PM-Handbuch: Inhalte, Aufbau und Umsetzung

Was ist ein PM-Handbuch?

Nach DIN 69905 ist ein Projektmanagement-Handbuch (PM-Handbuch) eine „Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten“.

Im Mittelpunkt des PM-Handbuchs stehen praktische Handlungsanweisungen, die so weit wie möglich auf die spezifischen Projektumstände und typischen Bedingungen im Unternehmen zugeschnitten sein sollten. Es umfasst firmenspezifische Methoden, Begriffe und Verfahren, die für die Projektabwicklung verwendet werden.

Damit bildet das PM-Handbuch das Kernstück des Projektmanagements innerhalb der Organisation und dient als Basis für eine einheitliche und verbindliche Vorgehensweise in der Projektarbeit.

Chancen und Vorteile eines PM-Handbuchs

Ein PM-Handbuch bietet Unternehmen zwei wesentliche Chancen:

1. Optimierung und Standardisierung: Die Erstellung eines PM-Handbuchs ermöglicht die Optimierung und Standardisierung des Projektmanagements innerhalb des Unternehmens.
2. Vereinfachung der Projektarbeit: Durch den Einsatz des PM-Handbuchs in der Projektarbeit erleichtert sich die Arbeit für alle Beteiligten, da es zu weniger Störungen im Projektablauf kommt, die Kommunikation verbessert wird und ein einheitliches Verständnis durch die Verwendung einer gemeinsamen Fachsprache gefördert wird.

Diese positiven Auswirkungen gehen wiederum mit folgenden Vorteilen einher:

1. Reduzierten Kosten: Durch effizienteres Projektmanagement lassen sich die Gesamtkosten verringern.
2. Höherer Qualität der Ergebnisse: Eine verbesserte Projektsteuerung führt zu besseren Endresultaten.
3. Kürzere Projektlaufzeiten: Die Projekte werden schneller abgeschlossen, was zu einer Zeitersparnis führt.
4. Skalierbarkeit bei vielen Projekten: Besonders nützlich zeigt sich das PM-Handbuch in Unternehmen mit einer großen und steigenden Anzahl von Projekten.

Inhalte: Was gehört in ein PM-Handbuch?

Aufgrund des unternehmensspezifischen Charakters des PM-Handbuchs variieren die Inhalte eines solchen Handbuches stark nach Unternehmen. Um Ihnen die Erarbeitung des PM-Handbuches zu erleichtern, finden Sie nachfolgend eine Beispiel-Gliederung mit allen relevanten Inhalten.

Anleitung: Wie erstelle ich ein PM-Handbuch?

Die Formulierung eines zielführenden PM-Handbuches ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. Aus diesem Grund geben wir Ihnen im Folgenden eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand, mit der Sie die einzelnen Abschnitte Ihres PM-Handbuches sukzessive erarbeiten können.

Schritt 1: Einleitung des PM-Handbuches formulieren

In der Einleitung stellen Sie das Ziel und die Funktion des PM-Handbuchs vor: Warum wird es gemacht, welche Funktion hat es und wie soll der Nutzer es anwenden?

Sie erläutern, dass das PM-Handbuch ein Hilfsmittel zur Arbeitserleichterung für alle Beteiligten sein soll. Es dient dazu, die Verfahrensabläufe festzulegen und die Effizienz der Projektarbeit zu verbessern.

In einem Abschnitt „Lesehinweise“ erläutern Sie dem Nutzer, wie er das Handbuch am besten nutzt. Da sich erfahrungsgemäß mehrmals Änderungen ergeben, sollte in der Einleitung stets die jeweilige Version des Handbuchs angegeben werden. Sie sollten erklären, wie ein Mitarbeiter sich an der Verbesserung beteiligen und einen Änderungsantrag stellen kann.

Schritt 2: Grundsätze des Projektmanagements erläutern

In diesem ersten richtigen Kapitel stellen Sie die Besonderheiten des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen dar, also welche Projektarten Sie in Ihrem Unternehmen typischerweise bearbeiten und welche spezifischen Eigenschaften diese aufweisen.

• Handelt es sich vorwiegend um Kundenprojekte oder um interne Projekte?
• Wie viele Personen sind üblicherweise im Kernteam?
• Wie viele sind insgesamt an Projekten beteiligt?

Stellen Sie dar, welche Faktoren für den Projekterfolg entscheidend sind. Erläutern Sie, was ein Phasenkonzept ist und welches für welche Projektart geeignet ist. Geben Sie einen Überblick über die in jeder Phase durchzuführenden Arbeitsschritte.

Schritt 3: Projektorganisation offenlegen

Hier gilt es festzulegen, welche Personen und Abteilungen üblicherweise an den Projekten beteiligt sind und wie diese organisatorisch eingebunden werden.

Sie werden immer einen Auftraggeber haben, der intern oder extern sein kann, und Sie werden immer ein Kernteam mit einem Projektleiter haben. Häufig wird ein Lenkungsausschuss oder ein Beratergremium das Projekt unterstützen.

Beschreiben Sie kurz die 3 Grundformen „reine“ Projektorganisation, Stabsprojektorganisation und Matrixorganisation und erläutern Sie, welche Form für welche Art von Projekten sinnvollerweise einzusetzen ist.

Schritt 4: Regeln zur Arbeit im Team definieren

Projekte werden im Team gemacht. Legen Sie dar, welche Grundsätze für die Teambildung und für die Teamführung gelten sollen.

Beschreiben Sie die Regeln für die Zusammenarbeit. Geben Sie auch Anleitungen zur Gestaltung von Teamsitzungen. Da auch in den besten Teams Konflikte auftreten können, sollten Sie hier auch Hilfestellungen zur Konfliktlösung geben.

Konzepte und Ergebnisse müssen auf Projektbesprechungen oder zu Meilensteinterminen präsentiert werden. Beschreiben Sie daher, wie Präsentationen vorzubereiten und durchzuführen sind.

Beschreiben Sie auch, welche Software (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafiken etc.) für welche Zwecke genutzt werden sollen, und geben Sie dazu Anwendungshinweise.

Falls Sie in Ihrem Unternehmen eine Projektmanagement-Software einsetzen, sollte an dieser Stelle darauf hingewiesen werden. Verweisen Sie für eine vollständige Nutzeranleitung auf das entsprechende Programm-Handbuch.

Schritt 5: Projektvorbereitung erklären

Beschreiben Sie hier, mit welchen Schritten Projekte vorzubereiten sind.  Erläutern Sie, wie die Projektziele klar zu definieren sind, etwa mit dem SMART-Prinzip:

• S = spezifisch
• M = messbar
• A = attraktiv
• R = realisierbar
• T = terminiert

Beschreiben Sie die Funktion des Lasten- und Pflichtenhefts. Legen Sie dar, in welcher Weise im Unternehmen ein Projektantrag und ein Projektauftrag zu handhaben sind.

Für gewisse Projekte ist es notwendig, eine Stakeholderanalyse durchzuführen (gegebenenfalls auch eine Umfeldanalyse). Grundsätzlich sollte eine Risikoanalyse gemacht werden. Erklären Sie, wie Sie solche Analysen in Ihrem Unternehmen durchführen.

Tipp: Es hat sich bewährt, Projekte offiziell mit einem Kick-off-Workshop zu beginnen. Deshalb sollte eine Anleitung ins Handbuch aufgenommen werden, wie ein solcher Workshop vorzubereiten und durchzuführen ist.

Schritt 6: Ablauf der Projektplanung offenlegen

Dieses Kapitel kann mit einer Erläuterung der Vorteile einer systematischen Projektplanung beginnen. Es sollte darauf eingehen, wie detailliert zu planen ist. Dann folgen die Anleitungen, wie ein Projektstrukturplan, eine Ablauf- und Terminplanung zu machen sind.

Wichtig sind auch Hilfestellungen zur Schätzung und Planung des Ressourcenbedarfs. Geben Sie vor, nach welchen Kostenarten die Kostenplanung zu gliedern ist, zum Beispiel entsprechend dem Betriebsabrechnungsbogen. Denn durch eine einheitliche Kostengliederung werden Projekte vergleichbar.

Schritt 7: Rahmen der Projektdurchführung

Dieses Kapitel sollte zuerst die Notwendigkeit einer effektiven Projektkontrolle und -steuerung deutlich machen.

Danach beschreiben Sie, welche Aufgaben der Projektleiter, die Projektmitarbeiter und andere Projektbeteiligte im Rahmen der Projektsteuerung zu übernehmen haben.

Stellen Sie den Projektsteuerungszyklus dar:

• Ist-Werte erfassen
• Soll-Ist-Vergleich
• Ursachenanalyse
• Maßnahmen entwickeln
• Planungsrevision

Besonders wichtig sind Hinweise und Tipps, wie die verantwortlichen Mitarbeiter auf Abweichungen reagieren sollen.

Schritt 8: Definition des Projektabschlusses

Weisen Sie in diesem Kapitel darauf hin, dass Projekte ordnungsgemäß abgeschlossen werden müssen und welche Aufgaben dazu im Einzelnen zu erledigen sind.

Ein Abschluss-Workshop mit allen Projektbeteiligten ist empfehlenswert. Die gemachten Erfahrungen können ausgewertet werden und eventuell in eine neue Version des PM-Handbuchs einfließen.

Schritt 9: Richtlinien zur Dokumentation erarbeiten

Information und Kommunikation sind in allen Phasen umfassende Aufgaben, insbesondere für den Projektleiter. Es ist festzulegen, wie im Rahmen der Projektorganisation zwischen den Beteiligten kommuniziert werden soll.

Während des Projektverlaufs entstehen zahlreiche Dokumente, die abgelegt und gemanagt werden müssen. Das Dokumentationsmanagement gibt dazu die Richtlinien vor.

In gleicher Weise ist auch das Berichtswesen zu organisieren: Welche Berichte sind zu schreiben, wer schreibt diese wann und wie?

PM-Handbuch im Unternehmen implementieren – so geht’s

Es reicht oft nicht aus, bestehende Projektmanagement-Methoden in einem Handbuch zu dokumentieren. Stattdessen kann es notwendig sein, unzureichende Ansätze zuerst zu verbessern und ein systematisiertes Projektmanagement einzuführen. Dies bietet zwei Vorteile: Sie optimieren und standardisieren nicht nur Ihre Projektmanagement-Praktiken, sondern dokumentieren diese auch im PM-Handbuch als Richtlinie für alle Mitarbeiter.

Schritt 1: Holen Sie sich Zustimmung ein

Die Entwicklung eines PM-Handbuchs ist ein umfangreiches Projekt, das sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. Beginnen Sie damit, die Unterstützung Ihrer Kollegen und Mitarbeiter für Ihre Idee zu sichern. Holen Sie anschließend die Zustimmung der Geschäftsleitung ein, formulieren Sie Ihren Vorschlag schriftlich aus und präsentieren Sie ihn Ihrem Vorgesetzten oder dem zuständigen Entscheidungsträger.

Schritt 2: Richten Sie eine Projektgruppe ein

Es ist wichtig, einen Projektleiter zu ernennen, der das Projektteam zusammenstellt, den Kick-off-Workshop plant und durchführt sowie das Konzept entwirft. Dieser ist oft auch für das Verfassen und Druckreifmachen des PM-Handbuchs zuständig. Der Projektleiter sollte alle relevanten Abteilungen einbeziehen, unterstützt durch eine Stakeholderanalyse, um die Akzeptanz des Handbuchs zu gewährleisten. Die Erstellung des PM-Handbuchs erfordert Ressourcen für Texterstellung, Redaktion und Layout. Bei fehlenden Ressourcen oder Fachkenntnissen kann externe Beratung hilfreich sein.

Schritt 3: Veranstalten Sie einen Workshop

Starten Sie mit einem Kick-off-Workshop, der wie folgt strukturiert sein kann:

• Stellen Sie Ziele, Vorteile und das Konzept des unternehmensinternen PM-Handbuchs vor.
• Erfassen und analysieren Sie bestehende Praktiken, um zu erkennen, welche effektiv sind und wo Verbesserungsbedarf besteht.
• Entwickeln Sie gemeinsam Vorschläge zur Verbesserung und Optimierung der Verfahrensabläufe, wobei Sie sich an Ihrem vorbereiteten Gliederungskonzept orientieren.
• Diskutieren Sie Rahmenbedingungen wie die Nutzung, Verbindlichkeit der Vorgaben, Aktualisierungen, Verantwortlichkeiten und die Verteilung des Handbuchs.
• Legen Sie fest, dass nicht alle Aufgaben im Meeting gelöst werden können und delegieren Sie Folgeaufgaben an zuständige Personen.

Schritt 4: So erarbeiten Sie das PM-Handbuch

Als Projektleiter schreiben Sie das PM-Handbuch selbst. Machen Sie während des Workshops Notizen für das spätere Handbuch, das 20 bis 30 Seiten plus Checklisten umfassen soll. Es fokussiert auf wesentliche Regeln und Mindestvorgaben mit einer klaren Struktur. Achten Sie auf breite Seitenränder für Anmerkungen.

Ein Druck des Handbuchs kann nützlich sein, meistens reicht jedoch ein Ausdrucken und Ablegen in Ordnern, was Updates erleichtert. Seiten sollten mit dem Druckdatum markiert werden, um verschiedene Versionen zu unterscheiden. Alternativ können Sie das Handbuch per E-Mail versenden oder im Intranet bereitstellen, um den Zugriff auf die aktuelle Version sicherzustellen.

Planen Sie zusätzliche Workshops zur Handbuchüberarbeitung. Geben Sie Entwürfe im Voraus aus und bitten Sie um Feedback, um das Handbuch kontinuierlich zu verbessern.

Schritt 5: So führen Sie das PM-Handbuch unternehmensweit ein

Nach Fertigstellung muss das PM-Handbuch mit Genehmigung der Geschäftsleitung im Unternehmen eingeführt werden. Eine unternehmensweite Kickoff-Veranstaltung oder abteilungsspezifische Meetings eignen sich, um auch diejenigen zu informieren, die nicht direkt am PM-Projekt beteiligt waren. Die erfolgreiche Implementierung des neuen Projektmanagementsystems sollte zudem durch ein gezieltes Schulungsprogramm unterstützt werden.

Schritt 6: Das PM-Handbuch weiter optimieren

Die Einführung des PM-Handbuchs markiert einen wichtigen Fortschritt, doch die Aufgabe ist damit nicht abgeschlossen. Sie müssen sicherstellen, dass alle Projektmitarbeiter das Handbuch konsequent nutzen und offen für Verbesserungen sind. Planen Sie etwa sechs Monate nach der Einführung eine umfassende Befragung zur Evaluierung und Verbesserung der festgelegten Verfahren. Ermutigen Sie Mitarbeiter, Verbesserungsvorschläge zu machen, die dann in einem Workshop diskutiert werden können. Wenn das Handbuch nicht mehr häufig konsultiert wird, könnte das bedeuten, dass die Mitarbeiter die Inhalte verinnerlicht haben. In diesem Fall sollten Sie sich darauf konzentrieren, neue Mitarbeiter entsprechend einzuarbeiten.

Checkliste: Brauche ich ein PM-Handbuch?

Sie sind sich in Ihrem Unternehmen noch nicht über die Notwendigkeit eines PM-Handbuches einig? Dann machen Sie einfach den folgenden Test und finden Sie heraus, ob Sie ein Projektmanagement-Handbuch in Ihrem Betrieb benötigen.

Wenn Sie alle acht Aussagen mit “Trifft nicht zu” beantwortet haben, ist die Implementierung eines PM-Handbuchs nicht notwendig. Allerdings steigt die Dringlichkeit, Ihr aktuelles Projektmanagement zu optimieren, mit jeder Aussage, die Sie mit “Trifft zu” markieren. Die Einführung eines PM-Handbuchs stellt in diesem Kontext einen wesentlichen Schritt zur Verbesserung dar.