Spendenanfrage ablehnen: Tipps & Mustervorlage
Wann sollten Sie eine Spendenanfrage beantworten?
Wenn Sie anhand bestimmter Merkmale erkennen, dass die Spendenanfrage nicht explizit an Sie gerichtet ist, müssen Sie diese nicht unbedingt beantworten, da es sich sehr wahrscheinlich um ein Massenschreiben handeln wird. Daher müssen Sie in diesem Fall nicht befürchten, dass Sie sich respektlos verhalten haben.
Anders ist die Situation, wenn die Anfrage ganz bewusst an Sie adressiert wurde. Dass Sie nicht jedem Schreiben zustimmen können, ist völlig verständlich. Entweder haben Sie die Kapazitäten dafür nicht oder Sie möchten schlicht und ergreifend nicht für diesen Zweck spenden.
Wenn der Brief von einem Bekannten oder einer Stelle kommt, mit der Sie in irgendeiner Weise zusammenarbeiten, oder wenn die Spendenanfrage aus der Umgebung Ihres Firmenstandorts kommt, wird eine Reaktion von Ihnen erwartet. Nicht zu antworten wäre ein grober Fauxpas.
Wie sollten Sie eine Spendenanfrage ablehnen?
Bedenken Sie: Mit jeder Korrespondenz vertreten Sie Ihr Unternehmen nach außen. Greifen Sie daher stets auf Standard-Floskeln zurück oder sind dafür bekannt, auf Spendenanfragen nie zu antworten, trägt Ihre Firma langfristig einen Imageschaden davon. Darum ist die Art und Weise Ihrer Ablehnung auf die Anfrage der Organisation umso wichtiger als die eigentliche Antwort „Nein“ an sich.
Beweisen Sie in Ihren Absagen daher Fingerspitzengefühl. Zeigen Sie Verständnis für die Organisation oder den Verein auf und betonen Sie, wie sehr Sie das Engagement wertschätzen. Zudem sollten Sie klar ersichtlich machen, wieso Sie der Anfrage nicht nachkommen können.
3 Tipps für Ihre nächste Absage auf eine Spendenanfrage
Es wird bereits klar, dass Sie mit der Art und Weise Ihrer Absage einen beträchtlichen Einfluss auf die Reputation Ihres Unternehmens haben. Daher stellen wir Ihnen im Folgenden 3 Tipps vor, mit denen Sie Ihre nächste Ablehnung auf eine Anfrage aufwerten und transparent für den Leser machen:
Tipp 1: Lehnen Sie nicht mit Floskeln ab
Eine Spendenanfrage abzulehnen fällt nicht leicht, schließlich möchten Sie höflich sein und niemanden verletzen. Trotzdem – oder gerade deswegen – sollten Sie unangenehme Tatsachen klar und deutlich formulieren. Eine Absage ist noch bitterer für den Empfänger, wenn sie den Eindruck eines Standardbriefs erweckt. Vermeiden Sie daher Standard-Floskeln, wie: „Gern würden wir Ihrer Anfrage um eine Spende nachkommen, doch leider müssen wir Ihnen mitteilen…“
Denn: Das klingt sehr belanglos und wird massenhaft verschickt. Gestalten Sie Ihre Absage daher individueller, damit Ihr Gegenüber nicht das Gefühl hat, genau dasselbe wie andere Organisationen/Vereine lesen zu müssen.
Tipp 2: Nennen Sie nachvollziehbare Gründe
Jeder kennt es: Wir gehen leichter mit einem Nein um, wenn wir dazu eine Begründung erhalten. Begründen Sie Ihre Absage also nicht, demotivieren Sie den Empfänger nur. Obendrein betreiben Sie auch Imageschaden für Ihr Unternehmen, da Ihre Antwort weder verständlich noch transparent ist. Fügen Sie Ihrer Absage daher eine Begründung hinzu und seien Sie immer ehrlich. Hier einige nachvollziehbare Gründe für eine Absage:
- Sie haben schon für eine andere Organisation gespendet
- Der Spendengrund widerstrebt Ihnen (zum Beispiel wegen eines politischen Hintergrunds)
- Eine Vielzahl von Spendenanfragen wird an Sie herangetragen – eine Auswahl ist notwendig
- Ein lokaler Bezug ist nicht gegeben
- Das Spenden-Budget ist erschöpft
Tipp 3: Loben Sie das Engagement der Organisation
Je individueller der Text, desto besser. Dazu gehört es auch, dass Sie auf den Zweck der Anfrage eingehen. Loben Sie die Organisation oder den Verein für ihren Einsatz. Betonen Sie, dass die Werte, für die sich die Organisation einsetzt, dieselben wie die Ihres Unternehmens sind und dass Sie eine zukünftige Spendenanfrage durchaus in Betracht ziehen würden. So schaffen Sie trotz der Absage ein gutes Klima zwischen Ihrem Unternehmen und der jeweiligen Organisation.
Mustervorlage für ein gutes Absageschreiben
Sehr geehrter Herr Meier,
zunächst möchten wir uns herzlich bei Ihnen und [Name der Organisation] für das bemerkenswerte Engagement und die wertvolle Arbeit bedanken, die Sie in [Bereich, z.B. Kinderhilfe, Umweltschutz] leisten. Es ist inspirierend zu sehen, wie Sie sich für [konkrete Ziele oder Projekte] einsetzen und damit einen bedeutenden Unterschied im Leben vieler Menschen bewirken.
Nach sorgfältiger Prüfung und Abwägung unserer aktuellen Kapazitäten und Budgetprioritäten müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Spendenanfrage zu diesem Zeitpunkt nicht erfüllen können. Diese Entscheidung wurde nicht leichtfertig getroffen. Unsere Organisation steht aktuell vor einzigartigen finanziellen Herausforderungen, die uns zwingen, unsere Ressourcen sehr gezielt und nach strengen Kriterien zu verteilen, weswegen eine Spende zum aktuellen Zeitpunkt leider nicht realisierbar ist.
Wir möchten die Gelegenheit nutzen, um Sie zu ermutigen, in Kontakt zu bleiben und uns in Zukunft erneut zu berücksichtigen. Es wäre uns eine Freude, zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu prüfen, ob eine Unterstützung unsererseits möglich ist.
Abschließend möchten wir Ihnen und Ihrem Team weiterhin viel Erfolg und Durchhaltevermögen bei Ihrer wichtigen Arbeit wünschen. Danke, dass Sie sich unermüdlich für [Bereich, z.B. Kinderhilfe, Umweltschutz] einsetzen und damit eine Quelle der Hoffnung und Inspiration für viele sind.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Name Ihrer Organisation]
