Projektabschluss: Mit Mehrwert Projekte abschließen

Warum ein Projektabschluss wichtig ist

Zweck jedes Projektabschlusses ist die Reflexion des vorangegangen Projekts zur Optimierung des nachfolgenden Projekts. Genauso wie es heißt, “nach der Wahl ist vor der Wahl”, sollten Sie für Ihr Projektmanagement berücksichtigen, dass nach Ihrem abgeschlossenen Projekt oft direkt ein neues Projekt ansteht.

Gerade in Hinblick auf Ihr nächstes Projekt ist es daher wichtig, dass vorherige Projekt richtig zum Abschluss gebracht werden. Der Projektabschluss dient Ihnen dabei als Grundlage für eine kritische Reflexion, im Zuge derer Sie und Ihr Team Ihre Ergebnisse und Erfahrungen rekapitulieren können. Indem Sie Erfolge und Misserfolge gegenüberstellen, können Sie Ihre Arbeitsweise für das Folgeprojekt optimieren.

Definition Projektabschluss

Allgemein gesprochen ist der Projektabschluss die finale Phase im Projektmanagement, in der das Projekt nach der Fertigstellung aller Aktivitäten und der Erreichung der festgelegten Ziele formal beendet wird.

Projekte sind dabei befristete Vorhaben, die klare Ziele verfolgen, daher ist es gerade bei Projekten sinnvoll, einen dezidierten Abschluss zu vollziehen und das Projekt somit formal und inhaltlich aber auch zwischenmenschlich zu beenden.

Der Prozess des Projektabschlusses lässt sich dabei grob in zwei Bereiche unterteilen:

1. den formal-inhaltlichen Projektabschluss (in Form eines Abschlussberichts und dessen Abnahme durch den Auftraggeber)
2. den informell-emotionalen Projektabschluss (in Form einer Abschlusspräsentation und daran anschließender Abschlussfeier)

Projektabschluss und Abschlussbericht vorbereiten

Bevor Sie einen Abschlussbericht erstellen, sollte Sie zunächst mit der Archivierung aller projektbezogenen Dokumente beginnen. Eine gute Vorbereitung durch gute Organisation der projektbezogenen Dokumente macht es Ihnen später einfacherer, noch einmal darauf zugreifen und Sachzusammenhänge schneller begreifen zu können.

Nicht nur Ihnen und Ihrem Projektteam, sondern auch Projektfremden fällt es dadurch später einfacher, den Verlauf und die Ergebnisse des Projektes nachzuvollziehen. Wichtig dabei ist, dass Sie veraltete und unbrauchbare Dokumente aussortieren und alle weiteren Dokumente verständlich und einheitlich beschriften und abheften (und ggf. digitalisieren).

Deshalb kann es sinnvoll sein, nicht erst am Ende des Projekts mit der Archivierung zu beginnen, sondern schon im Verlaufe des Projekts.

Der formal-inhaltliche Projektabschluss

Die formale und inhaltliche Phase Ihres Projektabschlusses charakterisiert sich durch den Projektabschlussbericht. Sie als Projektleiter sind dazu angewiesen, diesen zu verfassen. Was Sie dabei zu beachten haben, erfahren Sie in der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt 1: Projektabschlussbericht verfassen

Der erste Schritt des formal-inhaltlichen Projektabschlusses stellt direkt das Verfassen des Abschlussberichts dar. In diesem sollten unter anderem folgende Punkte festgehalten werden:

• Auflistung aller zu bearbeitenden Aufgaben und deren erzielte Ergebnisse
• Dokumentation von Schwierigkeiten und deren Lösungswege
• Zeit, Kosten und Personal, die zur Bewältigung aller Aufgaben benötigt wurden (Soll-Ist-Gegenüberstellung)
• sog. “Lessons-Learned” und die daraus resultierenden Optimierungs- und Handlungsvorschläge für Folgeprojekte

Der Bericht sollte klar strukturiert sein und die Kerninformationen, respektive Projekteziele und Projektergebnisse, kurz und prägnant darstellen.

Zur besseren Strukturierung kann es dabei sinnvoll sein, zunächst die konkreten Projektziele aufzulisten, um dann in chronologischer Reihenfolge alle erreichten Ziele aufzuzeigen und ggf. auf neu definierte Ziele einzugehen, die im Laufe des Projektes dazugekommen sind. So können Sie den Verlauf des Projekts gut nachzeichnen.

Schritt 2: Projektabschlussbericht durch den Auftraggeber abnehmen lassen

Im zweiten Schritt muss der fertige Abschlussbericht vom Auftraggeber abgenommen werden. Mit seiner Unterschrift bestätigt der Auftraggeber dem Projektleiter und dem Projektteam, dass sie das Projekt erfolgreich abgeschlossen haben.

Schritt 3: Projektteam auflösen

Im dritten und letzten Schritt kann das Projektteam aufgelöst werden. Mit dem Projektabschlussbericht und dessen Abnahme durch den Auftraggeber ist das Projekt formal abgeschlossen, sodass Mitarbeiter in neue Projekte eingebunden werden können.

Der informell-emotionale Projektabschluss

Genauso wichtig wie das formale Ende des Projektes ist aber auch das informelle Ende. Bevor Sie das Projektteam auflösen, sollten Sie Ihren Abschlussbericht in Form einer Abschlusspräsentation kurz vorstellen und im Anschluss zu einer informellen Abschlussfeier einladen.

Die Anerkennung der Leistung des Projektteams durch eine Abschlussfeier:

• stärkt die Moral und fördert eine positive Unternehmenskultur,
• ist eine Gelegenheit, Erfolge zu würdigen und sich bei allen Beteiligten des Projektteams für ihren Beitrag zu bedanken.

Daher ist nicht außer Acht zu lassen, dass der Abschluss eines Projekts gebührend gefeiert werden sollte!

Was ist der Zweck einer Präsentation zum Projektabschluss?

Die Abschlusspräsentation kann zweierlei Zwecke verfolgen:

1. Team-Event (als interne Präsentation mit dem Projektteam)
2. Marketingveranstaltung (als externe Präsentation mit dem Projektteam, dem Auftraggeber, den Stakeholdern und weiteren relevanten Gruppen)

Bei größeren, erfolgreichen und für das Unternehmen bedeutungsvollen Projekten können Sie die Abschlusspräsentation und Abschlussfeier ebenso als Werbeplattform für Ihr Unternehmen nutzen.

In welchem Rahmen Sie Ihre Projektergebnisse vorstellen, hängt zumeist auch vom Budget ab. Daher kann es sinnvoll sein, die Modalitäten des Projektabschlusses schon zu Beginn des Projekts zu planen.

Soll Ihre Abschlusspräsentation als Werbung für Ihr Unternehmen fungieren, empfiehlt sich im Anschluss daran eine pompöse, aber kostspielige Abschlussfeier.

Warum ist eine interne Abschlussfeier zum Projektabschluss sinnvoll?

Soll Ihre Abschlusspräsentation hingegen ein Team-Event sein, genügt oft “Kaffee und Kuchen” oder “ein Gläschen Sekt”. Die Abschlussfeier soll hier lediglich dem informellen Austausch von Erfahrungen unter den Projektmitarbeitern dienen.

Mit einer intimen, internen Abschlussfeier haben Sie als Projektleiter zum einen die Möglichkeit, Wertschätzung gegenüber Ihrem Projektteam und deren Projektergebnisse zu äußern, und zum anderen geben Sie Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, emotional mit dem Projekt abzuschließen.

Eine intensive, gemeinsame Zeit kann zusammenschweißen und oft fällt es den Projektbeteiligten nicht leicht, wieder getrennte Wege zu gehen. Bieten Sie Ihren Teammitgliedern am Ende noch einmal die Gelegenheit, nicht nur über die Projektziele und Ergebnisse, sondern auch über Persönliches und die gemeinsame Zeit zu sprechen.

Muster: Einladung zur Feier des Projektabschlusses

Die unten stehende Vorlage für eine Mail bietet Ihnen ein Muster für eine Einladung zur Projektabschlussfeier, die sowohl formelle als auch informelle Elemente beinhaltet, um die Teilnahme zu fördern und den Erfolg des Projekts gebührend zu würdigen.