Projektplanung: Definition, Ziele und Ablauf

Was versteht man unter Projektplanung?

Unter Projektplanung ist die vollständige Planung eines Projektes von seinen Anfängen, bis hin zum Projektziel zu verstehen. Dafür wird das Projekt in einzelne Aufgaben unterteilt. Aus diesen werden Arbeitspakete, Arbeitsschritte und Meilensteine definiert. Dadurch wird das Projekt transparenter und das Risiko, einen wichtigen Prozessschritt zu vergessen wird minimiert. Zudem kann aus diesen einzelnen Bausteinen ein umfassender Projektplan erstellt werden. 

In diesem Projektplan werden die einzelnen Phasen visualisiert. Ebenso werden daraus auch die einzelnen Zusammenhänge der Aufgaben ersichtlich. Je detaillierter und strukturierter der Projektplan, desto eher kann daraus der aktuelle Status eines jeden Arbeitsschrittes abgelesen werden. So kann der Projektleiter entsprechend schnell auf Schwierigkeiten im Projektablauf reagieren. Für die Durchführung der einzelnen Arbeitspakete und Aufgaben sind verschiedene Projektteams verantwortlich. 

Was ist das Ziel der Projektplanung?

Das Ziel der Projektplanung ist eine möglichst genaue Vorbereitung und Planung des Projektablaufs – unter Berücksichtigung des zur Verfügung stehenden Budgets und des Zeitplans. Das übergeordnete Ziel der Projektplanung stellt demnach die Förderung des Projekterfolges und Erzielung des gewünschtes Ergebnisses dar.

Warum ist Projektplanung wichtig?

Die Projektplanung bildet stets die Grundlage für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes und nimmt im Projektmanagement einen hohen Stellenwert ein. Denn bei der Projektplanung werden Kosten, Umfang und Zeitplan eines Projektes festgesetzt, damit dieses pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden kann. Somit garantiert die Projektplanung die Erreichung der Projektziele unter Einhaltung der im Vorfeld definierten Bedingungen, zum Beispiel die Kosten, die Ressourcen und der Zeitplan. 

Was sind die Vorteile einer guten Projektplanung?

Eine gute Projektplanung bietet allen Beteiligten, unter anderem den Projektmanagern und -leitern, entscheidende Vorteile. Dazu gehören unter anderem: 

• die Kommunikationserleichterung,
• das Bereitstellen einer zentralen Informationsquelle für alle Projektbeteiligten zum Projektstand, den Projektzielen, Ablauf und Fortschritt,
• die Ressourcenplanung (wer erledigt was),
• die Unterstützung des Projektmanagements bei der Überwachung des Projektfortschritts,
• die Verringerung der Gefahr, dass Schwierigkeiten im Projektablauf oder Fehler lange Zeit unentdeckt bleiben,
• die Generierung von Feedback aus den abgeschlossenen Arbeiten für die nächste Projektplanungsphase.

Welche Arten der Projektplanung gibt es?

Man unterscheidet zwei Varianten der Projektplanung: die klassische und die agile Projektplanung.

• Die klassische Projektplanung folgt klar vorgegebenen Phasen. Die exakte Abfolge dieser wird im Vorfeld vom Projektleiter bestimmt. Abweichungen vom Plan sind daher kaum möglich und nicht erwünscht.
• Die agile Projektplanung folgt zwar auch vorgegebenen Phasen. Doch hier wurden in der Planung mögliche Schwierigkeiten einkalkuliert. Bei der agilen Projektplanung sind daher Teamfähigkeit und Flexibilität sehr wichtig. Anpassungen an Veränderungen im Projekt und somit des ursprünglichen Plans sind problemlos möglich. Daher ist die agile Variante langfristig effektiver.

Was beinhaltet die Projektplanung? 

Egal, ob die klassische oder die agile Planung durchgeführt wird. Eine Projektplanung wird grundsätzlich in 6 Projektschritte unterteilt. 

1. Projektorganisation

Die erste Phase der Projektplanung ist die Projektorganisation. Hier wird eine Grobplanung zum Erreichen der Projektziele erstellt. Bestandteile dieser Phase sind: 

• Gestaltung des Projektablaufs
• Planung aller Rahmenbedingungen (zum Beispiel der Kosten, Termine und die Ressourcenplanung)
• Welche Projektorganisation kommt zum Einsatz (Matrix-, Stabs- oder reine Projektorganisation)?

In diesem ersten Schritt muss außerdem geklärt werden, wer welche Rolle im Projekt übernimmt und wie die Verantwortlichkeiten zu verteilen sind. Erst danach werden alle projektrelevanten Details sämtlichen Beteiligten zur Verfügung gestellt. 

2. Projektstrukturplan anfertigen (PSP)

Der erste richtige Schritt der Projektplanung ist dann der Projektstrukturplan (PSP). In ihm sind alle Meilensteine, Aufgaben und Ziele abgebildet. Zudem werden die Beziehungen der Aufgaben zueinander darin dargestellt. Optisch erinnert der PSP einem Organigramm oder einer Baumstruktur. Für gewöhnlich besteht er aus 3 Ebenen. Dafür kann der Projektplan auf zweierlei Arten erstellt werden: Dem Top-Down-Ansatz oder dem Bottom-Up-Ansatz. Beim Top-Down-Ansatz verläuft der Projektstrukturplan von oben nach unten: 

• Das Projekt als übergeordnete Ebene,
• darunter folgen die Teilprojekte und
• danach kommt die Ebene der Arbeitspakete-

Beim Bottom-Up-Ansatz verläuft die Planung in die entgegengesetzte Richtung, von unten nach oben.

3. Projektablaufplan erstellen

Anschließend wird der Projektablaufplan (PAP) erstellt. Während die Strukturplanung alle Inhalte und Aufgaben zusammenführt und strukturiert, soll der PAP alle sich daraus ergebenden Prozesse abbilden. Daher liegt der Fokus des Projektablaufplans auch auf der Reihenfolge der einzelnen Schritte. So wird deutlich:

• welche Vorgänge voneinander abhängen und
• welche Aufgaben zeitgleich bearbeitet werden können.

Generell sorgt der PAP dafür, dass alle Beziehungen zwischen den Arbeitsprozessen transparent werden. Das unterstützt eine zielgerichtete Terminplanung. Gleichzeitig wird so das Risiko verringert, dass eine Vorgänger- oder Nachfolge-Aufgabe übersehen werden kann.

4. Terminplan erstellen

Die Erstellung des Terminplans schließt nahtlos da an, wo der Projektablaufplan in der Projektplanung aufhört. Oftmals werden diese Schritte daher miteinander kombiniert. Wichtig bei der Terminplanung ist, dass jede Aufgabe einen festen Termin zur Fertigstellung zugewiesen bekommt. Zur Erstellung eines Terminplans gibt es verschiedene Möglichkeiten und Methoden:

• Terminliste,
• Balkendiagramm oder
• Netzplan.

Die häufigste Methode ist das Balkendiagramm (Gantt-Diagramm). Dieses liefert eine gute Übersicht über die Abfolge der Arbeitspakete. Dabei wird die Dauer eines Arbeitspaketes durch je einen Balken und dessen Länge dargestellt. Anfang und Ende des Balkens stehen für den Beginn und das Ende der Aufgabe. Oft werden Gantt-Diagramme noch mit Meilensteinen ergänzt. 

Wichtig bei der Erstellung des Terminplans ist die Einplanung eines zeitlichen Puffers, um auf unerwartete Schwierigkeiten oder Verzögerungen reagieren zu können. 

5. Projektressourcenplanung

Die nächste Phase ist die Projektressourcenplanung. Dabei werden die geplanten und vorhandenen zeitlichen und personellen Ressourcen betrachtet und entsprechend zugeteilt, beziehungsweise verteilt. In diesem Schritt werden auch die erforderlichen Arbeitsmittel und Geräte eingeplant. Zusammengefasst gehören also zur Projektressourcenplanung alle Einsatzmittel, die zur Durchführung eines Projektes und zu dessen Zielerreichung notwendig sind. Es wird unterschieden zwischen:

• Personal (Projektleiter, Teammitglieder, externe Berater, Linienmitarbeiter),
• Sachmittel (Geräte, Maschinen, Räume) und
• Material (Bestandteile des Produkts).

Die Projektressourcenplanung ist sehr wichtig, da nicht alle Ressourcen uneingeschränkt verfügbar sind. Nur so können Engpässe, Überlastungen und Konflikte vermieden werden.  Das hat wiederum zur Folge, dass Aufgaben nicht bearbeitet werden können, in Verzug geraten und das Projektziel gefährdet wird. Analog zur Zeitplanung muss auch hier ein Puffer eingeplant werden, um bei Bedarf einschreiten zu können. 

6. Kostenplanung

Basierend auf der Ressourcenplanung kann dann die Budgetplanung der Projektkosten erfolgen. Dabei bilden die Personalkosten in der Regel immer den höchsten Posten. 

Wer ist für Projektplanung verantwortlich?

Für die operative Planung und Steuerung eines Projektes ist der Projektleiter verantwortlich. Je nach Projektart ist er für das Erreichen von Sach-, Termin-, Kosten- oder anderen Projektzielen verantwortlich. In der Projektplanung bestimmt der Projektleiter, welche Ressourcen zum Erreichen der Ziele benötigt werden. Die Aufgaben eines Projektleiters sind unter anderem:

• Projektdefinition,
• Projektorganisation,
• Projektplanung,
• Projektcontrolling,
• Projektdokumentation,
• Mitarbeiterführung und
• Meldung an die Unternehmensführung.

Für eine effiziente Projektplanung greifen viele Unternehmen mittlerweile auf diverse Projektplanungstools zurück.

Was sind Projektplanungstools und wie sinnvoll sind diese? 

Je komplexer ein Projekt, desto unübersichtlicher können die einzelnen Arbeitsschritte werden. Zudem müssen alle Eventualitäten berücksichtigt werden, die zum einen für das Erreichen des Projektziels erforderlich sind. Zum anderen das aber auch verhindern können. Gleichzeitig müssen auch sämtliche Kosten möglichst genau kalkuliert werden. Doch vor allem bei umfangreichen Projekten ist das kaum machbar. 

Moderne Projektplanungstools, oft in Projektmanagement-Tools integriert, sind dafür eine geeignete Lösung. Denn mit ihnen können Projektleiter nicht nur sämtliche Risiken durch verschiedene Simulationen erkennen. 

Durch die Simulation unterschiedlicher Szenarien können wertvolle Daten gewonnen werden, auf die je nach Bedarf im Laufe des Projekts zurückgegriffen werden kann. Zudem kann auf Basis der durchgespielten Eventualitäten das Budget klar bestimmt werden. Auch ermöglichen die Erkenntnisse aus den Programmen ein ergebnisorientiertes und zielgerichtetes Arbeiten an den Projekten. Viele dieser Tools gibt es als cloudbasierte Anwendung, wie zum Beispiel InLoox, factro oder Wrike. Dabei liegen die Kosten dafür zwischen 8 bis maximal 45 USD/Monat (je nach Funktionsumfang).