfbare Zwischenschritte unterteilen lassen

Methode 6: RACI-Matrix

Die RACI-Matrix ist eine Methode im Projektmanagement, die den Ansatz verfolgt, den Projekterfolg zu gewährleisten, indem unter den Projektbeteiligten eine klare Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten etabliert wird. In der RACI-Matrix werden vier Hauptrollen definiert:

• Responsibility: Die disziplinarische Verantwortung wird den Projekt- und Teilprojektleitern zugewiesen. Diese Personen sind für die Durchführung der Aufgaben verantwortlich und delegieren diese an ihre Teammitglieder.
• Accountable: Die finanzielle Verantwortung liegt beim Auftraggeber. Dieser setzt das Budget für das Projekt fest und ist für die finanziellen Ergebnisse verantwortlich. Dies kann ein externer Kunde oder ein interner Auftraggeber wie z.B. Ihr Chef sein.
• Consulted: Die beratende Verantwortung wird Fachleuten zugewiesen, die zusätzliches Fachwissen einbringen. Diese Experten können sowohl interne als auch externe Mitarbeiter sein und helfen dabei, spezialisierte Aufgaben zu erfüllen.
• Informed: Die Informationspflicht bestimmt, wer über welche Ergebnisse informiert werden muss. Dies sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind.

Methode 7: Stakeholder-Analyse

Die Stakeholder-Analyse hilft Projektmanagern, zu verstehen, welche Personen mit welchen Interessen und Zielen am Projekt beteiligt sind. Durch die Stakeholder-Analyse können Projektmanager die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Projekts optimieren, indem sie

1. erkennen können, wer positiv oder negativ eingestellt ist
2. und welche Maßnahmen ergriffen werden können, um negativen Einfluss zu minimieren und positiven Einfluss zu maximieren.

Die Methode stellt sicher, dass die wichtigsten Einflussgrößen berücksichtigt werden und dass Strategien entwickelt werden, um die Unterstützung für das Projekt zu maximieren und Widerstände zu minimieren.

Die beiden Schritte zur Durchführung der Stakeholder-Analyse sind:

1. Identifikation der Stakeholder: Der erste Schritt ist die Identifikation aller relevanten Stakeholder. Dies umfasst sowohl interne Stakeholder wie Auftraggeber und Betriebsrat als auch externe Stakeholder wie Kunden, Interessensverbände und Anwohner.
2. Bewertung der Stakeholder: Nach der Identifikation bewerten Sie die Stakeholder hinsichtlich ihres Einflusses auf das Projekt und ihrer Einstellung zum Projekt. Berücksichtigen Sie dabei inhaltliche, soziale und organisatorische Einflussgrößen. Dieser Schritt hilft Ihnen, die Dynamik des Projekts besser zu verstehen und Strategien zur Einflussnahme zu entwickeln.

Methode 8: Die 7 SUCCESS-Regeln

Eine effektive Kommunikation zwischen Projektmanagern und den Stakeholdern, Kunden und Projektmitarbeitern ist entscheidend für den Erfolg jedes Projekts. Die 7 SUCCESS-Regeln bieten einen Ansatz, um die Qualität der Kommunikation im Projektmanagement zu verbessern und damit den Projekterfolg zu sichern.

Regel 1: SAY – Eindeutige Botschaften vermitteln

Die Regel „SAY“ betont die Wichtigkeit, klare und prägnante Nachrichten zu übermitteln. Projektmanager sollten sich auf die Kernbotschaft konzentrieren und diese in 1 bis 2 Sätzen formulieren. Dies fördert eine klare und direkte Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit externen Partnern.

Regel 2: UNIFY – Gleiches immer gleich darstellen

Die Regel „UNIFY“ fordert die einheitliche Darstellung gleicher Informationen. Beispielsweise können Qualitätsprobleme stets mit einer roten Ampel oder einem Ausrufezeichen markiert werden. Durch diese Konsistenz wissen alle Beteiligten sofort, worauf sich die Nachricht bezieht. Klare Regeln zu Beginn des Projekts erleichtern die Projektkommunikation und verbessern die Effizienz.

Regel 3: CHECK – Qualität der Nachricht kontrollieren

„CHECK“ bedeutet, die Genauigkeit und Vollständigkeit der Informationen sicherzustellen. Projektmanager sollten vor dem Versenden von Nachrichten stets deren Richtigkeit überprüfen und Maßnahmen wie Schreibschutz in E-Mail-Dokumenten anwenden, um ungewollte Veränderungen zu verhindern. Dies ist besonders wichtig bei der Kommunikation mit externen Kunden oder Auftraggebern.

Regel 4: CONDENSE – Informationen verdichten

Die Regel „CONDENSE“ betont die Notwendigkeit, sich einfach und verständlich auszudrücken. Überfrachtete Nachrichten können leicht missverstanden werden. Stattdessen sollten Projektmanager Visualisierungen wie Diagramme und Grafiken verwenden, um komplexe Informationen klar und anschaulich darzustellen. Dies ist besonders wichtig in agilen Projekten, wo schnelle Anpassungen notwendig sind.

Regel 5: ENABLE – SUCCESS nachhaltig umsetzen

Die Regel „ENABLE“ fordert die nachhaltige Umsetzung der SUCCESS-Regeln. Projektmanager sollten die Initiative ergreifen und die Regeln im Team oder im gesamten Unternehmen verbreiten. Eine Übersicht der Regeln kann hilfreich sein, um die Bedeutung der Einhaltung zu betonen. Projektmanager sollten als Vorbilder fungieren und die SUCCESS-Regeln in ihrer eigenen Kommunikation konsequent anwenden.

Regel 6: SIMPLIFY – Kompliziertes vermeiden

„SIMPLIFY“ bedeutet, unnötige Komplexität in Nachrichten zu vermeiden. Projektmanager sollten sich auf die Kernbotschaft konzentrieren und bei Präsentationen auf übermäßige Animationen und grelle Farben verzichten, um nicht von der zentralen Botschaft abzulenken. Einfache und klare Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg.

Regel 7: STRUCTURE – Klare Strukturen legen

Die Regel „STRUCTURE“ betont die Bedeutung einer klaren Struktur in Nachrichten und Präsentationen. Informationen sollten logisch und nachvollziehbar aufgebaut sein. Bei einem Qualitätsverbesserungsprojekt könnte dies bedeuten, Präsentationen nach Produktionsbereichen, Produktgruppen und Fehlertypen zu strukturieren. Eine klare Struktur erleichtert das Verständnis und die Umsetzung der Informationen.

Fazit: Wie finde ich die richtige Projektmanagement-Methode?

Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode hängt von verschiedenen Faktoren ab, die spezifisch für jedes Projekt und Unternehmen sind.

Die Art des Projekts und dessen Komplexität ist entscheidend:

1. Für gut definierte Projekte mit stabilen Anforderungen eignet sich die Wasserfall-Methode, die durch ihre lineare Struktur klare Planung und Meilensteine bietet.
2. Bei Projekten, die sich in einer dynamischen Umgebung befinden und häufige Anpassungen erfordern, sind agile Modelle wie Scrum oder Kanban ideal, da sie Flexibilität und schnelle Reaktionen auf Änderungen ermöglichen.