Die Entscheidungsvorlage – Definition, Aufbau und Inhalt

Was ist eine Entscheidungsvorlage?

Als „Entscheidungsvorlage“ wird ein Dokument bezeichnet, in welchem sich alle wichtigen Informationen befinden, die für eine fundierte Entscheidung durch ein Gremium oder eine Führungsperson benötigt werden. Für den Umfang, den Inhalt und die Form der Entscheidungsvorlage gibt es keine einheitlichen Vorgaben. Sie hängen jeweils von der zu treffenden Entscheidung sowie von den möglichen Vorgaben der Person oder Gruppe ab, welche die Entscheidungsvorlage angefordert hat.

Wo werden Entscheidungsvorlagen eingesetzt?

Entscheidungsvorlagen werden als Grundlage für wichtige Entscheidungen in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt:

• Gesetzgebung: In der Gesetzgebung kommt die Entscheidungsvorlage vor allem in Form des „Referentenentwurfs“ zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um einen möglichen Entwurf für ein späteres Gesetz, der als Diskussionsgrundlage dient.
• Projektmanagement: Im Projektmanagement werden Entscheidungsvorlagen in Form von Änderungsanforderungen erstellt, wenn sich wichtige Punkte bei einem Projekt ändern und das Projektteam seine Arbeit entsprechend anpassen muss.
• Baubranche: In der Baubranche kann die Entscheidungsvorlage die Basis für ein Bauprojekt liefern. Die Vorlage hilft z.B. dabei zu entscheiden, ob ein Bauprojekt gestartet wird oder ob es sich nicht lohnt.
• Bankwesen: Bei der Kreditvergabe von Banken heißt die Entscheidungsvorlage auch „Kreditvorlage“. Dabei werden vorab alle wichtigen Informationen zu einem potenziellen Kreditnehmer zusammengestellt.

Unabhängig von Branchen oder Sektoren sind Entscheidungsvorlagen in Unternehmen jeder Größe sinnvoll.

Wer erstellt eine Entscheidungsvorlage?

Abhängig von der Komplexität der anstehenden Entscheidung wird die Entscheidungsvorlage von einer oder mehreren Personen erstellt. Diese können aus dem Unternehmen oder der Organisation selbst kommen oder als Externe beauftragt werden. So kann z.B. ein Wirtschaftsprüfer als externer Dienstleister eine Entscheidungsvorlage für ein Unternehmen erstellen, das eine wichtige wirtschaftliche Entscheidung treffen muss. Ebenso können aber auch Anwälte, externe Gutachter oder andere Expertinnen und Experten mit einer Entscheidungsvorlage beauftragt werden.

Management Summary – die Kurzform der Entscheidungsvorlage

Bei einem Management Summary handelt es sich um die kurze Version einer Entscheidungsvorlage. In der Regel ist es nicht länger als eine DIN A4-Seite. Ziel des Management Summary ist es, Entscheidern schnell einen Überblick über ein wichtiges Thema zu geben, zu welchem eine qualifizierte Entscheidung erforderlich ist. Die detaillierten Ausführungen zum Management Summary befinden sich in der Entscheidungsvorlage.

Wer beauftragt eine Entscheidungsvorlage?

Entscheidungsvorlagen werden in Unternehmen üblicherweise vom Management oder Führungskräften bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angefordert. Entscheidungvorlagen können aber auch in der Politik oder in Organisationen angefordert werden, wenn für wichtige Entscheidungen, z.B. über Gesetzesvorhaben oder Beschlüsse in Gremien anstehen

Die Dokumente werden je nach Komplexität dann nicht nur von einer Person, sondern von ganzen Teams erstellt. In Unternehmen kann z.B. die Rechtsabteilung damit beauftragt werden, eine Entscheidungsvorlage für oder gegen den Kauf eines anderen Unternehmens zu erstellen.

Was sind wichtige Inhalte der Entscheidungsvorlage?

Damit das Management, eine Führungskraft oder ein Gremium eine qualifizierte Entscheidung treffen kann, sollte die Entscheidungsvorlage Folgendes enthalten:

Für welche Entscheidungssituation wird die Grundlage benötigt?

Die Verfasser skizzieren noch einmal die Problemstellung, für welche eine Entscheidungsvorlage erforderlich ist. So ist sichergestellt, dass die Informationen sich auch auf den korrekten Sachverhalt beziehen.

Bsp.: In der Entscheidungsvorlage wird noch einmal genau erläutert, welche Entscheidung ansteht und welche Fragen das Dokument möglichst objektiv beantworten soll.

Welche Rahmenbedingungen und Hintergründe gibt es?

In einem eigenen Abschnitt wird geklärt, für welchen Anlass eine Entscheidungsvorlage benötigt wird und welche Rahmenbedingungen zur Anforderung dieses Dokuments geführt haben.

Bsp.: Ein Unternehmen möchte einen neuen Geschäftsbereich erschließen. In der Entscheidungsvorlage werden dafür die Marktbedingungen, die Position des Unternehmens auf dem Markt und der Wettbewerb erläutert.

Welche Ziele sollen erfüllt werden?

Die Entscheidungsvorlage definiert genau, welche Ziele erfüllt werden sollen und welche Entscheidungen dafür notwendig sind.

Bsp.: Im Dokument wird noch einmal klar aufgeführt, vor welcher Entscheidung der/die Auftraggeber der Entscheidungsvorlage stehen und wie das Dokument zur Lösung beitragen kann.

Nach welchen Bewertungskriterien wurde die Grundlage geschaffen?

Um möglichst transparent darzulegen, wie eine Empfehlung zustande gekommen ist, sollte i Dokument dargelegt werden, welche Kriterien für die Grundlage herangezogen wurden.

Bsp.: In der Entscheidungsvorlage kann stehen, ob eine SWOT-Analyse durchgeführt wurde.

Welche Handlungsoptionen gibt es?

Die Entscheidungsvorlage listet in der Regel mehrere Optionen auf.

Bsp.: Ein Gremium steht vor der Entscheidung, ob ein Antrag angenommen wird oder nicht. In der Entscheidungsvorlage werden dann alle möglichen Szenarien durchgespielt, inkl. Annahme des Antrags, Annahme mit möglichen Bedingungen, Ablehnung.

Welche Konsequenzen haben die einzelnen Handlungsoptionen?

Damit Führungskräfte oder ein Gremium sich der Folgen ihrer Entscheidung im Klaren sind, führt die Entscheidungsvorlage alle Konsequenzen für jede Option genau auf.

Bsp.: Möchte ein Unternehmen sein Geschäftsfeld erweitern, kann die Entscheidungsvorlage z.B. aufführen, welche zusätzlichen Kosten entstehen, welche Gefahren drohen und was passiert, wenn die Erweiterung nicht erfolgt.

Vorschlag: Die Verfasser der Entscheidungsvorlage sprechen sich am Ende für eine Option aus. Dabei handelt es sich lediglich um eine Empfehlung, an welche die Auftraggeber des Dokumentes nicht gebunden sind.

Was sollte bei einer Entscheidungsvorlage beachtet werden?

Um eine möglichst fundierte Entscheidungsvorlage zu erstellen, müssen im Vorfeld alle wichtigen Aspekte abgeklärt werden. Deshalb muss entweder der Auftraggeber genau definieren, was in der Vorlage stehen soll oder die Ersteller der Entscheidungsvorlage müssen genau nachfragen, welche Punkte wichtig sind.

Folgendes sollte genau abgeklärt werden:

• Für wen und welche Gruppen wird die Entscheidungsvorlage erstellt?
• Was ist den Entscheidern besonders wichtig?
• Welche Folgen sollten genauer betrachtet werden? z.B. wirtschaftliche, ökologische, personelle
• Wie viel Zeit steht für die Erstellung der Entscheidungsvorlage zur Verfügung?
• Gibt es spezielle Ressourcen, die für die Entscheidungsvorlage genutzt werden können bzw. benötigt werden?
• Wann muss die Vorlage fertig sein?
• Welche Form wird erwartet?

Theoretisch ist es immer möglich, eine Entscheidungsvorlage auch mündlich zu geben. Doch in der Praxis sollte immer die Schriftform gewählt werden. So können sich Führungskräfte oder Gremien einfacher auf eine gemeinsame Grundlage für ihre Entscheidungen berufen und mögliche kritische Entscheidungen werden damit besser nachvollziehbar.

Möglichst objektive Grundlage für wichtige Entscheidungen

Entscheidungsvorlagen können aus verschiedenen Gründen erstellt werden. Manche Führungskräfte geben entsprechende Vorlagen in Auftrag, um z.B. bereits beschlossene Vorhaben nachträglich „abzusichern“.

Letztlich wird dadurch der ursprüngliche Sinn der Entscheidungsvorlage nicht berücksichtigt. Sie sollte deshalb immer als Hilfsmittel für eine bevorstehende Entscheidung dienen und möglichst objektiv alle Argumente für oder gegen eine bestimmte Option zusammenstellen.