Matrix-Manager: So führen Sie eine Matrixorganisation erfolgreich
Definition Matrix-Manager: Was ist das eigentlich?
Grundsätzlich ist das Matrix-Management eine besondere Organisationsstruktur. Zudem ist es auch im Allgemeinen dem Projektmanagement sehr ähnlich. Denn auch das Matrix-Management strebt eine optimale Realisierung von Projekten an. Dabei ist allerdings ein Arbeiten in firmeninternen Bereiche auf Augenhöhe und mit flachen Hierarchien Voraussetzung. Somit muss ein Matrix-Manager innerhalb dieser besonderen Organisationsform selbstständig arbeiten, seine Mitarbeiter unter ihm optimal anleiten und vorausschauend agieren können. Ist dies nicht gegeben, so funktioniert letztendlich auch eine Matrix-Organisation nicht.
Ein Matrix-Manager muss sich schnell an die Gegebenheiten und Veränderungen des Markts anpassen können. Darüber hinaus muss er sein Team motivieren, weiterbilden und schulen können. Im Bedarfsfall ist es auch wichtig, dass er Konflikte innerhalb seines Teams vermeidet. Sind aber schon Spannungen aufgetreten, so muss er deeskalierend eingreifen und vermitteln können. Darüber hinaus muss sich er sich als Führungskraft verstehen und Verantwortung für sein eigenes und das Handeln seiner Mitarbeiter übernehmen können. Aus diesem Grund ist auch der charakterliche und menschliche Aspekt bei einem Matrix-Manager sehr wichtig.
Anforderungen und Aufgaben einer Führungskraft in der Matrixorganisation
Ein Matrix-Manager hat grundsätzlich viele Anforderungen zu bewältigen. Er muss zum einen ein umfangreiches Know-how in Soft-Skills sowie Fachwissen besitzen. Darüber hinaus sollte er aber auch ein hohes Verantwortungsbewusstsein zeigen. Schließlich hat er eine Führungsposition, die er gerecht werden muss.
Des Weiteren sollte ein Manager natürlich auch entsprechende Kenntnisse in seinem Bereich vorweisen können. Er sollte sich stets selbstständig fort- und weiterbilden wollen und sein Wissen mit der Belegschaft teilen. Ein wesentlicher Faktor ist auch, dass er die Geschäftsleitung mit seiner Tätigkeit entlasten soll. Es reicht demnach nicht nur eine Koordinationstätigkeit aus, um ein guter Manager zu sein. Er sollte vorausschauend denken und den Markt sowie die Konkurrenz im Blick halten können. Seine abschließenden Erkenntnisse aus seinen Beobachtungen sollte der Leiter natürlich auch der Geschäftsleitung umfassend präsentieren können.
Matrix-Organisation erfordert Zusammenarbeit mit anderen Bereichen
Eine weitere wichtige Aufgabe eines Matrix-Managers ist auch der Austausch mit anderen Abteilungen. Schließlich sind seine Mitarbeiter innerhalb einer Matrix-Organisation zeitgleich auch für eine andere Abteilung berichtspflichtig. Es sollte somit klar sein, dass ein sachlicher und professioneller Umgang mit den bereits gesammelten eigenen Kenntnissen stattfindet. Dazu gehört auch das umfassende Briefing von anderen Abteilungen, in denen neu gewonnene Erkenntnisse ausgetauscht werden.
Auf diese Weise wird eine offene und perspektivische Kommunikation gefördert, aus der sich lukrative neue Geschäftsfelder ergeben können. Besonders wenn sich zwei sonst sehr unterschiedliche Abteilungen zusammensetzen, können durch einen offenen Austausch und die unterschiedlichen Blickwinkel viele positive Erkenntnisse entstehen.
Eskalationsverfahren: So bekommen Sie Probleme in den Griff
Im besten Falle greift ein Matrix-Manager schon ein, bevor überhaupt ein Konflikt innerhalb seines Teams entsteht. Allerdings kann auch ein Projektleiter nicht sämtliche Probleme allein lösen. Sobald seine Einflussgrenze erreicht ist, muss er nun eskalieren. Das bedeutet, er muss mögliche Konsequenzen mit seiner Entscheidung an die Geschäftsleitung kommunizieren. Grundsätzlich ein darf Matrix-Manager das Eskalationsverfahren nicht an andere Mitarbeiter oder Personen delegieren. Das liegt an dem sogenannten Subsidiaritätsprinzip.
Denn dieses besagt, dass jede Führungskraft sämtliche Entscheidungen auch selbst treffen soll. Und zwar alle Entscheidungen, zu die sie letztendlich auch befähigt ist. Leider wird dennoch in der Regel eine konsequente Delegation vorgenommen. Die Delegation von Aufgaben, entweder von oben nach unten oder nach dem Konzept des sogenannten Management by Delegation. Allerdings muss eine Delegation generell immer nach dem sogenannten Kongruenzprinzip erfolgen. Dieses Prinzip ist grundsätzlich an eine Weisungsbefugnis gebunden. Aus diesem Grund muss ein Matrix-Manager zunächst selbstständig versuchen, die Probleme in den Griff zu bekommen. Greift ein Matrix-Manager bei Konfliktsituationen nicht ein, so nimmt er seine eigene Aufgabe als Führungsposition auch schlussendlich nicht wahr.
Der Ablauf eines Eskalationsverfahrens
Prinzipiell wird mit einer Eskalation eine Verstärkung von einer Konfliktsituation gemeint. Ursächlich hierfür ist in der Regel ein sich selbstständig verstärkender Regelkreis. Dieser intensiviert schlussendlich auch eine Krise enorm. Als einfaches Beispiel kann hier ein Liquiditätsengpass genannt werden. Infolgedessen zweifelt eine Bank automatisch an der Bonität eines Unternehmens anzweifelt. Und schlussendlich wird der Kreditrahmen reduziert. Wie es in einem Teufelskreis üblich ist, steht nun dem Unternehmen weniger Geld zur Verfügung.
Es wird demzufolge in einem Konflikt grundsätzlich immer vom schlimmsten ausgegangen. Diesen „Ernstfall“ muss ein Matrix-Manager entgegenwirken können. Es kommt zudem aber auch immer auf den richtigen Zeit und den richtigen Ort für das Eskalationsverfahren an. Auch wie das Gespräch begonnen, welche Themen gewählt und wie die Gesprächsführung an sich gestaltet wird, ist wichtig. Ein Matrix-Manager sollte sich demzufolge mit der aufgetretenen Problematik auseinander setzen.
Er sollte genau wissen, worum es geht und einen Plan erstellen, wie er dem Konflikt entgegenwirken kann. Zudem sollte der Manager auch immer einschätzen können, wann ein Konflikt Sache der Geschäftsleitung ist und ob sich ein Entscheidungsgremium wirklich damit befassen sollte. Darüber hinaus sollte der Personenkreis für eine Eskalation festgelegt werden. Welche Personen sind also wirklich an einem Konflikt beteiligt und wie setzen sich die genauen Umstände zusammen.
Häufige Ursachen für Konflikte
Oftmals sind schon die vermeintlich kleinen Dinge daran schuld, dass es zu einem Konflikt kommt. Doch leider sind der häufig sehr volle Terminkalender und das große Aufgabenspektrum daran schuld, dass dies nicht erkannt wird. Ein Matrix-Manager hat allerdings die Aufgabe, sein Team stets im Blick zu haben. Er muss für die Sorgen und Bedürfnisse seiner Mitarbeiter da sein und entsprechend handeln können. Dies ist schlussendlich eine ganz besondere einer qualifizierten Führungspersönlichkeit. In der Praxis ist das natürlich leichter gesagt als getan.
Denn wenn z.B. ein einfaches Verständigungsproblem zu Gerüchten und somit zu Unmut in einer Belegschaft führt, ist schnelles Handeln gefragt. An dieser Stelle sollte ein Matrix-Manager aufklärend fungieren und die negative Stimmung schon im Keim ersticken. Die Ursachen für die Unsicherheiten und die Gerüchte müssen geklärt werden und es muss auch herausgefunden werden, wer diese Sorgen hat. Nur so kann ein Matrix-Manager mit der Personengruppe auch wirklich optimal ins Gespräch gehen und dies zukünftig vermeiden. Falls aber einmal ein Konflikt unbemerkt bleiben sollte, so wäre generell ein offenes Gespräch eine sinnvolle Möglichkeit. Denn nichts ist schlimmer in der Matrix-Organisation, als wenn der Informationsfluss in dem eigenen Team gestört ist.
Die Redaktion Wirtschaftswissen besteht aus einem qualifizierten Experten-Team, welches danach strebt, Ihr Unternehmen erfolgreicher zu machen. Dafür liefert Ihnen das Experten-Team als kompetenter Berater qualitative und rechtssichere Inhalte zu allen Fragen der Unternehmensführung und Existenzgründung - von dem Gründungsprozess über das Qualitäts-, Projekt- und Change-Management bis hin zur professionellen Korrespondenz und unternehmerischen Rechtsfragen.
