Welche Aufgaben hat ein Projektleiter?

Was ist ein Projektleiter?

Der Projektleiter ist eine zentrale Figur im Projektmanagement, da er das Bindeglied zwischen Projektteam und Auftraggeber darstellt, indem der Projektleiter gegenüber

• den Auftraggebern, die den Projektauftrag gegeben haben, dafür verantwortlich ist, dass die Projektvorgaben, allen voran das magische Dreieck (Leistungsziele, Terminziele und Kostenziele), erfüllt werden
• den Projektmitgliedern dafür verantwortlich ist, dass die Zusammenarbeit im Team funktioniert und die Potentiale aller Projektmitglieder auf das Projektziel hin gebündelt werden

Welche Aufgaben hat ein Projektleiter?

Die Aufgaben eines Projektleiters sind vielfältig und unterscheiden sich je nach Projektphase:

Im nachfolgenden gehen wir noch einmal genauer auf die einzelnen Aufgaben des Projektleiters in den unterschiedlichen Projektphasen ein.

Was sind die Aufgaben eines Projektleiters bei der Projektplanung?

In den ersten beiden Projektphasen, dem Projektstart und der Projektplanung, hat der Projektleiter folgende Aufgaben:

• Zielformulierung: Definition der Ziele des Projekts (in Vereinbarkeit mit den Projektvorgaben, Risiken und Ressourcen)
• Ressourcenplanung: Planung der für das Projekt benötigten Ressourcen (Personal, Budget, Material), Sicherstellung der Verfügbarkeit und Zuteilung der Ressourcen
• Risikoanalyse: Identifikation potenzieller Risiken und Herausforderungen des Projekts, Planung von Maßnahmen zur Risikominderung
• Kick-off-Meeting organisieren: Vorbereitung und Durchführung eines Kick-off-Meetings mit dem Projektteam und den Stakeholdern, Präsentation der Projektziele, Pläne und Erwartungen
• Einrichtung eines Kontroll- und Berichtssystems: Festlegung von Methoden zur Überwachung des Projektfortschritts
• Dokumentation: Erstellung und Verteilung der Projektdokumentation
• Aufbau eines motivierten Projektteams: Zusammenstellung und Motivation des Projektteams, Klärung der Rollen und Arbeitspakete der einzelnen Mitarbeiter

Welche Aufgaben hat der Projektleiter während der Projektdurchführung?

Gerade bei der Projektdurchführung ist die Projektleitung gefragt. In der dritten Projektphase kommen dem Projektleiter daher unter anderem folgenden Aufgaben zu:

• Projektfortschritt überwachen: Kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts, Verwendung von Projektmanagement-Tools zur Verfolgung von Aufgaben und Meilensteinen
• Risikomanagement: Kontinuierliche Identifikation und Bewertung von Risiken, Implementierung von Maßnahmen zur Risikominderung
• Ressourcenmanagement: Sicherstellung der Verfügbarkeit und effizienten Nutzung von Ressourcen, Anpassung der Ressourcenzuweisung bei Bedarf
• Budgetüberwachung: Überwachung der Einhaltung des Projektbudgets, Ergreifung von Maßnahmen bei Budgetabweichungen
• Zeitmanagement: Sicherstellung, dass das Projekt im vorgesehenen Zeitrahmen bleibt, Anpassung des Zeitplans bei Verzögerungen oder Änderungen
• Dokumentation: Sorgfältige Dokumentation aller Projektschritte, Entscheidungen und Ergebnisse, Aktualisierung der Projektdokumentation regelmäßig
• Projektstatusberichte erstellen: Erstellung von regelmäßigen Statusberichten für das Management und die Stakeholder, Präsentation des aktuellen Projektstatus, der erreichten Meilensteine und der nächsten Schritte
• Konfliktmanagement: Identifikation und Lösung von Konflikten innerhalb des Projektteams, Vermittlung bei Meinungsverschiedenheiten und Problemen
• Motivation des Projektteams: Förderung eines positiven Arbeitsklimas, Motivation und Unterstützung des Projektteams, um die Produktivität zu maximieren
• Nachhaltige Zusammenarbeit fördern: Förderung der Zusammenarbeit und des Wissensaustauschs im Projektteam, Aufbau eines starken Teamgeists und Zusammenhalts

Wie gestalten sich die Aufgaben des Projektleiters beim Projektabschluss?

In der vierten und letzten Projektphase, dem Projektabschluss, werden dem Projektleiter folgende Aufgaben zuteil:

• Abschlussdokumentation: Sicherstellung der Vollständigkeit und Zugänglichkeit aller Projektdokumente, Übergabe der Dokumentation an relevante Stakeholder oder Archiv des Unternehmens
• Projektabschlussbericht erstellen: Zusammenfassung der Projektergebnisse, Bewertung der Erreichung der Projektziele, Analyse der Zielerreichung und Überprüfung der Qualität der Ergebnisse
• Erfahrungen und Lessons Learned dokumentieren: Sammlung und Analyse von Erfahrungen und Erkenntnissen aus dem Projekt, Dokumentation von Lessons Learned für zukünftige Projekte
• Finanzabschluss: Abschluss der Projektabrechnung und Sicherstellung, dass alle finanziellen Verpflichtungen erfüllt sind, Überprüfung und Freigabe der finalen Budgetübersicht
• Feiern des Projekterfolgs: Anerkennung und Belohnung des Projektteams für ihre Leistungen
• Projektpräsentation: Ergebnisse des Projekts mit einer Präsentation den Stakeholdern präsentieren
• Feedback einholen und reflektieren: Einholung von Feedback von Teammitgliedern und Stakeholdern zur eigenen Leistung als Projektleiter, Reflexion über das Projektmanagement und Identifikation von Verbesserungspotenzialen

Was sind die Anforderungen an einen Projektleiter?

Ein guter Projektleiter zeichnet sich nicht nur durch Fachwissen, sondern auch durch methodische und soziale Kompetenzen aus. Die Leitung eine Projekts ist im Großen und Ganzen eine Führungsaufgabe und keine reine Facharbeit, weshalb ein Projektleiter ein Team zusammenschweißen, motivieren und führen können muss.

Worin bestehen die fachlichen Anforderungen?

Ein Projektleiter muss nicht unbedingt der beste Experte im Fachgebiet sein, aber er muss Folgendes leisten können:

• die fachliche Qualität der Arbeit und der Ergebnisse gewährleisten,
• beurteilen können, ob gute Arbeit von den internen und externen Fachleuten geleistet wird,
• auch von den fachlich überlegenen Mitarbeitern des Projekts in der Führungsrolle ohne Weisungsbefugnis akzeptiert werden,
• gegenüber Kunden, Lieferanten, Behörden, Nutzern und anderen externen Partnern die Interessen des Projekts vertreten können.

Welche methodischen Anforderungen gibt es?

Neben einem breiten Repertoire an Projektmanagement Methoden, braucht ein Projektleiter vor allem Führungskompetenzen um ebendiese Methoden im Projektmanagement auch effektiv umsetzen zu können. Folgende Führungskompetenzen benötigt ein Projektleiter:

• analytische Intelligenz: um komplexe Zusammenhänge zu verstehen, Ursachen für Probleme zu erkennen und Situationen richtig einzuschätzen
• kreative Intelligenz: um Lösungsideen für Probleme zu generieren, Neues zu entwickeln und Bestehendes zu verbessern oder weiterzudenken
• logische Intelligenz: für planerisches, vernetztes, strategisches und konzeptionelles Denken
• Fähigkeit zur Selbstmotivation: um das eigene Leistungsniveau nicht von Befindlichkeiten oder gar der Motivation durch Sie abhängig zu machen
• Selbstmanagement: um sich die Zeit klug einzuteilen, die Unterlagen in Ordnung zu halten, Ressourcen sinnvoll zu nutzen und auch ungeliebte Aufgaben sofort anzupacken
• souveränes Auftreten: um durch sein Verhalten und seine äußere Erscheinung in der Rolle eine gute Figur zu machen

Was sind die sozialen Anforderungen?

Gerade für Personen in Führungspositionen, wie dem Projektleiter, ist die Fähigkeit einer offenen und transparenten Kommunikation entscheidend. Damit dies gelingt, benötigt ein Projektleiter weitergehende soziale Kompetenzen. Folgende soziale Kompetenzen braucht ein Projektleiter:

• Teamfähigkeit: um harmonisch im Team mit Kollegen und Mitarbeitern Hand in Hand zu arbeiten
• selbstbewusste Kontaktfreude: um leicht auf andere Menschen auf unterschiedlichen Hierarchiestufen zuzugehen und freundliche Beziehungen zu knüpfen
• soziale Einordnungsfähigkeit: um die angemessene Rolle zwischen Nähe und Distanz, Kollege und Führungskraft, Freund und Geschäftspartner etc. zu finden
• Menschenkenntnis: um zu erkennen, welche Argumente auf Verhandlungspartner überzeugend wirken bzw. welche nicht und wer im Team welche Aufgaben wie weit selbstständig leisten kann