Geschäftsbrief richtig unterschreiben: Unterschrift nach DIN 5008
- Wie sieht eine korrekte Unterschrift im Geschäftsbrief aus?
- Wo wird die Unterschrift in einem Geschäftsbrief platziert?
- Ist eine Unterschrift mit drei Kreuzen erlaubt?
- Muss die Unterschrift Vor- und Nachname enthalten?
- Sollte die handschriftliche Unterschrift durch eine maschinelle ergänzt werden?
- Wo werden Unterschriftenzusätze platziert?
- Muss die Position oder Funktion des Unterzeichners in Geschäftsbriefen angegeben werden?
Wie sieht eine korrekte Unterschrift im Geschäftsbrief aus?
Die DIN 5008 empfiehlt folgende Schreibweise und Platzierung der Unterschrift im Geschäftsbrief:
- Viele liebe Grüße
- Manni GmbH
- Iris Richtermann (handschriftlich)
- Iris Richtermann
Das Beispiel zeigt, dass nach der Grußformel zunächst eine Leerzeile folgt. Anschließend wird der Firmenname dargelegt, gegebenenfalls kann dieser auch auf mehrere Zeilen aufgeteilt werden. Darunter sollten drei Leerzeilen freigehalten werden – für die handschriftliche Unterschrift. Es folgt nach den drei Leerzeilen oftmals noch eine maschinelle Unterschrift.
Wichtig: Die Wiederholung des Namens durch eine maschinelle Unterschrift ist nicht nötig, aber klar zu empfehlen.
Wo wird die Unterschrift in einem Geschäftsbrief platziert?
Die Unterschrift in einem Geschäftsbrief wird unten im Brief nach der Grußformel und unter dem Unternehmensnamen platziert. Hier sollten drei Leerzeilen freigehalten werden für die Platzierung der Unterschrift. Darunter kann noch eine maschinelle Unterschrift eingesetzt werden.
Ist eine Unterschrift mit drei Kreuzen erlaubt?
Nein, Sie dürfen nicht mit drei Kreuzen oder gar nur mit einem „X“ unterschreiben. Zwar sind sie in der Gestaltung ihrer Unterschrift relativ frei, aber die Unterschrift sollte annährend wie ihr Name aussehen. Drei klare Kreuze oder ein X fällt nicht mehr in den Toleranzbereich.
Muss die Unterschrift Vor- und Nachname enthalten?
Nein, ihre handschriftliche Unterschrift muss nicht Vorname und Nachname enthalten. Lediglich der Nachname ist zwingend vorgeschrieben. Eine Pflicht für den Vornamen besteht nicht. Wie Sie ihre Unterschrift gestalten, steht Ihnen also frei.
Sollte die handschriftliche Unterschrift durch eine maschinelle ergänzt werden?
Zwar ist eine maschinelle Unterschrift, also die maschinenschriftliche Darlegung von dem Vor- und Nachnamen des Unterzeichners, nach DIN 5008 keine Pflicht, aber dennoch eine Empfehlung. Denn nicht immer sind Unterschriften leserlich. Um Missverständnisse zu vermeiden und den Absender klar und deutlich zu kennzeichnen, empfiehlt sich der Einsatz einer maschinellen Unterschrift – vier Zeilen unter dem Unternehmensnamen.
Sollte die maschinelle Unterschrift auch den Vornamen aufweisen?
Es ist kein Muss, dass Sie den Vornamen in der maschinellen Unterschrift erwähnen. Wir empfehlen aber, nicht nur den Nach-, sondern auch den Vornamen unterhalb der Unterschrift aufzuführen.
Dies hat folgende Vorteile:
- Es ist auf den ersten Blick zu erkennen, ob ein Mann oder eine Frau den Brief unterschrieben hat.
- Die Nennung des Vornamens macht den Brief persönlicher.
- Sie sind als Person wesentlich präsenter.
Die Variante, den Anfangsbuchstaben des Vornamens zu nennen, ist unsinnig, da damit keine Aussage verbunden ist. Bei der Unterschrift selber ist es hingegen nicht erforderlich, den Vornamen zu schreiben.
Wo werden Unterschriftenzusätze platziert?
Bei Unterschriftenzusätzen, wie ppa. (per procura), i. A. (im Auftrag) und i. V. (in Vollmacht), haben Sie zwei Möglichkeiten der Platzierung:
- Unterschriftenzusatz vor der handschriftlichen Unterschrift
- Unterschriftenzusatz vor der maschinell erstellten Unterschrift
Wichtig: Die Angabe erfolgt jedoch nur einmal, etwa in der handschriftlichen oder maschinellen Unterschrift.
Muss die Position oder Funktion des Unterzeichners in Geschäftsbriefen angegeben werden?
Die Position oder Funktion des Unterzeichners unterhalb der gedruckten Wiederholung der Unterschrift aufzuführen, ist keine Pflicht, aber eine kundenorientierte Verfahrensweise. Durch die Positions- oder Funktionsangabe kann der Empfänger Sie schließlich eindeutig zuordnen.
Kann man die Positionsangabe in Klammern schreiben?
Klar kann man, aber wieso? Es gibt keinen Grund, Klammern oder Gedankenstriche zu verwenden. Auch in der DIN 5008 findet sich kein Hinweis darauf, dass es sinnvoll ist, die Positionsangabe so zu gestalten.
Also: Die Positionsangabe wird weder in Klammern noch in Gedankenstriche gesetzt.
Welche Position geben Sie als Vorgesetzter an?
Wenn Sie als Chef einen Brief unterzeichnen, ist es sinnvoll, dass auch Sie unterhalb Ihrer Unterschrift Ihre Position angeben, falls dies nicht ohnehin schon aus dem Briefbogen hervorgeht.
Das bedeutet: Falls Ihr Unternehmen Theo Gärtner GmbH heißt, ist allen klar, dass Sie, falls Sie Theo Gärtner sind, der Chef sind. Dann erübrigt sich, dass Sie unterhalb Ihres Namens „Inhaber“ oder „Geschäftsführer“ schreiben.
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