Projektdokumentation: Definition, Aufbau, Inhalte und Beispiel
Was ist eine Projektdokumentation?
Die Projektdokumentation stellt eine umfassende schriftliche Aufzeichnung dar, die sämtliche Aspekte eines Projekts festhält, einschließlich seiner Ziele, Durchführungsschritte, erzielten Ergebnisse sowie der überwundenen Herausforderungen und angewendeten Lösungsansätze.
Die Projektdokumentation fungiert als authentisches und systematisches Nachschlagewerk, das dazu dient, den gesamten Verlauf des Projekts akkurat zu protokollieren. Hierdurch wird es ermöglicht, dass auch Personen, die nicht unmittelbar am Projekt beteiligt waren, Einblick in dessen Entwicklungsverlauf, getroffene Entscheidungen und angewandte Prozesse erhalten. Die Projektdokumentation erfüllt somit den Zweck, Wissen zu bewahren, Erkenntnisse zu teilen und einen Grundstein für künftige Planungen und Evaluierungen zu legen.
Nach DIN 69901 ist die Projektdokumentation die „Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes“.
Die Projektdokumentation kann etwa durchgehend während des Projektverlaufes angefertig werden oder als Teil des Projektabschlusses dienen. Teilweise wird die Projektdokumentation daher auch gleichgesetzt mit dem Projektabschlussbericht.
Warum ist die Projektdokumentation wichtig?
Eine gute Projektdokumentation gibt Aufschluss über den IST- und SOLL-Zustand eines Projektes sowie über die einzelnen Schritte und Prozesse, die zur Lösung potenzieller Herausforderungen innerhalb des Projektverlaufes erforderlich waren. Die ausführliche Dokumentation über die entsprechende Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Verzögerungen bei vergleichbaren Projekten zukünftig zu vermeiden.
Darüber hinaus hält eine kontinuierliche Projektdokumentation alle Beteiligten des Projektes auf dem Laufenden. Meilensteine, Fortschritte sowie anstehende Aufgaben und plötzliche Änderungen sind stets transparent und für alle einsehbar.
Wie erfolgt die Vorbereitung der Projektdokumentation?
Bevor Sie mit dem Verfassen der Projektdokumentation beginnen, sollten Sie die Dokumentation zunächst vorbereiten – und zwar mit Ihrem Projektmanagement. Denn das gesamte Projektteam muss darüber in Kenntnis gesetzt werden, welche Inhalte und Dokumente in die Projektdokumentation gehören und wer für welche Dokumente verantwortlich ist.
Lediglich, wenn die Zuständigkeiten für die einzelnen Dokumente festgehalten sind, kann die Dokumentation vollständig und einheitlich verfolgen.
Welche Dokumente gehören zur Projektdokumentation?
Zur Projektdokumentation zählen sämtliche Unterlagen, die in direktem Zusammenhang mit dem Projekt stehen, also nicht nur Projektberichte, sondern auch
- das Projektauftragsdokument,
- der Projektstrukturplan,
- Pläne,
- Schriftverkehr und
- Sitzungsprotokolle
- etc.
Hinweis: Insbesondere durch die vielen Protokolle kann die Projektdokumentation schnell einen enormen Umfang annehmen. Überprüfen Sie deshalb, ob Sie manche Protokolle weglassen können und nur einen Vermerk darüber machen. Das setzt allerdings voraus, dass Sie eine gut funktionierende Projektdokumentenablage haben, so dass jeder jederzeit bei Bedarf auf die Protokolle zugreifen kann.
Wie verfassen Sie eine Projektdokumentation?
Es gibt unterschiedliche Angaben darüber, was eine Projektdokumentation beinhalten sollte. Darüber hinaus gibt es aber einige Mindeststandards, die für alle Projektdokumentationen gelten.
Hinweis: Bauen Sie Ihre Projektdokumentation wie eine Aufsatz auf. Das heißt: Es gibt eine Einleitung, einen Hauptteil und ein Fazit.
Aufbau und Beispiel einer Projektdokumentation
| Einleitung |
|
| Ausgangssituation | Beschreiben Sie das Problem, das zur Durchführung des Projekts geführt hat (Ist-Analyse). |
| Ziele | Benennen Sie die Ziele, die Sie mit der Durchführung des Projekts beabsichtigt haben (Soll-Analyse). |
| Rahmenbedingungen | Beschreiben Sie Gesetzesvorgaben oder Bedingungen des Projekt-Trägers. |
| Aufgabenstellung | Wichtig hier: Beschreiben Sie, wie Sie das Projekt zu anderen Aufgaben abgrenzen können. |
| Hauptteil | Stellen Sie die Ergebnisse des Projekts ausführlich dar. Treffen Sie eine Entscheidung darüber, wie Sie mit internen Papieren oder sensiblen Informationen verfahren wollen. Darüber hinaus gehören in diesen Teil auch Informationen zur Finanzierung des Projektes, zum Controlling, zu möglicherweise aufgetretenen Problemen, zum Aufwand und zur Projektorganisation. |
| Schluss |
|
| Fazit | Dokumentieren Sie, was Sie aus dem Projekt gelernt haben. |
| Projektabschluss | Dabei geht es um die offizielle Feststellung (z. B. in Form einer Mitteilung), dass das Projekt beendet wurde |
| Nachkalkulation | falls diese notwendig wurde |
| Abschlusspräsentation | Legen Sie auch die entsprechenden Unterlagen (ggf. in komprimierter Form) zu der Projektdokumentation. |
Fazit: Die Projektdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil des Projekts. Verzichten Sie deshalb nicht darauf, denn für nachfolgende Projekte bietet Sie Ihnen eine spürbare Erleichterung für die Organisation und Planung. Die Dokumentation Ihrer Projekte muss heutzutage nicht mehr manuell erfolgen. Es gibt bereits verschiedene Software-Programme auf dem Markt, die die Projektdokumentation vereinfachen beziehungsweise effizienter gestalten.
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