OKR – Objectives and Key Results: Vorteile, Umsetzung und Herausforderungen

Was ist OKR?

Objectives and Key Results (OKR) ist eine innovative Management-Methode in der Mitarbeiterführung. Hinter OKR steht ein fortlaufender, agiler und dynamischer Prozess, bei dem regelmäßig und in kurzen Zeitabständen Zieldefinitionen vorgenommen werden. Nach zielgenauen Reviews erfolgen periodisch Anpassungen der Zielstrategie. Statt Ziele für ein Kalenderjahr oder auf einer Balanced Score Card für mehrere Jahre festzuschreiben, fokussiert sich OKR auf eine kurze Zeitspanne von wenigen Monaten.

OKRs bestehen aus zwei zentralen Bestandteilen:

1. Objectives (Ziele): Dies sind qualitative, inspirierende und klare Ziele, die beschreiben, was erreicht werden soll. Ein Objective sollte motivierend, ambitioniert und leicht verständlich sein. Es dient als Leitstern und gibt die Richtung vor, in die sich ein Team oder das gesamte Unternehmen entwickeln soll.
2. Key Results (Schlüsselresultate): Diese sind spezifische, messbare Ergebnisse, die aufzeigen, wie das Objective erreicht wird. Key Results sind quantitativ und enthalten konkrete Kennzahlen oder Meilensteine, die den Fortschritt zum Ziel zeigen. Sie sind die “Proof Points” dafür, dass das gesetzte Ziel erreicht wurde.

OKR und Management by objectives – Gemeinsamkeiten und Unterschiede

OKR basiert auf der vielfältig erprobten Methode „Management by objectives.“ Sie wird vor allem in großen amerikanischen Tech-Unternehmen wie Google oder Facebook und von Start-ups weiterentwickelt und erfolgreich angewendet. Um die Mehrwerte und den modernen Ansatz von OKR im Detail zu verstehen, ist es sinnvoll, diese agile Führungsmethode mit dem bekannten „Management bei objectives“ zu vergleichen und die Unterschiede herauszuarbeiten.

Beispiel: Ein Hersteller, der den Lebensmitteleinzelhandel beliefert, möchte seinen Marktanteil im Segment Tiefkühlkost vergrößern. Aktuell rangiert der Hersteller im Unternehmensvergleich auf Platz 5 in Deutschland und erwirtschaftet einen Marktanteil von 7 %. Der Marktführer für Tiefkühlkost weist einen Marktanteil von 33 % aus.

Der wesentliche Unterschied zwischen der OKR-Methode und der ähnlichen Herangehensweise beim Management by objectives liegt in der dynamisierten Zieldefinition. Statt wie im Beispiel den Marktanteil realistischerweise um 2 % innerhalb von 12 Monaten zu vergrößern, werden visionäre strategische und gleichzeitig abstrakte Ziele ausgegeben (Objectives). Um in den nächsten 3 Monaten Marktführer im Segment Tiefkühlkosten zu werden, müsste der Marktanteil zweistellig erhöht werden.

Gleichzeitig setzt die agile Managementmethode OKR stärker auf die Partizipation und die intrinsische Motivation der Beschäftigten. Während beim Management by objectives strategische Unternehmensziele ausgegeben und in der Folge von den Führungskräften auf alle Abteilungen und Mitarbeiter heruntergebrochen werden, liegt die Verantwortung bei der OKR-Methode vor allem auf den Teams.

Sie ermitteln in innovativen Prozessen ebenfalls ihre in Teilen übertrieben optimistischen Ziele, abgeleitet vom Unternehmensziel. Statt SMART-Ziele zu definieren, besteht der Hauptfokus darin, Teil einer bedeutenden Bewegung zu sein und hochgesteckte Ziele zu erreichen. Durch die Möglichkeit, Ziele pro Quartal oder Tertial anzupassen, kann mit der OKR-Methode schneller und zielgenauer auf Marktschwankungen reagiert werden. Externe Ereignisse, beispielsweise die Corona-Pandemie und ihre Auswirkungen sind einfacher zu bewältigen.

Ein weiterer wesentlicher Unterschied zwischen beiden Methoden besteht in der Tatsache, dass Anreizsysteme bei der OKR-Methodik nicht mit den Unternehmenszielen verbunden werden. Aus diesem Grund gibt es neben dem fehlenden Prämiensystem kein übergeordnetes Kontrollsystem. Die Kontrolle von Abweichungen zum Ziel obliegt der einzelnen Teammitglieder.

Der OKR-Prozess – Wie funktioniert er?

Die Einführung und Umsetzung von OKRs erfolgt in einem zyklischen Prozess, der sich in folgenden Schritten zusammenfassen lässt:

1. Ziele setzen (Objectives definieren): Am Beginn des OKR-Zyklus werden die wichtigsten Unternehmensziele definiert. Diese Objectives sollten ambitioniert, inspirierend und strategisch relevant sein. Im Anschluss werden teambezogene oder individuelle Objectives abgeleitet, die auf die übergeordneten Ziele einzahlen.
2. Key Results festlegen: Für jedes Objective werden drei bis fünf Key Results definiert, die spezifisch und messbar sind. Die Key Results dienen als Messinstrument für die Fortschritte, die zur Erreichung des Ziels gemacht werden.
3. Regelmäßige Überprüfung (Check-ins): Während des Zyklus, der in der Regel einen Zeitraum von einem Quartal umfasst, finden regelmäßige Check-ins oder Meetings statt, um den Fortschritt der OKRs zu überwachen, Hindernisse zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.
4. Review und Retrospektive: Am Ende des Zyklus wird der Stand der OKRs überprüft und ausgewertet. Dabei werden die erzielten Ergebnisse analysiert, die Gründe für Erfolge oder Herausforderungen identifiziert und Learnings für die nächste Planungsrunde abgeleitet.
5. Neuer Zyklus: Nach Abschluss eines Zyklus werden neue OKRs definiert und der Prozess beginnt von Neuem.

Vorteile der OKR-Methode

Die Methode OKR wurde ursprünglich von Intel entwickelt und später von Unternehmen wie Google und LinkedIn erfolgreich umgesetzt. Die Vorteile der OKR-Methode sind vielseitig:

• Agilität und Flexibilität: OKRs werden in regelmäßigen Intervallen – meist quartalsweise – überprüft und angepasst. Dadurch können Unternehmen flexibel auf Marktveränderungen und interne Herausforderungen reagieren.
• Transparenz: Durch die gemeinsame Festlegung von Zielen und regelmäßige Kommunikation wissen alle Mitarbeiter, welche Prioritäten gesetzt wurden und wie der eigene Beitrag zur Zielerreichung aussieht.
• Fokus auf Wesentliches: OKRs helfen Teams, sich auf eine begrenzte Anzahl von Zielen zu konzentrieren, die am wichtigsten sind. Dadurch wird der Fokus auf die wertschöpfenden Aktivitäten gelegt und Ressourcen werden effizient genutzt.
• Motivation und Engagement: Ambitionierte Objectives fordern die Teams heraus und inspirieren dazu, über sich hinauszuwachsen. Die messbaren Key Results geben Klarheit über den Fortschritt und schaffen ein Gefühl der Verantwortung.

5 Schritte, um OKR professionell in Ihrem Unternehmen umzusetzen

Google, Facebook & Co. gelten bei vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ebenso bei innovativen Unternehmenslenkern als Blaupause für unternehmerische Intelligenz. Aufgrund der Popularität und der großen Erfolge dieser Konzerne kann es sinnvoll sein, deren Managementmethoden komplett oder in Teilen zu übernehmen.

Gleichzeitig ist es nachvollziehbar, dass nicht jedes Unternehmen strukturell und aufgrund seiner finanziellen Mittel in der Lage ist, OKR umgehend als Führungsmethodik im Unternehmen zu etablieren. Betriebe, die mit dem Gedanken spielen, in Zukunft mit der OKR-Methode zu arbeiten, benötigen vor allem Vorbereitungszeit.

Durch die kurzen Zielzeiträume von einem Quartal ergeben sich in klassischen Unternehmen tiefgreifende Herausforderungen. Sind es Geschäftsführer und Führungskräfte gewöhnt, Ziele langfristig für ein oder mehrere Jahre festzulegen und zu verfolgen, stellt OKR einen Paradigmenwechsel statt, der vorbereitet werden muss. Hierbei können die folgenden fünf Schritte helfen:

Schritt 1: Planen und kommunizieren Sie den Wechsel auf OKR

Unternehmen, die auf das OKR-System umstellen möchten, sollten diesen Schritt im Detail planen. Hierzu gehören neben der Adaptierung von Teamstrukturen ebenso die dynamischere Zieldefinition.

Vor einer Umsetzung im Unternehmen ist es sinnvoll, die Mitarbeiter offen und nutzenorientiert über die strategische Umstellung der Managementmethode zu informieren. In Train-the-Trainer-Workshops können im ersten Schritt die Führungskräfte geschult werden. Diese haben die Aufgabe, die Belegschaft über die Veränderungen zu informieren.

Statt Mitarbeiter durch Frontalinformation zu verschrecken, ist es zielführender, über die Mehrwerte und Vorteile zu diskutieren und einen gemeinsamen Umsetzungsfahrplan aufzustellen, der durch Beteiligung aller Mitarbeiter konzipiert wird.

Schritt 2: Sorgen Sie für professionelle Rahmenbedingungen

Die OKR-Methode beinhaltet keine Anreizsysteme für Zielerreichung oder Steigerungen von Umsatz und Gewinn. Fallen diese extrinsischen Motivationstrigger weg, sollten Unternehmen sicherstellen, dass die allgemeinen Rahmenbedingungen eine hohe Anziehungskraft besitzen. Moderne Arbeitsplätze, Benefits, eine mitarbeiterzentrierte Work-Life-Balance und motivierende Teamstrukturen sind der Unterbau für eine erfolgversprechende Umsetzung der OKR-Methode.

Schritt 3: Behutsame Einführung und Umsetzung der OKR-Methode

OKR als partizipative und agile Führungsmethode lebt von Dynamik. Bei einer erstmaligen Umsetzung ist es sinnvoll, die Ziele und ebenso die Perioden für die Umsetzung anzupassen. Statt die Ziele alle drei Monate neu festzulegen, können flexiblere Zeiträume wie zum Beispiel ein Tertial oder Halbjahr gewählt werden.

Gleiches gilt für die verfolgten Ziele und die Umsetzung im Unternehmen. Diese müssen nicht im ersten Schritt übertrieben illusionistisch sein. Erfolgversprechend kann zu Beginn zum Beispiel eine nachweisbare Erhöhung der Akzeptanz der OKR-Methode im Unternehmen sein.

Betriebe, die die OKR-Methode sofort und 1:1 umsetzen, verschrecken die Beschäftigten und ebenso kritische Führungskräfte. Dies bremst vor allem intrinsisch motivierte Mitarbeiter aus. Im ersten Schritt kann aus diesem Grund das Management wie gewohnt die Ziele vorgeben. Den Teams und deren Mitarbeitern wird die Verantwortung übertragen, die Maßnahmen zum Erreichen der Ziele zu definieren und umzusetzen. Auf diese Weise werden sie sich langsam an die Mehrwerte der OKR-Methode gewöhnen.

Schritt 4: Die OKR-Methode zyklisch umsetzen

Wurde die OKR-Methode im Betrieb professionell, mitarbeiterzentriert und im Detail umgesetzt, kann nach einigen Monaten dazu übergegangen werden, die Zeiträume für neue Zieldefinitionen zu verfeinern. Die quartalsweise Umsetzung der Ziele kann ebenso anvisiert werden wie die Spezifizierung der Ziele.

Auf diese Weise etabliert sich ein fortlaufender, zyklischer Prozess, der wie gewohnt in jedem Quartal im Unternehmen umgesetzt wird. Eine pragmatische Individualisierung ist zu jeder Zeit möglich, um auf spezifische Umstände effektiv zu reagieren.

Schritt 5: Die OKR-Methode als Managementmethode etablieren

Im Laufe von mehreren Umsetzungszyklen wird die OKR-Methode im Unternehmen durch Feintuning professionalisiert. Mitarbeiter in schlagkräftigen Teams, Führungskräfte und die Unternehmensleistung haben sich an die Grundprinzipien der OKR-Methode gewöhnt.

Sie legen ehrgeizige Ziele abteilungsübergreifend, gemeinsam und fortlaufend neu fest. Durch dieses Vorgehen wird eine Dynamik erzeugt, bei der das Unternehmen auf kurzfristige Veränderungen der Marktbedingungen und externe Einflüsse schneller und effektiver reagieren kann und gleichzeitig ambitionierte Ziele verfolgt.

Best Practices für erfolgreiche OKRs

Um OKRs effektiv einzuführen und zu nutzen, sollten Unternehmen einige bewährte Praktiken berücksichtigen:

• Ambitionierte, aber erreichbare Ziele setzen: Objectives sollten herausfordernd, aber erreichbar sein. “Moonshots” (ambitionierte Ziele, die nicht unbedingt vollständig erreicht werden) inspirieren Teams, ohne zu demotivieren.
• Konzentration auf wenige Ziele: Pro Zyklus sollten nur wenige, klar priorisierte Objectives festgelegt werden, um den Fokus auf die wesentlichen Prioritäten zu legen.
• Transparenz schaffen: OKRs sollten für alle Mitarbeiter im Unternehmen sichtbar sein. Dies fördert die Zusammenarbeit, das Verständnis der Unternehmensstrategie und schafft ein gemeinsames Verantwortungsbewusstsein.
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Check-ins ermöglichen es, den Fortschritt im Blick zu behalten, auf Hindernisse zu reagieren und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Fazit: OKR-Methode als zukunftsorientiertes Führungsinstrument

Die OKR-Methode basiert auf der bekannten Führungstechnik „Management by objectives.“ Sie wurde vor allem von innovativen Start-ups und großen amerikanischen Tech-Konzernen weiterentwickelt. Bei der OKR-Methode werden im Gegensatz zu anderen Führungstaktiken ambitionierte und in Teilen illusorische Ziele ausgegeben. Stimmen die Rahmenbedingungen im Unternehmen, arbeiten vor allem intrinsisch motivierte Menschen an der Realisierung der Ziele.

Durch die Chance, Teil eines besonderen und erfolgreichen Teams zu sein, werden überaus gute Ergebnisse erreicht oder Innovation realisiert. Die OKR-Methode setzt darauf, dass ehrgeizige Ziele abteilungsübergreifend, gemeinsam und fortlaufend neu festgelegt werden. Durch diesen kontinuierlichen Prozess können Unternehmen, die mit der OKR-Methode arbeiten, besser und gezielter auf Marktereignisse oder externe Herausforderungen reagieren.

Gleichzeitig entstehen, dynamische, intrinsisch motivierte Teams, die an Innovationen arbeiten, sich fortlaufend verbessern und ehrgeizige Ziele erreichen und übertreffen.

FAQ – Wissenswertes zur OKR-Methode