Firmennamen ändern: Ablauf, Risiken und Kosten der Umfirmierung

Was ist der Firmenname?

Als Existenzgründer haben Sie sicher die Erfahrung gemacht, dass die Suche nach einem geeigneten Firmennamen häufig schwieriger ist, als zunächst angenommen. Der Firmenname ist dabei grundsätzlich die Bezeichnung, unter der Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen wird.  Im allgemeinen Sprachgebrauch ist auch der Begriff “Firma” geläufig – dies ist aus rechtlichen Gesichtspunkten jedoch nicht immer richtig. Eine Firma ist nach dem Willen des Gesetzgebers nur dort anzunehmen, wo das Unternehmen auch tatsächlich im Handelsregister eingetragen ist. Unternehmen ohne eine entsprechende Eintragung sind keine Firma! Dies trifft vor allem auf die vielen Kleingewerbe zu, die von der Pflicht zur Gewerbeeintragung befreit sind. Im Gewerberegister eintragen müssen sich demgegenüber alle Unternehmer, die

• kaufmännisch organisiert sind / als Kaufleute tätig sind
• das Merkmal der Freiberuflichkeit nicht erfüllen
• einen bestimmten Umsatz erzielen (im Einzelhandel 250.000 Euro, im Großhandel und in der Produktion 400.000 bis 500.000 Euro)
• der Buchhaltungspflicht unterliegen
• Personal mit Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnissen beschäftigen.

Wichtig zu wissen: Eine “Firma“ liegt tatsächlich nur dort vor, wo das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist. Eine Unternehmensbezeichnung haben daneben aber auch andere im Geschäftsbereich tätige Personen.

Kann der Firmenname geändert werden?

Wenn Sie sich einmal für einen Firmennamen entschieden haben, dann ist dieser nicht nur das für alle sichtbare Aushängeschild in Ihrem Unternehmen. Er gibt häufig auch einen Hinweis auf die Rechtsform, die Sie für Ihr Unternehmen gewählt haben. Im wirtschaftlichen Alltag kann sich dennoch die Notwendigkeit einer Änderung ergeben. Rechtlich ist der einmal gewählte Firmenname nicht “in Stein” gemeißelt: Auch später sind Sie als Selbstständiger frei darin, eine Änderung in Erwägung zu ziehen.

Wichtig zu wissen: Wenn Sie Ihren Firmennamen ändern, ist es mit einer Änderung des Adressaufklebers am Briefkasten nicht getan. Vielmehr ist es notwendig, dass Sie auch alle Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner über die Änderung unterrichten sowie Ihren Webauftritt bzw. Ihre Präsenz in den sozialen Netzwerken an den neuen Firmennamen anpassen.

Wann sollte der Firmenname geändert werden?

Ein Grund für die Änderung des Firmennamens ist zum Beispiel die Weiterentwicklung des Unternehmens. Diese kann dann dazu führen, dass sich die Ausrichtung bzw. der Schwerpunkt des Unternehmens ändert und der einst gewählte Firmenname nicht mehr passend ist. Daneben sind aber auch noch andere Gründe denkbar, die zu einer Änderung des Firmennamens führen können:

• Globale Ausrichtung: Ein Firmenname mit regionalem Bezug kann hinderlich sein, wenn Ihr Unternehmen wächst – auch hier kann es von Vorteil sein, wenn Sie Ihren Firmennamen ändern.
• Reputation (Firmenname ist unpassend): Zwar haben Sie sich bei der Firmengründung für einen scheinbar passenden Namen entschieden. Im unternehmerischen Alltag hat sich dieser aber als unpassend erwiesen. Dies kann zum Beispiel daran liegen, dass bei Kunden oder Partnern ein falscher oder sogar schlechter Eindruck bezüglich der Leistungen erweckt wird. Der gewählte Firmenname ist im geschäftlichen Miteinander nicht eindeutig oder verursacht negative Assoziationen. Wer sich hier dafür entscheidet, die Firmierung zu ändern, wird Wert darauf legen, den neuen Firmennamen passender zu wählen.
• Firmenname ist zu kompliziert: Kreativ ist nicht unbedingt auch praktisch – ein ausgefallener Firmenname kann sich im Alltag als zu kompliziert erweisen. Das gilt ganz besonders dann, wenn der Firmenname oft falsch geschrieben wird. Gleiches ist einschlägig, wenn der Firmenname wenig einprägsam ist: Auch dann sollten Sie nach einigem Überlegen die Firmierung ändern bzw. anpassen.
• Kerngeschäft des Unternehmens ändert sich: Wenn sich die Ausrichtung im Unternehmen ändert, hat das oft Auswirkungen auf den Firmennamen. Sie werden die Firmierung ändern wollen, wenn sie nicht mehr zum Betrieb passt – das gilt auch, wenn sich zum Beispiel durch Kooperationen oder Zusammenschlüsse völlig neue Betätigungsfelder ergeben.
• Firmenname sorgt für rechtliche Schwierigkeiten z. B. Markenrecht: Auch aus markenrechtlicher Sicht kann es nötig sein, den Firmennamen zu ändern. Das ist unter anderem dann der Fall, wenn ein anderes Unternehmen einen bereits bestehenden Anspruch auf den Firmennamen geltend macht.

Wichtig zu wissen: Um genau solche Schwierigkeiten und Situationen zu vermeiden, sollten Sie bereits vor der Existenzgründung eine genaue Prüfung bezüglich des passenden Firmennamens durchführen. Diese Prüfung beinhaltet auch eventuelle Ansprüche von anderen Unternehmen – hier können Sie also schon frühzeitig rechtlichen Problemen aktiv entgegenwirken.

Wie kann man den Firmennamen ändern?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Firmierung ändern wollen, dann wird dieser Vorgang rein rechtlich als Umfirmierung bezeichnet. Bei der Umfirmierung ändert sich zwar die Firmenbezeichnung, nicht aber die Rechtsform oder die Rechtsstruktur des Unternehmens. Aus rechtlichen Gesichtspunkten erfordert die Umfirmierung einmal eine Anzeige über die Änderung beim Gewerbeamt. Dafür wird regelmäßig keine Gebühr erhoben. Die Anzeige kann bei vielen Gewerbeämtern auch komfortabel per Online-Formular vorgenommen werden.

Neben der Anzeige der Namensänderung beim Gewerbeamt müssen Sie die Namensänderung aber auch aus markenrechtlichen Überlegungen heraus berücksichtigen. Das bedeutet für den Fall, dass Sie die Firmierung ändern: Löschung der nicht mehr verwendeten Marken und Eintragung der neuen Marken. Dies ist mit Kosten in nicht unerheblicher Höhe verbunden – auch diese sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie eine Umfirmierung in Erwägung ziehen.

Wie wird der Firmenname einer GmbH geändert?

Die oben genannten Grundsätze gelten nur dann, wenn es sich bei dem Unternehmen nicht um eine GmbH handelt. Wenn Sie den Firmennamen einer GmbH ändern möchten, sind andere rechtliche Regelungen einschlägig, die einer Beachtung bedürfen.

Die GmbH ist mit dem gewählten Firmennamen bzw. der individuellen Firmenbezeichnung im Handelsregister eingetragen. Der Firmenname wurde dazu (im Regelfall bei der Gründung der GmbH) im Rahmen einer Gesellschafterversammlung gem. §§ 48ff. des GmbH-Gesetzes (kurz: GmbHG) beschlossen und ist im Gesellschaftsvertrag festgehalten.

m die Firmierung zu ändern, bedarf es der Änderung im Gesellschaftsvertrag. Dies ist aber nur dann möglich, wenn sich die Gesellschafter diesbezüglich auch einig sind. Ein Gesellschafterbeschluss erfolgt nach § 53 I GmbHG und bedarf der qualifizierten Mehrheit. Entscheidend sind dabei die abgegebenen Stimmen. Es reicht daher regelmäßig nicht aus, dass nur einer der Gesellschafter den Wunsch hat, die Firmierung zu ändern – dieser Wunsch sollte vielmehr von der Mehrheit der Gesellschafter getragen sein.

In der wirtschaftlichen Praxis ist diese Vorgehensweise häufig durch Schwierigkeiten gekennzeichnet: Immerhin müssen Sie die Gesellschafter von Ihrer Idee überzeugen – sollte die Mehrheit der Gesellschafter gegen eine Namensänderung stimmen, können Sie den Firmennamen nicht ändern.

Welche Risiken birgt die Änderung des Firmennamens?

Solange es sich bei Ihrem Unternehmen nicht um eine GmbH handelt, ist die Änderung des Firmennamens einfach und unproblematisch. Dennoch sollten Sie einige Hürden im Hinterkopf behalten, die regelmäßig zu beachten sind, wenn Sie den Firmennamen Ihres Unternehmens ändern.

Das große Risiko, wenn Sie die Firmierung ändern, ist der Umstand, dass die neue Marke noch niemand kennt. Daher ist dem Bekanntmachen der neu eingeführten Marke höchste Priorität einzuräumen. Bedenken Sie, dass Sie Kunden vielleicht auch im persönlichen Gespräch davon überzeugen müssen, dass sich außer der Firmierung nichts geändert hat: Manche Auftraggeber tun sich schwer, hier Neuerungen den entsprechenden Platz einzuräumen.

1. Sie fangen wieder von Null an: Mit Ihrem bisherigen Firmennamen haben Sie nicht nur Kunden und Geschäftspartner gewonnen, sondern sich auch einen Namen gemacht und dabei eine Reputation und Bekanntheit aufgebaut. Wenn Sie nun Ihren Firmennamen ändern, fangen Sie wieder von vorne an – und möglicherweise gehen dabei auch Kunden und Geschäftspartner verloren.
2. Ihre Kanäle müssen neu ausgerichtet werden: Ob Social Media-Profile oder die eigene Webseite – wenn Sie den Firmennamen ändern, sind auch Ihre online-Profile von der Namensänderung betroffen. Häufig führt dies dazu, dass die bisher gewohnte Reichweite zurückgeht. Marketingmaßnahmen sind dann eine gute Möglichkeit, um die Reichweite wieder zu optimieren.
3. Die Namensänderung verursacht Kosten: Zwar ist es einfach, den Firmennamen zu ändern – allerdings ist die Änderung auch mit Kosten verbunden. Die Änderung auf Visitenkarten, Briefpapier kostet Geld, dazu kommt in der Regel ein neues Logo oder sogar eine komplett überarbeitete Corporate Identity: Das alles ist mit Kosten verbunden, die Sie berücksichtigen sollten.

Sie sollten sich daher bewusst sein, dass eine Umfirmierung nicht immer mit grenzenloser Begeisterung aufgenommen wird. Im worst case kann das auch zum Kundenverlust führen. Das passiert oft dann, wenn der bisherige Firmenname etabliert ist und über eine entsprechende Reichweite im online- und offline-Bereich verfügt.

Wichtig zu wissen: Wenn Sie die Firmierung ändern, bedeutet das immer eine Zäsur. Sind Sie sich dessen bewusst und nehmen diese Hürde mit der entsprechenden Vorbereitung, wird sie aber aus unternehmerischer Sicht keinen langfristigen Schaden verursachen!

Was ist bei der Änderung des Firmensnamens zu beachten?

Als Einzelunternehmer oder Freiberufler benötigen Sie für die Änderung Ihres Firmennamens nichts weiter als die Umstellung auf den neuen Firmennamen. Ist Ihr Unternehmen eine Gesellschaft, sieht das schon wieder anders aus – gerade für eine GmbH ist es aus rechtlichen Gründen nicht so einfach, den Firmennamen zu ändern.

Wichtig ist, dass Sie den neuen Firmennamen auch entsprechend bekanntgeben. Informieren Sie Geschäftspartner und Kunden darüber, dass sich der Firmenname geändert hat und dass damit keine wesentliche Änderung im wirtschaftlichen Miteinander verbunden ist. Eine “heimliche” Namensänderung ist erfahrungsgemäß immer mit einem Vertrauensverlust verbunden: Diesem sollten Sie aktiv entgegenwirken.  Wer stillschweigend davon ausgeht, dass die eigenen Kontakte eine Umfirmierung automatisch mitbekommen, wird idaher oft durch Umsatzeinbußen bestraft. Dementsprechend gehört es zu einer professionellen Unternehmenskultur, dass Sie von sich aus auf Ihre Kontakte zugehen und über die Umfirmierung informieren. Eine gute PR-Arbeit ist bei der Änderung des Firmennamens wichtig. Lassen Sie sich hierbei von Experten unterstützen. 

Als Webseitenbetreiber müssen Sie nicht nur den eigenen Internetauftritt überarbeiten und an den neuen Firmennamen anpassen. Auch im Bereich SEO (Abkürzung für Search Engine Optimization, zu deutsch: Suchmaschinenoptimierung) kommen dann Aufgaben auf Sie zu. So müssen zum Beispiel Backlinks überprüft und ggf. einer Korrektur unterzogen werden.

Wichtig zu wissen: Backlinks sind gerade beim Ranking über die bekannten Suchmaschinen ein wichtiger Parameter. Es sollte Ihnen daher daran gelegen sein, dass diese Backlinks nicht ins Leere laufen. Das passiert aber schnell, wenn sich die gesamte Internetadresse ändert – hier müssen dann Weiterleitungen gesetzt werden. Ein kompetenter Experte kann Ihnen hierbei wertvolle Hilfestellung geben. Auch online stehen Ihnen dazu wertvolle Tools zur Verfügung: So bieten Hoster häufig an, die Einrichtung von Weiterleitungen zu übernehmen.

Welche Kosten entstehen für die Änderung des Firmennamens?

Die Kosten für eine Änderung des Firmennamens lassen sich nur schwer pauschal benennen. Aufgrund der vielen Einzelschritte ist die Gesamtsumme immer äußerst individuell und unterscheidet sich von Fall zu Fall. Die Ummeldung beim Gewerbeamt kostet zwischen 20 und 30 Euro; ist zur Änderung des Firmennamens auch eine Änderung im Handelsregister notwendig, kommen daneben weitere Kosten in Form von Bearbeitungsgebühren und / oder Notarkosten auf Sie zu. Bei einer Mitgliedschaft in Verbänden oder Organisationen kann auch die Änderung des Firmennamens dort mit Kosten verbunden sein.

Neben den bereits genannten Kosten in Form von Ummeldung beim Handels- bzw. Gewerberegister sowie die möglichen Kosten, die durch die notarielle Beurkundung auf Sie als Unternehmer zukommen, sind auch Werbe- und Marketingkosten oft ein großer Posten im eigenen Budget.

Dazu zählen zum Beispiel:

• Werbeanzeigen
• Informationsbroschüren
• online-Anzeigen
• Neugestaltung Online-Auftritt
• Flyer
• neues Briefpapier
• neues Logo
• Verpackungen
• Versandmaterial.

Wichtig zu wissen: Alleine die Kosten für das Online-Marketing können schnell ein knappes Budget sprengen. Das ist insbesondere durch den Umstand gegeben, dass in Bezug auf Suchmaschinenoptimierungen und Werbeanzeigen im Internet kein Limit gesetzt ist. Dabei ist der große Bereich rund um die sozialen Netzwerke noch gar nicht berücksichtigt: Auch hier gehen die Kosten für Werbeanzeigen schnell in die Höhe.