Einladungen absagen: Gründe, Tipps & Musterformulierungen

Wann müssen Sie Einladungen absagen? 

Egal, ob es sich um eine enge geschäftliche Beziehung handelt, oder um einen noch sehr neuen Kunden: Das Absagen einer Einladung gehört zum guten Ton und ist bei jedem Geschäftskontakt im Berufsalltag unabdingbar. Wer also eine Einladung erhält, sollte diese stets zeitnah berücksichtigen und bei Unpässlichkeit frühzeitig Bescheid geben, dass man leider nicht an diesem Termin oder Feier teilnehmen kann.

Warum ist eine taktvolle Absage bei Einladungen wichtig?

Vor allem in der Berufswelt sind frühzeitige und taktvolle Terminabsagen wichtig, um 

• bestehende Geschäftskontakte, Partner und Kunden nicht zu kränken sowie
• potenziell neue Kunden oder Geschäftskontakte nicht zu verprellen.

Sollten Absagen begründet werden?

Absagen werden von den Empfängern beziehungsweise Gastgebern in der Regel besser aufgenommen, wenn Sie diese begründen. Doch nicht jeder Grund eignet sich bei geschäftlichen Terminabsagen. Generell sollten die Gründe nur dann genannt werden, wenn diese nachvollziehbar sind. Auf alles, was nach einer fadenscheinigen Ausrede klingt, und den Eindruck erweckt, Sie würden die Einladung zum Beispiel aufgrund von fehlendem Interesse absagen, sollten Sie verzichten. 

Welche Gründe eignen sich für Absagen bei Geschäftspartnern? 

Geeignete Gründe für eine Absage können zum Beispiel sein:

• Unaufschiebbare berufliche Verpflichtungen,
• Urlaub,
• Familiäre Verpflichtungen,
• Terminüberschneidungen,
• Krankheit,
• Todesfall oder
• höhere Gewalt wie Unfall oder Glatteis.

Bei den letzten drei Punkten handelt es sich um Gründe, weshalb es auch im Businessalltag zu spontanen Absagen kommen kann.

Wie sollte eine Absage aufgebaut sein? 

Das A und O, um eine Einladung höflich abzusagen, sind eine freundliche Anrede sowie ein positiver Schluss. Darin enthalten sein kann beispielsweise auch die Bitte um eine Verschiebung des Termins. Neben dem freundlichen Formulieren sollte Sie zudem auf folgenden inhaltlichen Aufbau achten: 

1. Danksagung für die Einladung
2. Grund der Absage – wenn es einen sinnvollen Grund gibt – nennen
3. Bedauern ausdrücken
4. Gute Wünsche mitgeben
5. Positiver Schluss (in manchen Fällen: Bitte um Terminverschiebung)

Verfassen Sie eine Absage immer so, wie Sie auch offizielle Geschäftsbriefe und -E-Mails verfassen würden.

Die folgenden Muster helfen Ihnen bei dem Verfassen der Absage.

Musterformulierungen für das Absagen auf Einladungen

Wie bereits erwähnt, sollten Sie sich stets um höfliche Formulierungen ihrem Gastgeber gegenüber bemühen. Hier sind einige Beispiele und Muster, mit denen Sie eine Einladung präzise und höflich formulieren können:

Mustertext für die Absage auf eine Einladung

Folgendes Muster bildet eine taktvolle und höfliche Absage auf eine Einladung zum Firmenjubiläum ab, die Sie als Vorlage speichern und individuell anpassen können.

1. Dank für die Einladung aussprechen: Vielen Dank für die Einladung zum 25-jährigen Firmenjubiläum.
2. Einladung absagen: Gern hätte ich Ihre Einladung angenommen, zumal ich unsere Geschäftsbeziehung sehr schätze.
3. Bedauern ausdrücken: Leider befinde ich mich zu dieser Zeit auf Geschäftsreise.
4. Gute Wünsche: Daher wünsche ich Ihnen auf diesem Weg viele weitere erfolgreiche Geschäftsjahre und eine ebenso erfolgreiche Jubiläumsfeier mit Ihren Gästen.
5. Positiver Abschluss Gerne würde ich Sie nach meiner Rückkehr einmal besuchen dürfen. Vielleicht können wir dann zusammen noch einmal kurz auf Ihr Firmenjubiläum anstoßen. Bis dahin verbleibe ich mit freundlichen Grüßen.

Welche Formulierungen sollten Sie bei Absagen von Einladungen vermeiden?

Vermeiden Sie bei der Absage einer Einladung auf inhaltslose Floskeln. Auch fadenscheinige Ausreden oder Gründe, die danach klingen, sollten Sie umgehen. Derartige Floskeln sind: 

• „Es tut uns leid, aber bedauerlicherweise müssen wir den Termin absagen, …“
• „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen …“
• „Wegen dringender betrieblicher Angelegenheiten …“
• „Leider müssen wir den Termin am … auf unbestimmte Zeit stornieren“
• „Aufgrund von Reisetätigkeit unseres Geschäftsführers …“
• „Wir bitten Sie zu entschuldigen …“
• „Wegen einer anderweitigen dringenden Verpflichtung …“
• „Wir bitten Sie um Verständnis, …“

Derartige Formulierungen klingen höflich distanziert. Derartige Floskeln sind vor allem Bewerbern nach einem Vorstellungsgespräch geläufig. Hier wird der wahre Grund der Absage hinter einer wohlformulierten Bürosprache versteckt. Doch die wahren Gründe bleiben dem Empfänger verborgen. Werden Einladungen von Ihnen immer auf diese Art abgesagt, wird mit der Zeit vermutlich der Geschäftskontakt merklich abklingen.

Wie sagen Sie trotz vorheriger Zusage taktvoll ab? 

Sollten Ihnen etwas dazwischenkommen, nachdem Sie bereits zugesagt haben, müssen Sie die Zusage besonders taktvoll zurücknehmen. Schließlich rechnet der Gastgeber bereits mit Ihrem Erscheinen und hat gegebenenfalls bereits einen finanziellen oder zeitlichen Aufwand für Ihren Besuch auf sich genommen.

Aus diesem Grund sollten Sie folgende Tipps zwingend berücksichtigen: 

• Achten Sie auf einen höflichen Tonfall.
• Nennen Sie unbedingt den Grund für die nachträgliche Absage. Es muss sich hierbei um einen triftigen Grund handeln. 
• Drücken Sie unbedingt Ihr Bedauern aus, mit Formulierungen wie: „Es wäre so schön gewesen…“ oder folgendem Mustertext „Gerne hätte ich an der Veranstaltung teilgenommen.“ 
• Bedanken Sie sich noch einmal für die Einladung. 
• Sollte es sich um Terminabsage handeln: Schlagen Sie bereits in der Absage einen neuen Termin vor, um ihr Interesse zu signalisieren.

Wer sollte absagen?

Eine Einladung sollte stets persönlich vom Gast unterschrieben und abgeschickt werden. Wurde also die Unternehmensführung eingeladen, sollte die Absage auch von diesen Personen unterzeichnet werden.  Wer das Schreiben dabei im Vorfeld verfasst, zum Beispiel die persönliche Assistenz, ist zweitrangig. 

In welcher Form sollten Sie absagen?

Die Einladung wird am besten genauso abgesagt, wie Sie Ihnen zugestellt wurde. Haben Sie eine offizielle postalische Einladung erhalten, sollten Sie ebenfalls auf dem Postweg antworten. Sollte der Termin jedoch bereits in wenigen Tagen sein, ist in diesem Fall ein Telefonanruf der bessere Weg. Gleiches gilt auch für kurzfristige Absagen für einen Termin in den nächsten zwei Stunden. In diesem Fall ist selbst eine E-Mail ungeeignet.  Wurde Ihnen die Einladung per E-Mail zugestellt und ist das auch der übliche Weg der Korrespondenz, dann können Sie auch via E-Mail absagen.