Projektarbeit – ein Zukunftsmodell? Vorteile und Risiken

Projektarbeit – eine Definition

Projektarbeit ist eine strukturierte Arbeitsform, bei der ein Team aus mehreren Personen über einen definierten Zeitraum zusammenarbeitet, um ein klar umrissenes Ziel oder Ergebnis zu erreichen. Im Unterschied zu routinemäßigen Aufgaben sind Projekte meist einmalig, zeitlich begrenzt und haben einen konkreten Anfang und ein Ende. Die Projektarbeit findet in nahezu allen Branchen Anwendung, um komplexe Aufgaben effizient zu lösen und innovative Ideen umzusetzen.

Merkmale der Projektarbeit

Im Gegensatz zu ständig anfallenden Daueraufgaben geht das projektbezogene Arbeiten mit Befristung naturgemäß mit Abwechslung einher. Denn Projekte weisen – und das ist sowohl aus der Theorie bekannt als auch in der Praxis erprobt – bestimmte Merkmale auf. Demnach werden sie als zielgerichtetes und einmaliges Vorhaben angesehen, das die folgenden Charakteristika aufweist:

1. Zielorientiert und befristet: Jedes Projekt hat ein spezifisches Ziel, das innerhalb eines definierten Zeitrahmens erreicht werden muss. Die Arbeit endet entweder mit der erfolgreichen Erreichung des Projektziels oder nach Ablauf der festgelegten Projektdauer.
2. Einmaligkeit und Komplexität: Projekte sind oft durch ihre Einmaligkeit und Neuartigkeit gekennzeichnet, das heißt, sie unterscheiden sich von alltäglichen Routinearbeiten. Sie erfordern häufig das Erarbeiten neuer Lösungen, Prozesse oder Produkte.
3. Ressourcen und Teamarbeit: Ein Projekt benötigt bestimmte Ressourcen (Zeit, Budget, Personal). Die Projektarbeit wird in der Regel von einem Team mit verschiedenen Kompetenzen und Verantwortlichkeiten durchgeführt, das von einem Projektleiter koordiniert wird.
4. Strukturierter Ablauf: Projekte folgen einem klaren Ablauf mit mehreren Phasen, die systematisch geplant, umgesetzt und kontrolliert werden. Diese Phasen umfassen Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss.

Die Projektarbeit hat demnach stets einen klaren Start- und Endtermin, ein vorab definiertes Ziel und umfasst Vorgaben zu den Ressourcen und der Umsetzung. Das Gabler Wirtschaftslexikon erweitert die Projekt-Definition noch um einen weiteren Aspekt: Es bezeichnet ein Projekt als „Aufgabe von erheblicher Komplexität“.

Ablauf der Projektarbeit – 4 Phasen

Projektarbeit ist ein strukturierter Prozess, der darauf abzielt, klar definierte Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erreichen. Dafür gliedert sich die Projektarbeit in vier Phasen:

Phase 1 – Projektstart: Der Projektstart markiert den Beginn des Projekts und legt den Grundstein für den weiteren Verlauf. In dieser Phase geht es darum, das Projektziel, die Verantwortlichkeiten und Erwartungen aller Beteiligten zu definieren. Wichtig ist es, ein gemeinsames Verständnis des Projekts zu schaffen und ein motiviertes Projektteam zusammenzustellen.

Phase 2 – Projektplanung: In der Planungsphase werden die Arbeitspakete und Meilensteine definiert, Zeitpläne und Ressourcen geplant sowie Budgets festgelegt. Ein umfassender Projektplan, der die Aufgaben, Zuständigkeiten und Deadlines enthält, dient als Roadmap für die Projektdurchführung. Zudem werden potenzielle Risiken identifiziert und Pläne zur Risikominimierung entwickelt.

Phase 3 – Projektdurchführung: Nach der Planung beginnt die Umsetzungsphase, in der die geplanten Aufgaben erledigt werden. Das Projektteam arbeitet eng zusammen, um die Arbeitspakete zu bearbeiten, Meilensteine zu erreichen und das Projektziel im Blick zu behalten. Während der Durchführung wird der Projektfortschritt regelmäßig überprüft. Das Monitoring ermöglicht es, Soll-Ist-Vergleiche anzustellen, Ressourcen optimal zu nutzen und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Projektleiter sind dafür verantwortlich, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt und der Zeitplan eingehalten wird.

Phase 4 – Projektabschluss und Evaluation: Sobald das Projektziel erreicht oder der Projektzeitraum abgelaufen ist, folgt die Abschlussphase. Hier werden die Ergebnisse dokumentiert, abgeschlossene Arbeitspakete abgenommen und das Projektteam entlastet. Eine abschließende Evaluation dient dazu, den Projekterfolg zu bewerten, Lessons Learned zu dokumentieren und Verbesserungspotenziale für zukünftige Projekte zu identifizieren.

Was sind die Vorteile der Projektarbeit im Unternehmen?

Durch den einmaligen Charakter und die Projektbefristung sind die Zusammensetzung eines Teams sowie die Aufgabenstellung individuell – und genau diese Besonderheit kommt den Bedürfnissen der Arbeitgeber entgegen. Denn in Projekten haben Beschäftigte die Option, sich stärker einzubringen.  Sie verfallen nicht in Routinen, sondern werden immer wieder vor neue oder anders ausgestaltete Aufgaben gestellt, die im Rahmen ihrer Anstellung zu erledigen sind. Das fördert zum einen die Eigeninitiative, was mit einer erhöhten Motivation einhergeht. Zum anderen hat projektbezogene Arbeit auch schlicht und ergreifend den Vorteil, dass das Beschäftigungsverhältnis nicht langweilig wird.

Weitere Vorteile der Projektarbeit:

• Schnelle Entscheidungsprozesse
• Mitarbeiterbindung
• Optimierung der Teamarbeit
• Förderung von Innovationen
• Effizientere Ressourcen-Nutzung
• Erhöhte Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Welche Herausforderungen birgt die Projektarbeit?

Mit der projektbezogenen Tätigkeit von Arbeitnehmern gehen nicht nur Chancen, sondern auch Risiken einher. Denn vor allem eher traditionell ausgerichtete Unternehmen haben noch nicht die notwendigen Strukturen aufgebaut, um vollkommen auf Projektarbeit zu setzen.

Dabei müssen sich sowohl die Unternehmen im Hinblick auf projektbezogene Arbeit weiterentwickeln als auch die Mitarbeiter und die komplette Firmen- und Führungskultur. Das bedeutet, dass insbesondere bei der Teamarbeit die Kommunikation immer wichtiger wird – ein Grund dafür, eine umfassende Feedbackkultureinzuführen.

Feedback ist nicht nur unter den einzelnen Teammitgliedern wichtig, sondern auch für die Führungskräfte. Denn nur wenn sie Rückmeldung zum Workload, zum Stresslevel und zur Belastung erhalten, können Sie regulierend eingreifend. 

Schließlich ist gerade die Überbelastung bei der Projektarbeit eine der größten Gefahren. Warum? Schlicht und ergreifend, weil Beschäftigte in zu vielen Projekten eingesetzt werden und die anfallenden Aufgaben innerhalb der Projektbefristung nicht mehr stemmen können. Das Problem: Das Resultat davon ist alles andere als zufriedenstellend und es drohen Qualitätsmängel bei der Arbeit, Motivationsprobleme oder im schlimmsten Fall sogar ein Burnout.

Ist die projektbezogene Arbeit ein Zukunftsmodell?

Vor der Corona-Pandemie war Homeoffice in der deutschen Arbeitswelt eher eine Seltenheit. Die Corona-Maßnahmen und der Lockdown haben jedoch gezeigt, wie wichtig diese Flexibilität ist und welche Vorteile das Arbeitsmodell mit sich bringt. Ähnlich verhält es sich mit der projektbezogenen Arbeit, bei der die Mitarbeiter für einen begrenzten Zeitraum neue Aufgaben übernehmen: Diese neue Form der Tätigkeit mit zeitlicher Befristung erfreut sich immer größerer Beliebtheit.

Denn sie hat das Potenzial, den sich wandelnden Bedürfnissen der Arbeitnehmer nachzukommen. Spätestens seit die Generation Y den Arbeitsmarkt betreten hat, ist klar, dass die tradierten Werte einer Beschäftigung nicht mehr so viel zählen wie noch vor 20 Jahren. Das bedeutet konkret, dass Vergütung, Firmenwagen, Status und dergleichen an Relevanz verloren haben. Stattdessen gehören eine ausgewogene Work-Life-Balance sowie die persönliche Weiterentwicklung durch die Arbeit zu den Dingen, die zunehmend wichtiger werden und eine Festanstellung für Bewerber interessant machen.

Insbesondere jüngere Arbeitnehmer setzen immer mehr auf flexible Arbeitszeit– und Arbeitsortmodelle sowie neue Arbeitsmethoden. Was das nun mit Projektarbeit zu tun hat? Eine ganze Menge. Schließlich fordert das befristete Engagement in unterschiedlichen Projekten und Teams die Arbeitnehmer. Dennoch wäre es vermessen zu behaupten, dass Projektarbeit Routinen vollkommen aushebelt. Sicher ist jedoch, dass Projekte in jedem Fall ein Plus an Abwechslung mit sich bringen und den Arbeitsalltag aufregender gestalten.

Projektarbeit im Unternehmen implementieren – wie vorgehen?

Wie bei allen Personalentscheidungen ist es auch bei projektbasierten Tätigkeiten wichtig, zunächst die passende Besetzung für vakante Positionen zu finden. Hier bietet es sich an, erst einmal Freiwillige zu finden, die an einer projektbasierten Tätigkeit interessiert sind. Insbesondere die Führungskräfte haben die Aufgabe, hier mit gutem Beispiel voranzugehen.

Parallel dazu sollten Sie überprüfen, wie es um die Feedbackkultur in Ihrem Unternehmen steht. Haben Beschäftigte die Option, Rückmeldung zum Arbeitsumfeld, zur Motivation, Flexibilität und zu Führungskräften zu geben?

Mitunter ist es sinnvoll, vor der Einführung neuer Strukturen, wie der Projektarbeit am Arbeitsplatz, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. So lässt sich die Stimmung im Unternehmen abfragen. Denn vielleicht wünschen sich einige Ihrer Beschäftigten ohnehin mehr Abwechslung oder die Möglichkeit, sich intensiver ins Unternehmen einzubringen.

Ob die Projektarbeit am Arbeitsplatz sinnvoll ist, lässt sich nur durch Ausprobieren herausfinden. Unternehmen, die bislang noch gar keine Erfahrung im Hinblick auf den projektbezogenen Einsatz der Mitarbeiter gesammelt haben, können einen sanften Einstieg schaffen und zuerst lediglich einzelne kleinere Aufgaben an ein Projektteam übergeben. Die Projektbefristung fällt dann entsprechend kurz aus. Daneben bietet es sich an, im Projektteam zuerst Freiwillige einzusetzen, die das Potenzial haben, auch als Projekt-Botschafter zu fungieren.

Erfolgsfaktoren der Projektarbeit – wie wird das Projekt ein Erfolg?

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einem klar definierten Ziel, das allen Beteiligten bekannt ist. Die Kommunikation über den Projektfortschritt, Herausforderungen und Ergebnisse muss regelmäßig und transparent sein, um das gesamte Team auf dem gleichen Stand zu halten.

Ein guter Projektleiter ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Er oder sie koordiniert das Team, trifft Entscheidungen, löst Konflikte und sorgt dafür, dass das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt. Projektmanagementmethoden wie Scrum, Kanban oder das klassische Wasserfallmodell helfen dabei, den Prozess strukturiert zu führen. Ein motiviertes und gut funktionierendes Team ist das Herzstück jeder Projektarbeit. Die Stärken jedes Teammitglieds sollten optimal genutzt werden, und ein respektvolles sowie unterstützendes Arbeitsklima ist entscheidend für den Erfolg.

Projekte können durch unvorhergesehene Schwierigkeiten aus der Bahn geraten. Ein vorausschauendes Risikomanagement hilft, solche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Zudem muss das Projektteam flexibel auf Änderungen reagieren können, ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren.

Die regelmäßige Überprüfung von Projektfortschritt, Budget und Ressourcenverbrauch gewährleistet, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Projektleiter sollten daher laufend kontrollieren, ob Meilensteine erreicht werden und rechtzeitig Anpassungen vornehmen, falls notwendig.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu projektbezogener Arbeit